कभी-कभी, कंपनी प्रबंधन कर्मचारियों को अपनी प्रदर्शन रिपोर्ट बनाने के लिए कहता है। इस तरह, व्यवसाय के मालिक इस बात का अंदाजा लगा सकते हैं कि कर्मचारी अपने काम का मूल्यांकन कैसे करते हैं। यदि आपको रिपोर्ट करने के लिए कहा जाता है, तो चिंता न करें। इस अवसर का लाभ उठाकर अपनी कार्य प्रगति, उपलब्धियों और प्रदर्शन के बारे में यथासंभव सर्वोत्तम रिपोर्ट देकर कार्य पर अपनी सफलता का प्रदर्शन करें।
कदम
3 का भाग 1 रिपोर्ट लिखने की तैयारी
चरण 1. सुनिश्चित करें कि पहले कंपनी द्वारा उपयोग किया जाने वाला रिपोर्ट प्रारूप।
प्रदर्शन रिपोर्ट प्रारूप आवश्यकता के अनुसार भिन्न होते हैं। कुछ कंपनियां अनुरोध करती हैं कि रिपोर्ट ई-मेल द्वारा भेजी जाए। अन्य कंपनियां आगे की चर्चा के लिए कुछ मानदंडों के आधार पर तैयार की जाने वाली रिपोर्ट के लिए नीति निर्धारित करती हैं।
- यदि कंपनी एक मानक प्रारूप प्रदान करती है, तो उस प्रारूप के अनुसार एक रिपोर्ट बनाएं। जितना हो सके दिशा-निर्देशों का पालन करें ताकि आप एक पूरी रिपोर्ट प्रदान करें ताकि आप लापरवाह न दिखें। कभी-कभी, कंपनियां कर्मचारियों को फॉर्म भरने या निबंध के रूप में लिखित रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहती हैं।
- रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा से पहले यह पता लगाने की कोशिश करें कि क्या रिपोर्ट करना है। इस तरह, आप निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार एक वर्ष के लिए सभी उपलब्धियों की रिपोर्ट कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका प्रदर्शन निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करता है।
चरण 2. रिपोर्ट में जल्दबाजी न करें।
सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन दिखाने के लिए, अच्छे व्याकरण में रिपोर्ट तैयार करने का प्रयास करें और टाइपो के बिना सही करें। आपको कई ड्राफ्ट तैयार करने चाहिए और फिर सबसे अच्छा चुनना चाहिए।
- कंपनी के अनुरोधों को गंभीरता से लें क्योंकि नौकरी के मूल्यांकन के परिणाम प्रत्येक कर्मचारी के कार्य इतिहास का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होंगे। यदि आपके कार्य इतिहास में कुछ रिकॉर्ड हैं और आपको अन्य कर्मचारियों के साथ प्रतिस्पर्धा करनी है, तो प्रदर्शन रिपोर्ट निर्णायक होगी।
- एक पेशेवर भाषा शैली में एक संक्षिप्त प्रदर्शन रिपोर्ट बनाएं। एक संक्षिप्त रिपोर्ट बनाने के लिए, वर्ष के दौरान अपनी सभी सर्वोत्तम उपलब्धियों को संक्षेप में प्रस्तुत करें ताकि आपकी रिपोर्ट प्रत्येक आइटम का विस्तार से वर्णन करने के बजाय दो पृष्ठों से अधिक लंबी न हो। उन प्रदर्शनों को प्राथमिकता दें जिन्हें आप सबसे महत्वपूर्ण मानते हैं और सहायक साक्ष्य प्रदान करते हैं। हालांकि, वास्तव में उपयोगी जानकारी चुनें क्योंकि कोई भी 30 पेज की रिपोर्ट नहीं पढ़ना चाहता है।
चरण 3. काम करते समय अच्छी स्टाइलिंग करने की आदत डालें।
रिपोर्ट लिखना आसान बनाने के लिए, पहले सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज एकत्र करें। वर्ष की शुरुआत में दस्तावेज़ एकत्र करना शुरू करना एक अच्छा विचार है।
