एक अच्छा पत्र कैसे लिखना है, यह समझना बुनियादी कौशल में से एक है जिसे विभिन्न क्षेत्रों में, व्यवसाय, शिक्षा और व्यक्तिगत संबंधों के क्षेत्र में लागू किया जा सकता है। जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, पत्र संचार का एक सामान्य तरीका है जिसका उपयोग सूचना, सद्भावना, या केवल पत्र के प्राप्तकर्ता के लिए प्रेषक के स्नेह को व्यक्त करने के लिए किया जाता है। एक अच्छा और सही पत्र लिखने का तरीका जानने के लिए, इस लेख को पढ़ने का प्रयास करें!
कदम
विधि 1 में से 2: औपचारिक पत्र लिखना
चरण 1. औपचारिक स्वर पत्र या औपचारिक पत्र लिखने का सही समय समझें।
आम तौर पर, औपचारिक पत्र उन लोगों को संबोधित होते हैं जिनके साथ आपके केवल व्यावसायिक संबंध हैं, जैसे कि व्यावसायिक सहयोगी या कुछ सरकारी विभाग, न कि उन लोगों को जिनके साथ आपके व्यक्तिगत संबंध हैं।
- फिर, आधिकारिक पत्र को वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, जैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, ओपनऑफिस, या टेक्स्ट एडिट का उपयोग करके टाइप किया जा सकता है, और फिर भेजने से पहले मुद्रित किया जा सकता है। यदि पत्र तुरंत प्राप्त करने की आवश्यकता है या यदि प्राप्तकर्ता ईमेल प्राप्त करना पसंद करता है, तो हम ईमेल द्वारा पत्र भेजने की अनुशंसा करते हैं।
- यदि प्राप्तकर्ता आपका वर्तमान बॉस या सहकर्मी है, तो आप कम कठोर प्रारूप का उपयोग करना चाह सकते हैं। आम तौर पर, ऐसे पत्र ईमेल के माध्यम से भेजे जा सकते हैं और पत्र के शीर्ष पर एक पते के साथ होने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. पत्र के शीर्ष पर अपना पता और पत्र लिखे जाने की तिथि लिखें।
विशेष रूप से पत्र के बाएं कोने में अपना नाम और पता शामिल करें। यदि यह एक आधिकारिक व्यावसायिक पत्र है, तो कंपनी का नाम और पता शामिल करें, या बस उसी स्थान पर कंपनी का लेटरहेड चिपका दें। उसके बाद पत्र लिखने की तिथि लिखने से पहले दो पंक्तियों का गैप दें।
- पूर्ण तिथि को सही प्रारूप में शामिल करें, जैसे कि 19 सितंबर, 2021। कम औपचारिक प्रारूप जैसे 19-सितंबर-2021 या 19/9/21 से बचना सबसे अच्छा है।
- ई-मेल द्वारा भेजे गए पत्र पर तारीख शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 3. पत्र प्राप्त करने वाले का नाम और पता दर्ज करें।
यदि पत्र ईमेल द्वारा नहीं भेजा गया था, तो दो-पंक्ति का विराम छोड़ दें और रिक्त स्थान में प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी शामिल करें। विशेष रूप से, इनमें से प्रत्येक जानकारी को एक अलग लाइन पर सूचीबद्ध करें:
- पत्र के प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और शीर्षक
- संगठन और कंपनी का नाम, यदि कोई हो
- पत्र प्राप्त करने वाले का पूरा पता (आवश्यकतानुसार दो या अधिक अतिरिक्त पंक्तियाँ जोड़ें)
चरण 4. एक अभिवादन शामिल करें।
एक पंक्ति को रोकें, फिर "प्रिय" जैसे अभिवादन को शामिल करें, उसके बाद पत्र के प्राप्तकर्ता के रूप में आपका नाम। आप चाहें तो अपना पूरा नाम, अंतिम नाम, या सिर्फ पहला नाम शामिल कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो व्यक्ति का आधिकारिक पता या शीर्षक भी शामिल करें।
- यदि आप केवल कार्यालय में व्यक्ति की स्थिति जानते हैं, लेकिन उनका नाम नहीं जानते हैं, तो बेझिझक लिखें, "प्रिय, स्वास्थ्य प्रबंधक:" या इसी तरह का एक वाक्यांश। हालाँकि, आमतौर पर पद भरने वाले व्यक्ति का नाम हो सकता है ऑनलाइन खोजा गया, ताकि आप इसे आजमा सकें। पहले।
- यदि आप वास्तव में पत्र के प्राप्तकर्ता को नहीं जानते हैं, और न ही आप उसकी स्थिति को जानते हैं, तो बस "प्रिय महोदय/मैडम:" या बस "प्रिय:" लिखें। और यदि संभव हो तो इससे बचना चाहिए।..
