संकेतों की एक श्रृंखला पाठक को चीजों को जल्दी, कुशलतापूर्वक और सफलतापूर्वक करने में मदद करने में सक्षम होनी चाहिए। निर्देश लिखने के लिए, आपको सभी आवश्यक विवरण लिखने होंगे। यदि आप कुछ भूल जाते हैं या कोई गलती करते हैं, तो आपके पाठक भ्रमित होंगे। निर्देशों का एक सेट लिखने के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देशों का प्रयोग करें।
कदम
4 का भाग 1: निर्देश लिखने की तैयारी
चरण 1. अपने पाठकों को जानें।
लीड लिखने से पहले आपको जो पहली चीज करनी चाहिए, वह है अपने पाठक को जानना। आप यह गाइड किसके लिए लिख रहे हैं? क्या आपके पाठक विशेषज्ञ हैं या आम लोग हैं? अपने पाठकों को जानने से आपको अपने शब्दों को चुनने, अपने सुरागों की संरचना करने और यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि आपको कितना विवरण प्रदान करने की आवश्यकता है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक पेशेवर शेफ को रोटी सेंकना समझा रहे हैं, तो आपको यह समझाने की आवश्यकता नहीं है कि आटे को कैसे मोड़ना है, अंडे को कमरे के तापमान पर रखना क्यों महत्वपूर्ण है, या सभी उद्देश्य के आटे के बीच का अंतर और स्वयं उगने वाला आटा।) यदि आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति को समझा रहे हैं जो खाना बनाना नहीं जानता है, तो परिभाषाएँ और स्पष्टीकरण वास्तव में उन्हें एक बढ़िया केक बनाने में मदद कर सकते हैं।
- यदि आप सुरक्षित रहना चाहते हैं, तो मान लें कि आपके पाठक सामान्य लोग हैं। इस तरह, आपके निर्देश स्पष्ट और पालन करने में आसान होंगे।
चरण 2. आवश्यक उपकरण निर्धारित करें।
शुरू करने से पहले, आपको स्पष्ट रूप से बताना होगा कि निर्देशों को ठीक से पूरा करने के लिए क्या आवश्यक है। यह आवश्यक सामग्री की सूची या उपकरणों की सूची के रूप में हो सकता है।
चरण 3. प्रक्रिया को पूरा करें।
स्पष्ट निर्देश लिखने का एक तरीका यह है कि आप स्वयं प्रक्रिया का पालन करें। इस तरह, आप विशिष्ट चरणों को लिख सकते हैं। यदि आप जो याद करते हैं उसके आधार पर इसे लिखने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप गलती से कुछ भूल सकते हैं। उसके बाद, आपने जो लिखा है उसके आधार पर आप किसी और को प्रक्रिया करने के लिए कह सकते हैं। उनसे फीडबैक मांगें। पूछें कि क्या कोई कदम भ्रमित या अस्पष्ट है।
- सावधान रहें कि कुछ भी न भूलें। यदि आप एक महत्वपूर्ण कदम चूक जाते हैं, तो आपके पाठकों के लिए प्रक्रिया को सफलतापूर्वक पूरा करना असंभव होगा। साथ ही, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि कदम सही क्रम में हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आपने लिखा है, "सामग्री को मिक्सर से मिलाएं। उन्हें ओवन में 121 डिग्री पर रखें,”पाठक शायद यह मानेंगे कि उन्हें अपना मिक्सिंग बाउल भी ओवन में रखना चाहिए।
भाग 2 का 4: निर्देश लिखना
चरण 1. संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से लिखें।
प्रभावी निर्देश हमेशा संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से लिखे जाते हैं। लंबे, जटिल पैराग्राफ का प्रयोग न करें। बस छोटे और स्पष्ट वाक्यों, बुलेट पॉइंट्स और चित्रों या प्रॉप्स का उपयोग करें।
चरण 2. सक्रिय क्रिया का प्रयोग करें।
निर्देश हमेशा सक्रिय क्रियाओं और वर्णनात्मक शब्दों का प्रयोग करना चाहिए। एक क्रिया के साथ अपना सुराग शुरू करें। यह पाठक को एक स्पष्ट कार्रवाई देता है जो उन्हें अवश्य करनी चाहिए। प्रत्येक चरण को कमांड वाक्य के रूप में लिखा जाना चाहिए।
- परिभाषाएं या स्पष्टीकरण देते समय, यथासंभव स्पष्ट रूप से वर्णनात्मक भाषा का प्रयोग करें।
- उदाहरण के लिए, "केक बैटर में दो अंडे जोड़ने चाहिए" के बजाय, "दो अंडे जोड़ें" कहें।
चरण 3. केवल आवश्यक जानकारी ही लिखें।
जब आप अतिरिक्त जानकारी लिखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप केवल वही जोड़ते हैं जो आवश्यक है। अपने आप से पूछें, "क्या पाठकों को सुराग समझने के लिए इन परिभाषाओं को जानने की जरूरत है?" या "क्या पाठकों को प्रक्रिया को ठीक से पूरा करने के लिए इस सलाह की आवश्यकता है?"
