कॉल लेना रोजमर्रा की जिंदगी में एक महत्वपूर्ण कौशल है। व्यावसायिक परिस्थितियाँ, जैसे व्यवसाय कॉल या कंपनी से कॉल जिसे आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, आपको अधिक औपचारिक सेटिंग में कॉल कर सकती हैं। यदि आपको किसी मित्र, क्रश, या परिवार के किसी सदस्य का कॉल आता है, तो अधिक सहज और स्वाभाविक रूप से प्रतिक्रिया देना सबसे अच्छा है। यदि आप किसी अज्ञात या निजी नंबर से कॉल का उत्तर देते हैं, तो इसे अधिक विनम्र और सावधानी से लेना सबसे अच्छा है।
कदम
विधि 1 का 3: कार्यालय में कॉल प्राप्त करना
चरण 1. इसे पेशेवर रखें।
जब आपको काम पर कॉल आती है, तो आप हमेशा नहीं जानते कि आपको कौन बुला रहा है। पेशेवर तरीके से कॉल रिसीव करने से बातचीत सही से शुरू होगी।
- जब संदेह हो, तो एक साधारण अभिवादन के साथ जवाब दें, "नमस्कार, यहाँ शब्द के साथ।"
- भले ही आप फ़ोन नंबर को आते हुए देख सकते हैं, यह आपका बॉस हो सकता है जो आपके सहकर्मी के सेल फ़ोन पर कॉल कर रहा हो! एक कॉल आया, "अरे, क्या बात है?" एक नकारात्मक और गंभीर प्रभाव नहीं दे सकता है।
चरण 2. बातचीत पर ध्यान दें।
बातचीत में वास्तव में "अंदर" रहें। आप जो भी कर रहे हैं उसे रोकें और तैयार होने के लिए थोड़ा समय निकालें।
- फ़ोन उठाने से पहले उस चेहरे पर लगाएं जिसे आप प्रोजेक्ट करना चाहते हैं। यदि आप मुस्कुराते हैं, भ्रूभंग करते हैं, या ऊब महसूस करते हैं, तो आपको फर्क पड़ेगा क्योंकि कॉलर इसे आपके स्वर में सुन सकता है।
- कोशिश करें कि जब आप कॉल पर हों तो इंटरनेट पर कुछ भी क्लिक न करें या अपना ध्यान भंग न करें। यदि आप नहीं सुनते हैं, तो कॉल करने वाला पता लगा सकता है।
चरण 3. पहले खुद को नाम दें।
एक व्यावसायिक स्थिति में, कॉल प्राप्त करने की प्रक्रिया आपका नाम और जिस कंपनी के लिए आप काम करते हैं उसे बताते हुए शुरू होती है: "सुप्रभात, पीटी से संपर्क करने के लिए धन्यवाद। ए बी सी. नृत्य के साथ। मैं कुछ मदद कर सकता हूँ?"
