चाहे आप एक कॉर्पोरेट कार्यकारी, एक प्रबंधक, या घर पर रहने वाले माता-पिता हों, जिम्मेदारियों को सौंपने में सक्षम होना खुद को अधिक प्रभावी बनाने की एक महत्वपूर्ण क्षमता है। हालांकि, सौंपना मुश्किल हो सकता है - आपको उस व्यक्ति पर भरोसा करते हुए दृढ़ रहना होगा, जिसे आप अपनी जिम्मेदारियां सौंप रहे हैं। यह लेख आपको प्रतिनिधिमंडल के बारे में किसी भी चिंता से निपटने में मदद करेगा, फिर आपको बुद्धिमानी और सम्मानपूर्वक काम सौंपने की वास्तविक प्रक्रिया के बारे में बताएगा।
कदम
2 का भाग 1 सही मानसिकता में आएं
चरण 1. अपने अहंकार को एक तरफ रख दें।
प्रतिनिधित्व करने में सबसे बड़ी बाधा यह वाक्यांश है "यदि आप कुछ सही करना चाहते हैं, तो आपको इसे स्वयं करना होगा।" आप भी दुनिया के एकमात्र व्यक्ति नहीं हैं जो इसे ठीक कर सकते हैं। आप अकेले व्यक्ति हो सकते हैं जो इस समय इसे ठीक कर सकते हैं, लेकिन यदि आप किसी को प्रशिक्षित करने के लिए समय निकालते हैं, तो वे भी इसे ठीक कर सकते हैं। कौन जानता है - वे इसे आपसे अधिक तेज या बेहतर करने में सक्षम हो सकते हैं और यह न केवल कुछ ऐसा है जिसे आपको स्वीकार करना है, बल्कि पूछना भी है।
तार्किक और वास्तविक रूप से सोचें - क्या आप यह काम स्वयं कर सकते हैं? क्या आपको इस नौकरी और अपनी जिम्मेदारियों को संतुलित करने के लिए मौत तक काम करना पड़ता है? यदि हां, तो आपको अपने कुछ काम सौंपने के लिए तैयार रहना चाहिए। केवल इसलिए कि आपको किसी चीज़ के लिए सहायता की आवश्यकता है, लज्जित या अपर्याप्त महसूस न करें - आवश्यकता पड़ने पर सहायता प्राप्त करके आप वास्तव में अधिक प्रभावी कार्यकर्ता बन जाते हैं।
चरण 2. किसी की मदद की पेशकश की प्रतीक्षा करना बंद करें।
यदि आप काम सौंपने के लिए अनिच्छुक हैं, तो आप हल्के शहीद सिंड्रोम से पीड़ित हो सकते हैं - आप अभिभूत हो सकते हैं, और आप अक्सर सोचते हैं कि कोई मदद करने की पेशकश क्यों नहीं करता है। अपने आप से ईमानदार रहें - जब लोग मदद करने की पेशकश करते हैं, तो क्या आप केवल विनम्र होने के लिए उन्हें ठुकरा देते हैं? क्या आप चुपके से पूछ रहे हैं कि वे जोर क्यों नहीं देते? क्या आपको लगता है कि अगर आपकी स्थिति उलट दी जाती, तो क्या आप धड़कते हुए दिल से उनकी मदद करते? यदि आपने "हां" का उत्तर दिया है, तो आपको अपनी परिस्थितियों पर "नियंत्रण रखने" का अभ्यास करने की आवश्यकता है। पाना आपको जिस सहायता की आवश्यकता है - उसके आपके पास आने की प्रतीक्षा न करें, क्योंकि ऐसा कभी नहीं हो सकता है।
बहुत से लोग भूल जाते हैं कि दूसरे लोग क्या कर रहे हैं, और उन्हें बदलने के लिए आप कुछ नहीं कर सकते। उन लोगों में हर संभव निराशा को भूल जाओ जो मदद की पेशकश नहीं करते हैं; कृपया याद रखें कि आपको जो चाहिए उसके बारे में बात करना आपका काम है।
चरण 3. मदद के अनुरोधों को नकारात्मक तरीके से न देखें।
बहुत से लोग मदद मांगने में असहज महसूस करते हैं। आप दोषी महसूस कर सकते हैं, जैसे आप किसी और पर बोझ डाल रहे हैं, या शर्मिंदा हैं, क्योंकि आपको लगता है कि (किसी कारण से) आपको खुद सब कुछ संभालने में सक्षम होना चाहिए। आप संघर्ष पर गर्व महसूस कर सकते हैं, और इसे प्रमाण के रूप में देख सकते हैं कि आप एक महान इंसान हैं (शहीद सिंड्रोम की एक और अभिव्यक्ति)। यदि आप मदद मांगना कमजोरी के रूप में देखते हैं, तो आपको इसे भूलने की जरूरत है जल्दी जल्दी दूसरी ओर: अकेले सब कुछ करने की कोशिश करना इस अर्थ में कमजोरी का संकेत है कि यह इंगित करता है कि आप अपनी क्षमताओं के बारे में यथार्थवादी दृष्टिकोण नहीं रखते हैं।
