यदि किसी स्पष्ट उद्देश्य के बिना किसी बैठक में आमंत्रित किया जाता है तो सहकर्मी नहीं आएंगे। यदि आप बैठक के लिए एजेंडा निर्धारित करने के प्रभारी हैं, तो बैठक में चर्चा किए जाने वाले विषयों और प्रत्येक विषय को कवर करने में लगने वाले समय को निर्दिष्ट करके इससे बचें। अपनी क्षमता के अनुसार इसकी योजना बनाकर और इसे क्रियान्वित करने से आप बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं और आपके बैठक के प्रतिभागी खोए हुए समय से वंचित महसूस नहीं करते हैं।
कदम
3 का भाग 1: तैयार होना
चरण 1. सहकर्मियों से जानकारी मांगें।
यदि वे बैठक के एजेंडे को निर्धारित करने में शामिल होते हैं तो बैठक में भाग लेने वाले अधिक शामिल महसूस करेंगे। उनसे उस विषय का सुझाव देने के लिए कहें जिस पर वे चर्चा करना चाहते हैं और फिर उसे एजेंडा में शामिल करें।
- एक ईमेल भेजें या किसी सहकर्मी से मिलें जिसे मीटिंग से कुछ दिन पहले आमंत्रित किया जाएगा।
- यह चरण कम से कम 6-7 दिन पहले करें ताकि उनके पास योगदान करने के लिए अभी भी समय हो। सुनिश्चित करें कि बैठक की तारीख से 3-4 दिन पहले बैठक का एजेंडा अंतिम है।
चरण 2. प्राप्त करने के लिए मुख्य लक्ष्य या कई लक्ष्य निर्धारित करें।
सुनिश्चित करें कि बैठक एक विशिष्ट उद्देश्य के साथ आयोजित की जाती है, उदाहरण के लिए निर्णय लेने, जानकारी साझा करने, कार्य योजना बनाने या कार्यों को पूरा करने की प्रगति पर रिपोर्ट करने के लिए। यदि आपका कोई उद्देश्य नहीं है तो आपको बैठक आयोजित करने की आवश्यकता नहीं है।
कई उद्देश्यों के लिए बैठकें आयोजित की जा सकती हैं, उदाहरण के लिए दीर्घकालिक निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य प्रगति पर रिपोर्ट करना।
चरण 3. उन विषयों पर ध्यान केंद्रित करें जो बहुत से लोगों को प्रभावित करते हैं।
2 लोगों को शामिल करने वाली पर्याप्त चर्चा वाले विषयों को एजेंडे में शामिल नहीं किया जाना चाहिए। उन समाधानों को खोजने के लिए समय निकालें जिनमें कई लोगों की भागीदारी की आवश्यकता होती है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप और एक सहकर्मी किसी नए कार्य पर चर्चा करना चाहते हैं, तो एक अलग बैठक (बैठक के बाहर) आयोजित करें।
- यदि आप किसी समस्या पर चर्चा करने के लिए एक बैठक कर रहे हैं जिसे केवल कुछ ही लोग हल कर सकते हैं, तो उन प्रतिभागियों से मिलना जो विषय पर चर्चा करने में शामिल नहीं हैं, उन्हें काम करना जारी रखना चाहिए। इससे उन्हें निराशा होती है क्योंकि उनका काम का समय बर्बाद होता है। इसलिए इस मौके का ज्यादा से ज्यादा फायदा उठाएं क्योंकि ऐसी मीटिंग करना जिसमें कई लोग शामिल हों, आसान नहीं है।
चरण 4. जिन विषयों पर आप चर्चा करना चाहते हैं, उनका चयन करके बैठक के एजेंडे को व्यवस्थित करें।
उन महत्वपूर्ण विषयों को प्राथमिकता दें जिन पर बैठक में चर्चा करने की आवश्यकता है क्योंकि आप सभी विषयों को एजेंडे में नहीं रख सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, आप "परियोजना की समय सीमा वार्ता", "प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुतीकरण", "नई परियोजना योजनाएं", और "सुझाव" सूचीबद्ध करना चाह सकते हैं। समय की कमी के कारण, आपने विचार-मंथन सत्र को बैठक के एजेंडे में शामिल नहीं किया।
- विचार करें कि पूर्ण बैठक की तैयारी में मुख्य एजेंडा पर चर्चा करने के लिए आपको कई लोगों के साथ बैठक करने की आवश्यकता है या नहीं।
चरण 5. सबसे महत्वपूर्ण विषयों को पहले सूचीबद्ध करें।
मीटिंग की योजना बनाते समय, मीटिंग की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण विषयों को रखना एक अच्छी नीति है। इस तरह, सभी प्रतिभागी महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने में सक्षम होते हैं, जबकि बैठक शुरू होने पर उनका दिमाग स्पष्ट और शारीरिक रूप से फिट होता है।
