भुगतान का बिल, या जिसे अक्सर चालान के रूप में भी संदर्भित किया जाता है, एक दस्तावेज है जिसमें प्रदान की गई सेवाओं के विवरण के साथ-साथ भुगतान के लिए अनुरोध किया जाता है, जिसे खरीदारी करने वाले व्यक्ति को प्रस्तुत किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप माली हैं और आपने ग्राहक के होम पेज पर पौधे जोड़े हैं, तो भुगतान प्राप्त करने के लिए इनवॉइस में अपनी सेवाओं का विवरण शामिल करें।
कदम
3 का भाग 1: एक प्रारूप चुनना
चरण 1. एक पेशेवर चालान बनाएं।
यदि आप बार-बार इनवॉइस लिखते हैं, तो इनवॉइस टेम्प्लेट बनाना एक अच्छा विचार है जिसे आप किसी ग्राहक को नया इनवॉइस भेजते समय हर बार संशोधित कर सकते हैं। यह टेम्प्लेट उन ठेकेदारों या अन्य लोगों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो निरंतर आधार पर सेवाएं प्रदान करते हैं। आप अपने पसंदीदा टेक्स्ट-प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके इनवॉइस टेम्प्लेट बना सकते हैं या उनके लिए इंटरनेट पर खोज कर सकते हैं।
- एक चालान में आमतौर पर आपके नाम या आपके व्यवसाय, पते और फोन नंबर के साथ एक कंपनी का लोगो, प्रदान की गई सेवाओं के विवरण, भुगतान की जाने वाली राशि और भुगतान निर्देशों के साथ एक शीर्षक शामिल होता है।
- चालान आमतौर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए जाते हैं, क्रमांकित होते हैं और कंप्यूटर में सहेजे जाते हैं। इस तरह, आपके पास हमेशा अपने चालान की एक प्रति होती है और आपको अपना बिलिंग पेपर खोने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, सुनिश्चित करें कि आप Google ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स जैसी ऑनलाइन फ़ाइल संग्रहण सेवा का उपयोग करके हमेशा अपनी चालान फ़ाइल का बैकअप लेते हैं। इस तरह, यदि आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव विफल हो जाती है, तब भी आपके पास अपने चालानों की एक प्रति होगी।
- एक नंबरिंग सिस्टम चुनें जो आपके लिए अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना आसान बनाता है। एक विकल्प निर्माण तिथि का उपयोग करना है। तो, "FTR311216" 31 दिसंबर, 2016 को बनाया गया एक चालान है। यदि आप एक दिन में एक से अधिक चालान बनाते हैं, तो विक्रेता के आद्याक्षर दर्ज करें।
चरण 2. चालान बुक का चयन करें।
इनवॉइस बुक्स को बुकस्टोर्स या स्टेशनरी स्टोर्स पर खरीदा जा सकता है। इस पुस्तक में प्रदान की गई सेवाओं और विभिन्न भुगतान सूचनाओं को सूचीबद्ध करने के लिए रिक्त स्थान शामिल हैं। हर बार जब आप भुगतान बिल लिखते हैं, तो आपको बस खाली जगह भरनी होती है।
- चालान पुस्तकें उन लोगों के लिए उपयोगी होती हैं जो अपने द्वारा बेचे जाने वाले सामान के लिए चालान लिखते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप घर का बना केक बेचते हैं, तो हर बार जब आप बिक्री करते हैं तो अपने कंप्यूटर पर चालान बनाने के बजाय भुगतान का बिल लिखना आसान हो सकता है।
- एक चालान बुक चुनें जिसमें प्रत्येक खाली चालान के पीछे डिट्टो पेपर की एक परत हो ताकि आप और आपके ग्राहक प्रत्येक को एक प्रति प्राप्त हो सके।
- हालाँकि, आपको अभी भी एक सुरक्षित भंडारण क्षेत्र की आवश्यकता है। चालान की एक प्रति आग रोधी तिजोरी में रखना सुनिश्चित करें।
चरण 3. ऑनलाइन भुगतान प्रणाली का उपयोग करें।
पेपाल या स्क्वायर आपको चालान भेजने की अनुमति देता है। हालांकि, सेवा प्रभार्य है (जनवरी 2017 तक 2.9% + यूएस$30 सेंट प्रति चालान), लेकिन इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान करने की सुविधा इस पद्धति को अधिक विश्वसनीय बनाती है।
- अपने पेपैल खाते के भीतर से, शीर्ष पर "भेजें और अनुरोध करें" मेनू विकल्प चुनें। फिर, "चालान बनाएं और प्रबंधित करें" चुनें (चालान बनाएं और प्रबंधित करें)। अंत में, नया बिल बनाने के लिए "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें।
