नौकरी के आवेदन प्राप्त करने के प्रभारी कार्मिक विभाग के कर्मचारी आमतौर पर आवेदकों से अपेक्षा करते हैं कि वे केवल एक बायो ही नहीं, एक कवर लेटर भी भेजें। नौकरी के आवेदकों के लिए, एक कवर लेटर अपना परिचय देने और संक्षेप में यह बताने का एक माध्यम है कि आपका बायोडाटा आवश्यक योग्यताओं को क्यों पूरा करता है। यह समझाने के लिए एक कवर लेटर का उपयोग करें कि आप किसी विशेष कंपनी के लिए क्यों काम करना चाहते हैं क्योंकि पृष्ठभूमि और अनुभव की जानकारी पहले से ही आपके बायो में है। यह लेख बताता है कि एक कवर लेटर कैसे लिखा जाए जो व्यक्तिगत, प्रासंगिक, पेशेवर और व्याकरण संबंधी त्रुटियों या वर्तनी की गलतियों से मुक्त हो।
कदम
भाग १ का २: कवर लेटर लिखने की तैयारी
चरण 1. पत्र लिखने का उद्देश्य निर्धारित करें।
इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, उन लक्ष्यों के बारे में सोचें जिन्हें आप अपना कवर लेटर लिखकर हासिल करना चाहते हैं। कार्मिक विभाग को अपना बायोडाटा या संक्षिप्त पाठ्यचर्या भेजते समय, एक कवर लेटर शामिल करें। यहां तक कि अगर आप किसी ऐसी नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं जिसका विज्ञापन नहीं किया गया था, तो अपनी प्रेरणा को समझाने के लिए कवर लेटर का उपयोग करके बताएं कि आपने किसी विशेष कंपनी को क्यों चुना।
- यदि आप किसी विज्ञापित रिक्ति को भरने के लिए नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो यह स्पष्ट करते हुए एक पत्र लिखें कि आप नौकरी के लिए एक अच्छे उम्मीदवार हैं।
- यदि आप नौकरी रिक्ति निर्दिष्ट किए बिना एक कवर पत्र लिख रहे हैं, तो आपके पास सभी कौशल का वर्णन करें और कंपनी के भीतर उनका उपयोग कैसे किया जाता है।
- आपका लक्ष्य जो भी हो, कंपनी से कुछ प्राप्त करने के बजाय, संक्षेप में और सटीक रूप से बताएं कि आप कंपनी में क्या योगदान दे सकते हैं।
चरण 2. जानें कि आपको अपना कवर लेटर किसे भेजना चाहिए।
लिखने से पहले, यह पता लगाने की कोशिश करें कि आपका पत्र कौन पढ़ रहा होगा। यदि आप एक विशिष्ट नौकरी रिक्ति को भरने के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो पहला व्यक्ति जो पत्र पढ़ेगा, वह आमतौर पर कार्मिक विभाग होता है, इससे पहले कि इसे संबंधित प्रबंधक को भेजा जाता है, जिसे कर्मचारियों की आवश्यकता होती है। कर्मचारी भर्ती को संभालने वाले कार्मिक नौकरी के आवेदन पढ़ने में बहुत अनुभवी हैं। इसलिए शुरू से ही सकारात्मक प्रभाव डालने की कोशिश करें।
- यदि आप आवेदन प्राप्त करने के प्रभारी कर्मियों का नाम नहीं जानते हैं, तो वेबसाइट पर कार्मिक प्रबंधक का नाम देखें।
- हालांकि यह मामूली लग सकता है, सही व्यक्ति को पत्र भेजना सकारात्मक प्रभाव बनाने का एक तरीका है।
- वैकल्पिक रूप से, संबंधित कंपनी को उस व्यक्ति का नाम पूछने के लिए कॉल करें जिसे आपको पत्र के प्राप्तकर्ता के रूप में शामिल करना चाहिए।
- यदि आप नाम से प्राप्तकर्ता का लिंग निर्धारित नहीं कर सकते हैं, तो "प्रिय" और उसके बाद पूरा नाम लिखें।