- अगर आने वाली कॉल कंपनी के भीतर से है, और आप इसे जानते हैं, तो आप इसे अपने विभाग और नाम बताकर स्वीकार कर सकते हैं: "नमस्ते, वित्त के साथ, यहां नृत्य करें। मैं कुछ मदद कर सकता हूँ?" यह अभिवादन दिखाएगा कि कॉलर सही व्यक्ति से जुड़ा है, और आप मदद के लिए तैयार हैं। अपने स्वर के अनुकूल स्वर रखें ताकि कॉल दोनों पक्षों के लिए अधिक सुखद हो।
- कई कार्यालय स्थितियों में, कॉल लेने के लिए दिशानिर्देश हैं जिनका प्रत्येक कर्मचारी को पालन करना चाहिए। हमेशा दिखाएं कि आप ईमानदार हैं, चाहे आपका अभिवादन कितना भी मूर्खतापूर्ण क्यों न हो - उपभोक्ता यह बताने में सक्षम होंगे कि क्या आप उत्साहित हैं या केवल उन अभिवादन को पढ़ रहे हैं: "टोफू हाउस में आपका स्वागत है, सभी टोफू का घर!" यदि आप इसे विश्वास के साथ नहीं कहेंगे तो यह हास्यास्पद लगेगा।
चरण 4. इसे उचित स्तर की विनम्रता के साथ स्वीकार करें।
धैर्यवान, आदरणीय और सुखद रहें। फोन करने वाले की मदद करने की पूरी कोशिश करें। कोशिश करें कि जब तक आपको पता न चल जाए कि कौन कॉल कर रहा है, तब तक बहुत लापरवाही से बात न करें।
- यदि कॉलर अपना परिचय नहीं देता है, तो कहें, "क्या मैं जान सकता हूँ कि मैं किससे बात कर रहा हूँ?"। यह जानना महत्वपूर्ण है कि कौन कॉल कर रहा है यदि आपको उन्हें वापस कॉल करना है या उन्हें किसी अन्य फ़ोन से कनेक्ट करना है। यह अभिव्यक्ति कॉल करने वाले को यह भी बताती है कि उसके साथ विनम्रता से व्यवहार किया जा रहा है, और वह एक महत्वपूर्ण व्यक्ति है। उन लोगों के साथ अच्छे कामकाजी संबंध बनाना महत्वपूर्ण है जो आपसे एक से अधिक बार संपर्क करते हैं।
- कठोर न लगने का प्रयास करें, भले ही आप परेशान हों। याद रखें कि काम की स्थितियों में, आपके शब्द और कार्य उस कंपनी को दर्शाते हैं जिसके लिए आप काम करते हैं। यदि आप अपनी कंपनी के नाम को नुकसान पहुंचाते हैं, तो आपका व्यवसाय विफल हो सकता है - और आपका बॉस इसे हल्के में नहीं लेगा।
चरण 5. संदेश पर ध्यान देने के लिए तैयार हो जाइए।
अगर कोई आपके बॉस या सहकर्मी से बात करने के लिए कॉल करता है, लेकिन कॉल लेने वाले आप अकेले हैं, तो विनम्रता से पूछें कि कौन कॉल कर रहा है और पूछें कि क्या हो रहा है। ध्यान से सुनें और यथासंभव प्रासंगिक जानकारी रिकॉर्ड करें:
- अगर वे जिस व्यक्ति से संपर्क करना चाहते हैं, वह कॉल का जवाब नहीं दे सकता है, तो कहें, "क्षमा करें, लेकिन पाक बंबांग अभी अपने कार्यालय में नहीं है। क्या मैं संदेश को हटा सकता हूँ?”
- कॉल करने के लिए नाम, फोन नंबर और कारण को नोट करना सुनिश्चित करें। कॉल की तात्कालिकता को मापें-क्या कॉल करने वाले को ऐसा लगता है कि उसके पास अगले दो घंटों में या एक सप्ताह में उपस्थित होने के लिए व्यवसाय है? यदि कॉल एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक कॉल है, तो आपको मामले को जल्द से जल्द और कुशलता से संभालना चाहिए - इसलिए सुनिश्चित करें कि आप संदेश को जल्द से जल्द हटा दें।
