अधिकांश माता-पिता को अपने बच्चे के शिक्षक से स्कूल वर्ष में कम से कम एक बार कई कारणों से संपर्क करने की आवश्यकता होती है, जैसे बीमारी के कारण छुट्टी माँगना, या यहाँ तक कि बच्चे की समस्याओं पर चर्चा करना। अधिकांश शिक्षक ईमेल का उपयोग करते हैं, जिससे पत्राचार प्रक्रिया आसान और तेज हो जाती है, लेकिन आप पत्र या नोट्स भी लिख सकते हैं। सही पत्र या ईमेल से, आप अपने बच्चे के शिक्षक के साथ खुला और मजबूत संचार स्थापित कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: ईमेल भेजना
चरण 1. जानें कि ईमेल कब भेजना है।
परिचय से लेकर अधिक गंभीर मामलों पर चर्चा करने तक, आपके बच्चे के शिक्षक से संपर्क करने के कई कारण हो सकते हैं। अपने बच्चे के शिक्षक से संपर्क करने के कुछ सामान्य कारण निम्नलिखित हैं:
- अपना परिचय दें जब आप चलते हैं, या जब आपका बच्चा एक नए स्कूल में पढ़ना शुरू करता है।
- समस्या पर चर्चा करें।
- बच्चे के काम या प्रगति के बारे में पूछें।
- मिलने के लिए कहें।
- किसी विशेष समस्या के बारे में शिक्षक को सूचित करें, जैसे कि बच्चे की विशेष आवश्यकताएँ या पारिवारिक समस्याएँ।
- जब बच्चा बीमारी या अन्य जरूरतों के कारण अनुपस्थित हो तो अनुमति मांगें।
चरण 2. शिक्षक को एक पूर्ण और पेशेवर ईमेल लिखने के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करें।
पूरी जानकारी संचार को और अधिक कुशल बनाएगी, और यह दर्शाएगी कि आप शिक्षक का सम्मान करते हैं और चर्चा किए गए मुद्दों को गंभीरता से लेते हैं।
- अपने बच्चे से शिक्षक का नाम पूछें, या स्कूल की वेबसाइट पर शिक्षक का नाम देखें।
- यदि आपके बच्चे को विशेष आवश्यकता है तो आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां तैयार करें, जैसे डॉक्टर का निदान और बच्चे की नियुक्ति संबंधी दस्तावेज।
चरण 3. आपके द्वारा एकत्रित की गई जानकारी का उपयोग करके ईमेल का पहला ड्राफ़्ट बनाएं।
ड्राफ्ट आपको अपनी समस्या का पूरी तरह से वर्णन करने की अनुमति देते हैं। जब आपका काम हो जाए, तो अपना ड्राफ़्ट दोबारा पढ़ें, फिर ज़रूरत पड़ने पर उसे संपादित करें।
- अपना ईमेल पता "प्रति" फ़ील्ड में लिखने से बचें, ताकि आप गलती से एक ड्राफ़्ट ईमेल न भेजें।
- अपने मसौदे को यथासंभव संक्षिप्त और संक्षिप्त रखें।
- व्यक्तिगत, विनम्र और पेशेवर लहजे में ईमेल लिखें।
- अपना परिचय दें। अपने बच्चे का नाम बताएं, और बताएं कि आपने ईमेल क्यों लिखा है। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्रीमती जैस्मीन, मेरा नाम रोस है, और मैं उपिन और आईपिन का अभिभावक हूं। मैं यह पत्र इसलिए लिख रहा हूं क्योंकि मुझे पता है कि उपिन को गणित का पालन करने में कठिन समय हो रहा है।"
- जिस समस्या को आप हल करना चाहते हैं, उसे बताते हुए ईमेल के मूल को 1-3 पैराग्राफ लंबा बनाएं। आप अपने बच्चे को रचनात्मक रूप से समर्थन देने के तरीकों के बारे में भी पूछना चाह सकते हैं।
- धन्यवाद कहकर ईमेल बंद करें, और आगे के परामर्श के लिए अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। उदाहरण के लिए, "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद। शिक्षक मुझसे ईमेल या +628123456789 के माध्यम से संपर्क कर सकते हैं। मुझे आशा है कि आपकी मदद से उपिन की समस्या का जल्द ही समाधान किया जा सकता है।"
चरण 4. ईमेल को सकारात्मक नोट पर बनाएं।
ड्राफ्ट लिखते समय, अपने ईमेल के लहजे को यथासंभव सकारात्मक रखें। अपने बच्चे की समस्याओं से निपटने के दौरान आप जल्दी से चिढ़ सकते हैं, लेकिन ईमेल में सकारात्मक और सक्रिय स्वर बनाए रखने से आपके बच्चे के शिक्षक के साथ एक खुला और उत्पादक संवाद खुल सकता है।
- अपने बच्चे के शिक्षक पर अभद्र भाषा का प्रयोग करने से बचें।
- "इसे प्राप्त करें," "सहयोग करें," और "बात करें" जैसे शब्दों का प्रयोग करें।
- "सकारात्मक" और "सक्रिय" जैसे विशेषणों का प्रयोग करें।
- शब्दों को वाक्यांशों में जोड़ें जैसे "उपिन के अनुसार, उसे गणित सीखने में कठिनाई होती है। हम जानना चाहते हैं कि इसे कैसे बदला जाए, और हम शिक्षक को उपिन की क्षमताओं को बेहतर बनाने में कैसे मदद कर सकते हैं।"
चरण 5. ईमेल लिखते समय ईमानदार रहें।
बच्चे ईमानदार प्राणी हैं, और आपके पत्र में झूठ आपके अपने बच्चे की जुबान से निकल सकता है। ईमेल को यथासंभव ईमानदारी से लिखें, लेकिन ईमेल में एक पेशेवर स्वर रखें।
सीधे मामले की तह में जाएं। उदाहरण के लिए, "मुझे एक संग्रहालय में काम करना है, और मैं अपने बेटे को पढ़ने के लिए ले जाना चाहता हूँ। क्या शुक्रवार को स्कूल वापस जाने से पहले उसे कोई होमवर्क पूरा करना है?"