चरण 4. दूसरों पर भरोसा करना सीखें।
यदि आप प्रतिनिधि करने से डरते हैं क्योंकि आपको नहीं लगता कि अन्य लोग भी आपके जैसा अच्छा कर सकते हैं, तो दो बातों का ध्यान रखें: पहला, लगभग कोई भी पर्याप्त अभ्यास के साथ किसी चीज़ में अच्छा बन सकता है, और दूसरा आपको हर चीज़ में उपहार नहीं दिया जा सकता है. जब आप काम सौंपते हैं, तो आप न केवल अपने लिए समय खाली करते हैं - बल्कि आप अपने सहायक को एक नए कौशल का अभ्यास करने या एक नया कार्य करने का अवसर भी देते हैं। धैर्य रखें- समय के साथ-साथ आपका हेल्पर भी सौंपे गए काम को आपके साथ-साथ करने में भी सक्षम होगा। जब तक आप जिस कार्य को सौंपने की योजना बना रहे हैं वह बहुत महत्वपूर्ण नहीं है, यह आपके सहायक के लिए अच्छा हो सकता है कि इसे समय के साथ कैसे किया जाए। अगर काम बहुत जरूरी है, तो उसे सौंपने से पहले दो बार सोचें!
यहां तक कि अगर आप जिस काम को सौंपने की योजना बना रहे हैं, उसे करने में आप सबसे अच्छे हैं, तो महसूस करें कि काम सौंपने से आप अपने समय के साथ अन्य काम कर सकते हैं। यदि आप कार्यालय में सबसे अच्छे कर्मचारी हैं जो काफी नीरस हार्ड ड्राइव असेंबली कार्य करता है, लेकिन आपके पास तैयार करने के लिए एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति है, तो उस कार्य को आंतरिक पार्टी पर छोड़ना ठीक है। बेहतर होगा कि आप कठिन कार्यों को प्राथमिकता दें - जब आपके पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्य हों तो सरल, दोहराए जाने वाले कार्यों को सौंपने में बुरा न मानें।
भाग 2 का 2: प्रभावी ढंग से प्रत्यायोजन
चरण 1. कार्य चालू करें।
पहला कदम सबसे कठिन है, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण है। आपको किसी से आपकी मदद करने के लिए कहने का साहस होना चाहिए (या यदि आप बॉस हैं, तो किसी की मदद लें।) इसके बारे में बुरा मत मानिए - जब तक आप विनम्र, दयालु और मिलनसार हैं, तब तक आप 'सिर्फ किसी और से मदद मांगने के लिए अशिष्ट नहीं हो रहे हैं। अपने अनुरोध को गंभीर रखते हुए मैत्रीपूर्ण और अच्छा बनने का प्रयास करें।
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किसी और को आपके लिए कुछ करने के लिए कैसे प्राप्त किया जाए, तो चीजों को छोटा और मीठा रखने का प्रयास करें। कुछ ऐसा कहें, "अरे, क्या मैं आपसे एक मिनट के लिए बात कर सकता हूं? क्या आप अभी-अभी आई हार्ड ड्राइव के विशाल ढेर को इकट्ठा करने में मेरी मदद कर सकते हैं। मैं इसे खुद नहीं कर सकता क्योंकि मैं आज ऑफिस से बाहर हूं। क्या आप मेरी मदद करो?" उस व्यक्ति पर दबाव डालें, लेकिन सुनिश्चित करें कि उसकी मदद की ज़रूरत है।
- पूछें और आप (शायद) प्राप्त करेंगे। प्रतिनिधि देने से न डरें क्योंकि आपको लगता है कि यह असभ्य या प्रभावशाली लगेगा। इसे इस तरह से देखें - जब लोग आपसे मदद मांगते हैं तो आपको कैसा लगता है? क्या आप आहत और आहत महसूस करते हैं? या आप (आमतौर पर) मदद करना चाहते हैं? शायद आपने बाद वाले को चुना!