- उदाहरण के लिए, "निर्णय लेना" और फिर "प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुति" शेड्यूल करें (जब तक कि निर्णय लेने के लिए प्रगति रिपोर्ट की आवश्यकता न हो)।
- इसके अलावा, सबसे महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा की गई है यदि बैठक को जल्दी समाप्त करने की आवश्यकता है या कुछ बैठक प्रतिभागियों को बैठक समाप्त होने से पहले बैठक छोड़नी है।
चरण 6. अनुमान लगाएं कि प्रत्येक विषय को कवर करने में कितना समय लगेगा।
हालांकि आप यह सुनिश्चित नहीं कर सकते कि प्रत्येक विषय को कवर करने में कितना समय लगेगा, एक अनुमान लगाएं। विचार करें कि बैठक कितने समय तक चलेगी और कितने विषयों को कवर किया जाएगा। सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए अधिक समय आवंटित करें।
- उदाहरण के लिए, प्रगति रिपोर्टिंग के लिए 30 मिनट, चर्चा के लिए 10 मिनट और नई समय सीमा निर्धारित करने के लिए 10 मिनट आवंटित करें।
- अक्सर, मीटिंग एजेंडा पूरा नहीं किया जा सकता क्योंकि प्रत्येक विषय के लिए समय आवंटन नहीं होता है। बैठक होने से पहले एक समय विभाजन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि एजेंडे के सभी विषयों पर चर्चा की जा सकती है।
- अतिरिक्त समय की गणना करते समय आमंत्रित मीटिंग प्रतिभागियों की संख्या पर विचार करें। यदि बैठक में 15 लोग शामिल होंगे और आप प्रत्येक विषय के लिए 15 मिनट आवंटित करते हैं, तो इसका मतलब है कि प्रत्येक व्यक्ति को प्रति विषय बोलने का लगभग 1 मिनट का समय मिलता है। हालांकि सभी ने बात नहीं की, आवंटित समय बहुत कम था।
3 का भाग 2: बैठक का एजेंडा तैयार करना
चरण 1. बैठक के एजेंडे का शीर्षक लिखें।
बैठक के एजेंडे के शीर्षक का उपयोग पाठक को यह बताने के लिए करें कि वह उस एजेंडे को पढ़ रहा है जिसमें चर्चा किए जाने वाले विषय हैं। शीर्षक निर्धारित करने के बाद, इसे रिक्त दस्तावेज़ के शीर्ष पर रखें। ऐसा शीर्षक चुनें जो सरल और सीधा हो।
- एजेंडा शीर्षकों को पूरा करने के उदाहरण: "जुलाई एजेंडा: नई परियोजना विचारों पर चर्चा करें" या "अगस्त 2018 एजेंडा: परियोजना की समय सीमा का विस्तार"।
- टाइम्स न्यू रोमन या कैलिब्री जैसे व्यावसायिक फ़ॉन्ट का उपयोग करके मीटिंग एजेंडा टाइप करें।
चरण 2. बैठक में भाग लेने के लिए प्रतिभागियों को बधाई और धन्यवाद देने के लिए समय निकालें।
इस अवसर का लाभ उठाकर प्रतिभागियों का अभिनंदन करें। इस समय, आप या अन्य बैठक अध्यक्ष बैठक खोल सकते हैं और चर्चा किए जाने वाले मुख्य विषयों की व्याख्या कर सकते हैं।
- यदि बैठक में भाग लेने वाले कई प्रतिभागी एक-दूसरे को नहीं जानते हैं, तो समय निकाल कर अपना मूड हल्का करें।
- यदि आप एक महत्वपूर्ण बैठक के लिए एक बैठक के एजेंडे की व्यवस्था करना चाहते हैं, जैसे कि एक सम्मेलन, तो बैठक को खोलने के लिए आवश्यक समय आमतौर पर लंबा होता है। नियमित कार्यालय बैठकों के लिए, उद्घाटन सत्र में आमतौर पर केवल कुछ मिनट लगते हैं।
- बैठक शुरू होने पर एजेंडे में बदलाव का अनुमान लगाने के लिए समय दें।
चरण 3. प्रतिभागियों की जिज्ञासा जगाने के लिए प्रश्नों के रूप में एक बैठक का एजेंडा शामिल करें।
उन्हें आश्चर्य होगा कि क्या आप कुछ ही शब्दों में बैठक का एजेंडा तैयार करते हैं। प्रश्न चर्चा के लिए संदर्भ को प्रकट करने में सक्षम हैं ताकि बैठक के प्रतिभागियों को बैठक से पहले इसके बारे में अच्छी तरह से सोचने का अवसर मिले।
- उदाहरण के लिए, "परियोजना की समय सीमा पर चर्चा" लिखने के बजाय, "क्या मांग बढ़ने पर परियोजना की समय सीमा बढ़ाने की आवश्यकता है?"