- कार्य की सफलता को दर्शाने वाले कई दस्तावेज संलग्न करें, जब तक कि यह कंपनी द्वारा निर्धारित प्रारूप में हो। सही दस्तावेज़ नमूना चुनें ताकि आप सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन दिखा सकें। उन लक्ष्यों को भी तैयार करें जो आपने पिछले मूल्यांकन के समय निर्धारित किए थे।
- जब आप मध्य-वर्ष की प्रगति का मूल्यांकन करते हैं (यदि कंपनी मूल्यांकन करती है तो) वरिष्ठों से सुझावों और प्रतिक्रिया के नोट्स एकत्र करें। आपके द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली जानकारी को अधिक विशिष्ट और अधिक उपयोगी बनाने के लिए रिपोर्ट बनाते समय आपको वर्ष भर मिलने वाले इनपुट का उपयोग किया जा सकता है।
चरण 4. जानें कि कंपनी आपसे क्या उम्मीद करती है।
एक रिपोर्ट लिखना शुरू करने से पहले, आपको इस प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए: "कंपनी आपसे क्या उम्मीद करती है?" यदि आप उत्तर नहीं जानते हैं तो अपने बॉस से पूछें। प्रदर्शन मूल्यांकन और आपके द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों के बीच संबंध को समझने की कोशिश करें ताकि कंपनी के लक्ष्यों को महसूस किया जा सके।
- नौकरी के विवरण के आधार पर प्रदर्शन रिपोर्ट बनाएं ताकि आप उन्हें व्यवस्थित रूप से लिख सकें। हालाँकि, पहले यह सुनिश्चित कर लें कि क्या नौकरी का कोई विवरण बदल गया है और सभी कार्य लक्ष्य नौकरी के विवरण में सूचीबद्ध हैं।
- आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के आधार पर प्रत्येक कार्य का वर्णन करें और फिर समझाएं कि आप कंपनी द्वारा अनुरोधित लक्ष्यों को प्राप्त करने में सफल रहे हैं। उसके लिए, आप इस स्पष्टीकरण के हकदार हैं कि कंपनी आपसे क्या अपेक्षा करती है। अन्यथा, प्रदर्शन मूल्यांकन व्यक्तिपरक होते हैं और निराधार आलोचना की ओर ले जाते हैं।
3 का भाग 2: रिपोर्ट में सही जानकारी लिखें
चरण 1. सर्वोत्तम उपलब्धियों को सूचित करें।
औसत दर्जे की प्रदर्शन रिपोर्ट न बनाएं। इस अवसर का उपयोग उन सभी कार्यों की रिपोर्ट करने के लिए करें जिन्हें आपने सर्वोत्तम परिणामों के साथ पूरा किया है। मुझे सब कुछ बताओ और अपनी उपलब्धियों पर गर्व करो!
- सबसे पहले सबसे अच्छी उपलब्धियों की रिपोर्ट करें जिनका कंपनी के प्रदर्शन पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण चीजें जो कंपनी के लक्ष्यों की उपलब्धि का समर्थन करती हैं और पिछले प्रदर्शन मूल्यांकन के दौरान चर्चा की गई हैं। एक साल में आपके द्वारा किए गए सभी कार्यों का वर्णन न करें।
- हालाँकि, विनम्र और पेशेवर तरीके से जानकारी देने का प्रयास करें। सकारात्मक शब्दों का प्रयोग करें और सहकर्मियों का अपमान या अपमान न करें। अपने खुद के प्रदर्शन पर ध्यान दें।
- मूल्यांकन की जाने वाली अवधि की शुरुआत में उपलब्धियों की रिपोर्ट करना न भूलें। कर्मचारी आमतौर पर उन चीजों पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं जो वे अवधि के अंत में करते हैं।
चरण 2. अपने काम के ठोस लाभों को प्रकट करें।
कोई भी क्लिच और सांसारिक चीजों से युक्त रिपोर्ट बना सकता है, लेकिन एक रिपोर्ट उच्च गुणवत्ता की होगी यदि इसे वास्तविक साक्ष्य द्वारा समर्थित किया जाए।
