एक ठोस उपसर्ग वाला पत्र प्राप्तकर्ता पर एक अच्छा प्रभाव छोड़ सकता है। कभी-कभी, एक लेटर ओपनिंग लिखना और पहली कुछ पंक्तियों में क्या कहना मुश्किल हो सकता है, चाहे वह व्यक्तिगत पत्र हो, व्यावसायिक पत्र हो, या नौकरी के लिए आवेदन पत्र हो। यदि आपको सही अक्षर प्रारूप सीखने की आवश्यकता है या पत्र शुरू करने के लिए एक यादगार तरीके के बारे में सोचना है, तो कुछ विशिष्ट नियम और रणनीतियाँ हैं जो मदद कर सकती हैं।
कदम
विधि 1 में से 3: निजी मेल प्रारंभ करना
चरण 1. पेज के ऊपर दाईं ओर अपना पता लिखें।
व्यक्तिगत पत्रों के लिए, पता पत्र पत्र के शीर्ष दाईं ओर रखें। इस व्यवस्था से प्राप्तकर्ता के लिए आपके पत्र का उत्तर देना आसान हो जाता है क्योंकि उसे पते देखने या लिफाफों को सहेजने की आवश्यकता नहीं होती है।
पता फ़ील्ड में अपना नाम दर्ज करने की कोई आवश्यकता नहीं है। बस पहली लाइन पर पूरा पता या पीओ बॉक्स लिखें, फिर अगली लाइन पर शहर और पोस्टल कोड लिखें।
चरण 2. पते के बाद की तारीख शामिल करें।
तिथि शामिल करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता को पता चले कि आपने पत्र कब लिखा था। एक तिथि का अस्तित्व भी बहुत उपयोगी होता है यदि प्राप्तकर्ता उन पत्रों को सहेजना चाहता है जो उसे बाद में तिथि के अनुसार व्यवस्थित किए गए थे। पता लाइन के बाद तारीख डालें।
पहले तारीख लिखें, फिर महीना और साल। उदाहरण के लिए, अप्रैल २२, २०१६। अंग्रेजी में अक्षरों के लिए, इसका अर्थ है उपयुक्त तिथि प्रारूप का उपयोग करना, जो महीने से शुरू होता है, फिर तिथि और वर्ष, जैसा कि "22 अप्रैल, 2016" है।
चरण 3. प्राप्तकर्ता को नमस्कार करें।
इसके बाद, एक लाइन को क्लियर करें और पेज के बाईं ओर से लिखना शुरू करें। "प्रिय" या "प्रिय", या अन्य उपयुक्त व्यक्तिगत अभिवादन के साथ एक व्यक्तिगत पत्र शुरू करें। फिर, प्राप्तकर्ता का नाम और अल्पविराम लिखें।
इस बारे में सोचें कि व्यक्तिगत रूप से बोलते समय आप आमतौर पर प्राप्तकर्ता को कैसे बुलाते हैं। उदाहरण के लिए, आप "प्रिय स्टेफ़नी", "प्रिय" के साथ अभिवादन कर सकते हैं। मिस्टर टॉम्पी", या "प्रिय दादी", आपके सामान्य अभिवादन पर निर्भर करता है।
चरण 4. प्रश्न पूछें।
व्यक्तिगत पत्रों के लिए, जैसे मित्रों या परिवार के लिए, एक प्रश्न उपसर्ग एक सामान्य दृष्टिकोण है। आप प्राप्तकर्ता की गतिविधियों या समाचारों में रुचि दिखाने के लिए एक प्रश्न के साथ पत्र शुरू कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, प्रश्न के साथ एक पत्र खोलें, "आप कैसे हैं?" या "आपका नया स्कूल कैसा था?" या "क्या दादी कोई बेहतर हैं?"