चरण 6. अपना ईमेल दोबारा पढ़ें और संपादित करें।
ईमेल का रफ ड्राफ्ट लिखने के बाद, ईमेल की सामग्री और टोन के बारे में सोचें, फिर जरूरत पड़ने पर ईमेल को संपादित करें। ईमेल को संपादित करने से आप ईमेल के मुख्य भाग को जोड़ या हटा सकते हैं, साथ ही वर्तनी, विराम चिह्न और व्याकरण की गलतियों का पता लगा सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि संशोधित ईमेल में एक ईमानदार और सक्रिय अभिवादन, पत्र का मुख्य भाग और समापन है।
- उन त्रुटियों या वाक्यांशों का पता लगाने में सहायता के लिए पत्र को जोर से पढ़ें, जो दोषारोपण कर सकते हैं।
- अपने पत्र को पढ़ने के लिए किसी साथी, मित्र या शिक्षा विशेषज्ञ की मदद लेने पर विचार करें। आप जिस व्यक्ति से मदद मांग रहे हैं, वह आपके पत्र को मजबूत या अधिक पेशेवर बनाने का सुझाव देने में सक्षम हो सकता है।
चरण 7. मसौदे को संपादित करने के बाद, अपने बच्चे के शिक्षक को पत्र के प्रति अधिक ग्रहणशील बनाने के लिए एक दोस्ताना और पेशेवर समापन संदेश और अभिवादन लिखें।
समापन संदेश और मैत्रीपूर्ण अभिवादन भी एक रचनात्मक प्रतिक्रिया का मार्ग प्रशस्त करते हैं।
- अपने बच्चे के शिक्षक के उपनाम के साथ बधाई लिखें। उदाहरण के लिए, "जैस्मीन मैम", उसके बाद अल्पविराम।
- शिक्षक के पहले नाम का उपयोग करने से बचें, जब तक कि शिक्षक पहले ही मिल न जाए और उसे उसके पहले नाम से बुलाने की पेशकश न करे।
- "अभिवादन" के साथ समाप्त करें, उसके बाद अल्पविराम। आप अपने बच्चे के शिक्षक से उत्तर की अपेक्षा करने के लिए "हमें आशा है कि इस पत्र पर आपका ध्यान आकर्षित होगा महोदया, धन्यवाद" भी लिख सकते हैं।
- अपना नाम और संपर्क जानकारी बताएं।
चरण 8. अपने बच्चे के शिक्षक के संदर्भ के लिए, अपने ईमेल के आधार पर उपयुक्त दस्तावेज संलग्न करें।
संदर्भ आपके बच्चे के शिक्षक को आपकी समस्या को समझने में मदद करेंगे।
एक आसान-से-खुले प्रारूप में एक संदर्भ फ़ाइल तैयार करें।
चरण 9. ईमेल भेजने के लिए शिक्षक का ईमेल पता लिखें।
ईमेल पता सही है यह सुनिश्चित करने के लिए अपने बच्चे की स्कूल वेबसाइट देखें।
- अन्य इच्छुक पार्टियों को ई-मेल करें, जैसे कि जीवनसाथी या अन्य अधिकृत शिक्षक।
- ईमेल की सुपुर्दगी सुनिश्चित करने के लिए स्वयं को BCC में शामिल करने पर विचार करें।
चरण 10. भेजने से पहले मसौदे को एक बार और पढ़कर ईमेल के अंतिम मसौदे को संपादित करें।
संपादन कुछ जानकारी, या ईमेल में त्रुटियों को भूलने से बच जाएगा।
चरण 11. अपने बच्चे के शिक्षक को जवाब देने के लिए समय दें।
शिक्षक व्यस्त प्राणी होते हैं, इसलिए हो सकता है कि वे हमेशा तुरंत आपके ईमेल का उत्तर देने या उन पर ध्यान देने में सक्षम न हों। शिक्षक को वापस बुलाने से पहले कुछ समय प्रतीक्षा करें।
- यदि आपको त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो तो तिथि लिख लें।
- यदि एक सप्ताह के बाद भी आपके ईमेल का उत्तर नहीं दिया गया है तो पत्र या ईमेल फिर से भेजें।
विधि २ का २: लिखित पत्र भेजना
चरण 1. जानें कि लिखित पत्र कब भेजना है।