- यदि आवश्यक हो, तो प्रश्न के तहत एक संक्षिप्त स्पष्टीकरण प्रदान करें।
चरण 4. प्रत्येक विषय के आगे अनुमानित समय की सूची बनाएं।
हालांकि समय का अनुमान कार्यसूची में नहीं हो सकता है, यह जानकारी सहकर्मियों को जरूरत पड़ने पर अतिरिक्त समय तैयार करने या अनुरोध करने में मदद करती है।
उनके पास अभी भी आवंटित समय के अनुसार प्रस्तुत की जाने वाली रिपोर्ट को छोटा करने का समय था।
चरण 5. कार्यसूची के प्रत्येक विषय के लिए एक चर्चा प्रवाह तैयार करें।
चर्चा का प्रवाह प्रत्येक विषय पर चर्चा करने का एक तरीका है। उदाहरण के लिए, किसी परियोजना की समय सीमा बढ़ाने पर चर्चा करते समय, हर कोई पूर्व निर्धारित प्रवाह के अनुसार चर्चा करेगा। इस प्रकार, सभी बैठक प्रतिभागियों का एक ही दृष्टिकोण होगा।
उदाहरण के लिए, बैठक बढ़ती मांग को पूरा करने के लिए परियोजना की समय सीमा बढ़ाने पर चर्चा करेगी। उसके लिए, एक चर्चा प्रवाह तैयार करें जिसमें "आज तक कार्य प्रगति पर चर्चा करने के लिए 10 मिनट; उत्पादकता बढ़ाने का निर्णय लेने के लिए 15 मिनट; सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं पर विचार करने के लिए 10 मिनट; समय सीमा बढ़ाई गई है या नहीं, यह तय करने के लिए 5 मिनट" शामिल हैं।
चरण 6. तय करें कि प्रत्येक विषय की चर्चा का नेतृत्व कौन करेगा।
उसका नाम विषय के आगे रखें ताकि वह खुद को तैयार कर सके। बैठक से कुछ दिन पहले संबंधित व्यक्ति के साथ इस कार्य की पुष्टि करें और इसे एजेंडे पर रखें।
यदि आप शुरू से अंत तक बैठक की अध्यक्षता करेंगे, तो इसे बैठक के एजेंडा शीर्षक के तहत सूचीबद्ध करें।
चरण 7. यदि बैठक में अतिथि वक्ता हैं तो समय आवंटित करें।
यदि बैठक में एक महत्वपूर्ण विषय पर चर्चा करने वाले कई अतिथि वक्ता होंगे, तो आपको बैठक का कुछ समय उन्हें आवंटित करना होगा। एजेंडा में एक शेड्यूल सेट करें ताकि प्रत्येक अतिथि को बोलने का अवसर मिले, भले ही वह कई विषयों पर चर्चा करना चाहता हो। इस प्रकार, वे जितना संभव हो सके वितरित करने के लिए सामग्री तैयार कर सकते हैं।
बैठक से कुछ दिन पहले, अतिथि वक्ता को उस विषय पर चर्चा करने के लिए आवश्यक समय की लंबाई के बारे में पूछने के लिए बुलाएं, जिसे आप कवर करना चाहते हैं। इससे आपको अपने शेड्यूल को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी ताकि वे आपस में टकराएं नहीं।
चरण 8. अन्य मामलों पर चर्चा करने के लिए समय निकालें।
बैठक के अंत में इस सत्र को निर्धारित करें। इस सत्र का लाभ उठाकर सभी प्रतिभागियों से पूछें कि क्या बैठक बंद होने से पहले वे किसी और चीज पर चर्चा करना चाहते हैं। इसके अलावा, वे अभी भी उन चीजों को बता सकते हैं जो छूट गई हैं या जिन पर चर्चा नहीं की गई है।
- इस सत्र को एजेंडे में शामिल करने से, आमंत्रित व्यक्ति जानता है कि वह योगदान दे सकता है, भले ही वह जो बताना चाहता है वह बैठक के एजेंडे में शामिल न हो।
- इस सत्र में प्रश्नों और उत्तरों के लिए समय दें।
भाग ३ का ३: मीटिंग एजेंडा को अंतिम रूप देना