- डियान और श्री नाम पुरुषों और महिलाओं दोनों द्वारा इस्तेमाल किया जा सकता है। कंपनी की वेबसाइट पर जानकारी देखें या गलतियों को रोकने के लिए प्राप्तकर्ता के लिंग की पुष्टि करने के लिए कॉल करें।
चरण 3. नौकरी के विवरण और नौकरी के विज्ञापनों का अध्ययन करें।
यदि आप किसी विशिष्ट नौकरी के लिए आवेदन करते हुए एक पत्र लिख रहे हैं, तो नौकरी पर चर्चा करते हुए एक मसौदा पत्र तैयार करें। नौकरी के विवरण और अन्य जानकारी देखें और विज्ञापन को अधिक से अधिक विस्तार से पढ़कर कीवर्ड, कार्य और नौकरी की जिम्मेदारियों को परिभाषित करें। अपने कवर लेटर का उपयोग यह समझाने के लिए करें कि आप कंपनी को लाभान्वित करने वाले सभी कौशल और अनुभव को रेखांकित करके आवश्यक योग्यताओं को पूरा कर सकते हैं।
विज्ञापन में सूचीबद्ध सभी आवश्यकताओं को लिखें और फिर उन्हें मुख्य, सहायक और अतिरिक्त आवश्यकताओं के रूप में समूहित करें।
चरण 4. पत्र का मसौदा तैयार करें।
एक बार जब आप जान जाते हैं कि पत्र में क्या समझाया जाना है, तो एक मसौदा पत्र तैयार करना शुरू करें। प्रत्येक महत्वपूर्ण पहलू का एक संक्षिप्त मसौदा लिखें जिसे आप कवर करना चाहते हैं। एक स्पष्ट और संक्षिप्त पत्र लिखने का प्रयास करें। निम्नलिखित क्रम में कई अनुच्छेदों से युक्त एक कवर पत्र लिखें:
- पहला पैराग्राफ बताता है कि आप पत्र क्यों भेज रहे हैं, उदाहरण के लिए: "इस पत्र के माध्यम से, मैं काम करने के लिए आवेदन कर रहा हूं …"
- दूसरा पैराग्राफ बताता है कि आप अपनी शैक्षणिक योग्यता, कार्य अनुभव और अपने नौकरी विवरण या व्यक्तिगत विनिर्देशों के अनुसार आवश्यक पेशेवर कौशल के आधार पर रोजगार के लिए पात्र हैं।
- तीसरा पैराग्राफ उस योगदान का वर्णन करता है जो आप कंपनी में कर सकते हैं और आपकी दीर्घकालिक करियर योजनाएँ।
- चौथा पैराग्राफ बताता है कि आप नौकरी के लिए आवेदन क्यों कर रहे हैं और काम के लिए स्वीकार किए जाने के लिए सबसे उपयुक्त उम्मीदवार हैं। संक्षेप में बताएं कि आप साक्षात्कार के लिए आमंत्रित किए जाने के लिए तैयार हैं।
- पत्र पर हस्ताक्षर करके और अपना पूरा नाम शामिल करके समाप्त करें।
भाग २ का २: एक आवरण पत्र लिखना
चरण 1. उचित पत्र प्रारूप का प्रयोग करें।
आपके द्वारा भेजे जाने वाले कवर पत्र को पेशेवर बनाने के लिए, पत्र के प्राप्तकर्ता के रूप में दिनांक, आपका नाम और पता, कंपनी का नाम और पता, और कार्मिक विभाग का नाम शामिल करके एक मानक पत्र प्रारूप का उपयोग करें। इंटरनेट पर कवर लेटर प्रारूप देखें ताकि आप एक मानक प्रारूप के साथ एक कवर लेटर लिख सकें।
- पत्र के ऊपर बाईं ओर कंपनी का नाम और पता लिखें।
- दो खाली पंक्तियों को छोड़ दें और उस तारीख को लिख लें, जिस दिन आपने पत्र लिखा था, दिन की संख्या, महीने के नाम और वर्ष के साथ शुरू होता है।
