क्या आपको एक अच्छा, निर्दोष पेशेवर पत्र लिखने की ज़रूरत है? अधिकांश व्यावसायिक पत्र एक निश्चित, सीखने में आसान प्रारूप का पालन करते हैं जिसे आप किसी भी प्रकार की सामग्री पर लागू कर सकते हैं। व्यावसायिक पत्रों में हमेशा दिनांक, प्रेषक और प्राप्तकर्ता की जानकारी और शरीर के कुछ पैराग्राफ होने चाहिए। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें और अपनी कंपनी के मानकों के अनुसार संशोधन करें।
कदम
भाग 1 का 4: एक पत्र शुरू करना
चरण 1. प्रारूप को जानें।
आपके पत्र की सामग्री जो भी हो, कुछ मानक व्यावसायिक पत्र प्रस्तुतियों का पालन करना है। व्यावसायिक पत्रों को एक सामान्य फ़ॉन्ट, जैसे एरियल या टाइम्स न्यू रोमन में टाइप और ड्राफ्ट किया जाना चाहिए। ब्लॉक पैराग्राफ का प्रयोग करें। यानी आप दो बार एंटर दबाकर एक नया पैराग्राफ शुरू करते हैं। ब्लॉक पैराग्राफ में, पहली लाइन इंडेंट न करें।
- हर तरफ 2.54 सेंटीमीटर के मार्जिन का इस्तेमाल करें।
- ईमेल द्वारा भेजे गए व्यावसायिक पत्र भी एक सामान्य फ़ॉन्ट में टाइप किए जाने चाहिए। व्यावसायिक ईमेल में श्वेत और श्याम के अलावा अन्य लिपियों या रंगों का उपयोग न करें।
चरण 2. सही पेपर प्रकार चुनें।
पत्र A4 पेपर पर 21 x 29.7 सेमी या A4 माप 21.5 x 29.7 सेमी पर मुद्रित किए जाने चाहिए। F4 पेपर या 21 x 33 सेमी फोलियो पर कई लंबे अक्षरों या अनुबंधों को मुद्रित किया जा सकता है।
यदि पत्र डाक द्वारा भेजा जाएगा, तो इसे कंपनी के लेटरहेड पर प्रिंट करने पर विचार करें। लेटरहेड का उपयोग एक पेशेवर प्रभाव को सुदृढ़ करेगा और कंपनी का लोगो और संपर्क जानकारी प्रदान करेगा।
चरण 3. अपनी कंपनी के बारे में जानकारी शामिल करें।
कंपनी का नाम और पता टाइप करें, और पते के प्रत्येक भाग को चिह्नित करने के लिए एक नई लाइन का उपयोग करें। यदि आप स्व-नियोजित या स्वतंत्र ठेकेदार हैं, तो अपना नाम कंपनी के नाम के स्थान पर या अपनी कंपनी के नाम के ऊपर रखें
- यदि आपकी कंपनी के पास पहले से ही लेटरहेड है, तो आप कंपनी का नाम और पता टाइप करने के बजाय इसका उपयोग कर सकते हैं।
- यदि पता टाइप करने की आवश्यकता है, तो इसे आपकी वरीयता और कंपनी के आधार पर, पृष्ठ के शीर्ष के दाएं या बाएं से गठबंधन किया जाना चाहिए।
- यदि पत्र विदेश में भेजा जाता है, तो अपने देश का नाम बड़े अक्षरों में लिखें।
चरण 4. तिथि दर्ज करें।
पूरी तारीख लिखना सबसे पेशेवर विकल्प है। उदाहरण के लिए, "1 अप्रैल, 2012" लिखें। दिनांक को संरेखित छोड़ दिया जाना चाहिए, प्राप्तकर्ता जानकारी के ऊपर कुछ पंक्तियाँ।
यदि आप कई दिनों से पत्र लिख रहे हैं, तो उस तिथि का उपयोग करें जब आपने इसे पूरा किया था।
चरण 5. प्राप्तकर्ता जानकारी जोड़ें।
प्राप्तकर्ता की जानकारी निम्नलिखित क्रम में लिखें: पूरा नाम, शीर्षक (यदि कोई हो), कंपनी का नाम और पता। जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए एक नई लाइन का प्रयोग करें। यदि आवश्यक हो, तो एक संदर्भ संख्या शामिल करें। प्राप्तकर्ता जानकारी को तारीख के नीचे कुछ पंक्तियों में संरेखित छोड़ दिया जाना चाहिए।
हम अनुशंसा करते हैं कि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें। इस तरह, संबंधित व्यक्ति आपके पत्र का जवाब देने में सक्षम होगा। यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे आप संबोधित कर रहे हैं, तो थोड़ा शोध करें। उनके नाम और शीर्षक के लिए प्राप्तकर्ता कंपनी के फोन नंबर पर कॉल करें।