चरण 1. बैठक के संचालन से संबंधित विवरणों की सूची बनाएं।
बैठक में भाग लेने वाले प्रतिभागियों के नामों के साथ बैठक का समय, तिथि और स्थान एजेंडे पर लिखें। इस तरह, वे पहले से ही जानते हैं कि निमंत्रण मिलने पर वे बैठक में किससे मिलेंगे।
- उन प्रतिभागियों के नाम शामिल करना एक अच्छा विचार है जो आमतौर पर बैठक में भाग लेते हैं, लेकिन इस बार शामिल नहीं हो सकते। स्पष्ट रूप से सूचित करें कि नाम बैठक में शामिल नहीं हो सकता है।
- उन लोगों के लिए एक स्थान मानचित्र संलग्न करें जो यह नहीं जानते कि बैठक कहाँ हो रही है।
चरण 2. बैठक से पहले उन चीजों को बताएं जिन्हें तैयार करने की आवश्यकता है।
जिन सहकर्मियों को आमंत्रित किया गया है, उन्हें सूचित करें कि क्या ऐसी चीजें हैं जिन्हें उन्हें पहले से तैयार करने की आवश्यकता है, जैसे रिपोर्ट पढ़ना, समाधान निर्धारित करने के लिए जानकारी एकत्र करना, या समस्याओं की पहचान करना।
सभी मीटिंग प्रतिभागियों के लिए इसे स्पष्ट और पढ़ने में आसान बनाने के लिए बोल्ड या रंगीन अक्षरों का उपयोग करके मीटिंग एजेंडा के निचले भाग में इस जानकारी को शामिल करें।
चरण 3. बैठक के एजेंडे को वितरित करने से पहले ध्यान से देखें ताकि कोई त्रुटि न हो।
बैठक का एजेंडा आमंत्रित लोगों के लिए महत्वपूर्ण है। वितरित करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए बैठक के एजेंडे की जांच करें कि जानकारी पूरी तरह से और सही ढंग से लिखी गई है और कोई टाइपो नहीं है। एक उच्च कार्य नीति का प्रदर्शन करने के अलावा, यह तरीका दर्शाता है कि आप विवरणों पर ध्यान देते हैं और उन्हें महत्व देते हैं।
चरण 4. बैठक से 3-4 दिन पहले एजेंडा वितरित करें।
आमंत्रण प्राप्त करने वाले सहकर्मियों के पास अभी भी खुद को तैयार करने का समय है यदि उन्होंने कुछ दिन पहले मीटिंग एजेंडा पढ़ा है, लेकिन इसे बहुत जल्दी न भेजें क्योंकि इस बात की संभावना है कि इसे अनदेखा कर दिया जाएगा।
यदि आप किसी सम्मेलन के दौरान कोई महत्वपूर्ण बैठक करना चाहते हैं, तो कई महीने पहले ही एजेंडा तैयार कर लें।
टिप्स
- वर्ड प्रोग्राम में उपलब्ध मीटिंग एजेंडा फॉर्मेट का उपयोग करें। दस्तावेज़ बनाने के लिए कई कार्यक्रम, जैसे कि Microsoft Office, Mac के लिए पृष्ठ, आदि। जो व्यक्तिगत और व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रारूप प्रदान करता है, उदाहरण के लिए मीटिंग एजेंडा को जल्दी और आसानी से व्यवस्थित करने के लिए।
- यदि आपकी कंपनी में एक मानक मीटिंग एजेंडा प्रारूप है, तो उस प्रारूप का उपयोग करें।
- सुनिश्चित करें कि बैठक पूर्व निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार हो, लेकिन लचीला हो। आपको घड़ी को बार-बार चेक करके मीटिंग पर नज़र रखने की ज़रूरत है। यदि पहले एजेंडे की चर्चा पूरी हो गई है, तो प्रतिभागियों को अगले एजेंडे पर चर्चा करके बैठक जारी रखने के लिए निर्देशित करें। आप विनम्रता से कह सकते हैं, "हम अगले विषय को कवर करेंगे ताकि मीटिंग समय पर समाप्त हो।"
