कार्यकारी सारांश एक व्यावसायिक दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह पहली (कभी-कभी केवल एकमात्र) चीज है जिसे लोग पढ़ेंगे और आखिरी चीज जो आपको लिखनी चाहिए। यह सारांश एक दस्तावेज़ का एक संक्षिप्त सारांश है, बशर्ते कि व्यस्त अधिकारी जो आपके दस्तावेज़ को पढ़ रहे हों, उन्हें पता हो कि कितना पढ़ना है और क्या कार्रवाई करनी है।
कदम
विधि 1 में से 2: मूल बातें
चरण 1. समझें कि एक कार्यकारी सारांश एक व्यावसायिक दस्तावेज़ का संक्षिप्त सारांश है।
इस मामले में, "लघु" और "सारांश" कीवर्ड हैं। कार्यकारी सारांश किसी भी तरह से व्यापक नहीं है और न ही मूल का स्थान लेता है। कार्यकारी सारांश मूल के 10% से अधिक नहीं होना चाहिए। लक्ष्य रखें कि आप 5-10 प्रतिशत के बीच लिख सकें।
एक कार्यकारी सारांश एक सार से अलग है। सार पाठक को एक झलक और अभिविन्यास देता है, जबकि कार्यकारी सारांश पाठक को एक सिंहावलोकन प्रदान करता है। सार आमतौर पर अकादमिक में लिखे जाते हैं, जबकि कार्यकारी सारांश व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अधिक उपयोग किए जाते हैं।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि यह सारांश कुछ संरचनात्मक और शैलीगत दिशानिर्देशों का पालन करता है।
कार्यकारी सारांश लिखने वाले सबसे आधिकारिक स्रोत सहमत हैं कि कुछ संरचनात्मक और शैलीगत दिशानिर्देशों को लागू किया जाना चाहिए। इस गाइड में शामिल हैं:
- पैराग्राफ छोटे और संक्षिप्त होने चाहिए।
- यदि आपने मूल रिपोर्ट नहीं पढ़ी है तो भी कार्यकारी सारांश समझ में आना चाहिए।
- कार्यकारी सारांश लक्षित दर्शकों के लिए उपयुक्त भाषा में लिखा जाना चाहिए।
चरण 3. समस्या को परिभाषित करें।
कार्यकारी सारांश को इस मुद्दे को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है, चाहे वह आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन या विदेशी विपणन अभियान के बारे में हो। कार्यकारी सारांश, विशेष रूप से, समस्या की स्पष्ट परिभाषा की आवश्यकता है क्योंकि जिस दस्तावेज़ पर यह आधारित है, प्रस्तावों के लिए अनुरोध (आरएफपी), अक्सर तकनीकी लोगों द्वारा लिखा जाता है जिन्हें वैचारिक मुद्दों की खराब समझ होती है। सुनिश्चित करें कि समस्या को स्पष्ट और समझने में आसान शब्दों में परिभाषित किया गया है।
चरण 4. समाधान प्रदान करें।
एक समस्या को हमेशा समाधान की आवश्यकता होती है। उद्देश्य (और उद्यम के वित्तपोषण के कारणों) का दावा विवरण प्रस्तुत करने के लिए, आपको एक समाधान के साथ आने की आवश्यकता है जो समस्या को प्रभावी ढंग से संबोधित कर सके। यदि आपकी समस्या स्पष्ट रूप से नहीं लिखी गई है, तो आपके समाधान का कोई अर्थ नहीं होगा।
चरण 5. यदि दस्तावेज़ को एक नज़र में पढ़ना आसान हो तो ग्राफ़िक्स, पॉइंटर्स और शीर्षकों का उपयोग करें।
एक कार्यकारी सारांश एक निबंध नहीं है जिसके लिए पाठ के लंबे ब्लॉक की आवश्यकता होती है। यदि आप समझ में सुधार या सारांश बनाएं एक नज़र में अधिक पठनीय, इसका उपयोग करना ठीक है:
- चार्ट। एक अच्छी तरह से रखा गया चार्ट जो क्लाइंट की समस्या की विशेषताओं को सटीक रूप से दिखाता है, सारांश के एक महत्वपूर्ण हिस्से पर जोर दे सकता है। उनकी दृश्य इंद्रियों को उत्तेजित करना अक्सर उतना ही प्रभावी होता है जितना कि उनकी विश्लेषणात्मक इंद्रियों को उत्तेजित करना।
- अंक विवरण। जानकारी की लंबी सूची को अधिक सुपाच्य विवरणों में तोड़ा जा सकता है।