चरण 5. बताएं कि प्राप्तकर्ता ने जो कहा या किया है उसमें आपकी रुचि है।
एक व्यक्तिगत पत्र शुरू करने का दूसरा तरीका प्राप्तकर्ता के पिछले पत्र की सामग्री में रुचि व्यक्त करना है, जैसे कि हाल की उपलब्धि, एक रोमांचक छुट्टी, या कोई समस्या जो उसे हो रही है।
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "आपके पुरस्कार पर बधाई" या "आपकी छुट्टी बहुत अच्छी रही" या "मुझे स्कूल में आपके अप्रिय अनुभव के बारे में सुनकर खेद है।"
विधि २ का ३: एक व्यावसायिक पत्र शुरू करना
चरण 1. अपना पता लिखें।
पूरा पता पत्र के ऊपर होना चाहिए। अपना नाम पते से पहले न रखें, लेकिन यदि आप चाहें तो डाक पते के तहत अपना ईमेल पता और/या फोन नंबर शामिल करने में संकोच न करें।
आप पते को बाईं या दाईं ओर रख सकते हैं।
चरण 2. तिथि दर्ज करें।
पता और अन्य वांछित संपर्क जानकारी लिखने के बाद, एक पंक्ति छोड़ें और तिथि शामिल करें। महीने और साल के साथ पूरी तारीख लिखें।
उदाहरण के लिए, 22 अप्रैल, 2016।”
चरण 3. प्राप्तकर्ता का पता बाईं ओर रखें।
व्यवसाय पत्र पृष्ठ के बाईं ओर प्राप्तकर्ता का नाम और पूरा पता लिखा जाना चाहिए। एक लाइन से अलग की गई तारीख के बाद पता लगाएं।
पते के बाद एक पंक्ति फिर से छोड़ें। उद्घाटन अभिवादन ("प्रिय।" या "संबंधित व्यक्ति के लिए") अगली पंक्ति पर रखा गया है।
चरण 4. निर्धारित करें कि ग्रीटिंग "प्रिय" आपके उद्देश्यों के लिए उपयुक्त है या नहीं।
अभिवादन "प्रिय" अंग्रेजी अक्षरों में मानक उद्घाटन है और इसे अक्सर इंडोनेशियाई अक्षरों में भी प्रयोग किया जाता है, लेकिन यह हमेशा उपयुक्त नहीं होता है। उदाहरण के लिए, "प्रिय" शिकायत पत्र या व्यावसायिक पत्राचार के लिए बहुत ही व्यक्तिगत लगता है।
- इस बारे में सोचें कि पत्र किसे संबोधित किया गया है और क्या "प्रिय" का उपयोग करना आपके उद्देश्यों के लिए उपयुक्त है। यदि आप प्राप्तकर्ता को बेहतर तरीके से जानना चाहते हैं, जैसे किसी प्रोजेक्ट के लिए टीम बनाना, तो शायद "प्रिय" का उपयोग किया जा सकता है।
- यदि आप सहज नहीं हैं, तो अभिवादन अनुभाग को भूल जाएं और प्राप्तकर्ता के नाम और शीर्षक के साथ एक सीधा पत्र खोलें। उदाहरण के लिए, बस "मिस्टर प्रिहंटोरो" लिखें, और शुरुआती लाइन के साथ जारी रखें।
- वैकल्पिक रूप से, "किसके लिए यह मायने रखता है" का उपयोग करें, लेकिन यह अधिक दूर और बहुत औपचारिक लगता है। इस प्रारंभिक वाक्यांश का प्रयोग केवल तभी करें जब आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हों।
चरण 5. इस बारे में सोचें कि आप प्राप्तकर्ता का अभिवादन कैसे करेंगे।
प्राप्तकर्ता का नाम लिखने से पहले, इस बारे में सोचें कि उनका अभिवादन कैसे किया जाए। ज्यादातर मामलों में, एक व्यावसायिक पत्र को प्राप्तकर्ता को औपचारिक रूप से संबोधित करना चाहिए, जैसे कि उसके शीर्षक का उपयोग करना। आप यह भी विचार कर सकते हैं कि प्राप्तकर्ता आपको अपने पत्र में कैसे बधाई देता है, और उसके साथ आपका रिश्ता।
- प्राप्तकर्ता के शीर्षक और स्थिति पर विचार करें। यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई विशेष डिग्री या पद है, तो उसे बताएं। उदाहरण के लिए, एक डॉक्टर को पत्र के लिए, "प्रिय" के साथ पत्र शुरू करें। डॉ। जॉन"। एक सामान्य के लिए, पत्र की शुरुआत "प्रिय" के साथ करें। जनरल विरंटो"। जिन लोगों के नाम के अंत में पीएचडी या एलएलडी है उन्हें भी डॉ.