चरण 6. कंपनी की जानकारी मांगने वाले कॉलों से सावधान रहें।
यदि आप कॉल करने वाले को नहीं पहचानते हैं, और वह आपके और किसी अन्य सहकर्मी के बारे में विवरण मांगता है, तो सावधान रहें कि आपकी कंपनी की आंतरिक जानकारी का बहुत अधिक हिस्सा न दें।
- यहां तक कि अगर कॉलर आपको अपना नाम और कंपनी बताता है, तब भी आपको सावधान रहना चाहिए जब तक कि वे एक विश्वसनीय कॉलर न हों। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो एक मिनट के लिए कॉल बंद कर दें और अपने सहकर्मी से सलाह मांगें: “क्या हमने पहले श्रीमान हारिस के साथ व्यापार किया था? उन्होंने इस कंपनी की कार्य प्रक्रिया और क्षमता के बारे में बहुत सारे प्रश्न पूछे, और मैं यह सुनिश्चित करना चाहता था कि वह एक विश्वसनीय व्यक्ति हो।”
- एक व्यावसायिक स्थिति में, "मुझे क्षमा करें, महोदय/मैडम। हमारी कंपनी नीति हमें ऐसी जानकारी प्रदान करने से रोकती है। क्या मैं जान सकता हूँ कि आपको इसकी आवश्यकता क्यों है?" और वहां के व्यक्ति के विषय में अपना निर्णय करना।
विधि 2 का 3: निजी फ़ोन कॉल प्राप्त करना
चरण 1. कॉल करने वाले के आधार पर बधाई को अनुकूलित करें।
यदि आप जानते हैं कि फोन पर नाम और आपके अनुभव के आधार पर आपको कौन बुला रहा है, तो कृपया उस व्यक्ति को ऐसे संबोधित करें जैसे कि आप व्यक्तिगत रूप से मिल रहे हों। यदि आप नहीं जानते कि कौन कॉल कर रहा है, तो कॉल को अधिक औपचारिक रूप से लें और कॉल करने वाले की प्रतीक्षा करें कि वह क्या कह रहा है।
- मानक अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्वीकृत ग्रीटिंग के लिए, "हैलो?" कहें। अपने अभिवादन के अंत में प्रश्नवाचक स्वर की तरह फोन को थोड़ी उठी हुई आवाज में उठाएं। "नमस्ते?" यह कॉल करने वाले को आपके अभिवादन का जवाब देगा, और ज्यादातर मामलों में, यह बताएगा कि उसने कॉल क्यों किया।
- यदि आपका मित्र कॉल कर रहा है, तो लापरवाही से नमस्ते कहें: "अरे, जोनो! तुम कैसे हो भाई?"
- यदि आपका पर्यवेक्षक, परिचित, या संभावित नियोक्ता कॉल करता है, तो उन्हें अधिक विनम्रता से नमस्कार करें, लेकिन थोड़ी परिचितता के साथ: "शुभ दोपहर, श्री सुंगकर। आप कैसे हैं?"
- यदि आप नहीं जानते कि कौन कॉल कर रहा है, तो कुछ सरल बोलें, जैसे "नमस्ते?"
चरण 2. आपके कहने के बाद “नमस्ते?
", उत्तर की प्रतीक्षा करें। जब आप "हैलो?" कहते हैं, तो आप कॉल करने वाले से अपना परिचय देने के लिए कह रहे हैं। नीचे दिए गए उदाहरण पर एक नज़र डालें (आपके शब्द बोल्ड, और कॉल करने वाले के शब्दों को इटैलिक किया गया है:
- "नमस्ते?"
- "हाय, जोनो, यह टोनो है।"
- "ओह, हाय टोनो! क्यों, दोस्त?"
- "नहीं, मैं सिर्फ यह पूछना चाहता था कि क्या आज रात आपका कोई कार्यक्रम है? मैं यहां "स्टार वार्स" फिल्म देखना चाहता हूं।"
- "क्या आप "स्टार वार्स" देखना चाहेंगे! अगर आप ऐसा नहीं करते हैं तो यह पागलपन है!"