- विशिष्ट तथ्य, आंकड़े, तिथियां और अन्य सहायक डेटा प्रस्तुत करें। उदाहरण के लिए: यदि आप किसी कंपनी के लिए सोशल मीडिया अकाउंट मैनेजर के रूप में काम करते हैं, तो मात्रात्मक डेटा के रूप में एक रिपोर्ट प्रदान करें ("लाइक" पर क्लिक करने वाले खातों की संख्या, टिप्पणियों को छोड़ दिया, आदि)। अन्य डेटा देखें जो आपकी विश्वसनीयता बढ़ा सकते हैं।
- कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ अपनी उपलब्धियों की तुलना करके दिखाएं कि आप एक योग्य कर्मचारी हैं।
चरण 3. कार्य लक्ष्यों की सूची बनाएं और उन पर चर्चा करें।
आपको अगले वर्ष के लिए कार्य लक्ष्य निर्धारित करने के आधार के रूप में एक बहुत ही विशिष्ट रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए। एक आत्म-विकास योजना भी बताएं, अर्थात् वे चीजें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।
- बताएं कि इस लक्ष्य को कैसे प्राप्त किया जाए। अवधि की शुरुआत में किए गए प्रदर्शन मूल्यांकन के परिणामों और आपने कितनी अच्छी तरह हासिल किया, के आधार पर उन लक्ष्यों की सूची बनाएं जिन्हें आपको प्राप्त करना चाहिए।
- रिपोर्ट में यह भी लिखें कि क्या आपको नौकरी के विवरण के बाहर कोई कार्य करने के लिए कहा जाता है या आप अधिक काम करने की पहल करते हैं।
चरण 4. अपनी बुनियादी दक्षताओं पर चर्चा करें।
सामान्य तौर पर, कंपनी ने उन बुनियादी दक्षताओं को निर्धारित किया है जो प्रत्येक कर्मचारी के पास अच्छी तरह से काम करने के लिए होनी चाहिए। इसके बारे में विस्तार से बताएं और समझाएं।
- दिखाएँ कि आपकी क्षमता कंपनी द्वारा निर्धारित मानकों से अधिक है।
- आपकी उपलब्धियों और कंपनी के लक्ष्यों के बीच एक ठोस संबंध साबित करने के लिए कंपनी की मानक शर्तों के अनुसार "क्षमता" शब्द का प्रयोग करें। उन्हीं शब्दों में अपने प्रदर्शन का वर्णन करें।
चरण 5. बुद्धिमानी से आकलन करें।
प्रदर्शन मूल्यांकन से गुजरने से पहले, आपसे स्वयं का मूल्यांकन करने के लिए कहा जा सकता है। सही मूल्य निर्धारित करने के लिए, आपको यह समझना होगा कि इसका क्या अर्थ है।
- ए आमतौर पर उन कर्मचारियों को दिया जाता है जो नेतृत्व का प्रदर्शन करते हैं और कंपनी के भीतर बदलाव लाने में सक्षम होते हैं। बी ग्रेड आमतौर पर उन कर्मचारियों को दिया जाता है जो लक्ष्य से ऊपर प्रदर्शन करते हैं और जिनका व्यवहार अनुकरणीय है।
- सी ग्रेड आमतौर पर उन कर्मचारियों को दिया जाता है जो लक्ष्य हासिल करते हैं और अच्छा व्यवहार करते हैं। D का मान दर्शाता है कि प्रदर्शन लक्ष्य से कम है और इसे असंतोषजनक माना जाता है। E का मान खराब प्रदर्शन को दर्शाता है क्योंकि कर्मचारी अच्छा काम नहीं करते हैं। प्रत्येक मूल्य की परिभाषा और कंपनी के नियमों के अनुसार मूल्य का निर्धारण कैसे करें, यह सुनिश्चित करने के लिए पूरी जानकारी देखें।
चरण 6. जितना हो सके रिपोर्ट को संकलित करें।
कभी-कभी, कंपनियां कर्मचारियों को एक निश्चित क्रम में प्रदर्शन रिपोर्ट बनाने के लिए कहती हैं। यदि निर्दिष्ट नहीं है, तो निम्न क्रम में रिपोर्ट तैयार करें:
- एक सकारात्मक और ठोस शुरूआती वाक्य से शुरू करें। यह वाक्य वार्षिक प्रदर्शन रिपोर्ट का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है।
