कई प्राप्तकर्ताओं के लिए एक दस्तावेज़ को फ़िट करने के लिए Office प्रोग्रामों में मेल मर्ज एक सामान्य कार्य है। आप लिफ़ाफ़े, लेबल, प्रपत्र पत्र, ईमेल, फ़ैक्स और क्रमांकित कूपन सहित सभी प्रकार के दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और संयोजित कर सकते हैं। कंप्यूटर पर मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें, यह जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों को पढ़ें।
कदम
विधि 3 में से 1 तैयारी
चरण 1. एक डेटा फ़ाइल बनाएँ।
डेटा एक उपयुक्त प्रारूप में स्प्रेडशीट फ़ाइलें (कार्यपत्रक), डेटाबेस फ़ाइलें, या यहां तक कि टेक्स्ट दस्तावेज़ भी हो सकता है। कार्यपत्रक फ़ाइलें सबसे अधिक बार उपयोग की जाती हैं; यह मार्गदर्शिका मानती है कि आप कार्यपत्रक का उपयोग कर रहे हैं।
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फ़ाइल डेटा में सभी जानकारी शामिल होनी चाहिए जो प्रत्येक प्रतिलिपि पर बदल जाएगी। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रपत्र पत्र लिख रहे हैं, तो फ़ाइल में उन सभी लोगों के नाम और संभवतः पते शामिल होंगे जिन्हें आप लिखना चाहते हैं।
पंक्ति के साथ प्रत्येक सेल में एक जानकारी दर्ज करें, ताकि प्रत्येक प्रकार की जानकारी (प्रथम नाम, अंतिम नाम, सम्मानजनक, और इसी तरह) अपने स्वयं के कॉलम में हो।
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उचित कॉलम नाम बनाएं। मेल मर्ज प्रत्येक कॉलम में डेटा पढ़ता है, और मानता है कि जानकारी के प्रत्येक कॉलम में पहली प्रविष्टि उस प्रकार की जानकारी के लिए सामान्य नाम है, इसलिए एक ऐसे नाम का उपयोग करें जो समझ में आता है।
उदाहरण के लिए, "फर्स्ट नेम" टाइप करके फर्स्ट नेम फील्ड शुरू करें, फिर उसके नीचे सभी फर्स्ट नेम लिखें। जब आपसे किसी पत्र में डेटा का एक कॉलम दर्ज करने के लिए कहा जाता है, तो आप एक विकल्प के रूप में "प्रथम नाम" देखेंगे और तुरंत याद रखें कि उस कॉलम में क्या है।
- Microsoft Office उपयोगकर्ता जो ईमेल भेजने के साधन के रूप में आउटलुक का उपयोग करते हैं, वे चाहें तो आउटलुक एड्रेस बुक को डेटा फ़ाइल के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
चरण 2. डेटा फ़ाइल सहेजें।
फ़ाइल को सहेजें ताकि आप इसे आसानी से ढूंढ सकें। इसे ऐसा नाम दें जिसे याद रखना आपके लिए आसान हो।
चरण 3. अपना मुख्य दस्तावेज़ लिखें।
इस दस्तावेज़ में इसमें जानकारी शामिल होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रपत्र पत्र लिख रहे हैं, तो मुख्य दस्तावेज पत्र है। मेल मर्ज किए जाने वाले प्रत्येक आइटम (जैसे नाम) को वर्तमान में खाली छोड़ दिया गया है।
विधि 2 का 3: एमएस ऑफिस में मेल मर्ज
चरण 1. मेल मर्ज कार्य फलक खोलें।
मुख्य दस्तावेज़ से, इसे खोलने के लिए फलक पर क्लिक करें। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो टूल्स मेनू पर जाएं और सूची से मेल मर्ज चुनें।
चरण 2. एमएस ऑफिस द्वारा पूछे गए प्रश्नों के उत्तर दें।
Office में मेल मर्ज सुविधा में कई चरण शामिल हैं जिन्हें आपके लिए फ़ाइलों को अधिक समझदारी और सटीकता से संयोजित करना आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
- आप जिस प्रकार के दस्तावेज़ लिख रहे हैं, उसका चयन करके प्रारंभ करें। जो सबसे अच्छा लगे उस पर क्लिक करें, फिर अगला क्लिक करें।
