आप में से जो मानव संसाधन (एचआर) विभाग में काम करते हैं, उनके लिए बेहतर उम्मीदवारों को काम पर रखने के पक्ष में योग्य आवेदकों को ठुकराना निश्चित रूप से एक कठिन जिम्मेदारी है। हालाँकि, चिंता न करें क्योंकि वास्तव में, कुछ सरल युक्तियाँ हैं जिन्हें आप इस प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए लागू कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि विचाराधीन उम्मीदवार साक्षात्कार के चरण से गुजरा है, तो टेलीफोन द्वारा अस्वीकृति को बताना सबसे अच्छा है। यदि नहीं, तो आधिकारिक ईमेल के माध्यम से अस्वीकृति को सूचित करने में कभी परेशानी नहीं होती है। आप जो भी माध्यम चुनें, विनम्रता से समझौता किए बिना अपना निर्णय सीधा रखें।
कदम
विधि 1: 2 में से: उम्मीदवार से फोन द्वारा संपर्क करना
चरण 1. आवेदक से फोन पर संपर्क करें।
ईमेल के माध्यम से नौकरी के आवेदन को अस्वीकार करते समय आपके लिए अधिक सहज महसूस होता है, विशेष रूप से किसी भी संभावित अजीबता से बचने के लिए, वास्तव में फोन पर बात करना अभी भी अधिक विनम्र और पेशेवर लगता है। इसलिए, साक्षात्कार प्रक्रिया के दौरान व्यक्तिगत रूप से मिले आवेदकों को अस्वीकार करने के लिए इस विकल्प का चयन करें।
कार्यालय समय के दौरान आवेदक को पूछताछ के लिए बुलाएं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि बुलाए जाने पर वह रात का खाना नहीं खा रहा है।
चरण 2. शब्दों की नकल न करें।
बातचीत को संक्षिप्त और बिंदु तक रखें, आदर्श रूप से 5 मिनट से कम। दिखाएँ कि आप अपने समय को महत्व देते हैं और अपने निजी जीवन का उल्लेख न करके, चुटकुले बनाकर या मौसम के बारे में पूछकर इसे बर्बाद नहीं करना चाहते हैं!
उदाहरण के लिए, निश्चित रूप से यह कहना असभ्य होगा, "हाय बेनी! यह विटामिन वर्ल्ड से सुसान है। कल आपका साक्षात्कार कर अच्छा लगा। अरे हाँ, वहाँ अब मौसम कैसा है? कहा तेज हवा की चेतावनी थी? आपका क्षेत्र सुरक्षित है, है ना?"
चरण 3. बता दें कि कंपनी ने किसी अन्य उम्मीदवार को पद देने का फैसला किया है।
विनम्रता से समझाएं कि आप साक्षात्कार प्रक्रिया के माध्यम से आवेदक से मिलकर खुश हैं और आपने वास्तव में उसे पद के लिए माना है, भले ही आपने किसी अन्य उम्मीदवार को पद देने का फैसला किया हो। जैसे ही आप "हैलो" कहते हैं, यह सब कहना एक अच्छा विचार है, ताकि बातचीत बहुत लंबी न हो।
कहने की कोशिश करें, "हैलो रूथ, मैं एएए टेक्नोलॉजी कंपनी से दीका फ़िरज़ा हूँ। व्यक्तिगत रूप से, मैं पिछले सप्ताह के नौकरी साक्षात्कार में भाग लेने के लिए सहमत होने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं। हमने वास्तव में बैठक का आनंद लिया और सहमत हैं कि आपका कार्य इतिहास बहुत प्रभावशाली है। दुर्भाग्य से, हमने दूसरे उम्मीदवार को पद देने का फैसला किया है।”
चरण 4. अंतिम रूप से चुने गए उम्मीदवार की विशिष्ट ताकत या ताकत का वर्णन करें।
सामान्य तौर पर, बहुत से आवेदक वास्तव में कंपनी की पेशकश की तुलना में चयनित उम्मीदवार की योग्यता जानना चाहते हैं। यद्यपि चयनित उम्मीदवार के नौकरी के इतिहास को विस्तार से समझाना वास्तव में समय की बर्बादी है, फिर भी आपको चयनित उम्मीदवार के कुछ महत्वपूर्ण लाभों की व्याख्या करने की आवश्यकता है ताकि यह उनके चिंतन के लिए सामग्री बन जाए।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "जबकि हम आपके व्यापक अनुभव की बहुत सराहना करते हैं, हमारे द्वारा चुने गए उम्मीदवार के पास मास्टर डिग्री है और उम्मीदवार का शैक्षिक स्तर हमारे लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण निर्धारण कारक है।"
- या, "हमारे द्वारा चुने गए उम्मीदवार ने किसी अन्य कंपनी में उसी पद पर काम किया है, इसलिए हमें विश्वास है कि भविष्य में संक्रमण प्रक्रिया आसान हो जाएगी।"
चरण 5. बता दें कि विचाराधीन आवेदकों के अलावा अभी भी कई ऐसे उम्मीदवार हैं जो कम योग्य नहीं हैं।
मूल रूप से, आवेदक जो जानते हैं कि वे योग्य हैं, वे जिस कंपनी के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसके द्वारा अस्वीकार किए जाने पर विश्वासघात महसूस कर सकते हैं। कुछ मामलों में, ऐसे आवेदक भी हैं जो सोचते हैं कि अस्वीकृति व्यक्तिगत है। इसे दूर करने के लिए, संबंधित आवेदक को यह याद दिलाना न भूलें कि वे कई ऐसे व्यक्तियों के साथ प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं जो कम योग्य नहीं हैं!