- उसके बाद, विस्तृत सहायक डेटा के साथ अपनी उपलब्धियों को लिखें। प्रत्येक उपलब्धि के लिए, प्रश्न पूछें "क्यों?" इस तरह, आप साबित कर सकते हैं कि आपका योगदान प्रासंगिक और सम्मान के योग्य है। कभी भी नकारात्मक शब्दों के साथ प्रदर्शन रिपोर्ट न बनाएं।
- यदि ऐसे लक्ष्य हैं जिन्हें हासिल नहीं किया गया है या कुछ पहलुओं में आपको सुधार करने की आवश्यकता है, तो उन्हें रिपोर्ट के अंत में न लिखें ताकि रिपोर्ट की शुरुआत और अंत में सकारात्मक चीजें हों। रिपोर्ट का अंतिम भाग सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि इसे याद रखना सबसे आसान है। इसलिए, रिपोर्ट के बीच में उन चीजों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आपको सुधारने की आवश्यकता है।
भाग ३ का ३: सही शब्दों का प्रयोग
चरण 1. एक रिपोर्ट बनाने पर ध्यान दें जो आपके स्वयं के कार्य प्रदर्शन का वर्णन करती है।
जैसा कि हम जानते हैं, आपने यह रिपोर्ट इसलिए बनाई क्योंकि आपको स्वयं का मूल्यांकन करने के लिए कहा गया था। हालांकि, कई लोग नकारात्मक चीजों को शामिल करते हैं और दूसरे लोगों के बारे में बात करते हैं।
- आत्मरक्षा में प्रदर्शन रिपोर्ट का उपयोग न करें। जितना हो सके सकारात्मक रहें, उदाहरण के लिए, यह कहकर: "मैं हमेशा सहकर्मियों, सहकर्मियों और ग्राहकों से बात करने के बाद मीटिंग शेड्यूल सेट करता हूं क्योंकि मैं वास्तव में उनके समय और उनकी व्यस्तता को महत्व देता हूं।" समय की सराहना करना एक सकारात्मक प्रभाव दे सकता है और एक बुद्धिमान मानसिकता दिखा सकता है।
- अन्य लोगों के बारे में चर्चा न करें क्योंकि यह रिपोर्ट अन्य लोगों के काम या व्यक्तित्व की आलोचना करने के लिए नहीं है।
- उपलब्धियों की रिपोर्ट करते समय आपको दूसरों से अपनी तुलना करने की भी आवश्यकता नहीं है। बताएं कि आपने समान स्तर के प्रदर्शन को हासिल नहीं करने वाले सहकर्मियों को नीचे लाए बिना क्या किया है।
चरण 2. अपनी कमजोरियों की रचनात्मक आलोचना लिखें।
एक रिपोर्ट जिसमें केवल अच्छी चीजें होती हैं, वह अवास्तविक लग सकती है, लेकिन गलतियों को स्वीकार करते समय आपको बहुत सावधान रहना चाहिए।
- इस समस्या से निपटने में अपनी ईमानदारी दिखाने के लिए एक अलग खंड में खुद की आलोचना करें। उदाहरण के लिए: "मैं काम को बहुत प्राथमिकता देता हूं और सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करना चाहता हूं जो मुझे लगता है कि मुझे अपने सहकर्मियों की कम परवाह है। मैं इस मुद्दे को हल करने के लिए अपने संचार कौशल में सुधार करना जारी रखूंगा।" ये कथन लेखक की एक सकारात्मक छवि दे सकते हैं (एक पूर्णतावादी जो काम पर ध्यान केंद्रित करता है वह अच्छी बात है) और अपनी कमजोरियों से अवगत होने की क्षमता दिखाता है।
- उन पहलुओं का उल्लेख करें जिनमें सुधार की आवश्यकता है। पूरी रिपोर्ट को सुधार योजनाओं से न भरें। उपलब्धियों की व्याख्या करने पर ध्यान दें, लेकिन आपको कुछ पहलुओं को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है जिन्हें सुधारने या सुधारने की आवश्यकता है। हालाँकि, अपनी अधिक आलोचना न करें क्योंकि आपको आत्मविश्वास की कमी के रूप में माना जाएगा।
- सुधार योजनाओं को प्रस्तुत करके सकारात्मक मानसिकता का प्रदर्शन करें। सकारात्मक और कार्रवाई उन्मुख रहें। रचनात्मक शब्दों में अपनी योजना का वर्णन करें। अपनी विफलता के बारे में केवल एक कहानी बताने के बजाय, कहें कि आप एक निश्चित पहलू में सुधार करना चाहते हैं और आप क्या कदम उठाएंगे।
