तकनीकी विनिर्देश दस्तावेज एक दस्तावेज है जिसमें नियम और आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें किसी उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। उत्पाद या उत्पादन प्रक्रियाएं जो दस्तावेज़ में सूचीबद्ध आवश्यकताओं और नियमों को पूरा नहीं करती हैं, विनिर्देशों को पूरा नहीं करती हैं, और आमतौर पर उन्हें विनिर्देश से बाहर के रूप में संदर्भित किया जाता है। अनुबंध पूर्ति नियमों को निर्धारित करने के लिए उत्पादन या तकनीकी सेवा अनुबंध जारी करते समय तकनीकी विशिष्टताओं का उपयोग किया जाता है।
तकनीकी विनिर्देश दस्तावेज़ लिखने के लिए निम्नलिखित युक्तियों का उपयोग करें।
कदम
विधि 1 का 3: सामान्य विचार करना
चरण 1. तय करें कि आप एक खुला या बंद विनिर्देश लिखना चाहते हैं।
- एक खुला विनिर्देश लिखने पर विचार करें। खुला विनिर्देश दस्तावेज़ केवल उस प्रदर्शन को प्राप्त करने के तरीके को बताए बिना, प्राप्त किए जाने वाले प्रदर्शन का वर्णन करता है। इस प्रकार, कार्यान्वयनकर्ता विनिर्देशों को पूरा करने के लिए किसी भी प्रयास का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कंप्यूटर मेमोरी विनिर्देश लिख रहे हैं, तो आपको उस विशिष्ट प्रकार की मेमोरी को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है जिसका उपयोग किया जाना चाहिए।
- एक बंद विनिर्देश लिखने पर विचार करें। प्राप्त किए जाने वाले प्रदर्शन का वर्णन करने के अलावा, बंद विनिर्देश दस्तावेज़ उपकरण, प्रौद्योगिकी और असेंबली विधियों का भी वर्णन करता है जिनका उपयोग उत्पाद डिजाइन या उत्पादन प्रक्रियाओं में किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक मशीन असेंबली विनिर्देश दस्तावेज़ के लिए ऑपरेटर को हाइड्रोलिक रूप से संचालित इंजन का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 2. मौजूदा विनिर्देशों का मूल्यांकन करके आवश्यकताओं का निर्धारण करें।
चरण 3. अपनी लेखन शैली निर्धारित करें।
- छोटे सीधे वाक्यों का प्रयोग करें।
- सापेक्ष सर्वनाम के प्रयोग से बचें। पाठ में स्पष्ट रूप से बताएं कि आपका क्या मतलब है।
- क्षेत्र में आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले तकनीकी शब्दों और संक्षिप्त रूपों की व्याख्या करें। तकनीकी शब्दों की व्याख्या करने के लिए, दस्तावेज़ की शुरुआत में "परिभाषाएं" अध्याय जोड़ें।
चरण 4. सामग्री की एक तालिका बनाएँ।
दस्तावेज़ की शुरुआत में उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया की सामान्य आवश्यकताओं को रखें, उसके बाद अधिक विशिष्ट अनुभाग।
विधि 2 का 3: विनिर्देश बनाना
चरण 1. उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया द्वारा पूरी की जाने वाली सभी जरूरतों को लिखें।
आवश्यकता का वर्णन करने के लिए "जरूरी" शब्द का प्रयोग करें। शब्द "जरूरी" द्वारा वर्णित आवश्यकताओं को कार्यान्वयनकर्ता द्वारा पूरी तरह से पूरा किया जाना चाहिए। आवश्यकता का निर्धारण करने के लिए निम्नलिखित कारकों पर विचार करें और आवश्यकतानुसार अन्य कारकों को जोड़ें:
- उत्पाद का उचित वजन और/या आकार निर्धारित करें।
- उत्पाद के संचालन के लिए उपयुक्त पर्यावरणीय परिस्थितियों का पूरा वर्णन करें। यदि उत्पाद अत्यधिक आर्द्रता या तापमान में प्रदर्शन में गिरावट के अधीन है, तो इसे विनिर्देशों में लिखें।
- उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया के प्रदर्शन को सहिष्णुता दें।
- तृतीय-पक्ष कारीगरी या सुरक्षा मानकों को परिभाषित करें जिन्हें उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया पर लागू किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको आवश्यकता हो सकती है कि आपका उत्पाद UL या CSA प्रमाणन पास करे।
- विशिष्ट तकनीकी विशिष्टताओं का वर्णन करें जिन्हें उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया को प्राप्त करना चाहिए। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक उत्पादन प्रक्रिया विनिर्देश में, आप इंटरफ़ेस आवश्यकताओं और उत्पादन गति को निर्दिष्ट कर सकते हैं, जबकि यांत्रिक उत्पादन प्रक्रिया विनिर्देश के लिए, आप घनत्व या क्षमता मानक निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया का जीवन काल निर्धारित करें। यदि उत्पाद या उत्पादन प्रक्रिया को समय-समय पर रखरखाव की आवश्यकता होती है, तो विनिर्देश में प्रक्रिया का विस्तृत विवरण शामिल करें। विनिर्देश में, आपको उन शर्तों को सूचीबद्ध करना होगा जिनके तहत रखरखाव की आवश्यकता है, और कितनी बार रखरखाव किया जाना चाहिए।
विधि 3 का 3: विशिष्टता को अंतिम रूप देना
चरण 1. विनिर्देश के लिए एक शीर्षक और नियंत्रण संख्या बनाएं।
यह भी सुनिश्चित करें कि आप एक विनिर्देश दस्तावेज़ बनाते हैं जिसे संशोधित किया जा सकता है।
चरण 2. उस प्राधिकरण को परिभाषित करें जो विनिर्देशों को जारी और संशोधित कर सकता है, और एक हस्ताक्षर फ़ील्ड को सत्यापन के रूप में शामिल करें।
चरण 3. विनिर्देशों को गंभीर रूप से पढ़ें।
अपने आप को एक अनुभवहीन कार्यान्वयनकर्ता, या एक निष्पादक के रूप में स्थान दें जो जहां भी संभव हो विनिर्देशों को दरकिनार करके पैसे बचाने की तलाश में है। उसके बाद, नौसिखिए कार्यान्वयनकर्ताओं की मदद करने और चालाकी की खामियों को बंद करने के लिए आवश्यकतानुसार विनिर्देशों को समायोजित करें।