चरण 6. एक ग्रीटिंग चुनें।
अभिवादन सम्मान का एक महत्वपूर्ण संकेतक है, और आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला अभिवादन इस बात पर निर्भर करेगा कि इसे कौन प्राप्त कर रहा है, क्या आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हैं, और यह भी कि उनके साथ आपका संबंध कितना औपचारिक है। निम्नलिखित विकल्पों पर विचार करें:
- "जिससे यह संबंधित हो सकता है" का प्रयोग करें, केवल अगर आप नहीं जानते कि आप किसको संबोधित कर रहे हैं।
- यदि आप प्राप्तकर्ता को नहीं जानते हैं, तो "प्रिय महोदय/मैडम" एक सुरक्षित विकल्प है।
- आप प्राप्तकर्ता के पूरे नाम और शीर्षक का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "प्रिय डॉ. डेवी साड़ी"।
- यदि आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हैं और प्राप्तकर्ता के साथ आपका अनौपचारिक संबंध है, तो आप पहले नाम का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "प्रिय सुसान।"
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि प्राप्तकर्ता का लिंग क्या है, तो बस पूरा नाम लिखें, उदाहरण के लिए, "प्रिय क्रिस दमनिक"
- अभिवादन या अर्धविराम के बाद अल्पविराम लगाना न भूलें यदि आप "यह किससे संबंधित हो सकता है" का उपयोग करते हैं।
भाग २ का ४: पत्र के मुख्य भाग की रचना
चरण 1. सही लेखन शैली का प्रयोग करें।
कहावत के अनुसार समय ही पैसा है और ज्यादातर कारोबारी लोग समय बर्बाद करना पसंद नहीं करते। इसलिए आपकी पत्र लेखन शैली संक्षिप्त और पेशेवर होनी चाहिए। अपने पत्र को व्यवस्थित करें ताकि इसे जल्दी, सीधे बिंदु तक पढ़ा जा सके और पहले पैराग्राफ में केवल संक्षिप्त व्यक्तिगत टिप्पणियां शामिल हों। उदाहरण के लिए, आप "के संबंध में…" से शुरू कर सकते हैं और वहां से जारी रख सकते हैं।
- सुंदर परिवर्तन, कठिन शब्द, या लंबे, कपटपूर्ण वाक्यों के बारे में बहुत अधिक न सोचें। आपके पत्र का उद्देश्य यह बताना है कि क्या कहा जाना चाहिए जितनी जल्दी और स्पष्ट रूप से संभव हो सके।
- प्रेरक स्वर का प्रयोग करें। सबसे अधिक संभावना है कि आपके पत्र का उद्देश्य पाठक को कुछ करने के लिए राजी करना है, जैसे कि उनका विचार बदलना, समस्या का समाधान करना, पैसे भेजना या कार्रवाई करना। इसलिए, अपने अनुरोध और कारणों को सही लहजे में बताएं।
चरण 2. व्यक्तिगत सर्वनाम का प्रयोग करें।
व्यावसायिक पत्रों में सर्वनाम "I", "हम", और "आप" का उपयोग पूरी तरह से स्वीकार्य है। अपने आप को "मैं" और पाठक को "आप" के रूप में व्यक्त करें।
अगर आप किसी संस्था की ओर से पत्र लिख रहे हैं तो सावधान रहें। यदि आप कंपनी के विचारों को व्यक्त करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आपको "हम" का उपयोग करना चाहिए ताकि पाठकों को पता चले कि कंपनी आपके बयान के पीछे है। यदि आप व्यक्तिगत राय व्यक्त कर रहे हैं, तो "I" का प्रयोग करें।
चरण 3. स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें।
सुनिश्चित करें कि पाठक वास्तव में समझता है कि आप क्या लिख रहे हैं। पाठक केवल तभी शीघ्रता से प्रतिक्रिया देंगे जब आपके पत्र का आशय स्पष्ट हो। विशेष रूप से, यदि कोई परिणाम या कार्रवाई है जिसे आप पाठक को पत्र प्राप्त करने के लिए करना चाहते हैं, तो इसे स्पष्ट करें। कम से कम शब्दों में अपनी स्थिति का वर्णन करें।
