यह विकिहाउ गाइड आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में "मेल मर्ज" फीचर का इस्तेमाल करना सिखाएगी। मेल मर्ज सुविधा आपको किसी दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति के लिए एक अलग पता, नाम, या जानकारी को स्वचालित रूप से असाइन करने के लिए संपर्क सूचना पत्रक का उपयोग करने की अनुमति देती है। यह सुविधा तब उपयोगी होती है जब आपको किसी न्यूज़लेटर या हलफनामे को अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है क्योंकि आपको प्रत्येक दस्तावेज़ के शीर्ष पर प्रत्येक अलग नाम या पता मैन्युअल रूप से लिखने की आवश्यकता नहीं होती है।
कदम
3 का भाग 1: संपर्क पत्रक बनाना
चरण 1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें।
Microsoft Excel एप्लिकेशन आइकन एक सफेद पृष्ठभूमि पर एक सफेद "X" जैसा दिखता है। उसके बाद, "नया" पृष्ठ प्रदर्शित किया जाएगा।
यदि आपके पास पहले से ही एक्सेल में एक संपर्क पत्रक है, तो एक्सेल संपर्कों को लोड करने या आयात करने के चरण पर जाएं।
चरण 2. रिक्त कार्यपुस्तिका पर क्लिक करें।
यह "नया" पृष्ठ के ऊपरी-बाएँ कोने में है। उसके बाद, एक नया एक्सेल दस्तावेज़ खोला जाएगा।
चरण 3. संपर्क शीर्ष लेख जोड़ें।
बॉक्स से शुरू ए 1 दाईं ओर, एक शीर्षलेख या शीर्षक इस प्रकार दर्ज करें:
- "प्रथम नाम" - इस क्षेत्र में संपर्क का पहला नाम दर्ज करने की आवश्यकता है (बॉक्स " ए 1 ”).
- "अंतिम नाम" - इस क्षेत्र में संपर्क का अंतिम नाम दर्ज करने की आवश्यकता है (बॉक्स " बी 1 ”).
- "टेल" - इस क्षेत्र में संपर्क फोन नंबर जोड़ा जाएगा (बॉक्स " सी 1 ”).
- "स्ट्रीटएड्रेस" - इस क्षेत्र में संपर्क पता दर्ज करने की आवश्यकता है (बॉक्स " डी1 ”).
- "शहर" - संपर्क के गृहनगर/निवास को इस संपर्क में जोड़ने की आवश्यकता है (बॉक्स " ई 1 ”).
- "राज्य" - इस कॉलम में संपर्क के मूल का प्रांत जोड़ा जाएगा (बॉक्स " एफ1 ”).
- "ज़िप" - डाक कोड जहां संपर्क रहता है, इस कॉलम में जोड़ा जाना चाहिए (स्तंभ " G1 ”).
- "ईमेल" - इस क्षेत्र में संपर्क का ईमेल पता दर्ज किया जाएगा (बॉक्स " एच 1 ”).
चरण 4. संपर्क जानकारी दर्ज करें।
बॉक्स 2 के कॉलम ए से शुरू होकर, प्रत्येक व्यक्ति के लिए संपर्क जानकारी दर्ज करें जिसे आप मेल मर्ज टूल में जोड़ना चाहते हैं।
अगले चरण पर आगे बढ़ने से पहले सुनिश्चित करें कि दर्ज की गई जानकारी सटीक है।
चरण 5. दस्तावेज़ सहेजें।
इसे बचाने के लिए:
- विंडोज़ - "क्लिक करें" फ़ाइल ", चुनें " के रूप रक्षित करें ", डबल क्लिक करें " यह पीसी ”, विंडो के बाईं ओर एक फ़ाइल संग्रहण स्थान का चयन करें, "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में एक दस्तावेज़ का नाम टाइप करें, और "क्लिक करें" सहेजें ”.
- मैक - क्लिक करें " फ़ाइल ", चुनें " के रूप रक्षित करें… "इस रूप में सहेजें" फ़ील्ड में दस्तावेज़ का नाम दर्ज करें, "कहां" बॉक्स पर क्लिक करके और एक फ़ोल्डर का चयन करके एक संग्रहण स्थान चुनें, फिर "क्लिक करें" सहेजें ”.