- शीर्षक। एक शीर्षक का उपयोग करके, यदि आवश्यक हो, एक सारांश विषय विकसित करें। यह पाठक को उन्मुख करने में मदद करेगा क्योंकि वे सारांश में डूब जाते हैं।
चरण 6. अपने लेखन को ताजा और शब्दजाल मुक्त रखें।
शब्दजाल समझ का दुश्मन है। संयोग से व्यापार जगत में शब्दजाल बहुत लोकप्रिय है। "इंटरफ़ेस," "लीवरेज," "मुख्य क्षमता," और "प्लेटफ़ॉर्म क्रिटिकल" जैसे शब्द ऐसे शब्द हैं जिनसे आपको बचने की कोशिश करनी चाहिए। ये शब्द अपने वास्तविक अर्थ को अस्पष्ट करते हैं और आपके सारांश को अस्पष्ट और निरर्थक बना सकते हैं।
विधि २ का २: विशिष्ट विवरण
चरण 1. मूल दस्तावेज़ से प्रारंभ करें।
चूंकि कार्यकारी सारांश किसी अन्य दस्तावेज़ का सारांश है, इसलिए आपको इसे एक सूचनात्मक और व्यावहारिक संस्करण में संघनित करने में सक्षम होने के लिए मूल के साथ खुद को परिचित करने की आवश्यकता होगी। चाहे वह एक रिपोर्ट, व्यवसाय योजना, प्रस्ताव, मैनुअल या अन्य दस्तावेज हो, मूल की समीक्षा करें और मुख्य विचारों की तलाश करें।
चरण 2. एक संक्षिप्त सारांश लिखें।
दस्तावेज़ या मूल दस्तावेज़ को प्रायोजित करने वाली कंपनी का उद्देश्य क्या है? कवरेज क्या है?
उदाहरण: "Women WorldWide एक गैर-लाभकारी संगठन है जो घरेलू हिंसा के शिकार लोगों के लिए एक समर्थन नेटवर्क की पेशकश करते हुए घरेलू हिंसा के प्रभावी समाधान के साथ दुनिया भर की महिलाओं को जोड़ता है। हालांकि अल्बर्टा, कनाडा में अपने मुख्यालय से संचालित होता है, दुनिया भर के 170 देशों में महिलाओं से रेफरल प्राप्त करना।"
चरण 3. "कोर" को बाहर खड़ा करें।
यह खंड शायद संपूर्ण कार्यकारी सारांश का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। दो से तीन वाक्यों में, आपसे पाठक को यह बताने की अपेक्षा की जाती है कि आपका व्यवसाय विशेष क्यों है। सारांश पढ़ने वाले व्यक्ति से व्यवसाय की जाँच, व्यावसायिक प्रस्ताव या सहयोग प्राप्त करना क्यों योग्य है?
- हो सकता है कि आपके पास एक ग्राहक के रूप में माइकल जॉर्डन हो और उसने आपके उत्पाद को ट्विटर पर मुफ्त में प्रचारित किया हो। हो सकता है कि आपने अभी-अभी Google के साथ साझेदारी पर हस्ताक्षर किए हों। यह भी संभव है कि आपको अभी-अभी पेटेंट दिया गया हो, या आपने अभी-अभी अपनी पहली बड़ी बिक्री की हो।
- कभी-कभी एक साधारण उद्धरण या प्रशंसापत्र पर्याप्त होगा। कुंजी यह है कि पाठक का ध्यान आकर्षित किया जाए, आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा को यथासंभव अच्छा बनाया जाए, और पाठक को दस्तावेज़ के अंत तक पढ़ने के लिए लुभाया जाए।
चरण 4. बड़ी समस्या को परिभाषित करें।
कार्यकारी सारांश का पहला मूर्त घटक समस्या की चर्चा है, इसलिए समस्या का वर्णन अपने उत्पाद/सेवा के पते पर करें। सुनिश्चित करें कि समस्या को यथासंभव स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है। जिन समस्याओं का विस्तार से वर्णन नहीं किया गया है, वे आश्वस्त करने वाली नहीं लगेंगी, और आपके समाधान को उतना महत्वपूर्ण नहीं बनाएंगी जितना आप चाहते हैं।
उदाहरण: "लॉस एंजिल्स ट्रैफिक जाम से अपंग है। डीसी मेट्रो क्षेत्र के अलावा, लॉस एंजिल्स में देश में सबसे खराब ट्रैफिक जाम है। ट्रैफिक जाम के कारण होने वाला स्मॉग और प्रदूषण न केवल काम की उत्पादकता को कम करता है, अस्थमा की दर में वृद्धि करता है, और धीरे-धीरे होता है। गंभीर स्वास्थ्य समस्याएं पैदा करता है। एलए में ड्राइव करने के लिए पर्याप्त पुराने लोगों की तुलना में अधिक कारें हैं"
