वर्णानुक्रम में संग्रह करना उन दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का एक तरीका है जो व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन दोनों में महत्वपूर्ण हैं। वर्णानुक्रमिक संग्रह आपको व्यक्तिगत फ़ाइलों को जल्दी से खोजने और पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी दस्तावेज़ सुरक्षित हैं और हमेशा हाथ में हैं। उचित फाइलिंग सिस्टम को बनाए रखने के लिए इंडोनेशियाई में वर्णानुक्रम में दाखिल करने के कई नियम हैं।
कदम
2 का भाग 1: वर्णानुक्रम में संग्रहित करना
चरण 1. तय करें कि किस वर्णमाला प्रणाली का उपयोग करना है।
हालांकि यह आसान लग सकता है, वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम में से चुनने के लिए कई विकल्प हैं। आपको एक प्रणाली चुननी होगी और इसे लगातार लागू करना होगा।
- पत्र-दर-अक्षर फाइलिंग प्रत्येक शब्द के प्रत्येक अक्षर पर उस क्रम में आधारित होती है जिसमें यह होता है, और शब्दों के बीच रिक्त स्थान को अनदेखा करता है।
- शब्द दर शब्द संग्रह प्रत्येक फ़ाइल को पंक्ति में प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर के आधार पर क्रमबद्ध करके किया जाता है।
- यूनिट-दर-यूनिट फाइलिंग प्रत्येक शब्द, संक्षिप्त नाम, और प्रारंभिक खाते में लेता है और उन्हें सॉर्ट करता है। यह वह प्रणाली है जिसे आमतौर पर लागू करने की सिफारिश की जाती है।
चरण 2. फ़ाइलों को समूहित करें।
एक बार जब आपके पास संग्रह करने के लिए आवश्यक सभी फ़ाइलें हों, तो तय करें कि उन सभी को एक साथ कैसे समूहित किया जाए। आप एक शब्दकोश प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं, जहां सब कुछ वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाता है, भले ही उसमें फ़ाइल या फ़ाइलों का प्रकार कुछ भी हो। आप विश्वकोश प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं, जहां आप प्रकार या विषय के आधार पर फाइलों को समूहित करते हैं, और फिर उन्हें वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करते हैं।
यदि आपके पास संग्रह करने के लिए विभिन्न प्रकार की फाइलें हैं (रसीदें, कर पर्ची, पत्र, आदि), तो हम विश्वकोश प्रारूप का उपयोग करने की सलाह देते हैं। पहले प्रकार के आधार पर फाइलों को समूहित करें, फिर उन्हें वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें। दस्तावेज़ों को अलग करने के लिए बॉर्डर या रंग कोड का उपयोग करें।
चरण 3. संग्रहीत फ़ाइलों को अनुक्रमित करें।
अनुक्रमण फ़ाइल शीर्षक के प्रत्येक अनुभाग को उपयुक्त इकाइयों में समूहीकृत कर रहा है। फ़ाइलों को संग्रहीत करने से पहले उन्हें अनुक्रमित करने के लिए, आपको प्रत्येक फ़ाइल नाम के तत्वों को विभाजित करना होगा और एक नया नाम बनाना होगा जो वर्णानुक्रम में समायोजित हो, और डिफ़ॉल्ट नाम से अलग हो। उदाहरण के तौर पे:
- मान लें कि आपको निम्न फ़ाइलों को अनुक्रमित और संग्रहीत करने की आवश्यकता है: "अनोआ ईटिंग बिहेवियर" नामक एनोआ पर एक लेख, प्रमुख एनोआ विशेषज्ञ, जैस्मीन ए। डाहलिया की जीवनी, और जकार्ता चिड़ियाघर में एक एनोआ प्रदर्शनी के लिए एक प्रचार ब्रोशर।