चरण 2. व्यक्तिगत रूप से अस्वीकृति न लें।
कभी-कभी लोग आपकी मदद नहीं कर सकते - एक दुखद बात, लेकिन सच है। यह कई कारणों से हो सकता है - सबसे आम यह है कि जिस व्यक्ति से आप मदद मांग रहे हैं वह काम में बहुत व्यस्त है। इसे व्यक्तिगत रूप से न लें - सिर्फ इसलिए कि कोई उस समय आपके लिए कुछ नहीं कर सकता (या नहीं करेगा) इसका मतलब यह नहीं है कि वे आपसे नफरत करते हैं। आमतौर पर क्योंकि वे व्यस्त या आलसी होते हैं - और कुछ नहीं।
यदि आपको अस्वीकार कर दिया जाता है, तो अपने विकल्पों पर विचार करें - आम तौर पर, आप विनम्रता से उस व्यक्ति से सहायता की आवश्यकता पर जोर दे सकते हैं (यह आमतौर पर काम करता है यदि आप बॉस या अधिकार में कोई व्यक्ति हैं), आप किसी और से पूछने का प्रयास कर सकते हैं, या आप काम कर सकते हैं अपने आप। यदि आपको सहायता की आवश्यकता है, तो पहला विकल्प या दोनों चुनने से न डरें
चरण 3. प्रतिनिधि लक्ष्य, प्रक्रियाएं नहीं।
यह सूक्ष्म प्रबंधक का दुःस्वप्न न बनने की कुंजी है। आप जो परिणाम चाहते हैं उसके लिए स्पष्ट मानक निर्धारित करें, और व्यक्ति को दिखाएं कि कैसे, लेकिन कहें कि वे इसे वैसे ही कर सकते हैं जैसे वे चाहते हैं, जब तक यह अच्छी तरह से किया जाता है और समय पर किया जाता है। उन्हें न केवल सीखने के लिए, बल्कि प्रयोग करने और नया करने के लिए भी पर्याप्त समय दें। उन्हें रोबोट की तरह प्रशिक्षित न करें; उन्हें एक इंसान की तरह प्रशिक्षित करें - कोई ऐसा व्यक्ति जो अनुकूलन करता है और बेहतर होता है।
यह स्मार्ट भी है क्योंकि इसमें आपका समय लगेगा और चिंता कम होगी। आप खाली समय का उपयोग अन्य महत्वपूर्ण कामों में करना चाहते हैं, हमेशा अपने सहायक की प्रगति के बारे में चिंता न करें। याद रखें, आप तनाव कम करने के लिए काम सौंपते हैं - तनाव नहीं बढ़ाते।
चरण 4. अपने सहायक को प्रशिक्षित करने की तैयारी करें।
आपको अपने सहायक को सौंपे गए कार्य को कैसे करना है, यह सिखाने के लिए हमेशा अलग समय निर्धारित करना चाहिए, भले ही यह एक आसान बात हो। याद रखें कि एक प्रक्रिया जो आपको सीधी और सरल लगती है, हो सकता है कि वह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए उतनी सरल न हो, जिसने इसे पहले कभी नहीं किया हो। अपने द्वारा सौंपे गए कार्य के माध्यम से न केवल अपने सहायक को लेने के लिए तैयार रहें, बल्कि किसी भी प्रश्न के लिए धैर्य रखें।
उस समय पर विचार करें जब आप प्रशिक्षण बचावकर्ताओं को एक बुद्धिमान दीर्घकालिक निवेश के रूप में खर्च करते हैं। अपने सहायक को ठीक से सिखाने के लिए समय निकालकर, भविष्य में आपके पास उसकी गलतियों को सुधारने में समय बिताने के बजाय खाली समय होगा।
चरण 5. कार्य को पूरा करने के लिए पर्याप्त संसाधन आवंटित करें।
आपके पास ऐसे संसाधन उपलब्ध हो सकते हैं जो कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक हों, लेकिन कार्य को सौंपा गया व्यक्ति उन तक पहुँचने में सक्षम न हो। पासवर्ड से सुरक्षित डेटा, विशेष टूल और कुछ टूल जैसी चीज़ें काम को पूरा करने के लिए आवश्यक हो सकती हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके सहायक के पास वह है जो सफल होने के लिए आवश्यक है।