चरण 3. कैरियर के विकास के अवसरों का प्रस्ताव करें।
यदि आप प्रशिक्षण में भाग लेने या किसी बैठक में आमंत्रित होने का अवसर प्राप्त करना चाहते हैं, तो एक प्रदर्शन रिपोर्ट यह बताने का एक शानदार तरीका है। इस रिपोर्ट के माध्यम से मुआवजे का प्रस्ताव न करें।
- साथ ही कंपनी के लिए फायदेमंद नवोन्मेषी परियोजनाओं को करने के बारे में अपने विचार साझा करें।
- यह पता लगाने की कोशिश करें कि आपके बॉस ने आपसे एक रिपोर्ट बनाने के लिए क्यों कहा, क्या दूसरों के साथ चर्चा करनी है, बोनस के वितरण का निर्धारण करना है, इत्यादि।
चरण 4. पूर्ण वाक्यों का प्रयोग करें।
कई कर्मचारी यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी लिखने का प्रयास करते हैं ताकि रिपोर्ट गड़बड़ लगे। अपनी रिपोर्ट को उलझे हुए नोट की तरह न लगने दें।
- उदाहरण के लिए, "संशोधित सामग्री" वाक्यांश का उपयोग करने से बचें क्योंकि यह बहुत छोटा है। जिस विषय पर आप चर्चा कर रहे हैं उसे समझाने या बिंदु-दर-बिंदु जानकारी देने के लिए पूर्ण वाक्यों का उपयोग करना एक अच्छा विचार है।
- आपके तत्काल पर्यवेक्षक के अतिरिक्त, आपकी रिपोर्ट किसी अन्य व्यक्ति द्वारा पढ़ी जा सकती है, उदाहरण के लिए एक उच्च-स्तरीय प्रबंधक द्वारा। इसलिए, आपको यह मानने के बजाय स्पष्ट और विस्तृत जानकारी प्रदान करनी चाहिए कि हर कोई पहले से ही जानता है कि आप क्या कहने या करने की कोशिश कर रहे हैं।
चरण 5. सकारात्मक और ईमानदार रहें।
यहां तक कि अगर ऐसी चीजें हैं जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें बाद में कर सकते हैं। भविष्य पर ध्यान दें, पिछली असफलताओं पर नहीं।
- नकारात्मक, शिकायत करने वाला, क्रोधी या अहंकारी प्रभाव न छोड़ें। एक सकारात्मक दृष्टिकोण दिखाएं, एक टीम में काम करने में सक्षम हों, और अपनी उपलब्धियों को विनम्रता से समझाएं।
- अगर ऐसी चीजें हैं जो आपको कंपनी के बारे में पसंद नहीं हैं, तो उन्हें रिपोर्ट में न लिखें। इस अवसर को साबित करने के लिए लें कि कंपनी को आपकी आवश्यकता क्यों है।
चरण 6. इसे साबित करें, केवल बात न करें।
केवल सामान्य विवरण ही नहीं, बल्कि अपनी रिपोर्ट में विशिष्ट जानकारी प्रदान करने का प्रयास करें।
- उदाहरण के लिए: यह कहने के बजाय, “मैं एक विश्वसनीय कर्मचारी हूँ। मैं ऑफिस पहुंच गया और मीटिंग रूम में समय पर पहुंच गया। आप बेहतर उपस्थिति डेटा और विशिष्ट सबूत प्रदान करते हैं कि आप सम्मान के योग्य हैं।
- अपनी रिपोर्ट को अधिक उपयोगी और विश्वसनीय बनाने के लिए सामान्य विवरणों का समर्थन करने के लिए साक्ष्य (संख्याओं सहित) प्रदान करें।
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टिप्स
- समय से पहले रिपोर्ट करें। जब तक आपका समय समाप्त न हो जाए, तब तक विलंब न करें।
- सकारात्मक दृष्टिकोण दिखाएं!
- पिछले साल की प्रदर्शन रिपोर्ट को फिर से पढ़ें ताकि आप अपने द्वारा निर्धारित उद्देश्यों और कार्य लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से याद कर सकें।
चेतावनी
- दिखावा या झूठ मत बोलो।
- प्रदर्शन रिपोर्ट में सहकर्मियों के बारे में नकारात्मक जानकारी न दें।
