एक बिल बेची गई वस्तुओं या प्रदान की गई सेवाओं के लिए कीमतों की एक सूची है। Microsoft Word आपको मौजूदा टेम्प्लेट या अपने स्वयं के डिज़ाइन के साथ चालान बनाने की अनुमति देता है। नीचे दिए गए चरण आपको Word 2003, 2007 और 2010 में इनवॉइस बनाने के लिए मार्गदर्शन करते हैं।
कदम
विधि १ का १: तैयार किए गए टेम्पलेट्स को डाउनलोड करना
चरण 1. एक नया दस्तावेज़ बनाएँ।
भले ही तैयार टेम्पलेट कोई नया दस्तावेज़ न हो, बिलिंग इस प्रकार शुरू करें जैसे कि आप कोई नया दस्तावेज़ बना रहे हों।
- Word 2003 में, फ़ाइल मेनू से "नया" चुनें।
- Word 2007 में, विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में Office बटन पर क्लिक करें, फिर फ़ाइल मेनू से "नया" चुनें।
- Word 2010 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, और फिर विंडो के बाईं ओर विकल्पों की सूची से नया विकल्प चुनें।
- वर्ड 2003 में न्यू टूलबार या वर्ड 2007/2010 में क्विक एक्सेस टूलबार में न्यू बटन पर क्लिक न करें। बटन आपको केवल Normal.dot या normal.dotx टेम्पलेट के साथ एक नया दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है। यदि आप किसी रिक्त दस्तावेज़ से बिल बनाना चाहते हैं तो इस विधि का उपयोग करें।
चरण 2. अपने इच्छित टेम्पलेट का पता लगाएं।
- Word 2003 और 2007 में, नए दस्तावेज़ कार्य फलक के बाईं ओर "उपलब्ध कार्यालय टेम्पलेट" विकल्प से चालान का चयन करें। मध्य विंडो में सूची से एक टेम्प्लेट प्रकार चुनें, फिर दिखाई देने वाले बिलिंग टेम्प्लेट में से एक का चयन करें।
- Word 2010 में, Office.com टेम्पलेट्स के उपलब्ध कार्यालय टेम्पलेट्स अनुभाग से इनवॉइस चुनें। उस टेम्प्लेट फ़ोल्डर पर डबल-क्लिक करें जिसे आप बनाना चाहते हैं, फिर दिखाई देने वाले बिलिंग टेम्प्लेट में से एक का चयन करें।
चरण 3. स्क्रीन के बीच में "डाउनलोड" बटन पर क्लिक करके टेम्पलेट डाउनलोड करें।
फिर, आप इस लेख के नीचे उपलब्ध जानकारी के साथ बिल में बदलाव कर सकते हैं। बदलाव करने के बाद, चार्ज को सेव करें।
आप https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1 पर सीधे Microsoft वेबसाइट से भी Word और Excel के लिए बिलिंग टेम्प्लेट तक पहुंच सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप उपयुक्त का चयन करते हैं चालान। आपके Word के संस्करण के साथ।
चरण 4. दूसरा तरीका:
रिक्त दस्तावेज़ों से चालान बनाना
चरण 5. बिल शीर्ष बनाएँ।
अपनी कंपनी का नाम लिखें और उपयुक्त "बिलिंग" विवरण शामिल करें। उदाहरण के लिए, आप "ऑफ़र" सूचीबद्ध कर सकते हैं यदि दस्तावेज़ केवल उद्धरण के रूप में कार्य करता है, बिल नहीं।
- आप पृष्ठ के शीर्ष पर शीर्ष लेख शामिल कर सकते हैं, या Word के शीर्ष लेख फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप वर्ड के हेडर फ़ंक्शन का उपयोग कर रहे हैं और भविष्यवाणी करते हैं कि बिल एक शीट से अधिक हो जाएगा, तो आप पहले पृष्ठ पर पूर्ण शीर्षलेख और बाद के पृष्ठों पर सारांश शीर्षकों को सूचीबद्ध करने के लिए भिन्न प्रथम पृष्ठ विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
- कंपनी का नाम आपकी अन्य कंपनी सामग्री के समान टाइपफेस में होना चाहिए।
- बिलिंग विवरण काफी बड़े आकार में लिखा जाना चाहिए ताकि दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता इसकी पहचान कर सके।
चरण 6. बिलिंग विवरण के दाईं ओर दस्तावेज़ के शीर्ष के पास बिलिंग तिथि लिखें।
हालांकि, आपको विवरण जितना बड़ा दिनांक शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
