फ़्लोचार्ट कठिन-से-समझने वाली प्रक्रियाओं को आसान अवधारणाओं के एक सेट में तोड़ने के लिए एक आदर्श उपयोगिता है। सही फ़्लोचार्ट बनाने से इसे संप्रेषित करने के लिए आवश्यक जानकारी और इसे आसानी से संप्रेषित किया जा सकता है। एक्सेल और वर्ड में फ्लो चार्ट बनाने के लिए इस गाइड का पालन करें।
कदम
विधि 1 में से 3: एक अवधारणा को डिजाइन करना
चरण 1. मूल अवधारणा को लिखिए।
एक सफल फ्लो चार्ट की कुंजी यह है कि इसे पढ़ना आसान है। सुनिश्चित करें कि मूल अवधारणाओं को लिखा गया है, और अवधारणाओं के बीच के विकास को सरल चरणों में समझाया गया है।
सुनिश्चित करें कि आपके पास चार्ट योजना पर एक विशिष्ट समापन बिंदु है। इससे चार्ट को पढ़ने में आसानी होगी।
चरण 2. तय करें कि आप मानक या स्विमलेन प्रारूप चुनते हैं।
मानक फ़्लोचार्ट प्रमुख अवधारणाओं और आवश्यक क्रियाओं के अनुसार प्रक्रियाओं को तोड़ते हैं। यदि आपके पास फ़्लोचार्ट पर प्रक्रिया में कई समूह शामिल हैं, तो एक स्विमलेन प्रारूप यह इंगित करने में मदद कर सकता है कि इसे कौन करना चाहिए। फ़्लोचार्ट के प्रत्येक चरण को "लेन" (उर्फ पाथवे) में रखा गया है, जो कार्य (विपणन, बिक्री, मानव संसाधन, आदि) को पूरा करने के लिए जिम्मेदार समूह है।
- स्विमलेन में आमतौर पर एक क्षैतिज या ऊर्ध्वाधर प्रारूप होता है। शुरुआती बिंदु चार्ट का ऊपरी बायां कोना है।
- स्विमलेन को डिजाइन करना मुश्किल हो सकता है यदि कई अवधारणाएं हैं जो विभागों के बीच आगे और पीछे यात्रा करनी चाहिए। इससे चार्ट गड़बड़ा जाएगा।
चरण 3. एक फ्लो चार्ट बनाएं।
इससे पहले कि आप सॉफ़्टवेयर के साथ फ़्लोचार्ट डिज़ाइन करना शुरू करें, इसे कागज के एक टुकड़े पर ड्रा करें। ड्राफ़्ट को सबसे ऊपर रखें, और उसके नीचे चार्ट का विस्तार करें।
- अधिकांश प्रवाह चार्ट बुनियादी बाइनरी सिद्धांतों पर काम करते हैं। उस बिंदु पर जब भिन्नता प्रक्रिया होती है, पाठक को हां या नहीं प्रश्न (उर्फ हां या नहीं) के साथ प्रस्तुत किया जाता है। उत्तर पाठक को उपयुक्त अवधारणा के लिए मार्गदर्शन करेगा।
- विभिन्न प्रकार की अवधारणाओं या निर्णयों का प्रतिनिधित्व करने के लिए विभिन्न आकृतियों का प्रयोग करें। दृश्य संकेत जोड़ने से पढ़ने और समझने में सहायता मिलेगी।
चरण 4. जटिल प्रक्रियाओं को अलग करें।
यदि फ़्लोचार्ट के क्षेत्र बहुत घने हो जाते हैं, तो उप-प्रक्रियाओं को एक नए फ़्लोचार्ट में विभाजित करें। मूल फ़्लोचार्ट में बॉक्स को सबप्रोसेस संदर्भ के रूप में जोड़ें, और पाठक को विस्तारित अनुभाग से गुजरते हुए वापस आने दें।
विधि 2 का 3: एक्सेल में फ़्लोचार्ट बनाना
चरण 1. एक ग्रिड बनाओ।
Excel कार्यपत्रकों को डिफ़ॉल्ट रूप से स्वरूपित किया जाता है ताकि वे लंबे से अधिक चौड़े कक्ष हों। इसे एक समान बनाने के लिए, सेल का आकार वर्गाकार पर सेट करें। ऐसा करने के लिए, वर्कशीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित Select All Cells बटन पर क्लिक करें।
- प्रत्येक कॉलम हेडिंग पर राइट-क्लिक करें और मेनू से कॉलम की चौड़ाई चुनें। फ़ील्ड में 2.14 दर्ज करें और एंटर दबाएं। यह सभी कोशिकाओं को एक पूर्ण वर्ग में बदल देगा।
- लेआउट या पेज लेआउट टैब पर संरेखण मेनू से ग्रिड में स्नैप सक्रिय करें। यह बनाई गई वस्तु का आकार बदल देगा ताकि वह ग्रिड में फिट हो जाए, और एक समान आकार बनाए।
चरण 2. हाशिये को समायोजित करें।
यदि आप वर्कशीट को Word या किसी अन्य प्रोग्राम में निर्यात कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि मार्जिन लाइनें संरेखित हैं। चार्ट निर्यात करने वाले सॉफ़्टवेयर से मिलान करने के लिए हाशिये को समायोजित करने के लिए पेज लेआउट या लेआउट टैब पर मार्जिन मेनू का उपयोग करें।
आप लेआउट टैब पर ओरिएंटेशन मेनू का उपयोग करके दस्तावेज़ के ओरिएंटेशन (पोर्ट्रेट या लैंडस्केप) को समायोजित कर सकते हैं। एक प्रवाह चार्ट जो बाएं से दाएं जाता है, लैंडस्केप प्रारूप में होना चाहिए।
चरण 3. आकृति बनाएं।
सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें और आकृतियाँ मेनू चुनें। उस आकृति का चयन करें जिसे आप बनाना चाहते हैं और फिर माउस का उपयोग करके बॉक्स का आकार बनाएं। आकृति बनाने के बाद, आप खुलने वाले स्वरूप टैब में टूल का उपयोग करके उसका रंग और रेखा शैली बदल सकते हैं।
चरण 4. पाठ जोड़ें।
किसी आकृति में टेक्स्ट जोड़ने के लिए, आकृति के केंद्र पर क्लिक करें और टाइप करना प्रारंभ करें। आप होम टैब से फॉन्ट और स्टाइल सेट कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि पाठ छोटा और संक्षिप्त है, और सुनिश्चित करें कि इसे पढ़ना आसान है।
चरण 5. सभी आकृतियों को कनेक्ट करें।
सम्मिलित करें टैब से आकृतियाँ मेनू खोलें। वह रेखा शैली चुनें जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो। पहले आकार पर माउस को घुमाएं। आपको अंत में एक छोटा लाल बॉक्स दिखाई देगा जो दर्शाता है कि लाइनों को कहाँ जोड़ा जा सकता है।
- रेखा को लाल वर्ग में प्रारंभ करें, और इसे दूसरे आकार में खींचें।
- दूसरे आकार पर लाल बक्से दिखाई देंगे। अंत बिंदु को किसी एक बॉक्स की रेखा पर रखें।
- सभी फॉर्म अब जुड़े हुए हैं। यदि आप आकृति को स्थानांतरित करते हैं, तो रेखाएं जुड़ी रहेंगी और समकोण पर समायोजित होंगी।
- सम्मिलित करें टैब पर उपलब्ध टेक्स्ट बॉक्स में प्रवेश करके कनेक्टिंग लाइन पर टिप्पणियां जोड़ें।
चरण 6. एक टेम्पलेट डाउनलोड करें।
शुरुआत से फ़्लोचार्ट बनाने के बजाय, आप विभिन्न प्रकार के एक्सेल टेम्प्लेट और विजार्ड का उपयोग कर सकते हैं जो इंटरनेट पर मुफ्त या भुगतान के लिए उपलब्ध हैं। इनमें से अधिकतर टेम्प्लेट चार्टिंग में आपका समय बचाएंगे।
विधि 3 का 3: Word में फ़्लोचार्ट बनाना
चरण 1. एक कैनवास डालें।
वर्ड में फ्लो चार्ट बनाने का सबसे आसान तरीका पहले कैनवास बनाना है। कैनवास के साथ आप ड्राइंग आकृतियों के साथ काम करने के लिए स्वतंत्र हैं, और कुछ सुविधाओं को सामान्य रूप से उपलब्ध नहीं होने देते हैं, जैसे कि कनेक्टिंग लाइनें।
सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें। आकृतियाँ मेनू का चयन करें, और फिर मेनू के निचले भाग में नया आरेखण कैनवास क्लिक करें। आपके दस्तावेज़ में एक डॉटेड कैनवास लाइन दिखाई देगी। आप कैनवास के आकार को उसके कोण को बदलकर समायोजित कर सकते हैं।
चरण 2. ग्रिड को सक्रिय करें।
एक ग्रिड के साथ आप एक समान आकार बना सकते हैं। इसे सक्रिय करने के लिए, इसे सक्रिय करने के लिए कैनवास पर क्लिक करें। स्वरूप टैब पर, संरेखित करें क्लिक करें और फिर ग्रिड सेटिंग्स का चयन करें। ग्रिडलाइन प्रदर्शित करने और आकृतियों को संरेखित करने के लिए बॉक्स चेक करें।
चरण 3. आकृति बनाएं।
सक्रिय कैनवास पर, सम्मिलित करें टैब चुनें और आकृतियाँ मेनू पर क्लिक करें। वह आकृति चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। वांछित आकार का आकार बनाने के लिए माउस का प्रयोग करें। आकृति बनाने के बाद, आप खुलने वाले स्वरूप टैब में टूल का उपयोग करके उसका रंग और रेखा शैली बदल सकते हैं।
चरण 4. पाठ जोड़ें।
Word 2007 में किसी आकृति में टेक्स्ट जोड़ने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और मेनू से टेक्स्ट जोड़ें चुनें। Word 2010/2013 के लिए, बस आकृति पर क्लिक करें और उसमें टाइप करना प्रारंभ करें। आप होम टैब से फॉन्ट और स्टाइल सेट कर सकते हैं।
चरण 5. आकृतियों को कनेक्ट करें।
सम्मिलित करें टैब से आकृतियाँ मेनू खोलें। वह रेखा शैली चुनें जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो। पहले आकार पर माउस को घुमाएं। आप देखेंगे कि छोरों पर छोटे-छोटे बॉक्स दिखाई देंगे जो यह दर्शाते हैं कि लाइनें कहाँ से जुड़ी हो सकती हैं।
- बॉक्स के अंदर एक लाइन शुरू करें, फिर इसे दूसरे आकार में खींचें।
- दूसरी आकृति के किनारों पर छोटे वर्ग दिखाई देंगे। अंत बिंदु को किसी एक बॉक्स की रेखा पर रखें।
- सभी फॉर्म अब जुड़े हुए हैं। यदि आप आकृति को स्थानांतरित करते हैं, तो रेखाएं जुड़ी रहेंगी और समकोण पर समायोजित होंगी।
- सम्मिलित करें टैब पर उपलब्ध टेक्स्ट बॉक्स में प्रवेश करके कनेक्टिंग लाइन पर टिप्पणियां जोड़ें।