- जैस्मीन ए। डाहलिया की जीवनी को "दहलिया, जैस्मीन ए" के रूप में अनुक्रमित किया गया है, क्योंकि फाइलिंग में, अंतिम नाम पहले होना चाहिए। इस प्रकार, फाइलें समूह "डी" में संग्रहीत की जाती हैं।
- यदि आप एक वर्गीकरण पद्धति जैसे शब्दकोश चुनते हैं, तो लेख "अनोआ ईटिंग बिहेवियर" को तदनुसार अनुक्रमित किया जाना चाहिए। तदनुसार, इसे अक्षर समूह "पी" ("व्यवहार" के लिए) में संग्रहित करें।
- अन्यथा, आप "एनोआ ईटिंग बिहेवियर" को "एनोआ, ईटिंग बिहेवियर" के रूप में अनुक्रमित कर सकते हैं यदि आप एनोआ-संबंधित फाइलों को संग्रहीत करने के बजाय एक विश्वकोश-स्वरूपित समूह का उपयोग करते हैं। यह फ़ाइल तब अक्षर समूह "ए" में संग्रहीत की जाती है।
- एक प्रचार ब्रोशर को "अनोआ, प्रदर्शनी (जकार्ता चिड़ियाघर)" के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है यदि आप अनुमान लगाते हैं कि एनोआ प्रदर्शनी में बहुत सारी सामग्री होगी। उदाहरण के लिए, आप एक अन्य फ़ाइल को "अनोआ, प्रदर्शनी (बांडुंग चिड़ियाघर) के रूप में अनुक्रमित कर सकते हैं।
- अन्यथा, प्रचार ब्रोशर को "जकार्ता चिड़ियाघर, (अनोआ प्रदर्शनी)" के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है यदि आप जकार्ता चिड़ियाघर से संबंधित कई फाइलें प्राप्त करने की अपेक्षा करते हैं, या यदि आप भौगोलिक स्थिति के आधार पर फाइलों पर विश्वकोश प्रारूप समूह का उपयोग करना चाहते हैं।
चरण 4। फ़ाइलों को उनके अनुक्रमणिका नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें।
वर्णानुक्रम में फाइल करने का सामान्य नियम फाइलों को ए (प्रथम) से जेड (अंतिम) तक व्यवस्थित करना है। भेद और व्यवस्था को परिभाषित करने के लिए विशेष जानकारी का उपयोग करें ताकि आप फाइलों को अलग कर सकें। उदाहरण के तौर पे:
- पिछले चरण में अनुक्रमित आदेश कुछ इस तरह हो सकता है (प्रयुक्त प्रणाली के आधार पर): "डाहलिया, जैस्मीन ए", "जकार्ता चिड़ियाघर (अनोआ प्रदर्शनी)", और "अनोआ खाने का व्यवहार" या "अनोआ, प्रदर्शनी (जकार्ता) ज़ू)), "अनोआ, ईटिंग बिहेवियर", और "डाहलिया, जैस्मीन ए"।
- "हाथी" के लिए फाइलों के बाद "कंगारू" की फाइलों को क्रमबद्ध किया जाता है। "जिराफ़" के लिए फ़ाइलें बीच में होंगी, और "अनोआ" के लिए फ़ाइलें "भालू" और "भेड़" से पहले ऑर्डर की जाती हैं। इस प्रकार, आदेश है: "अनोआ", "भालू", "भेड़", "हाथी", "जिराफ़", "कंगारू"।
- यदि आप बाद में "आर्मडिलो" फ़ाइलें जोड़ते हैं, तो वे "अनोआ" के बाद होंगी। चूंकि वे दोनों "ए" अक्षर से शुरू होते हैं, आपको ऑर्डर निर्धारित करने के लिए ए ("एन" एनोआ के लिए, और "आर" के लिए "आर" के लिए) के बाद अक्षर को देखना होगा। इस प्रकार, नया आदेश है: "अनोआ", "आर्मडिलो", "भालू", "भेड़", "हाथी", "जिराफ़", "कंगारू"।
चरण 5. अपने फ़ाइल फ़ोल्डर को लेबल करें।
इसे ढूंढना आसान बनाने के लिए, प्रत्येक संग्रह फ़ोल्डर को उसमें फ़ाइल के अनुरूप अनुक्रमणिका नाम के साथ लेबल करें। यह विधि नई फ़ाइलों को क्रम में संग्रहित करना भी आसान बनाती है।