- चयनित फ़ाइल को सहेजने के लिए स्थान याद रखें। फिर आपको उस स्थान पर एक्सेल संपर्क पत्रक का पता लगाना होगा।
चरण 6. एक्सेल विंडो बंद करें।
बटन को क्लिक करे एक्स एक्सेल विंडो (विंडोज) के ऊपरी-दाएं कोने में या विंडो (मैक) के ऊपरी-बाएँ कोने में लाल घेरे में। अब आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज फीचर बना या इस्तेमाल कर सकते हैं।
3 का भाग 2: Word में संपर्क आयात करना
चरण 1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें।
Microsoft Word एप्लिकेशन आइकन गहरे नीले रंग की पृष्ठभूमि पर एक सफेद "W" जैसा दिखता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की तरह, प्रोग्राम के खुलने के बाद "नया" पेज प्रदर्शित होगा।
यदि आपके पास पहले से ही एक Microsoft Word दस्तावेज़ है जिसमें आप Excel से संपर्क जोड़ना चाहते हैं, तो आपको दस्तावेज़ को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करना होगा। यदि आपके पास पहले से ही एक कस्टम दस्तावेज़ है, तो अगले चरण को छोड़ दें।
चरण 2. रिक्त दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
यह पृष्ठ के ऊपरी-बाएँ कोने में एक सफेद बॉक्स है। उसके बाद, एक रिक्त Microsoft Word दस्तावेज़ प्रदर्शित किया जाएगा।
चरण 3. मेलिंग टैब पर क्लिक करें।
यह टैब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड विंडो में सबसे ऊपर है। उसके बाद, टैब की पंक्ति के ठीक नीचे टूलबार दिखाई देगा।
चरण 4. प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें।
यह टूलबार के "स्टार्ट मेल मर्ज" सेक्शन में है। डाक से " उसके बाद, एक ड्रॉप-डाउन मेनू प्रदर्शित किया जाएगा।
चरण 5. एक मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक करें…।
यह विकल्प ड्रॉप-डाउन मेनू में है। इसके बाद एक नई विंडो खुलेगी।
- यदि आप आउटलुक से संपर्कों का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप "विकल्प" का चयन कर सकते हैं। आउटलुक संपर्कों में से चुनें "ड्रॉप-डाउन मेनू से।
- आप वर्ड में संपर्क जानकारी की एक अस्थायी सूची "चुनकर" भी टाइप कर सकते हैं। एक नई सूची टाइप करें " यह सुविधा तब उपयोगी होती है जब आपको केवल कुछ संपर्क जानकारी बनाने की आवश्यकता होती है।
चरण 6. Microsoft Excel संपर्क पत्रक का चयन करें।
विंडो के बाईं ओर, एक्सेल कॉन्टैक्ट शीट वाले फोल्डर पर क्लिक करें। इसके बाद एक्सेल शीट को सेलेक्ट करने के लिए उस पर क्लिक करें।
चरण 7. ओपन पर क्लिक करें।
यह विंडो के निचले दाएं कोने में है।
चरण 8. अपने चयन की पुष्टि करें।
पॉप-अप विंडो में एक्सेल शीट के नाम पर क्लिक करें, फिर “ ठीक है जो खिड़की के नीचे है। आपकी एक्सेल शीट को संपर्क स्रोत स्थान के रूप में चुना जाएगा।
सुनिश्चित करें कि विंडो के नीचे "डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं" चेकबॉक्स चेक किया गया है।
3 का भाग 3: मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करना
चरण 1. उस स्थान या बिंदु पर जाएँ जहाँ आप संपर्क जानकारी सम्मिलित करना चाहते हैं।
वह स्थान ढूंढें जहां आप संपर्क जानकारी जोड़ना चाहते हैं (उदाहरण के लिए दस्तावेज़ का प्रमुख) और कर्सर रखने के लिए उस पर क्लिक करें।
चरण 2. सम्मिलित करें मर्ज फ़ील्ड पर क्लिक करें।
यह विकल्प “टैब” के “लिखें और सम्मिलित करें” अनुभाग में है। डाक से उसके बाद, एक ड्रॉप-डाउन मेनू प्रदर्शित किया जाएगा।
आपको टैब पर क्लिक करने की आवश्यकता हो सकती है “ डाक से "इस कदम का पालन करने से पहले एक बार और।
चरण 3. सूचना के प्रकार का चयन करें।
ड्रॉप-डाउन मेनू पर, एक्सेल दस्तावेज़ में से किसी एक शीर्षक या जानकारी के शीर्षकों को Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के लिए उसके नाम पर क्लिक करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी संपर्क का प्रथम नाम टैग जोड़ना चाहते हैं, तो “क्लिक करें” पहला नाम "ड्रॉप-डाउन मेनू में।
चरण 4. यदि आवश्यक हो तो अन्य जानकारी जोड़ें।
इस जानकारी में पता, अंतिम नाम, संपर्क फोन नंबर आदि शामिल हैं।
चरण 5. समाप्त करें और मर्ज करें पर क्लिक करें।
यह टैब टूलबार के सबसे दाईं ओर है। डाक से उसके बाद, एक ड्रॉप-डाउन मेनू प्रदर्शित किया जाएगा।
चरण 6. विलय के विकल्पों का निर्धारण करें।
निम्न विकल्पों में से किसी एक पर क्लिक करें:
- “ व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें ”- यह विकल्प प्रत्येक प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ को खोलेगा ताकि आप दस्तावेज़ को फिर से समायोजित कर सकें।
- “ दस्तावेज़ प्रिंट करें… ”- यह विकल्प आपको संपर्क पत्रक पर सूचीबद्ध प्रत्येक व्यक्ति के लिए दस्तावेज़ की एक प्रति मुद्रित करने की अनुमति देता है।
- “ ईमेल संदेश भेजें… ”- यह विकल्प आपको दस्तावेज़ को ई-मेल के रूप में भेजने की अनुमति देता है। संपर्क का ईमेल पता गंतव्य ईमेल पते के रूप में चुना जाएगा।
चरण 7. स्क्रीन पर दिखाए गए निर्देशों का पालन करें।
आपके पास चुने गए विकल्पों के आधार पर समीक्षा के लिए अतिरिक्त फ़ॉर्म हो सकते हैं (उदा. यदि आप “ ईमेल ”, आपको एक शीर्षक दर्ज करना होगा और “क्लिक करना होगा” ठीक है )। उसके बाद, मेल मर्जिंग प्रक्रिया पूरी हो जाती है।