- चालान के "बिल टू:" अनुभाग को भरने के लिए आपको ग्राहक का ईमेल पता जानना होगा। पेपैल या स्क्वायर उस ईमेल पते के साथ खाते को बिल करेगा।
चरण 4. एक कस्टम चालान ऐप प्राप्त करें।
चालान 2go जैसे चालान ऐप आपको अपने फोन से बिल भेजने और ट्रैक करने देते हैं, और स्वचालित भुगतान अनुस्मारक सेट करते हैं। ग्राहक क्रेडिट या डेबिट कार्ड से ऑनलाइन भुगतान कर सकते हैं।
चरण 5. लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ चालान बनाएं।
यदि आप अपने व्यवसाय का प्रबंधन करने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो एक चालान-प्रक्रिया प्रणाली शामिल की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, QuickBooks में डैशबोर्ड पर एक उपयोगकर्ता के अनुकूल "चालान" बटन है जो प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करता है। आपके क्लाइंट के पास तत्काल भुगतान विकल्प नहीं होंगे, लेकिन आप अन्य व्यावसायिक रिकॉर्ड के साथ-साथ बिलिंग स्थिति की निगरानी कर सकते हैं।
3 का भाग 2: मूलभूत जानकारी सहित
चरण 1. कंपनी की जानकारी शामिल करें।
चाहे आप कंप्यूटर पर बिलिंग कर रहे हों या इनवॉइस बुक का उपयोग कर रहे हों, सबसे ऊपर कंपनी का नाम लिखें। अपनी कंपनी के नाम के ठीक नीचे निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
- कंपनी का पूरा पता
- कंपनी का फोन नंबर
- ईमेल पता या कोई संपर्क जानकारी
चरण 2. तारीख लिखिए।
आपको और क्लाइंट को इनवॉइस की तारीख पता होनी चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि भुगतान की देय तिथि आमतौर पर चालान निर्माण तिथि पर आधारित होती है।
चरण 3. चालान संख्या, यदि आवश्यक हो।
क्लाइंट के साथ किए गए लेन-देन की संख्या के अनुसार आपको क्रमिक रूप से चालान संख्या की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, अगर आपने एक ही ग्राहक को 3 अलग-अलग इवेंट में केक बेचा है, तो तीसरी बिक्री के लिए इनवॉइस की संख्या #3 होगी।
- यदि आप एक स्थिर स्टोर-खरीदी गई चालान पर्ची का उपयोग कर रहे हैं, तो चालान पहले से ही क्रमांकित होना चाहिए।
- अगर आप अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर या पेपाल का इस्तेमाल करते हैं, तो बिल भी अपने आप नंबर हो जाएगा।
चरण 4. ग्राहक की जानकारी लिखें।
ग्राहक या ग्राहक या कंपनी का नाम शामिल करें। यदि आप ग्राहकों को ठेकेदार सेवाएं प्रदान करते हैं, तो आपको कंपनी का पता और टेलीफोन नंबर भी शामिल करना चाहिए।
भाग ३ का ३: विशिष्ट बातें लिखना
चरण 1. प्रदान की गई सेवाओं का विवरण लिखें।
क्लाइंट द्वारा प्रदान किए जाने वाले किसी भी कार्य, सेवाओं या उत्पादों को शामिल करें। यदि आप एक से अधिक सेवा प्रदान करते हैं, तो प्रत्येक को एक सूची में सूचीबद्ध करें। संबंधित सूची में सेवा या उत्पाद के संबंध में निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
- सेवाएं या उत्पाद प्रदान किए गए। उदाहरण के लिए, "थॉमस सजावट के साथ 1 जन्मदिन का केक।"
- सेवा वितरण तिथि
- सेवा शुल्क
- प्रत्येक उत्पाद या सेवा को सूचीबद्ध करने के बाद, कुल की गणना करें और बिल की अंतिम राशि शामिल करें।
चरण 2. विशिष्ट भुगतान शर्तें निर्दिष्ट करें।
यदि आप चाहते हैं कि किसी निश्चित तिथि से पहले बिल का भुगतान किया जाए, तो उस जानकारी को शामिल करें। स्वीकार किए गए भुगतान के प्रकार के बारे में विवरण दर्ज करें, चाहे नकद, चेक या क्रेडिट कार्ड।
उस कर की भी गणना करें जो लागत में जोड़ा जाएगा। अपने देश में लागू कर दरों को देखें ताकि आप बिल की गई राशि का सही-सही निर्धारण कर सकें।
चरण 3. अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें।
चालान के नीचे, वापसी नीति का विवरण लिखें। आप इस अवसर का लाभ क्लाइंट को धन्यवाद देने और अन्य उत्पादों या सेवाओं को सूचीबद्ध करने के लिए भी ले सकते हैं जो आप भी प्रदान करते हैं।