चरण 5. अपना पत्र लिखें।
औपचारिक पत्र उद्देश्य के स्पष्ट विवरण (एसओपी) के साथ खुलने चाहिए। विशेष रूप से, संक्षिप्ताक्षरों से बचें और औपचारिक प्रश्नों का उपयोग करें, जैसे "क्या आप इसमें रुचि रखते हैं …" के बजाय "क्या आप में रुचि रखते हैं …?" फिर, यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसमें कोई वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियां नहीं हैं, किसी अन्य व्यक्ति की सहायता से या बिना पत्र के मुख्य भाग को फिर से पढ़ें।
यदि आप एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि पत्र का मुख्य भाग हमेशा छोटा और बिंदु तक हो। इस बीच, यदि पत्र किसी रिश्तेदार या करीबी दोस्त को समाचारों के आदान-प्रदान के कारणों से संबोधित किया जाता है, तो कृपया अधिक आराम से और/या बहने वाले वाक्य का उपयोग करें। हालाँकि, यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि आपका पत्र एक पृष्ठ से अधिक लंबा न हो।
चरण 6. एक समापन अभिवादन शामिल करें।
एक समापन अभिवादन आम तौर पर पत्र को सकारात्मक तरीके से समाप्त करने और पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ गहरा संबंध बनाने के लिए शामिल किया जाता है। इसलिए, अंतिम पैराग्राफ लिखने के बाद, एक समापन अभिवादन शामिल करें जो पत्र के प्रकार के अनुकूल हो। एक औपचारिक पत्र के लिए, "ईमानदारी से," "नमस्कार," या "सौभाग्य" जैसे समापन अभिवादन को शामिल करने का प्रयास करें, फिर अपना पूरा नाम इसके नीचे रखें, जैसा कि निम्नलिखित दिशानिर्देशों में उल्लिखित है:
- औपचारिक रूप से टाइप किए गए अक्षरों के लिए, अपने समापन अभिवादन और अपने पूरे नाम के बीच लगभग चार स्थान छोड़ दें। फिर, पत्र को प्रिंट करें और रिक्त स्थान पर नीली या काली स्याही से अपना हस्ताक्षर करें।
- औपचारिक ईमेल में, समापन अभिवादन के ठीक नीचे अपना पूरा नाम शामिल करें।
- आप चाहें तो अपने नाम के आगे ग्रीटिंग शामिल कर सकते हैं, खासकर औपचारिक पत्र में। उदाहरण के लिए, यदि आप विवाहित हैं, तो कृपया अंतिम अभिवादन के तहत "बु अमांडा सूर्या" नाम शामिल करें।
चरण 7. पत्र को मोड़ो (वैकल्पिक)।
यदि पत्र मेल में है, तो इसे तिहाई में मोड़ने का प्रयास करें। यह चाल है कि नीचे के आधे हिस्से को बीच में तब तक मोड़ें जब तक कि यह अक्षर क्षेत्र के 2/3 हिस्से को कवर न कर दे, फिर शीर्ष आधे को बीच में तब तक मोड़ें जब तक कि कोई और खुला पत्र क्षेत्र न हो। इस तरह, पत्र का आकार बाजार में उपलब्ध अधिकांश लिफाफों में फिट होगा।
चरण 8. लिफाफे के सामने प्राप्तकर्ता का पता लिखें (वैकल्पिक)।
लिफाफे का केंद्र ढूंढें, फिर प्राप्तकर्ता का पूरा पता वहां लिखें, जैसे:
- मिस्टर जोको सुसिलो
- जेएल एबीसी नं। 123
- जकार्ता, १२३४५
चरण 9. लिफाफे के पीछे रिटर्न मेलिंग पता लिखें (वैकल्पिक)।
इस पद्धति का उपयोग करते हुए, डाकघर बिना किसी अतिरिक्त लागत के आपके पते पर मेल लौटा सकता है, जिसे वे किसी भी कारण से नहीं भेज सकते हैं। उसी विधि का उपयोग करें जब आपने पत्र के प्राप्तकर्ता का पता लिखा था, लेकिन वहां अपने पूरे नाम के बजाय केवल एक उपनाम शामिल करें।