यह कहने की कोशिश करें, “यद्यपि आप इस पद को भरने के लिए बहुत मजबूत उम्मीदवार हैं, हमें यह स्वीकार करना होगा कि इस बार उम्मीदवारों के लिए प्रतिस्पर्धा बहुत कड़ी है। मुझे खेद है कि आप इस प्रतियोगिता को जीतने में सफल नहीं हुए, ठीक है?"
चरण 6. उन्हें सोशल मीडिया पर अपनी कंपनी से जुड़ने के लिए आमंत्रित करें।
चूंकि अस्वीकृति के बारे में बात करने के लिए एक ऐसा अप्रिय विषय है, इसलिए उन्हें अपनी कंपनी से ऑनलाइन जुड़ने के लिए आमंत्रित करके मूड को हल्का करने का प्रयास करें। ऐसा करके, आप यह भी पुष्टि कर रहे हैं कि अस्वीकृति पेशेवर है, व्यक्तिगत नहीं।
- आप कह सकते हैं, "अगर कंपनी में कोई और रिक्ति होती है तो हम आप पर फिर से विचार करेंगे। क्या आप हमारे एचआर लिंक्डइन खाते में किसी मित्र को आमंत्रण भेजना चाहेंगे?"
- या, आप यह भी कह सकते हैं, "वास्तव में, हमारी कंपनी निकट भविष्य में लागू होने के लिए कुछ दिलचस्प कार्यक्रम तैयार कर रही है। जानकारी को याद न करने के लिए, आप हमारे फेसबुक या ट्विटर पर अपलोड की जाँच करते रह सकते हैं, ठीक है!"
चरण 7. बातचीत समाप्त करें यदि प्रश्न में आवेदक आपके निर्णय के साथ बहस करने का प्रयास करता है।
कुछ मामलों में, अस्वीकृत आवेदक कह सकते हैं, "मुझे साक्षात्कार का एक और मौका दें। मैं गारंटी देता हूं कि आपका निर्णय बदल जाएगा!" या "आपकी कंपनी ने गलती की क्योंकि मैं सबसे अच्छा उम्मीदवार था।" यदि ऐसी स्थिति होती है, तो कंपनी के निर्णयों या आवेदक के रोजगार इतिहास की ताकत और कमजोरियों के बारे में चर्चा की लंबी प्रक्रिया में शामिल न हों।
बातचीत को विनम्रता से समाप्त करने के लिए, कहने का प्रयास करें, "हालांकि हमने किसी और को काम पर रखा है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपके साथ कुछ भी गलत है। मुझे यकीन है कि निकट भविष्य में आपको सही नौकरी मिल जाएगी।"
चरण 8. उच्च योग्य उम्मीदवारों को बाद की तारीख में पुन: आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित करें।
सिर्फ इसलिए कि आवेदक उस पद को भरने के लिए उपयुक्त नहीं है जिसकी आप तलाश कर रहे हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि वह आपकी कंपनी में सभी पदों को भरने के लिए उपयुक्त नहीं होगा, है ना? उसके साथ जो संबंध स्थापित हो चुके हैं, उसे बर्बाद न करने के लिए, उसे यह समझाने की कोशिश करें कि भले ही वह आवेदन किए गए पद के लिए उपयुक्त न हो, फिर भी आप उसके साथ एक अच्छा पेशेवर संबंध स्थापित करना चाहते हैं। यह भी समझाएं कि भविष्य में आपकी कंपनी के भीतर नौकरी के बेहतर अवसर फिर से खुलेंगे।
एक वाक्य आप कह सकते हैं, "अगर हमारी कंपनी भविष्य में एक और नौकरी रिक्ति खोलती है, तो फिर से आवेदन करने में संकोच न करें! आप इस पद के लिए स्वीकार किए जाने के करीब आ गए हैं, इसलिए यदि अवसर फिर से खुलता है तो फिर से प्रयास करना होगा।"
विधि २ का २: अस्वीकृति ईमेल लिखना
चरण 1. जैसे ही आप किसी अन्य उम्मीदवार को नियुक्त करने का निर्णय लेते हैं, आवेदक को एक अस्वीकृति ईमेल भेजें।
एक बार जब आप या किसी अन्य पेशेवर ने संबंधित पद को भरने के लिए किसी उम्मीदवार का चयन कर लिया है, तो उसके बाद तुरंत अस्वीकृत आवेदक को एक अस्वीकृति ईमेल भेजें। ऐसा करने से, विचाराधीन आवेदक निश्चितता प्राप्त करेगा और तुरंत नई नौकरी के उद्घाटन की तलाश कर सकता है।