Word में एक स्वचालित दिनांक सुविधा है जो आपके लिए आज की तिथि सम्मिलित कर सकती है। हालांकि काफी उपयोगी है, इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे गए चालान के लिए इस सुविधा का उपयोग न करें क्योंकि दस्तावेज़ खोले जाने पर तिथि बदलती रहेगी। जबकि अवधारण तिथि नहीं बदलेगी, बिलिंग बिल की तारीख को देख कर यह देखेगी कि आपको भुगतान कब किया गया था।
चरण 7. बिल को नंबर दें।
यह संख्या बिल के शीर्ष पर भी दिखाई देनी चाहिए। यदि आपके पास एक से अधिक बिल खुले हैं, तो बिल नंबरिंग से आपके बिलों पर नज़र रखना आसान हो जाएगा। आप अपने बिल को निम्नलिखित दो तरीकों से क्रमांकित कर सकते हैं:
- गैर-ग्राहक संबंधित वैश्विक क्रमांकन। इस प्रकार, आप सभी बिलिंग दस्तावेज़ों को एक फ़ोल्डर में संग्रहीत कर सकते हैं।
- प्रत्येक ग्राहक के लिए विशेष नंबरिंग। यदि आप प्रत्येक क्लाइंट के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाना चाहते हैं तो इस नंबरिंग का उपयोग करें। आप बिलिंग नंबर में क्लाइंट के नाम का हिस्सा शामिल करना चाह सकते हैं, जैसे "स्विथिन1"।
चरण 8. प्रेषक और प्राप्तकर्ता का पता प्रदर्शित करें।
बिल पर अपना पता और नाम, साथ ही ग्राहक का पता शामिल करें।
यदि आवश्यक हो तो आपकी संपर्क जानकारी में कंपनी का नाम, लाभार्थी का नाम, ग्राहक का पता और टेलीफोन, फैक्स और ई-मेल पता शामिल होना चाहिए।
चरण 9. बिलिंग जानकारी लिख लें।
Microsoft Word में तालिका सुविधा आपके लिए बिलिंग जानकारी के लिए पंक्तियाँ और कॉलम बनाना आसान बनाती है, जैसे आइटम मात्रा, आइटम/सेवा विवरण, इकाई मूल्य/सेवा शुल्क, और खरीदी गई वस्तु के लिए कुल मूल्य।
Word में तालिका सुविधा आपको गणना करने की सुविधा भी देती है। खरीदी गई वस्तु की कुल कीमत की मैन्युअल रूप से गणना करने के बजाय, आप बस मात्रा को कीमत से गुणा कर सकते हैं। उसके बाद, आप कुल बिल खोजने के लिए सभी उप-योगों की गणना कर सकते हैं।
चरण 10. बिल के दाहिनी ओर कुल बिल लिखें, प्रति वस्तु कीमत के ठीक नीचे।
आसानी से देखने के लिए आप कुल बिलिंग को बोल्ड कर सकते हैं।
यदि आप बिक्री कर लगा रहे हैं, तो सभी वस्तुओं/सेवाओं का एक उप-योग दिखाएं, फिर बिल किए गए कर को लिखें, और कर मूल्य के बाईं ओर कर प्रतिशत शामिल करें। उसके बाद उसके नीचे कुल बिल लिखें।
चरण 11. भुगतान नियम शामिल करें।
आप बिलिंग जानकारी के ऊपर या नीचे भुगतान नियम प्रदर्शित कर सकते हैं। आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला भुगतान नियम "बिल आने पर भुगतान करें" है। "14 दिनों में देय", "30 दिनों में देय", या "60 दिनों में देय"।
आप बिल के निचले भाग में एक मेमो शामिल करना चाह सकते हैं जिसमें बताया गया है कि भुगतान कैसे करें, सामान्य जानकारी, या आपकी सेवा का उपयोग करने के लिए धन्यवाद ग्राहक।
चरण 12. बिल को ऐसे नाम से सहेजें जो समझने में आसान हो और बिल के प्रकार का वर्णन करता हो।
आप कंपनी का नाम, बिलिंग नंबर और क्लाइंट का नाम भी शामिल कर सकते हैं।
टिप्स
- इनवॉइस दस्तावेज़ को सहेजने के बाद, आप एक नया इनवॉइस बनाते समय "मौजूदा से नया" फ़ंक्शन का उपयोग करके एक और चालान बनाने के लिए दस्तावेज़ को टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं। आप भविष्य में उपयोग के लिए इनवॉइस को.dot या.dotx टेम्प्लेट प्रारूप में भी सहेज सकते हैं।
- इनवॉइस और अन्य जानकारी देखने का एक अन्य तरीका है Microsoft Excel कार्यपुस्तिका बनाना और Word स्वरूप में बिल से फ़ाइल का लिंक पेस्ट करना। जब आप कार्यपुस्तिका को अपडेट करते हैं, तो चिपकाई गई वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें और परिवर्तन देखने के लिए "अपडेट लिंक" चुनें।