- आर्काइव को उसके फोल्डर में रखें।
- यह आसान होगा यदि आप फ़ोल्डर को उसकी उपयोगिता बढ़ाने के लिए रंग कोडित करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप विश्वकोश प्रारूप समूहन का उपयोग करते हैं, तो प्रत्येक समूह को अपना रंग निर्दिष्ट किया जाता है, और प्रत्येक समूह की प्रत्येक फ़ाइल को उसके रंग के अनुसार लेबल किया जाता है।
चरण 6. अनुक्रमण और फाइलिंग प्रणाली का दस्तावेजीकरण करें।
आपकी अनुक्रमण और फाइलिंग प्रणाली को लगातार लागू किया जाना चाहिए। सुनिश्चित करें कि जिस किसी के पास फ़ाइल तक पहुंच है, वह उस सिस्टम को जानता है जिस पर वह चल रहा है। उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज़ बना या साझा कर सकते हैं जिसमें आपके फाइलिंग सिस्टम नियमों का विवरण हो। इससे सभी को फाइलिंग सिस्टम का कुशलतापूर्वक उपयोग करने में मदद मिलेगी।
चरण 7. नई फ़ाइल को ठीक से संग्रहीत करें।
अपने सिस्टम के अनुसार फाइलों को अनुक्रमणिका नाम और वर्णानुक्रम में अलमारी में रखें। यदि आवश्यक हो, तो नई फ़ाइल को उसके सही स्थान पर शामिल करने के लिए वर्तमान फ़ाइल को स्थानांतरित करें।
2 का भाग 2: विशेष मामलों को संभालना
चरण 1. महत्वपूर्ण शर्तों के अनुसार फ़ाइलें संग्रहीत करें।
कभी-कभी फाइलों को कीवर्ड के आधार पर संग्रहित करना आसान होता है, न कि वहां सूचीबद्ध शीर्षक या नाम से। यह सुनिश्चित करता है कि फाइलों को सबसे तार्किक शब्दों का उपयोग करके अनुक्रमित और खोजा जा सकता है। उदाहरण के तौर पे:
"जकार्ता में पहला बैंक" को "जकार्ता, प्रथम बैंक" के रूप में अनुक्रमित और संग्रहीत किया जा सकता है। "जकार्ता" इस प्रविष्टि में "फर्स्ट" या "बैंक" के बजाय मुख्य शब्द है, खासकर यदि आपके पास समान नाम वाली अन्य फाइलें हैं, जैसे "फर्स्ट बैंक इन बांडुंग" या "फर्स्ट बैंक इन मेडन"।
चरण 2. अंतिम नाम से नाम क्रमबद्ध करें।
मानक संग्रह अनुशंसा करता है कि लोगों के अंतिम नामों को पहले अनुक्रमित किया जाए क्योंकि उन्हें महत्वपूर्ण शब्द माना जाता है।
- इसलिए, "जैस्मीन ए। डाहलिया" को "डाहलिया, जैस्मीन ए" के रूप में अनुक्रमित और संग्रहीत किया गया है।
- अंत में शीर्षक (डॉ., इर, आदि) शामिल करें। उदाहरण के लिए, "डॉ. Jasmin A. Dahlia" को "Dahlia, Jasmin A., Dr" के रूप में अनुक्रमित और संग्रहीत किया गया है।
- आमतौर पर नामों को उनके वर्तनी पत्र के अनुसार अक्षर द्वारा क्रमबद्ध किया जाता है। उदाहरण के लिए, "मैकडॉनल्ड्स" "मैकडॉनल्ड्स" से पहले होगा। इसलिए, "डी'", "एल'", "ले", "डी", आदि। नाम के हिस्से के रूप में माना जाता है न कि एक अलग इकाई के रूप में। यह आमतौर पर विदेशी नामों पर लागू होता है। उदाहरण के लिए, फाइलें "हेनलेन", "ले गिनी" "एल'एंगल", और "वोल्फ", सही ढंग से सॉर्ट की गई हैं ("एल'एंगल, "ले गिनी", "हेनलेन", "वोल्फ" नहीं)।
- इस नियम का अपवाद आमतौर पर तब लागू होता है जब किसी व्यक्ति का नाम किसी व्यवसाय या संगठन के नाम का हिस्सा होता है। इस मामले में, व्यवसाय के नाम में व्यक्ति के नाम को एक इकाई के रूप में मानें। उदाहरण के लिए, "जैस्मीन ए। डाहलिया कीट नियंत्रण सेवाएं" अक्षर समूह "जे" के तहत दायर की जाती है, और इसे "दहलिया, जैस्मीन ए। कीट नियंत्रण सेवा" के रूप में अनुक्रमित नहीं किया जाता है।