विधि २ का २: अनौपचारिक पत्र लिखना
चरण 1. पत्र के आधिकारिक स्तर की पहचान करें।
मूल रूप से, पत्र का स्वर पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंधों की निकटता के स्तर पर निर्भर करेगा। अपने पत्र की औपचारिकता की पहचान करने के लिए, इन दिशानिर्देशों का पालन करने का प्रयास करें:
- यदि पत्र किसी दूर के रिश्तेदार, बुजुर्ग रिश्तेदार या सामाजिक साथी को संबोधित है, तो अर्ध-औपचारिक स्वर का उपयोग करने का प्रयास करें। अगर उस व्यक्ति ने आपको पहले ही ईमेल कर दिया है, तो कृपया उन्हें ईमेल करें। यदि नहीं, तो मैन्युअल रूप से पत्र लिखना सबसे सुरक्षित विकल्प है।
- यदि पत्र किसी करीबी मित्र या रिश्तेदार को संबोधित है, तो कृपया इसे मैन्युअल रूप से लिखें या ईमेल के माध्यम से भेजें।
चरण 2. पत्र की शुरुआत अभिवादन से करें।
उपयोग किया गया अभिवादन आपके और पत्र के प्राप्तकर्ता के बीच घनिष्ठ संबंध के साथ-साथ पत्र की औपचारिकता के स्तर पर बहुत निर्भर है। कुछ संभावनाएं जिन पर आप विचार कर सकते हैं:
- यदि पत्र अर्ध-औपचारिक है, तो बेझिझक "नमस्ते" जैसे अभिवादन का उपयोग करें। फिर, प्राप्तकर्ता के उपनाम के साथ अभिवादन का पालन करें यदि आप दोनों उम्र में बहुत दूर नहीं हैं, या प्राप्तकर्ता का नाम "सर" या "मैडम" जैसे अभिवादन से शुरू होता है यदि प्राप्तकर्ता आपसे बहुत बड़ा है।
- यदि पत्र अनौपचारिक है, तो आप "नमस्ते" जैसे अभिवादन या "हाय," या "अरे" जैसे अधिक आकस्मिक अभिवादन का भी उपयोग कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता के नाम के साथ अभिवादन का पालन करें।
चरण 3. पत्र का मुख्य भाग लिखना प्रारंभ करें।
अगली पंक्ति पर जाएँ और लिखना शुरू करें। यदि पत्र एक व्यक्तिगत संचार माध्यम के रूप में अभिप्रेत है, तो प्राप्तकर्ता की जानकारी की पुष्टि करके प्रारंभ करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आप औपचारिक वाक्यों का उपयोग कर सकते हैं जैसे, "मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं" या अनौपचारिक वाक्य जैसे, "आप कैसे हैं?" विशेष रूप से, उन शब्दों का प्रयोग करें जो आप कहेंगे यदि पत्र प्राप्तकर्ता के सामने था आप।
चरण 4. उन चीजों की सूची बनाएं जिन्हें संप्रेषित करने की आवश्यकता है।
चूंकि पत्र की मुख्य भूमिका संचार के माध्यम के रूप में है, कृपया उन चीजों को शामिल करें जो आपको लगता है कि पत्र के प्राप्तकर्ता को जानना आवश्यक है, जैसे कि आपके जीवन में हुई घटनाओं का विवरण। उदाहरण के लिए, यदि पत्र आपकी दादी को है, तो केवल यह न लिखें, "उपहार के लिए धन्यवाद!" इसके बजाय, दिखाएँ कि उपहार आपके लिए कितना मायने रखता है, जैसे कि, “पिछली रात मैं और मेरे दोस्त सो नहीं सके क्योंकि हमने दादी द्वारा भेजा गया खेल खेला था। शुक्रिया!" पत्र का विषय जो भी हो, मुख्य फोकस जानकारी साझा करने की इच्छा पर होना चाहिए।