चरण 5. अपना अनूठा समाधान प्रस्तुत करें।
बड़ी समस्या आसान हिस्सा है। अब आपको अपने पाठकों को यह विश्वास दिलाना है कि आपके पास इस बड़ी समस्या का एक अनूठा समाधान है। यदि आप इन दो सामग्रियों को वितरित कर सकते हैं, तो आपके पास एक महान विचार के साथ आने के लिए सामग्री है।
उदाहरण: "इनोटेक ने एक अभूतपूर्व यातायात नियंत्रण प्रणाली बनाई है जो स्टॉप संकेतों पर पेटेंट किए गए "स्मार्ट ग्रिड" को स्थापित करके यात्रा के समय में कटौती कर सकती है जो किसी दिए गए लेन में कारों की संख्या और शर्तों के अनुसार प्रत्यक्ष यातायात को पढ़ सकती है। अमेरिकी ड्राइवर नहीं करते हैं। लाल बत्ती पर फिर से मिनटों के लिए इंतजार करना होगा जब हरी बत्ती यह दर्शाती है कि विपरीत दिशा में कोई कार नहीं है।"
चरण 6. बाजार की क्षमता के बारे में बात करें।
अपने उद्योग के लिए आंकड़े उपलब्ध कराकर बड़ी समस्या का वर्णन करें। सावधान रहें कि आप वास्तव में अपने से बड़े बाजार को नियंत्रित करने का दिखावा न करें! तथ्य यह है कि चिकित्सा उपकरण उद्योग एक वर्ष में 100 बिलियन डॉलर का है, इसका कोई मतलब नहीं है क्योंकि आपका नया चिकित्सा उपकरण केवल उद्योग के एक निश्चित खंड की सेवा करेगा। एक यथार्थवादी बाजार क्षमता तक सीमित करें।
चरण 7. अपना अद्वितीय विक्रय प्रस्ताव दर्ज करें।
यह वह क्षण है जब आप अपने अद्वितीय समाधान का वर्णन करते हैं। क्या विशेष रूप से आपके उत्पाद या सेवा को आपकी प्रतिस्पर्धा में बढ़त देता है? हो सकता है कि आपकी गृह देखभाल सेवा वास्तव में केवल नर्सों के बजाय डॉक्टरों को घरों में भेजती हो, या हो सकता है कि आप उसी दिन के दौरे की गारंटी दें ताकि आपको पहले से शेड्यूल न करना पड़े। दिखाएँ कि आपका व्यवसाय क्यों खास है।
उदाहरण: "इंटेलिलाइट में यह पता लगाने में सक्षम होने का अतिरिक्त लाभ है कि घर में कोई नहीं है। यदि एक खाली कमरे में एक प्रकाश छोड़ दिया जाता है, तो यह स्वचालित रूप से बंद हो जाता है और कमरे में गति का पता लगाने पर फिर से चालू हो जाता है। उपभोक्ता भुगतान करते हैं उनके बिजली बिल और कम ऊर्जा बर्बाद करते हैं।"
चरण 8. यदि आवश्यक हो तो अपने व्यवसाय मॉडल के बारे में बात करें।
कुछ कार्यकारी सारांशों के लिए व्यवसाय मॉडल की आवश्यकता नहीं होती है। (गैर-लाभकारी, गैर-वाणिज्यिक और गैर-सरकारी संगठनों को व्यवसाय योजना की आवश्यकता नहीं हो सकती है।) लेकिन यदि आपके व्यवसाय में एक है, तो आपके व्यवसाय मॉडल को स्पष्ट और पालन करने में आसान होना चाहिए। अनिवार्य रूप से, आप इस प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं, "आप लोगों को अपने बटुए से पैसे निकालने और आपको देने के लिए कैसे प्राप्त करते हैं?" मॉडल को सरल रखें, खासकर कार्यकारी सारांश में। एक संक्षिप्त सारांश पर्याप्त से अधिक है।
चरण 9. यदि आवश्यक हो तो अपनी प्रबंधन टीम के साथ चर्चा करें।
आपके उद्योग के आधार पर, यह आपके कार्यकारी सारांश के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक हो सकता है। आपका निवेशक या बैंकर आपकी टीम पर भरोसा करता है, उस विचार पर नहीं जिसे आपने आगे रखा है। विचारों को प्रस्तावित करना आसान है, लेकिन उन्हें पूरा करने के लिए एक मजबूत टीम की आवश्यकता होती है। संक्षेप में बताएं कि आपकी टीम के पास आपकी व्यावसायिक योजना को अच्छी तरह से क्रियान्वित करने का अनुभव और ज्ञान क्यों है।