- उस प्रारंभिक दस्तावेज़ का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि आप इन चरणों का पालन करते हैं, तो आप इस दस्तावेज़ का उपयोग करें का चयन कर सकते हैं। अगला पर क्लिक करें।
चरण 3. मर्ज की जाने वाली फ़ाइलों का चयन करें।
यह वह डेटा फ़ाइल है जिसे आपने पहले बनाया था। उपयुक्त रेडियो बटन का चयन करें और फिर फ़ाइल का पता लगाने के लिए अगला क्लिक करें और इसे मुख्य दस्तावेज़ से लिंक करें।
यदि आप आउटलुक एड्रेस बुक का उपयोग करना चाहते हैं, तो उस विकल्प पर क्लिक करें।
चरण 4. चुनें कि किस डेटा का उपयोग करना है।
कार्यालय आपको अपनी इच्छित जानकारी की पंक्तियों का चयन या चयन रद्द करने की अनुमति देता है। आप डेटा फ़ाइल में जानकारी के आइटम का चयन कर सकते हैं जिसे आप मुख्य दस्तावेज़ में मर्ज करना चाहते हैं, ताकि डेटा फ़ाइल बाद में अधिक उपयोगी होगी यदि आप इसे विभिन्न चीजों के लिए उपयोग करते हैं। एक बार संतुष्ट होने पर, अगला क्लिक करें।
प्रत्येक कॉलम में कॉलम हेडिंग पर क्लिक करके डेटा को सॉर्ट किया जा सकता है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप बहुत सारी जानकारी के माध्यम से शीघ्रता से खोज करना चाहते हैं।
चरण 5. डेटा फ़ील्ड दर्ज करें।
कार्य फलक के अगले पृष्ठ पर, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो आपको एक दस्तावेज़ लिखने के लिए प्रेरित किया जाएगा, और फ़ाइल से डेटा को दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के लिए विभिन्न विकल्पों के साथ प्रस्तुत किया जाएगा।
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डेटा के उस कॉलम में कर्सर रखकर डेटा का एक कॉलम दर्ज करें, और फिर टास्कबार पर उपयुक्त बटन पर क्लिक करके इसे वहां डालें।
आप नियमित अक्षरों या संख्याओं की तरह, हटाएँ कुंजी दबाकर गलत या डुप्लिकेट डेटा फ़ील्ड हटा सकते हैं।
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आपके द्वारा चुने गए दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर प्रीसेट विकल्प थोड़े बदल जाएंगे। कार्यालय आपके द्वारा प्रदान किए गए डेटा से उपयुक्त जानकारी भरने की पूरी कोशिश करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक व्यवसाय प्रपत्र पत्र लिख रहे हैं, तो आपको एक पता ब्लॉक सम्मिलित करने का विकल्प दिखाई दे सकता है जिसमें प्रथम और अंतिम नाम और प्रत्येक प्राप्तकर्ता का पूरा पता शामिल है जो कई पंक्तियों में व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित है।
- कुछ प्रीसेट विकल्प आपके लिए उपयुक्त जानकारी भरने के लिए अतिरिक्त विंडो खोलेंगे। यह सब कमोबेश सीधा और समझने में आसान है।
- यदि आप पूर्व निर्धारित विकल्पों का उपयोग करते हैं और उपयुक्त जानकारी नहीं ढूंढ पाते हैं, तो अपने स्वयं के डेटा कॉलम नाम को परिभाषित करने के लिए फ़ील्ड मिलान करें बटन पर क्लिक करें जो डिफ़ॉल्ट नाम से मेल खाता हो। उदाहरण के लिए, आप पता ब्लॉक में "अंतिम नाम" डेटा को पॉप्युलेट करने के लिए डेटा फ़ाइल में "उपनाम" श्रेणी निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- अपने स्वयं के कॉलम का उपयोग करने के लिए, अधिक विकल्पों पर क्लिक करें। आप प्रत्येक कॉलम को दिए गए नामों को देख सकेंगे और इसके बजाय उनका उपयोग कर सकेंगे।
चरण 6. मेल की जाँच करें।