चरण 4. सक्रिय वाक्यों का प्रयोग करें।
किसी स्थिति का वर्णन करते समय या अनुरोध करते समय, सुनिश्चित करें कि आप सक्रिय आवाज चुनते हैं, निष्क्रिय आवाज नहीं। निष्क्रिय आवाज आपके लेखन को अस्पष्ट या सामान्य बना देगी। इसके अलावा, सक्रिय वाक्य अधिक कुशल और सीधे समस्या के केंद्र में हैं। उदाहरण के लिए:
- निष्क्रिय: धूप का चश्मा टिकाऊपन को ध्यान में रखकर डिज़ाइन या निर्मित नहीं किया गया है।
- सक्रिय: आपकी कंपनी धूप के चश्मे का डिज़ाइन और निर्माण करती है, चाहे उनका टिकाऊपन कुछ भी हो,
चरण 5. यदि उचित लगे तो संवादी भाषा का प्रयोग करें।
पत्र मनुष्यों द्वारा और उनके लिए लिखे गए हैं। जब भी संभव हो पत्रों की नकल करने से बचें। आप मानक अक्षरों की नकल करके संबंध नहीं बना सकते। हालांकि, गैर-मानक भाषा या कठबोली का प्रयोग न करें, जैसे "आप जानते हैं," "मेरा मतलब है," या "चाहते हैं।" एक व्यावसायिक पत्र लिखने की शैली लागू करें, लेकिन ऐसे शब्द लिखें जो मैत्रीपूर्ण और विनम्र हों।
- यदि आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हैं, तो आप एक-लाइनर ग्रीटिंग जोड़ सकते हैं।
- यह निर्णय करने के लिए अपने अंतर्ज्ञान का प्रयोग करें कि पत्र कितना व्यक्तित्व लाएगा। कभी-कभी थोड़ा हास्य व्यावसायिक स्तर पर मदद कर सकता है, लेकिन इसका उपयोग करने से पहले ध्यान से सोचें।
चरण 6. विनम्र रहें।
यदि आप शिकायत या शिकायत का पत्र भेजते हैं, तब भी आप विनम्र हो सकते हैं। प्राप्तकर्ता की स्थिति पर विचार करें और स्थिति को समायोजित करने के लिए यथासंभव सहायता प्रदान करें।
एक असभ्य शिकायत का एक उदाहरण: "मुझे लगता है कि आपका धूप का चश्मा चूसता है और मैं आपका उत्पाद फिर कभी नहीं खरीदूंगा"। विनम्र शिकायत का एक उदाहरण होगा: "मैं आपके धूप के चश्मे के निर्माण से निराश हूं, भविष्य में मैं धूप का एक और ब्रांड खरीदने की योजना बना रहा हूं"।
चरण 7. अतिरिक्त पृष्ठों के लिए "दूसरा" लेटरहेड का उपयोग करें।
अधिकांश व्यावसायिक पत्र एक पृष्ठ पर फ़िट होने के लिए पर्याप्त संक्षिप्त होते हैं। हालांकि, अगर आपको एक लंबा पत्र लिखना है, जैसे अनुबंध या कानूनी निर्णय, तो अतिरिक्त पृष्ठों की आवश्यकता हो सकती है। एक "दूसरा" लेटरहेड का उपयोग करें, जिसमें आमतौर पर एक छोटा पता होता है और मुख्य लेटरहेड के समान प्रकार के पेपर से बना होता है।
पृष्ठ के शीर्ष पर दूसरे और बाद के पृष्ठों पर पृष्ठ संख्या शामिल करें। आपको प्राप्तकर्ता का नाम और तारीख भी शामिल करनी होगी।
चरण 8. अपना पत्र समाप्त करें।
अंतिम पैराग्राफ में, अपने बिंदुओं को सारांशित करें और उस कार्रवाई को रेखांकित करें जो आप करेंगे या आप प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा करते हैं। ध्यान रखें कि प्राप्तकर्ता पत्र के संबंध में प्रश्नों या चिंताओं के साथ आपसे संपर्क कर सकता है, फिर उन्हें आपके द्वारा भेजे गए पत्र पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद दें।
भाग ३ का ४: पत्र को बंद करना
चरण 1. एक समापन ग्रीटिंग चुनें।
एक समापन अभिवादन, एक प्रारंभिक अभिवादन की तरह, सम्मान और औपचारिकता का सूचक है। "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से" सबसे सुरक्षित समापन अभिवादन हैं। आप "सर्वश्रेष्ठ संबंध" या "अभिवादन" पर भी विचार कर सकते हैं। अभिवादन जो बहुत औपचारिक नहीं है लेकिन फिर भी एक पेशेवर स्वर है "सफलता की शुभकामनाएं", "नमस्ते", और "धन्यवाद"। समापन अभिवादन के बाद अल्पविराम का प्रयोग करें।