चरण 3. अपना ग्रीटिंग बनाएं।
जैसे-जैसे आप फोन कॉल प्राप्त करने में अधिक अनुभवी होते जाते हैं, आप ग्रीटिंग पैटर्न और वाक्यांश विकसित करना शुरू कर सकते हैं जिनका आप बार-बार उपयोग करते हैं।
- ग्रीटिंग के साथ खुद को पहचानने पर विचार करें जैसे: "हैलो, यह जोनो है" या "जोनो यहां है"।
- "हैलो?": "अरे!", "हैया!", "अरे, आप कैसे हैं?", या "अरे, आप कहाँ थे?" के अनौपचारिक रूपों के साथ रचनात्मक होने पर विचार करें। यह अनौपचारिक अभिवादन मित्रों और गैर-पेशेवर परिचितों से कॉल प्राप्त करने के लिए उपयुक्त है।
चरण 4। जब आप कॉल नहीं ले सकते, तब उपयोग करने के लिए ध्वनि मेल सेट करें।
दोस्तों से लेकर परिवार तक कोई भी आपके बॉस को समय-समय पर आपकी ध्वनि मेल सुनेगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप इसे विनम्रता से और बिना किसी हलचल के रिकॉर्ड करते हैं। मज़ाक या मज़ाक से दूर रहें जब तक कि आप सुनिश्चित न हों कि केवल आपके मित्र ही कॉल करेंगे।
- कहो, “यह जोनो का वॉइसमेल है। माफ़ करें, मैं अभी फ़ोन नहीं उठा सकता। कृपया एक संदेश छोड़ दें और मैं जितनी जल्दी हो सके वापस कॉल करूंगा।"
- यदि आप लैंडलाइन का उपयोग करते हैं तो पारिवारिक ध्वनि रिकॉर्डिंग सेट करने पर विचार करें। कहो, “नमस्कार, यह जोनो परिवार के साथ है। क्षमा करें हम अभी फ़ोन नहीं उठा सकते हैं। कृपया एक संदेश छोड़ दें और हम जितनी जल्दी हो सके वापस बुलाएंगे!"। आप इन पारिवारिक रिकॉर्डिंग के साथ मज़े कर सकते हैं-अपने परिवार के सभी सदस्यों को एक ही समय में बात करने के लिए कहें, या अपने परिवार के सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से संदेश का हिस्सा कहें।
- कॉल करने वाले को केवल एक संदेश छोड़ने के लिए कहने के बजाय अपने बारे में विवरण देने के लिए कहें: "कृपया अपना नाम, फोन नंबर और कॉल करने का उद्देश्य बताएं, और मैं आपको जल्द से जल्द वापस कॉल करूंगा।" यह अधिक विशिष्ट विधि आपके फ़ोन नंबर के लिए अधिक उपयुक्त है जो आमतौर पर बहुत सारी व्यावसायिक कॉल प्राप्त करता है।
विधि 3 का 3: अज्ञात नंबरों से फ़ोन कॉल प्राप्त करना
चरण 1. इस बारे में सोचें कि आपको कौन बुला रहा है।
यदि आप किसी से कॉल की प्रतीक्षा कर रहे हैं - एक नया परिचित, आपका संगठन, या एक संभावित नियोक्ता - एक विचार के साथ कॉल करें। मूल्यांकन करें कि कॉल थोड़ा अधिक औपचारिक है या कम औपचारिक है - लेकिन औपचारिक होना चुनें, बस मामले में।
- इस मामले में विनम्रतापूर्वक और अर्ध-औपचारिक रूप से उत्तर दें। सरल अभिवादन जैसे "नमस्ते?" इस्तेमाल किया जा सकता है। आपको खुद को सीधे तौर पर पहचानने की जरूरत नहीं है - अगर कॉलर आपको व्यक्तिगत रूप से जानता है, या सूची में आपका नाम है, तो वह पूछ सकता है: "हैलो, क्या मैं जोनो से बात कर सकता हूं?"
