एटीटीएन। "ध्यान" वाक्यांश का एक संक्षिप्त नाम है और इसका व्यापक रूप से ई-मेल और पत्राचार में उपयोग किया जाता है ताकि यह इंगित किया जा सके कि पत्र का प्राप्तकर्ता कौन है। एटीटीएन का उपयोग कैसे करें। ईमेल द्वारा पत्राचार में यह सबसे अच्छा है कि इसे विषय अनुभाग में शामिल किया जाए। इस तरह, प्राप्तकर्ता को तुरंत पता चल जाता है कि संदेश किसको भेजा गया था और आपके ईमेल को सही व्यक्ति द्वारा पढ़े जाने की अधिक संभावना है।
कदम
3 में से विधि 1: ATTN को सूचीबद्ध करना। ईमेल में
चरण 1. ATTN लिखकर प्रारंभ करें।
विषय खंड में। कुछ स्थितियों में, जैसे नौकरी के लिए आवेदन, आपके पास केवल किसी कंपनी का एक सामान्य ईमेल होता है, लेकिन आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या विभाग से विशेष ध्यान चाहते हैं। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि विषय अनुभाग “ATTN. जोको सूर्योनो ।
वैकल्पिक रूप से यदि आपके पास संपर्क नाम नहीं है, तो आप “ATTN. HRD" या "ATTN. विपणन विभाग"।
चरण 2. विषय अनुभाग में अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें।
कुछ लोगों या समूहों का ध्यान आकर्षित करने के अलावा, आपको अपने ईमेल के खुलने और पढ़ने की संभावना बढ़ाने के लिए अपने ईमेल की सामग्री से संबंधित थोड़ी जानकारी जोड़ने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “ATTN. जोको सुर्योनो हाल: कंटेंट मार्केटिंग पोजीशन"।
चरण 3. अपने ईमेल के मुख्य भाग को ATTN से प्रारंभ करें।
जब सब्जेक्ट सेक्शन भरा हो। आप ATTN को ईमेल के मुख्य भाग में या दस्तावेज़ अनुलग्नक में शामिल कर सकते हैं। इस तरह आप इंगित करते हैं कि आप किसको संदेश वितरित करने की अपेक्षा करते हैं और आप ईमेल के उद्देश्य को समझाने के लिए विषय अनुभाग का उपयोग कर सकते हैं। यह विधि तब की जा सकती है जब आप किसी ऐसे व्यक्ति के ईमेल का उत्तर देते हैं जिसका विषय भाग पहले से भरा हुआ है।
- उदाहरण के लिए, आप ईमेल का मुख्य भाग “ATTN” लिखकर शुरू कर सकते हैं। सूर्यो कुंकोरो"
- आप ATTN शामिल कर सकते हैं। विषय अनुभाग में और ईमेल के मुख्य भाग में भी।
विधि 2 का 3: यह निर्धारित करना कि ATTN का उपयोग कब करना है। ईमेल में
चरण 1. ATTN का उपयोग करें।
यदि आपके पास उस व्यक्ति का ईमेल पता नहीं है जिसे आप ढूंढ रहे हैं। यदि आप उस व्यक्ति या विभाग का सीधा ईमेल पता नहीं जानते हैं जिससे आप संपर्क करना चाहते हैं, तो आप कंपनी की वेबसाइट पर सूचीबद्ध संपर्क पते पर एक ईमेल भेज सकते हैं। फिर एटीटीएन दर्ज करें। विषय अनुभाग में अपेक्षित व्यक्ति या विभाग के नाम के साथ।
चरण 2. ATTN का उपयोग करें।
आंतरिक संचार के लिए। एटीटीएन शामिल करें। जब आप एक आंतरिक ज्ञापन लिखते हैं जो कई लोगों, आपके समूह या विभाग से संबंधित होता है, लेकिन एक या दो लोगों से विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इस तरह, आप यह दिखाते हुए सभी को जानकारी देते हैं कि यह किसे प्राथमिकता दी जाती है।
आप लिख सकते हैं “ATTN. मिरना सलीम हाल: बिक्री लक्ष्य”लेकिन पूरी बिक्री टीम को ईमेल भेजें।
विधि 3 का 3: सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल ध्यान आकर्षित करता है
चरण 1. विषय अनुभाग में विषय लिखें।
विषय अनुभाग में किसी विषय को शामिल करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि आपका ईमेल ध्यान आकर्षित करे और प्राप्तकर्ता को ईमेल की सामग्री के बारे में सूचित किया जाए। जिन ईमेल में कोई विषय नहीं है, उनके मेलबॉक्स में हटाए जाने या खो जाने की संभावना है, या प्राप्तकर्ताओं को नाराज कर सकते हैं क्योंकि उन्हें यह पता लगाने के लिए ईमेल खोलना होगा कि इसमें क्या है।
चरण 2. विषय वस्तु को छोटा रखें।
अधिकांश ईमेल मेलबॉक्स केवल विषय अनुभाग के 60 वर्ण और सेल फ़ोन केवल 25 से 30 वर्ण दिखाते हैं। नतीजतन, आपको पर्याप्त विषय विषय लिखने की जरूरत है। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पहले लिखना न भूलें।
संक्षिप्त रूप जैसे "ATTN।" और "चीजें" विषय अनुभाग में जानकारी जोड़ना आसान बनाती हैं।
चरण 3. कुछ दिलचस्प लिखें।
मेलबॉक्स आमतौर पर स्पैम और प्रचार से भरे होते हैं और कई लोग इन ईमेल को खोले जाने से पहले ही हटा देते हैं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं जिसे आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो आपको अपने ईमेल को दिलचस्प बनाने की आवश्यकता है। आप विषय अनुभाग में कुछ दिलचस्प या रचनात्मक लिखकर प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित कर सकते हैं।
- आप लिख सकते हैं "मुझे आपसे कुछ नहीं चाहिए" यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति तक पहुँचने की कोशिश कर रहे हैं जिसकी आप प्रशंसा करते हैं, लेकिन कभी नहीं मिले हैं, जैसे कि कोई पसंदीदा लेखक या कोई ऐसा व्यक्ति जिसकी आप अपने उद्योग में प्रशंसा करते हैं।
- यदि आप एक व्यावसायिक नेटवर्क बनाने की कोशिश कर रहे हैं और अपने ईमेल खोलना चाहते हैं तो आप "अपने ग्राहक आधार का विस्तार करके अधिक पैसा कमाएं" भी लिख सकते हैं।
चरण 4. महत्वपूर्ण विवरण शामिल करें।
आपको ईमेल के मुख्य भाग से संबंधित जानकारी शामिल करनी होगी। अगर आप किसी प्रोजेक्ट के बारे में किसी सहकर्मी को ईमेल लिख रहे हैं, तो विषय सेक्शन में प्रोजेक्ट का नाम शामिल करें ताकि आपका सहकर्मी जानता हो और ज़रूरत पड़ने पर आपके ईमेल को प्राथमिकता दे सके।
- आप "प्रतिक्रिया की आवश्यकता" लिख सकते हैं। इस प्रकार, आपका ईमेल प्राथमिकता होने की संभावना है।
- वैकल्पिक रूप से, ध्यान आकर्षित करने के लिए "छोटा प्रश्न पी: दोपहर की बैठक" लिखें क्योंकि ऐसा लगता है कि आपके ईमेल का उत्तर देना आसान होगा।