चरण 2. अपना हस्ताक्षर करें।
अपने हस्ताक्षर के लिए चार पंक्तियाँ खाली छोड़ दें। पत्र मुद्रित होने के बाद हस्ताक्षर करें, या यदि आपने इसे ईमेल के माध्यम से भेजा है, तो अपने हस्ताक्षर की छवि को स्कैन करें और इसे हस्ताक्षर अनुभाग में पेस्ट करें। हस्ताक्षर के लिए स्याही का चुनाव नीला या काला है।
यदि आप किसी की ओर से पत्र पर हस्ताक्षर कर रहे हैं, तो अपने हस्ताक्षर से पहले "पीपी:" लिखें। "पीपी" प्रति खरीद के लिए खड़ा है, जिसका अर्थ है "प्रतिनिधि" या "की ओर से"।
चरण 3. टाइप करके अपना नाम और संपर्क जानकारी दर्ज करें।
अपने हस्ताक्षर के नीचे, अपना नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पता और संपर्क के अन्य उपयुक्त साधनों सहित अपनी जानकारी शामिल करें। प्रत्येक प्रकार की जानकारी के लिए एक नई लाइन का प्रयोग करें।
चरण 4. टाइपिस्ट के आद्याक्षर जोड़ें।
यदि पत्र लिखने वाला व्यक्ति और लेखक भिन्न व्यक्ति हैं, तो आपको हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे टाइपिस्ट के आद्याक्षर अवश्य जोड़ने चाहिए। कभी-कभी, पत्र के लेखक के आद्याक्षर भी शामिल होते हैं। इस प्रकार, पत्र पर किसने काम किया यह स्पष्ट हो जाएगा।
- यदि आप केवल टाइपिस्ट के आद्याक्षर शामिल करते हैं, तो उन्हें लोअरकेस में लिखें, उदाहरण के लिए, एमजे।
- यदि आप लेखक के आद्याक्षर भी शामिल करते हैं, तो उन्हें अपरकेस में टाइपिस्ट के आद्याक्षर के साथ लोअरकेस में लिखें, उदाहरण के लिए, RW:mj। अन्य शैलियाँ आद्याक्षर के बीच एक स्लैश जोड़ती हैं, जैसे, RW/mj।
चरण 5. अनुलग्नक जानकारी शामिल करें।
यदि आप प्राप्तकर्ता की समीक्षा के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़ संलग्न कर रहे हैं, तो संपर्क जानकारी के नीचे कुछ पंक्तियों में एक नोट करें जिसमें संलग्न दस्तावेज़ों की संख्या और प्रकार का उल्लेख हो। उदाहरण के लिए, लिखें: "परिशिष्ट (2): फिर से शुरू, ब्रोशर।" या, पारंपरिक शैली में, तारीख के नीचे, पत्र के शीर्ष पर अनुलग्नक विवरण लिखें।
आप "लैम्प" के साथ "अटैचमेंट" को संक्षिप्त भी कर सकते हैं।
चरण 6. जानकारी की एक प्रति शामिल करें।
यदि आप पत्र की एक प्रति किसी और को भेज रहे हैं, तो आपको इसे पत्र में अवश्य शामिल करना चाहिए। यह "अटैचमेंट" लाइन के तहत "सीसी:" या "कॉपी" टाइप करके कहा गया है, साथ में कॉपी के प्राप्तकर्ता के नाम और शीर्षक ("सीसी" का अर्थ शिष्टाचार प्रतिलिपि है, लेकिन अतीत में इसका मतलब कार्बन कॉपी था जब पत्र अभी भी टाइपराइटर पर टाइप किए जा रहे थे और कार्बन पेपर से कॉपी किए जा रहे थे)।
- उदाहरण के लिए, लिखें: "सीसी: मारी सेंटी, मार्केटिंग के उप निदेशक"
- यदि आप एक से अधिक नाम जोड़ते हैं, तो दूसरे नाम को पहले के नीचे संरेखित करें, लेकिन "cc:" के बिना
भाग 4 का 4: पत्र पूरा करना
चरण 1. संपादन करें।
प्रस्तुति व्यावसायिकता का एक प्रमुख तत्व है। सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता आपके पत्र को संपादित करके और त्रुटियों की जांच करके आपको आसानी से एक सक्षम और जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में देख सकता है। अपने वर्ड प्रोसेसर में वर्तनी परीक्षक का प्रयोग करें, लेकिन सबमिट करने से पहले इसे ध्यान से पढ़ना न भूलें।