लिखित पत्र ईमेल की तुलना में अधिक व्यक्तिगत होते हैं, और कुछ मामलों में आवश्यक होते हैं। आप एक लिखित पत्र भेजना चाह सकते हैं जब:
- धन्यवाद कहने के लिए।
- संक्षेप में अपना परिचय दें।
- जब आपका बच्चा बीमार हो या स्कूल जाने में असमर्थ हो तो अनुमति मांगें।
चरण 2. अपने बच्चे के शिक्षक को पढ़ने के लिए पत्र को यथासंभव साफ-सुथरा लिखें।
सुनिश्चित करें कि आपकी लिखावट पढ़ने में आसान है।
- अगर आपकी लिखावट खराब है, तो धीरे-धीरे लिखें, ताकि आपका लेखन स्पष्ट हो।
- आसानी से फीकी पड़ने वाली पेंसिल या पेन से लिखने से बचें। अधिमानतः, बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करें।
- कंप्यूटर पर प्रारूपण करने पर विचार करें, फिर अपना पत्र हाथ से लिखें। ड्राफ्ट आपको यह सोचने की अनुमति देते हैं कि आप क्या अधिक स्पष्ट रूप से लिखना चाहते हैं।
- यदि वांछित है, तो कंप्यूटर पर पत्र लिखें, उसे प्रिंट करें और फिर पत्र पर हस्ताक्षर करें।
चरण 3. अपना पत्र लिखें।
यदि आप मैन्युअल रूप से पत्र लिखना चुनते हैं, तो पिछले चरण में ईमेल लिखने की प्रक्रिया का पालन करें। हालाँकि, यदि आप जिस चीज़ के बारे में बात करना चाहते हैं, वह बहुत गंभीर नहीं है, जैसे धन्यवाद नोट, तो आपको कई बार ड्राफ्ट लिखने की आवश्यकता नहीं है।
- अगर आपके पास अच्छी स्टेशनरी है तो उसका इस्तेमाल करें। लेकिन यदि नहीं, तो ऐसे कागज का प्रयोग करें जो साफ हो और झुर्रियों वाला न हो।
- पत्र पर तारीख लिखें।
- तिथि के नीचे एक ग्रीटिंग लिखें, उदाहरण के लिए "मिस जैस्मीन," उसके बाद अल्पविराम।
- पिछले चरण में ईमेल तत्वों के समान तत्वों का उपयोग करें, और सुनिश्चित करें कि आपका पत्र छोटा और संक्षिप्त है। उदाहरण के लिए, "मिस जैस्मीन, मैं रोस हूं, उपिन और आईपिन की माता-पिता। गणित को समझने में उपिन की मदद करने के लिए धन्यवाद। स्कूल के बाद, वह अक्सर श्रीमती जैस्मीन से उन सवालों के बारे में पूछती हैं जिन्हें वह नहीं समझती हैं। अगर कुछ है तो मैं मदद कर सकता हूं। उपिन बेहतर समझते हैं। कृपया मुझे बताएं। धन्यवाद। रोस।"
- अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें, फिर यदि आवश्यक हो तो अपना नाम लिखें।
चरण 4। त्रुटियों, गुम जानकारी, या फीकी स्याही और अस्पष्ट भागों को रोकने के लिए इसे भेजने से पहले अपने पत्र की जांच करें।
यदि आपको कोई घातक त्रुटि मिलती है तो पत्र को फिर से लिखें।
चरण 5. पत्र भेजें।
आप पत्र की औपचारिकता या तात्कालिकता के आधार पर कई तरह से पत्र भेज सकते हैं, उदाहरण के लिए:
- डाक द्वारा। सुनिश्चित करें कि आपने पत्र पर शिक्षक के नाम का उल्लेख किया है, और अपने पत्र में स्कूल का पता शामिल करें।
- मेरे द्वारा भेजा गया। स्कूल को अपना पत्र भेजें। स्कूल के कर्मचारी इसे आपके बच्चे के शिक्षक तक पहुंचाएंगे।
- अपने बच्चे के माध्यम से। आप अपने बच्चे को एक पत्र भी छोड़ सकते हैं, लेकिन वह उसे देना भूल सकता है। आप चाहें तो लेटर को अपने बच्चे की स्कूल यूनिफॉर्म में टक कर सकते हैं।