मेल मर्ज उन फ़ील्ड में विशिष्ट जानकारी प्रदर्शित नहीं करेगा जो आप मुख्य दस्तावेज़ पर तब तक लागू करते हैं जब तक आप इसे प्रिंट नहीं करते हैं, लेकिन कार्यालय एक पूर्वावलोकन फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको यह जांचने और सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि दिखाई देने वाली जानकारी आपके इच्छित कॉलम से मेल खाएगी दस्तावेज़। कृपया उनका उपयोग तब तक करें जब तक आप दिखाए गए आदेश से संतुष्ट न हों।
चरण 7. मर्ज को पूरा करें।
मेल मर्ज कार्य फलक की अंतिम स्क्रीन आपको बताएगी कि सब कुछ क्रम में है, और आपके दस्तावेज़ को प्रिंट करने के लिए तैयार है। सूचना का प्रत्येक सेट प्रति मुद्रित दस्तावेज़ में दिखाई देगा, और कार्यक्रम सूचना सेट की जितनी प्रतियां हैं, प्रिंट करेगा।
यदि आप विशिष्ट अक्षरों को स्वयं संपादित करना चाहते हैं, तो आप इस टास्कबार स्क्रीन से पहले "व्यक्तिगत अक्षरों को संपादित करें" पर क्लिक करके भी ऐसा कर सकते हैं।
विधि 3 का 3: OpenOffice.org पर मेल मर्ज
चरण 1. एक डेटाबेस बनाएँ।
चरण 2. डेटा फ़ील्ड दर्ज करें।
अब आपने अपनी जानकारी को एक ऐसे डेटाबेस से लिंक कर दिया है जिसे OpenOffice.org समझ सकता है, और मेल को मर्ज करने के लिए डेटाबेस का उपयोग करना तब तक आसान है जब तक आप जानते हैं कि कहाँ देखना है।
- सम्मिलित करें मेनू से, सबमेनू से फ़ील्ड चुनें, फिर अन्य…। वैकल्पिक रूप से, आप Ctrl+F2 दबा सकते हैं।
- दिखाई देने वाली विंडो में, डेटाबेस टैब पर क्लिक करें।
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विंडो के नीचे दाईं ओर स्थित ब्राउज बटन पर क्लिक करें और आपके द्वारा अभी बनाई गई डेटाबेस फाइल को खोजें।
एक बार चुने जाने के बाद, डेटाबेस विंडो के दाईं ओर डेटाबेस चयन शीर्षक वाली सूची में दिखाई देगा।
- विंडो के बाईं ओर प्रकार की सूची से, मेल मर्ज फ़ील्ड चुनें।
- अपने डेटाबेस के आगे "+" पर क्लिक करें, और उसके नीचे एक वर्कशीट फ़ाइल दिखाई देगी। "+" पर क्लिक करें उसके बगल में, और आप उस डेटा कॉलम का नाम देखेंगे जिसे आपने वर्कशीट बनाते समय चुना था।
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चुनें कि आप डेटा का कौन सा कॉलम सम्मिलित करना चाहते हैं, फिर डेटा के कॉलम को मुख्य दस्तावेज़ में रखने के लिए सम्मिलित करें पर क्लिक करें।
- सम्मिलित करें पर क्लिक करने से पहले कर्सर को उस स्थान पर रखना याद रखें जहाँ आप डेटा का कॉलम सम्मिलित करना चाहते हैं, अन्यथा आपको इसे सही स्थिति में ले जाना होगा।
- ऑफिस की तरह ही, टेक्स्ट फ़ील्ड को मुख्य दस्तावेज़ में अल्फ़ान्यूमेरिक वर्णों के रूप में माना जाता है। आप इसे स्पेस बार का उपयोग करके स्थानांतरित कर सकते हैं और इसे डिलीट की से हटा सकते हैं।
चरण 3. मर्ज को पूरा करें।
प्रत्येक डेटा कॉलम प्लेसमेंट की जाँच करें। एक बार हो जाने के बाद, अपना मुख्य दस्तावेज़ प्रिंट करें। मेल मर्ज दस्तावेज़ में मर्ज की गई फ़ाइल में प्रविष्टियों के प्रत्येक सेट के लिए एक प्रति प्रिंट करेगा।
टिप्स
- वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में आमतौर पर टेम्प्लेट होते हैं जिनका उपयोग आप मुख्य दस्तावेज़ बनाने के लिए कर सकते हैं।
- कॉलम को सबसे विशिष्ट कीवर्ड में तोड़ना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, आप उपनामों (श्रीमान, श्रीमती, मिस), प्रथम नाम और नामों के लिए अंतिम नाम का उपयोग कर सकते हैं। प्रत्येक कॉलम में एक प्रकार के डेटा कॉलम वाले नाम के लिए तीन अलग-अलग कॉलम का उपयोग करें।