- आपने जिस मेल का जवाब दिया है उसे दोबारा जांचें। यदि आपका पत्र किसी अन्य पत्र का उत्तर देने के लिए लिखा गया है, तो जांच लें कि प्राप्तकर्ता को बधाई देने का निर्णय लेने के लिए आपको कैसे संबोधित किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको प्राप्त होने वाला पत्र "प्रिय" से शुरू होता है। श्रीमती योहाना" का अर्थ है कि आपको "प्रिय" से भी शुरुआत करनी चाहिए। मिस्टर / मिसेज / मिस्टर _"।
- इस बारे में सोचें कि आप प्राप्तकर्ता को कितनी अच्छी तरह जानते हैं। आप पत्र में अभिवादन का निर्धारण करने के लिए प्राप्तकर्ता के साथ संबंध के स्तर पर भी विचार कर सकते हैं। क्या आप आमतौर पर पहले नाम से नमस्ते कहते हैं? या, क्या आप उसका अभिवादन करते समय एक शीर्षक का प्रयोग करते हैं? याद रखें कि भले ही आपने अतीत में नाम से पुकारा हो, यह एक व्यावसायिक पत्र में बहुत अनौपचारिक हो सकता है। यदि संदेह है, तो एक औपचारिक चुनें, जैसे श्रीमान/श्रीमती/डॉ.
चरण 6. एक सुखद स्वर का प्रयोग करें।
प्राप्तकर्ता कोई भी हो, प्राप्तकर्ता द्वारा आपके संदेश को खोलने की संभावना को बढ़ाने के लिए हमेशा एक सुखद स्वर का उपयोग करें। यदि आप कोई शिकायत या अन्य अप्रिय आवश्यकता लिखते हैं, तो भी कभी भी कठोर शब्द या मांग वाले पत्र की शुरुआत न करें। इसके बजाय, प्राप्तकर्ता के लिए शुभकामनाएं व्यक्त करें या उसकी उपलब्धियों पर उसे बधाई दें।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक दोस्ताना नोट पर शुरुआत करना चाहते हैं, तो कहें, "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं" या "आपके प्रचार के लिए बधाई।"
चरण 7. अपनी आवश्यकताओं को बताएं।
एक व्यावसायिक पत्र एक दोस्ताना शुरुआत के साथ शुरू होना चाहिए, लेकिन अपने पत्र के इरादे को स्पष्ट और सीधे रूप से बताना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। आप "यहां मैं हूं …" जैसे सामान्य टेम्पलेट का उपयोग करके पत्र का कारण बता सकते हैं।
आप विभिन्न आवश्यकताओं के अनुरूप शुरुआती वाक्य को अनुकूलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, शब्दों के साथ एक पत्र शुरू करें, "मैं एतद्द्वारा घोषित करता हूं कि हमारे समान हित हैं" या "मैं इसके द्वारा शिकायत दर्ज करता हूं" या "मैं इसके द्वारा हमारी कंपनियों के बीच साझेदारी का प्रस्ताव करता हूं"।
विधि 3 का 3: नौकरी आवेदन पत्र शुरू करना
चरण 1. पता लिखने और प्राप्तकर्ता को बधाई देने के लिए व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें।
नौकरी के लिए आवेदन पत्र लिखना व्यावसायिक पत्र के समान नियमों का उपयोग कर सकता है।
- ऊपर दाएं या बाएं अपना पता लिखें। नाम शामिल न करें, केवल पता।