- यदि कॉल "अज्ञात" या "अवरुद्ध" कहती है, तो आपको कॉल का उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप चाहें तो फोन उठाएं, या यह देखने के लिए प्रतीक्षा करें कि कॉल करने वाले ने वॉयस मेल पर कोई संदेश छोड़ा है या नहीं। यदि आपके पास महत्वपूर्ण व्यवसाय है तो आप उसे वापस बुला सकते हैं।
चरण 2. नासमझ कॉल से सावधान रहें।
यदि आपको कोई कॉल आती है और कॉल मूर्खतापूर्ण और आपत्तिजनक हो जाती है, तो शायद यह केवल एक शरारतपूर्ण कॉल है। कुछ नासमझ कॉल करने वाले आमतौर पर अश्लील और स्पष्ट होते हैं, लेकिन अन्य नासमझ कॉल करने वाले आपको यह सोचने की कोशिश करेंगे कि कॉल बहुत महत्वपूर्ण है। नासमझ कॉल करने वालों के साथ उसी तरह व्यवहार करें जैसे आप धमकियों को संभालते हैं: यदि आप चुप रहते हैं और उनकी सता का पालन करते हैं, तो उन्हें लगेगा कि वे जीत गए हैं। यदि आप अनुमान लगा सकते हैं कि कौन बुला रहा है, तो चुप रहना और जाल में फंसने का नाटक करना मददगार हो सकता है। अमेरिका में कुछ टेलीफोन कंपनियां कॉल ट्रैकिंग सेवाएं प्रदान करती हैं: यदि आप हैंग होने के बाद *69 डायल करते हैं, तो स्वचालित संदेश सेवा उस नंबर के बारे में सार्वजनिक जानकारी भेजेगी जिसने आपको अंतिम बार कॉल किया था।
चरण 3. टेलीमार्केटर्स से सावधान रहें।
यदि आपको किसी अनजान नंबर से कॉल आती है और आपको कॉल करने वाला व्यक्ति आपके बारे में पूछना शुरू कर देता है, तो हो सकता है कि वह आपका पैसा लेने की कोशिश कर रहा हो।
- टेलीमार्केटर प्रतिदिन दर्जनों लोगों को कॉल करते हैं, और उनमें से अधिकांश को इस बात में कोई दिलचस्पी नहीं है कि टेलीमार्केटर क्या बेच रहा है। यह कहकर दोषी महसूस न करें, "धन्यवाद, लेकिन मुझे कोई दिलचस्पी नहीं है। शुभ दोपहर”, फिर फोन काट दो। अपना समय और समय बर्बाद न करें।
- यदि आप इस कंपनी से कॉल प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो टेलीमार्केटर से अपना नंबर उनकी "कॉल न करें" सूची में डालने के लिए कहें। अधिकांश कंपनियां वही करेंगी जो आप चाहते हैं, और वे अब आपको परेशान नहीं करेंगी।
- यदि आप इस बात में रुचि रखते हैं कि टेलीमार्केटर क्या बेच रहा है, तो कृपया कॉल का जवाब दें और स्वर सुनें। याद रखें कि जितनी देर आप उन्हें जवाब देंगे, उतना ही वे आपको अपना उत्पाद बेचने की कोशिश करेंगे!
- अगर वह आपसे या परिवार के किसी अन्य सदस्य से बात करना चाहता है, तो उसे कुछ भी कहने से पहले अपना नाम और संगठन बताने के लिए कहें - ऐसा न हो कि आप टेलीमार्केटर को बहुत अधिक जानकारी दें! यदि वह गुप्त है और अपनी पहचान प्रकट नहीं करेगा, तो उसे ध्यान में रखें-आपको जवाब देने की आवश्यकता नहीं है।
टिप्स
- "नमस्ते?" नंबर एक अभिवादन है। आपका अभिवादन हमेशा "नमस्ते?" कहकर विनम्र लगेगा, चाहे फोन करने वाला दोस्त हो, प्रेमी हो, माँ हो, बॉस हो, स्थानीय पुलिस अधिकारी हो या कोई अजनबी हो।
- "कॉलर आईडी" उपयोगी हो सकता है। यदि आप फोन उठाने से पहले पता लगा सकते हैं कि कौन कॉल कर रहा है, तो आप कॉल के लिए बेहतर तरीके से तैयार हो सकते हैं।
- " क्या ?" या "हुह?" कॉल लेने का यह अच्छा तरीका नहीं है, भले ही आप कॉल करने वाले को पसंद न करें या आपका मूड खराब हो।जब आप कॉल पर हों तो विनम्र रहें।