चरण 3. लेखों, संयोजनों और पूर्वसर्गों पर ध्यान न दें।
लेख (जैसे "ए", "ए", और "द" अंग्रेजी में), संयोजन (जैसे "और", "लेकिन", और "या"), और पूर्वसर्ग (जैसे "साथ", "से", और " to") को आमतौर पर अनुक्रमण और संग्रह में वर्णानुक्रम में छोड़ दिया जाता है क्योंकि इसे एक महत्वपूर्ण शब्द नहीं माना जाता है। यह सच है भले ही लेख, संयोजन, या पूर्वसर्ग फ़ाइल नाम बनाते हैं। उदाहरण के तौर पे:
- "एमु फीडिंग प्रैक्टिस की एक जांच" शीर्षक वाली फ़ाइल "ए" समूह में "ए" से "ए" अक्षर के बजाय "एमु" (फ़ाइल शीर्षक में एक महत्वपूर्ण शब्द) के लिए "ई" समूह में संग्रहीत की जाती है क्योंकि यह एक है अंग्रेजी लेख।
- "डाहलिया और सोएटोनो, कीट नियंत्रण सेवाएं" "डाहलिया, जैस्मीन ए" के बाद सूचीबद्ध हैं। सूचकांक नाम दोनों "दहलिया" अक्षरों से शुरू होते हैं ताकि फाइलिंग ऑर्डर निर्धारित करने के लिए ऑर्डर निर्धारण को अगले महत्वपूर्ण शब्द (इस मामले में, "सोएटोनो" और "जैस्मीन") में स्थानांतरित कर दिया जाए। "और" शब्द पर ध्यान न दें क्योंकि यह महत्वपूर्ण नहीं है।
चरण 4। संक्षिप्ताक्षरों को ऐसे संभालें जैसे कि उनका उच्चारण किया गया हो।
फाइलिंग में, आपको "टीबीके" जैसे संक्षिप्ताक्षर मिल सकते हैं। ("ओपन" के लिए संक्षिप्त)। आमतौर पर, आप फाइलों को केवल अक्षरों की एक स्ट्रिंग के बजाय एक शब्द की तरह अनुक्रमित और संग्रहित करते हैं।
उदाहरण के लिए, "जैस्मीन ए। डाहलिया माइनिंग कंपनी" को "जैस्मीन ए। डाहलिया टीबीके" के बाद संग्रहीत किया जाता है।
चरण 5. हमेशा की तरह नंबर दर्ज करें।
जब आप फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में संग्रहीत करते हैं, तो आपको वे फ़ाइलें दिखाई देंगी जिनमें संख्याएँ होती हैं। आमतौर पर, इन फ़ाइलों को हमेशा की तरह संग्रहीत किया जाता है, बजाय इसके कि उन्हें वर्तनी में लिखा गया हो। अक्षरों से पहले नंबर भी संग्रहीत किए जाते हैं।
- उदाहरण के लिए, "3 दिन हमेशा के लिए" "100 व्यावसायिक युक्तियाँ" से पहले संग्रहीत किया जाएगा (क्योंकि "3" "100" से पहले आता है)।
- "ट्रेड टिप्स" और "स्टॉक प्लेइंग टिप्स" को "100 बिजनेस टिप्स" के बाद संग्रहीत किया जाएगा क्योंकि अक्षरों से पहले नंबरों का आदेश दिया जाता है।
- वर्तनी संख्याओं को संख्याओं के बजाय शब्दों के रूप में माना जाता है। उदाहरण के लिए, फ़ाइलें "व्यवसाय की दुनिया में 100 महान नेता", "व्यापार करने के लिए दो सौ शक्तिशाली युक्तियाँ", और "व्यवसाय करने के लिए युक्तियाँ" क्रम में हैं।
- हालांकि, अगर यह आपकी फाइलिंग को आसान बनाता है, तो बेझिझक एक अपवाद बनाएं और संख्याओं को हमेशा ऐसे क्रमित करें जैसे कि वे वर्तनी में हों।
चरण 6. विशेष वर्ण संभालें।
अनुक्रमण के दौरान सामने आए सभी गैर-वर्णमाला या गैर-संख्या वर्णों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। हालांकि, संबंधित पात्रों की हैंडलिंग प्रकार पर निर्भर करती है:
- विराम चिह्नों (जैसे कि एपोस्ट्रोफ, पीरियड्स और कॉमा) को आमतौर पर नजरअंदाज कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए, "वाशिंगटन की सर्वश्रेष्ठ कॉफी", और "वाशिंगटन राज्य मेला" फाइलें क्रम में संग्रहीत की जाती हैं।
- आमतौर पर, विशेषक को नजरअंदाज कर दिया जाता है और संबंधित पत्रों के रूप में माना जाता है। उदाहरण के लिए, "क्लेयर" को "एक्लेयर" के रूप में संग्रहीत किया जाता है, और "बेर" को "उबेर" के रूप में संग्रहीत किया जाता है। हालाँकि, यह विधि लागू नहीं होती है यदि आप फ़ाइल को वर्णानुक्रम में उस भाषा में संग्रहीत करते हैं जो विशेषक का उपयोग करती है ताकि उस भाषा के सामान्य वर्णानुक्रम का पालन किया जाना चाहिए।
चरण 7. यदि आवश्यक हो तो "कुछ नहीं से पहले" नियम का प्रयोग करें।
आमतौर पर, वर्णानुक्रम में संग्रह करते समय रिक्त स्थान (विराम चिह्न और छोड़े गए अन्य तत्वों सहित) को अनदेखा कर दिया जाता है। हालाँकि, यदि आप ऐसी फ़ाइलों का सामना करते हैं जो एक समान तरीके से शुरू होती हैं, तो संग्रह में आदेश निर्दिष्ट करने के लिए एक स्थान या "कुछ भी नहीं" नियम का उपयोग करें।
- उदाहरण के लिए, "बैंक जकार्ता", "बैंक बांडुंग", और "बैंक मेदान" फ़ाइलें इस क्रम में संग्रहीत की जाती हैं।
- इस प्रकार, फ़ाइल "डाहलिया, जैस्मीन ए।" "डाहलिया, जैस्मीन ए, डॉ" से पहले था।
चरण 8. यदि आवश्यक हो तो फ़ाइल को अधिक विस्तृत जानकारी के साथ अलग करें।
दुर्लभ मामलों में, वर्णमाला की जानकारी फाइलों के क्रम को निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं है। यदि ऐसा है तो। फ़ाइलों को अनुक्रमित करने और संग्रहीत करने के लिए अधिक जानकारी का उपयोग करें। प्रत्येक फ़ाइल पर अतिरिक्त जानकारी चिह्नित करें ताकि उन्हें पहचाना जा सके। उदाहरण के तौर पे:
- अगर आपके पास जैस्मीन ए. डाहलिया नाम के दो लोगों की फाइलें हैं, तो उन्हें जन्म तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करें। फ़ाइल "डाहलिया, जैस्मीन ए। (जन्म 1853)" "डाहलिया, जैस्मीन ए। (जन्म 1967) से पहले आती है।
- आप भौगोलिक स्थान के आधार पर भी फाइलों को क्रमबद्ध कर सकते हैं। यदि आपके पास तीन अलग-अलग स्थानों से तीन अलग-अलग बैंकों की फाइलें हैं, और प्रत्येक बैंक का नाम "बैंक मंदिरी" है, तो इसे निम्न उदाहरण की तरह क्रमबद्ध करें: "बैंक मंदिरी (बांडुंग)", "बैंक मंदिरी (जकार्ता)", और "बैंक" मंडीरी (मेदान)"।
- इसलिए, यदि आपके पास भालू या भालू के प्रकारों पर दो फाइलें हैं, तो उन्हें प्रजातियों, भौगोलिक स्थिति, और इसी तरह से अलग करें। उदाहरण के लिए "भालू, चॉकलेट" और "भालू, ध्रुवीय" (क्रम में), या "भालू (यूरोप)" और "भालू (उत्तरी अमेरिका)" (क्रम में) के लिए फ़ाइलें।
चरण 9. सभी अपवादों और विशेष नियमों को सूचित करें।
सुनिश्चित करें कि आपकी फ़ाइलों का उपयोग करने वाले सभी लोग मानक फाइलिंग सिस्टम दिशानिर्देशों के किसी भी अपवाद से अवगत हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कोई फाइलिंग सिस्टम का सही और कुशलता से उपयोग करता है।