- अगली पंक्ति में अपना ईमेल पता, व्यक्तिगत वेबसाइट पता और/या फ़ोन नंबर दर्ज करें।
- एक लाइन छोड़ें।
- महीने के साथ तारीख को अक्षरों में लिखें। उदाहरण के लिए, 22 अप्रैल, 2016।
- एक और लाइन छोड़ें।
- एक अभिवादन लिखें, जैसे "प्रिय।" या "संबंधित व्यक्ति के लिए"।
चरण 2. अपनी उपलब्धियों का सारांश शामिल करें।
आप अपने कवर लेटर की शुरुआत किसी साधारण चीज़ से कर सकते हैं, जैसे "मैं एतद्द्वारा स्थिति X के लिए आवेदन करता हूँ"। हालाँकि, यदि आप थोड़ा अलग दृष्टिकोण चाहते हैं, तो आप अपनी सर्वोत्तम उपलब्धियों के सारांश के साथ शुरुआत कर सकते हैं। यह सारांश हायरिंग मैनेजर का ध्यान खींच सकता है और आपके साक्षात्कार की संभावना बढ़ा सकता है।
उदाहरण के लिए, "पिछले पांच वर्षों में, मैंने अपनी बिक्री को दोगुना कर दिया है और अपनी पहुंच को निकटतम तीन प्रांतों तक बढ़ा दिया है।" आप अनुभव, शिक्षा, विशेष प्रशिक्षण और अन्य योग्यताओं के साथ भी जारी रख सकते हैं जो उस पद से मेल खाते हैं जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं।
चरण 3. उत्साह व्यक्त करें।
नौकरी के आवेदन पत्र में कागज पर जो जुनून डाला जाता है, उससे साक्षात्कार होने की संभावना भी बढ़ सकती है। नौकरी के प्रति आपके समर्पण से काम पर रखने वाले प्रबंधक प्रभावित हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए, "जब मैंने यह नौकरी विज्ञापन देखा तो मैं उत्साहित था क्योंकि मैं आपकी कंपनी का बहुत बड़ा प्रशंसक हूं।" फिर, यह समझाने के लिए आगे बढ़ें कि आपको कंपनी के बारे में क्या पसंद है, आप नौकरी के लिए इतने समर्पित क्यों हैं, और आप नौकरी के लिए उपयुक्त क्यों हैं।
चरण 4. प्रासंगिक कीवर्ड दर्ज करें।
यदि आप बहुत से लोगों के साथ प्रतिस्पर्धा करने जा रहे हैं तो कीवर्ड मदद कर सकते हैं। पत्र की शुरुआत में कीवर्ड का उल्लेख करने से आपके आवेदन पर ध्यान दिए जाने की संभावना बढ़ सकती है, खासकर यदि वे कीवर्ड इंगित करते हैं कि आप एक उपयुक्त उम्मीदवार हैं।
- शामिल करने के लिए अच्छे कीवर्ड वे हैं जिनका उल्लेख नौकरी में किया गया है, जैसे कि आपके पास विशिष्ट कौशल या अनुभव। उदाहरण के लिए, अपने कवर लेटर की शुरुआत "बिक्री प्रबंधक के रूप में अपने पांच वर्षों के अनुभव में, मैंने नियमित प्रस्तुतियाँ दीं, सफल बिक्री रणनीतियाँ विकसित कीं, और कर्मचारियों के लिए कई बिक्री स्क्रिप्ट लिखीं।"
- आप उस व्यक्ति का नाम भी ले सकते हैं जिसने आपको पद का उल्लेख किया है। नाम हायरिंग मैनेजर का ध्यान आकर्षित कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपको एक साक्षात्कार मिले। उदाहरण के लिए, “मुझे इस रिक्ति के बारे में हमारे विभाग प्रमुख डॉ. सुसांतो"।