आदर्श रूप से, अस्वीकृति पत्र निर्णय लेने के एक व्यावसायिक दिन बाद भेजे जाते हैं।
चरण 2. एक ईमेल लिखें जो 3-4 वाक्यों से अधिक लंबा न हो।
चूंकि विचाराधीन आवेदक ने अभी तक साक्षात्कार का चरण नहीं लिया है, इसलिए संक्षिप्त और सीधा इनकार करने में संकोच करने की कोई आवश्यकता नहीं है। विशेष रूप से, आवेदक के पूरे नाम के साथ ईमेल शुरू करें, फिर एक बयान लिखें, जैसे "एबीसी विज्ञापन एजेंसी में क्रिएटिव डायरेक्टर के रूप में आवेदन करने के लिए धन्यवाद। आपके प्रभावशाली कार्य इतिहास के बावजूद, हमने किसी अन्य उम्मीदवार को पद देने का निर्णय लिया है। हम आपके उज्जवल भविष्य की कामना करते हैं।"
ईमेल के अंत में अपना पूरा नाम शामिल करें, फिर ईमेल भेजें जब आप सुनिश्चित हों कि इसमें कोई महत्वपूर्ण त्रुटि नहीं है।
चरण 3. आपके द्वारा दी गई अस्वीकृति के लिए माफी मांगने की आवश्यकता नहीं है।
जिस कंपनी के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, उससे अस्वीकृति को स्वीकार करना आसान नहीं है, लेकिन व्यावसायिकता को प्राथमिकता देने के लिए, माफी न मांगें या ऐसा कार्य न करें जैसे कि आप कंपनी के उस निर्णय से सहमत नहीं हैं जिसके लिए आप आवेदक को नियुक्त नहीं करते हैं। कंपनी के आंतरिक हलकों में मतभेद होने पर भी आवेदक को इसकी जानकारी न दें।
उदाहरण के लिए, यह न लिखें, "जबकि मैं आपको काम पर रखना पसंद करूंगा, दुर्भाग्य से मानव संसाधन विभाग के प्रबंधक की एक अलग राय है।"
चरण 4. जब आवेदक उत्तर ईमेल में कोई प्रश्न पूछता है तो एक संक्षिप्त और सीधी प्रतिक्रिया प्रदान करें।
यदि आवेदक आपके ईमेल का उत्तर चयनित उम्मीदवार के गुणों के बारे में एक प्रश्न के साथ देता है जो उसके पास नहीं है, तो बस 3-4 छोटे वाक्यों में प्रश्न का उत्तर दें। याद रखें, आपके ईमेल का मुख्य भाग छोटा, सीधा और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए ताकि ईमेल विनिमय प्रक्रिया में अधिक समय न लगे।
उदाहरण के लिए, एक उत्तर दें जैसे, "जबकि आपका कार्य इतिहास और अनुभव बहुत आशाजनक है, दुर्भाग्य से आप अक्सर लंबे समय तक बेरोजगार रहते हैं और यही कारण है कि नियोक्ता अन्य उम्मीदवारों को नियुक्त करते हैं।"
टिप्स
- फोन पर बातचीत को ज्यादा देर तक न चलने दें। बस आवेदकों को याद दिलाएं कि वे वास्तव में बहुत सारे प्रतिस्पर्धियों के साथ प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं और भले ही वे इस बार असफल हो जाएं, फिर भी वे भविष्य में खोले जाने वाले अन्य पदों के लिए आवेदन कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, फोन पर बातचीत को संक्षिप्त और बिंदु तक रखें, फिर बातचीत को 5 मिनट से कम समय में विनम्रता से समाप्त करें।
- जब भी आपकी कंपनी नौकरी के अवसर खोलती है, तो केवल 5-6 लोगों का साक्षात्कार लेना सबसे अच्छा है। इस तरह, आपको इनकार व्यक्त करने के लिए केवल फोन पर 4-5 लोगों तक पहुंचने की जरूरत है।
- इनकार करने के कारणों के बारे में आवेदकों से कभी झूठ न बोलें। तो, क्या होगा यदि प्रश्न में व्यक्ति को अस्वीकार कर दिया जाता है क्योंकि साक्षात्कार के दौरान उसका प्रदर्शन बहुत खराब है? जानकारी को अधिक सभ्य तरीके से संप्रेषित करने का प्रयास करते रहें।