चरण 6. समझें कि आपका सहायक एक समय में केवल एक ही काम कर सकता है।
जब आपका सहायक आपकी मदद कर रहा होता है, तो वह अपनी सामान्य जिम्मेदारियां नहीं निभा रहा होता है। यह मत भूलिए कि, आपकी तरह, आपके सहायक का भी व्यस्त कार्यक्रम हो सकता है। अपने आप से पूछें-वे आपसे किस काम को अलग रखेंगे या आपसे काम करवाने के लिए प्रतिनिधि देंगे? अगली बार जब आप किसी को कोई कार्य सौंपें तो सुनिश्चित करें कि आपको उत्तर पता है।
चरण 7. धैर्य रखें।
जिस व्यक्ति को आप प्रतिनिधि देते हैं, वह गलतियाँ करेगा क्योंकि वह एक नया कार्य करना सीखता है। यह सीखने की प्रक्रिया का हिस्सा है। इसकी योजना बनाएं। कार्यों को यह मानकर न सौंपें कि व्यक्ति इसे तब तक पूरी तरह से करेगा जब तक कि उनके पास एक सिद्ध कार्य न हो। यदि कोई कार्य अपेक्षित रूप से नहीं होता है क्योंकि आपका सहकर्मी कार्य को पूरी तरह से नहीं कर सकता है, तो यह आपकी गलती है, उसकी नहीं। अपने सहायक के लिए एक संसाधन बनें और लोगों को डराने के बजाय प्रत्यायोजित कार्य उसके लिए एक सीखने का अनुभव हो सकता है।
जब आप किसी को कुछ करने के लिए प्रशिक्षित करते हैं, तो आप निवेश कर रहे होते हैं। पहले तो यह आपको धीमा कर देगा, लेकिन लंबे समय में, यह सकारात्मक और यथार्थवादी व्यवहार के आपके दृष्टिकोण के आधार पर उत्पादकता में वृद्धि करेगा।
चरण 8. परेशानी के लिए तैयार रहें।
एक बैकअप योजना बनाएं और कुछ गलत होने पर कार्रवाई करने के लिए तैयार रहें। जानिए अगर कोई टारगेट या डेडलाइन छूट गई तो क्या होगा। चाहे आप कार्यालय में हों या घर पर - अप्रत्याशित बाधाएं और चुनौतियाँ हर समय सामने आती हैं - कभी-कभी तकनीक विफल हो सकती है। अपने सहायक को यह विश्वास करने दें कि यदि कुछ सामने आता है, तो आप समझेंगे और उन्हें समय सीमा को पूरा करने में मदद करेंगे - उन्हें मुश्किल स्थिति में न छोड़ें।
ऐसा करना एक स्वार्थी अर्थ में भी चतुर है - यदि आपका सहायक दोषी ठहराए जाने से डरता है, तो अपना काम करने की तुलना में उसकी कमियों को पूरा करने में अधिक समय व्यतीत होगा।
चरण 9. योग्य होने पर अपने सहायक को पुरस्कृत करें।
यदि आपके पास अधिक जिम्मेदारियां हैं तो किसी को कार्य सौंपना महत्वपूर्ण है। लेकिन जब आप किसी कार्य को सौंपते हैं, तो यह उल्टा होता है, अपने सहायक को इसके लिए कड़ी मेहनत करने दें, और फिर क्रेडिट स्वयं प्राप्त करें। आपकी ओर से काम करने वाले अन्य लोगों के प्रयासों की सराहना और प्रशंसा करें।
सुनिश्चित करें कि हर बार जब आपको अपने काम के लिए किसी और की मदद की तारीफ मिले, तो आप उस व्यक्ति के नाम का भी उल्लेख करें जिसने आपकी मदद की।
चरण 10. कहो "धन्यवाद।
जब कोई आपके लिए कुछ करता है, तो उस व्यक्ति को धन्यवाद देना, उसकी मदद के महत्व को स्वीकार करना और सहायक को यह बताना महत्वपूर्ण है कि उसकी सराहना की जाती है। अन्यथा, आप कृतघ्न दिखाई देंगे, भले ही आप ऐसा न करें ' टी। याद रखें कि लोग आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकते हैं। अगर लोग सराहना महसूस करते हैं तो लोग मदद की पेशकश करने से ज्यादा खुश होंगे।