चरण 10. अपने विवरण के समर्थन में वित्तीय अनुमान प्रदान करें।
आपके बाजार, व्यापार मॉडल और ऐतिहासिक प्रदर्शन के आधार पर, आपको एक बॉटम-अप वित्तीय पूर्वानुमान विकसित करने की आवश्यकता होगी। आपके प्रक्षेपण का उद्देश्य केवल अपनी क्षमता और मान्यताओं के एक ठोस सेट के आधार पर वित्तीय अनुमान बनाने की आपकी क्षमता का प्रदर्शन करना है।
यदि आपकी योजना निवेशकों के समूह के लिए है, तो इस खंड पर अधिक समय न लगाएं क्योंकि वे जानते हैं कि आपको पता नहीं है कि आप कितना पैसा कमा सकते हैं। निवेशक आमतौर पर आपके वित्तीय अनुमानों के आधार पर हां या ना में निर्णय नहीं लेते हैं। वे मूल रूप से अपने स्वयं के वित्तीय अनुमान बनाएंगे।
चरण 11. आपके अनुरोध के लिए पथ को सुचारू करें।
अब आपके कार्यकारी सारांश के उद्देश्यों के आधार पर निवेश या ऋण अनुरोध जमा करने का समय है। आपको यह बताने की आवश्यकता है कि आपकी कंपनी एक निश्चित मूल्य क्यों प्रदान करती है। पाठकों को एक बड़ी समस्या के बारे में याद दिलाएं जिसे आप अपने उत्पाद/सेवा के साथ-साथ अपने संभावित बाजार के साथ हल कर रहे हैं। अंत में, अपनी टीम और काम पूरा करने की उनकी क्षमता पर फिर से जोर दें। अपने अगले बड़े व्यावसायिक मील के पत्थर तक पहुँचने के लिए आवश्यक धनराशि के लिए पूछें। यह प्रकट न करें कि आप कितनी इक्विटी छोड़ने को तैयार हैं या आप जिस ब्याज दर का भुगतान करने को तैयार हैं। यह बाद में आमने-सामने बातचीत के माध्यम से किया जाना चाहिए।
चरण 12. अपना सारांश दोबारा पढ़ें।
यदि आपने मूल बातें लिखी हैं, तो उन्हें ध्यान से पढ़ें। आपको सारांश को बहुत सावधानी से प्रूफरीड करने की आवश्यकता है। पुन: पढ़ते समय, दस्तावेज़ के पाठक पर भी विचार करें। सुनिश्चित करें कि नए संदर्भ अच्छी तरह से समझाए गए हैं और विषय से अपरिचित लोगों के लिए भाषा स्पष्ट है। यदि आवश्यक हो तो फिर से लिखें।
- दूसरों को नए दिमाग से अपने कार्यकारी सारांश को पढ़ने के लिए कहें, इस पर ध्यान दें:
- स्पष्टता। क्या इस्तेमाल किए गए शब्द स्पष्ट हैं, विचार स्पष्ट हैं, और सारांश में शब्दजाल का उपयोग नहीं किया गया है?
- त्रुटि। व्याकरण, विराम चिह्न और वर्तनी की त्रुटियां हो सकती हैं। किसी अन्य व्यक्ति से संख्याओं और आंकड़ों की तथ्य-जांच करने के लिए कहना भी एक अच्छा विचार है।
- बाध्यता। क्या सारांश में दिए गए विचार अति-प्रचार की तरह लगते हैं? पदोन्नति की कमी कहाँ है, यदि कोई हो?
- सुसंगतता। कौन से हिस्से एक साथ फिट नहीं होते हैं? कौन सा भाग उपयुक्त है?
टिप्स
- कार्यकारी जितना व्यस्त होगा, वह उतना ही कम पढ़ेगा। पर्याप्त लिखें।
- आपको आरंभ करने के लिए अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के साथ आने वाले दस्तावेज़ टेम्प्लेट आज़माएं।
- कार्यकारी सारांश दस्तावेज़ लंबाई में भिन्न हो सकते हैं, लेकिन संक्षिप्त होने चाहिए। आपका लक्ष्य छोटी से मध्यम मात्रा में पढ़ने के लिए यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी देना है। यदि आप अपने सारांश में विवरण शामिल करते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को पहले शामिल करें, जैसे निष्कर्ष और सिफारिशें।
- इन चार क्षेत्रों का उपयोग विभिन्न व्यावसायिक व्यवहारों के लिए कार्यकारी सारांश के लिए किया जा सकता है।