ऐसी जानकारी को समझें जिसे शामिल नहीं किया जाना चाहिए। मूल रूप से, क्रोध की अभिव्यक्ति या दया की भीख मांगने के प्रयास के रूप में लिखा गया पत्र नहीं भेजा जाना चाहिए। यदि आप पहले से ही ऐसा पत्र लिख चुके हैं, लेकिन सुनिश्चित नहीं हैं कि इसे भेजना है या नहीं, तो इसे कुछ दिनों के लिए बैठने दें। हो सकता है, वो कुछ दिन आपका फैसला बदल दें।
चरण 5. पत्र समाप्त करें।
एक अनौपचारिक पत्र को समाप्त करने के लिए, एक समापन ग्रीटिंग का उपयोग करें जो प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंधों की निकटता को दर्शाता है। यदि पत्र एक पति या पत्नी, मित्र या करीबी रिश्तेदार को संबोधित है, तो कृपया "नमस्ते," "प्यार की बधाई," या बस "प्रिय" जैसे समापन अभिवादन का उपयोग करें। इस बीच, एक अर्ध-औपचारिक पत्र के लिए, बेझिझक एक गर्म, लेकिन फिर भी काफी औपचारिक, समापन अभिवादन जैसे "अभिवादन," या "नमस्कार" का उपयोग करें।
- क्या आपने कभी "वैलेडिक्शन" शब्द के बारे में सुना है? वास्तव में, विदाई अंग्रेजी में एक औपचारिक अभिव्यक्ति है जिसे आमतौर पर प्राचीन काल में एक पत्र समापन ग्रीटिंग के रूप में उपयोग किया जाता था। यदि आप किसी मित्र को अंग्रेजी का पत्र लिख रहे हैं और उसे एक नासमझ शैली में बंद करना चाहते हैं, तो बेझिझक इस पद्धति का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक विदाई के रूप में एक समापन अभिवादन रखें, जैसे कि, "मैं हमेशा की तरह, आपका समर्पित सेवक हूं," आपके नाम के साथ समाप्त होता है।
- यदि आप पत्र लिखे जाने के बाद जानकारी जोड़ना चाहते हैं, तो कैप्शन P. S का उपयोग करें, जिसका अंग्रेजी में अर्थ है पोस्टस्क्रिप्ट ("लिखने के बाद")।
चरण 6. पत्र भेजें।
पत्र को एक लिफाफे में रखो, एक मुहर लगाओ, प्राप्तकर्ता का पता शामिल करें, फिर इसे तुरंत डाकघर के माध्यम से भेजें।
टिप्स
- पत्र के मुख्य भाग को उस विषय पर केंद्रित करने का प्रयास करें जो प्राप्तकर्ता को रुचिकर लगे।
- आम तौर पर, अभिवादन के बाद हमेशा अल्पविराम होता है। हालांकि, औपचारिक पत्रों में, आमतौर पर इस्तेमाल किए गए विराम चिह्न अल्पविराम के बजाय एक कोलन होते हैं।
- शिकायत पत्र लिखते समय हमेशा विनम्र भाषा और अच्छे तर्कों का प्रयोग करें। ऐसा करने से आपको सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलने की संभावना बढ़ जाएगी।
- यदि आप एक बहुत ही औपचारिक पत्र मुद्रित करना चाहते हैं, तो हम ऐसे कागज का उपयोग करने की सलाह देते हैं जो मानक प्रतिलिपि कागज से थोड़ा भारी हो।
- यदि आप एक औपचारिक या अर्ध-औपचारिक ईमेल भेजना चाहते हैं, तो हमेशा एक पेशेवर-ध्वनि वाले ईमेल पते का उपयोग करें। "स्वीटस्टार189" द्वारा भेजे गए ईमेल को निश्चित रूप से उतनी गंभीरता से नहीं लिया जाएगा जितना कि "जेनी.संद्रा" द्वारा भेजे गए ईमेल, है ना?
- पत्र हमेशा नीली या काली स्याही वाले पेन से ही लिखें।
- सुनिश्चित करें कि सूचीबद्ध पता सही है।
- पैराग्राफ की शुरुआत हमेशा इंडेंट में लिखे या टाइप किए गए वाक्य से करें।
- अपने पत्र की सामग्री को कम से कम दो बार दोबारा जांचें।
- यदि पत्र मैन्युअल रूप से लिखा गया है, तो सुनिश्चित करें कि आप हमेशा एक बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करते हैं जो स्याही को लीक नहीं करता है।