- अपने आप से पूछें, क्या पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त है? क्या 3-4 वाक्यों से अधिक लंबे पैराग्राफ हैं? यदि ऐसा है, तो निर्धारित करें कि क्या आप अनावश्यक बयानों को हटा सकते हैं।
- यदि पत्र बहुत महत्वपूर्ण है, तो आपको इसे पढ़ने के लिए किसी मित्र या सहकर्मी की आवश्यकता हो सकती है। कभी-कभी अन्य लोग भाषा की त्रुटियों या अजीबता को पहचानने में मदद कर सकते हैं जिनके बारे में आपको जानकारी नहीं है।
चरण 2. स्टेपलर के साथ पृष्ठों को एक साथ न रखें।
यदि आपके पत्र में कई पृष्ठ हैं, तो स्टेपलर का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि पृष्ठ क्रम में हैं, तो उन्हें ऊपरी बाएँ कोने में एक पेपर क्लिप के साथ एक साथ क्लिप करें।
चरण 3. जमा करें।
यदि आप मेल में पत्र भेज रहे हैं, तो एक व्यावसायिक लिफाफे का उपयोग करें। यदि उपलब्ध हो, तो अपनी कंपनी के लोगो के साथ एक लिफाफे का उपयोग करें। वापसी का पता और प्राप्तकर्ता का पता बड़े करीने से लिखें। पत्र को तिहाई में मोड़ो ताकि प्राप्तकर्ता नीचे को खोलने से पहले शीर्ष को पहले प्रकट करे। सुनिश्चित करें कि आप पर्याप्त टिकटें चिपकाते हैं, फिर इसे भेजें।
- यदि आपको लगता है कि आपकी लिखावट बहुत अच्छी नहीं है और आपके पेशेवर व्यक्तित्व से मेल नहीं खाती है, तो अपने वर्ड प्रोसेसर में पता टाइप करें और इसे लिफाफे पर प्रिंट करें।
- यदि पत्र अत्यावश्यक है और/या जल्दी में है, तो इसे कुरियर के माध्यम से भेजने पर विचार करें।
- यदि आप इसे ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं, तो पहले इसे HTML में रूपांतरित करें या इसे PDF के रूप में सहेजें ताकि प्रारूप में परिवर्तन न हो। हालाँकि, यह अच्छा होगा यदि पत्र भौतिक रूप से भेजा गया हो।
टिप्स
- पत्रों पर हस्ताक्षर करने के लिए एक गुणवत्ता कलम का प्रयोग करें।
- पत्रों का उत्तर शीघ्रता से दें। यदि आप एक सप्ताह के भीतर उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो इसे प्राप्तकर्ता को दें और उसे बताएं कि वह आपके उत्तर की प्रतीक्षा कब कर सकता है।
- सकारात्मक पक्ष पर जोर दें। आप जो कर सकते हैं उसके बारे में बात करें, न कि आप जो नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि कोई उत्पाद स्टॉक में नहीं है, तो ग्राहक को यह न बताएं कि आप उनका ऑर्डर पूरा नहीं कर सकते। इसके बजाय, कहें कि उत्पाद बहुत लोकप्रिय है और बिक चुका है। फिर उन्हें बताएं कि आप उनका आदेश कब पूरा कर सकते हैं।
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यदि आप एक जटिल पत्र लिख रहे हैं, तो पहले रूपरेखा लिखें।
- किसी भी विषय को लिखें जिसे आप कवर करना चाहते हैं, आदेश के बारे में सोचने की कोई आवश्यकता नहीं है।
- प्रत्येक विषय के लिए कीवर्ड, उदाहरण, तर्क और तथ्यों की एक सूची बनाएं।
- सूची में प्रत्येक विषय की प्रासंगिकता को पत्र के उद्देश्य और प्राप्तकर्ता के लिए नोट करें।
- उन भागों को त्यागें जिनकी आवश्यकता नहीं है।
- जानकारी को उस क्रम में क्रमबद्ध करें जो पाठक के लिए सर्वोत्तम हो।
चेतावनी
- चापलूसी वाली भाषा का प्रयोग न करें। ईमानदारी से प्रशंसा स्वीकार्य है, लेकिन बहुत अधिक प्रशंसा का मतलब है कि काम पर, आप प्रशंसा पर निर्भर हैं, योग्यता पर नहीं।
- कुंद या धक्का-मुक्की वाली भाषा का प्रयोग न करें। याद रखें, आप इस पत्र के माध्यम से व्यापार संबंध सुधारने या शुरू करने का प्रयास कर रहे हैं।