- दो और पंक्तियों को छोड़ें और फिर उस कार्मिक विभाग के व्यक्ति का नाम टाइप करें जिसे पत्र प्राप्त होगा। यदि आप नाम नहीं जानते हैं, तो विभाग का नाम टाइप करें, उदाहरण के लिए "कार्मिक विभाग" या "मानव संसाधन हायरिंग मैनेजर" और फिर उसके नीचे कंपनी का पता टाइप करें।
- दो पंक्तियों को छोड़ें और फिर ग्रीटिंग टाइप करें, उदाहरण के लिए "प्रिय श्रीमान स्लैम" या "सम्मान के साथ" यदि आप पत्र प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं। उसके बाद एक लाइन को स्किप करें और फिर पहली लाइन टाइप करना शुरू करें।
चरण 2. एक अच्छा प्रारंभिक अनुच्छेद लिखें।
एक स्पष्ट और सटीक पहले वाक्य के साथ पत्र शुरू करें ताकि पाठक को तुरंत पता चल जाए कि पत्र लिखने का आपका उद्देश्य क्या है। पत्र की शुरुआत में आप जो नौकरी चाहते हैं उसका उल्लेख करें, उदाहरण के लिए पहले वाक्य के साथ: "इस पत्र के माध्यम से, मैं पीटी एक्सवाईजेड में बिक्री कर्मचारी के रूप में काम करने के लिए आवेदन कर रहा हूं।"
- यदि आपको किसी से नौकरी का संदर्भ मिलता है, तो उसका नाम लिखें। सुनिश्चित करें कि कार्मिक विभाग संदर्भ प्रदान करने वाले व्यक्ति को जानता है।
- उदाहरण के लिए: "सुश्री मारिसा ने पारिश्रमिक विभाग में जानकारी दी कि पीटी एक्सवाईजेड को एक विक्रेता की जरूरत है।"
चरण 3. जो आप चाहते हैं उसे लिख लें।
पहला पैराग्राफ लिखने के बाद, यह बताने के लिए आगे बढ़ें कि आप अपना कवर लेटर क्यों भेज रहे हैं और संक्षेप में बताएं कि आप कौन हैं। समझाएं कि आपके कौशल, योग्यता और अनुभव आपके इच्छित पद को भरने के लिए आवश्यक मानदंडों को पूरा करते हैं। विज्ञापन में सूचीबद्ध खोजशब्दों और शब्दों का प्रयोग करें। अपने करियर के दौरान अपने अनुभवों का संक्षेप में वर्णन करके अपने कौशल के बारे में जानकारी का समर्थन करें।
- उदाहरण के लिए: यदि नौकरी के लिए आवेदन करने के लिए आवश्यक मानदंड अच्छी तरह से संवाद करने की क्षमता है, तो एक पत्र में लिखें: "एक ग्राहक सेवा कर्मचारी के रूप में काम करने के दौरान, मैंने कई प्रशिक्षणों में भाग लिया है ताकि मैं बहुत अच्छी तरह से संवाद कर सकूं।" उसके बाद, मुझे उस समस्या के बारे में बताएं जिसे आपने उस कौशल का उपयोग करके हल किया है।
- चार-पैराग्राफ प्रारूप में एक कवर पत्र लिखने से एक छोटा और सीधा पत्र तैयार होगा और कार्मिक विभाग में कर्मियों द्वारा पूरा करने के लिए पढ़ा जाएगा।
चरण 4. प्रासंगिक उपलब्धियों को भी लिखिए।
कार्मिक विभाग आमतौर पर कवर लेटर को जल्दी से पढ़ता है। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप उन उपलब्धियों और सफलताओं को सूचीबद्ध करते हैं जो आपकी इच्छित नौकरी के लिए प्रासंगिक हैं। यह विधि भर्ती करने वालों को आपको एक ऐसे आवेदक के रूप में याद करती है जिसे अन्य आवेदकों पर लाभ होता है। अपनी उपलब्धियों को बिंदु-दर-बिंदु लिखें ताकि वे शेष पत्र से अलग दिखें।
- लिखित रूप में संक्षिप्त जानकारी पत्र को पढ़ने में आसान बनाती है। हालाँकि, निबंध के रूप में प्रस्तुत जानकारी अच्छे लेखन और संचार कौशल को दर्शाती है।
- पाठकों को एक मजबूत पहली छाप देने के लिए, पहली पंक्ति पर सबसे प्रभावशाली सफलता लिखें।
- उत्साह, व्यावसायिकता और आत्मविश्वास के बीच संतुलन बनाए रखें।
चरण 5. प्रशंसा देकर पत्र को समाप्त करें।
अपने पत्र को पढ़ने या नौकरी के आवेदन पर विचार करने के लिए धन्यवाद कहते हुए एक सकारात्मक समापन वाक्य लिखें, उदाहरण के लिए: आपके ध्यान के लिए धन्यवाद। मैं इस पत्र के माध्यम से जमा किए गए नौकरी के आवेदन पर आगे की खबर की प्रतीक्षा कर रहा हूं।” यह भी बताएं कि पत्र की शुरुआत में सूचीबद्ध पते या बायो में संपर्क जानकारी का हवाला देकर आपसे कैसे संपर्क किया जाए।
- समापन अभिवादन के रूप में "ईमानदारी से" या "वसलाम" टाइप करें, फिर हस्ताक्षर करें और अपना पूरा नाम टाइप करें।
- याद रखें कि हस्ताक्षर के तहत पूरा नाम टाइप किया जाना चाहिए।
चरण 6. एक साधारण प्रारूप का प्रयोग करें।
चूंकि कवर लेटर एक आधिकारिक पत्र है, इसलिए इसे पत्र के प्रारूप और संपादकीय में दर्शाया जाना चाहिए। मानक आवेदन पत्र प्रारूप का उपयोग करें, जो 2.5 सेमी मार्जिन है और इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए टाइम्स न्यू रोमन या एरियल फ़ॉन्ट का उपयोग करें। चिकनी, सादे श्वेत पत्र पर काली स्याही से प्रिंट करें।
- यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो एक स्पष्ट विषय और प्राप्तकर्ता का नाम शामिल करके इसे औपचारिक रखें जैसे कि आप एक नियमित पत्र लिख रहे थे।
- यदि आप अपना आवेदन ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं तो उचित ईमेल पते का उपयोग करें। अपने नाम या आद्याक्षर का उपयोग करके एक ईमेल पता बनाएं। नौकरी के लिए आवेदन पत्र [email protected] ईमेल पते पर कभी न भेजें।
चरण 7. मेल की सावधानीपूर्वक जांच करें।
आपको पत्र को भेजने से पहले फिर से पढ़ना चाहिए और अच्छी तरह से जांच लेना चाहिए। टंकण, वर्तनी और व्याकरण की गलतियों वाले पत्र केवल आपकी और आपके व्यावसायिकता की पहली खराब छाप देते हैं। कवर पत्र आवेदन का हिस्सा है और आपके संचार कौशल और विस्तार पर ध्यान को दर्शाता है।
- किसी इलेक्ट्रॉनिक उपकरण पर केवल वर्तनी जांचकर्ता प्रोग्राम पर निर्भर न रहें।
- यदि ऐसी त्रुटियां हैं जो दिखाई नहीं दे रही हैं, तो सुनने के लिए कवर लेटर को जोर से पढ़ें।
- थोड़ी देर के लिए पत्र को सहेज कर रखें और फिर अपनी आंखों को आराम देने के बाद इसे दोबारा पढ़ें।
टिप्स
जितना हो सके, एक पेज का कवर लेटर तैयार करें। कार्मिक विभाग एक संक्षिप्त, पेशेवर पत्र की सराहना करता है।
चेतावनी
- डिजिटल युग में, बहुत से लोग इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के माध्यम से आवेदन पत्र और बायोडाटा भेजने का विकल्प चुनते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले नौकरी आवेदन ईमेल की सामग्री मानक व्यावसायिक पत्र प्रारूप के अनुसार है।
- यदि आप नौकरी के लिए आवेदन ईमेल करना चाहते हैं, तो एक पेशेवर और व्यावसायिक पत्र लेखन शैली बनाए रखें।