अनावश्यक जानकारी न जोड़ें। यह केवल आपके पाठकों को भ्रमित करेगा और उनके लिए निर्देशों का पालन करना कठिन बना देगा।
चरण 4. अपने पाठकों से बात करें।
निर्देश लिखते समय, आपको सीधे अपने पाठकों से बात करनी चाहिए। इसे "आप" शब्द का उपयोग करके करें। यह पाठक को चरणों के माध्यम से व्यक्तिगत रूप से मार्गदर्शन करने में मदद करेगा।
चरण 5. स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से लिखें।
निर्देश लिखते समय, आपको यथासंभव विशिष्ट होना चाहिए। ठीक-ठीक वर्णन करें कि उन्हें क्या करना चाहिए। इसमें शामिल है कि उन्हें किस तरह से अपना रिंच मोड़ना चाहिए, उन्हें कितने मीटर चलना चाहिए, या समाप्त होने पर केक की बनावट क्या होनी चाहिए।
- मापों को सही ढंग से लिखिए। अगर पाठक को 1.6 सेंटीमीटर लंबा बोर्ड काटना है, तो उसे लिख लें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप दिखा रहे हैं कि केक कैसे सेंकना है, तो चरण चार तक यह कहने के लिए प्रतीक्षा न करें, "सामग्री को मिलाने से पहले, आटे को छान लें और अंडे को कमरे के तापमान पर रखें।"
चरण 6. अनुक्रम मार्कर और समय लिंक का उपयोग करें।
शब्दों को जोड़ने से एक चरण को अगले चरण से जोड़ने में मदद मिलेगी, और आपके लेखन में विचारों को भी जोड़ेंगे। हिंट राइटिंग में, आप सीक्वेंस मार्कर्स और टाइमिंग लिंक्स का इस्तेमाल करेंगे। इससे पाठक को चरण-दर-चरण निर्देशों को समझने में मदद मिलेगी।
आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले कुछ संयोजन हैं: पहले, बाद में, फिर, फिर, आखिरी और उससे पहले।
भाग ३ का ४: संकेत लिखना
चरण 1. एक परिचय लिखें।
इससे पहले कि आप निर्देशों की विस्तार से व्याख्या करना शुरू करें, आपको पाठक को एक संक्षिप्त परिचय देना होगा। यह परिचय बताता है कि पाठक निर्देशों में क्या सीखेंगे, साथ ही प्रक्रिया की रूपरेखा भी बताएंगे। यह परिचय स्पष्ट और सरल भाषा में लिखा जाना चाहिए।
- निर्देशों का उद्देश्य लिखें, इन निर्देशों को किसे पढ़ना चाहिए और किन शर्तों के लिए यहां सूचीबद्ध प्रक्रियाओं की आवश्यकता होगी।
- आप वह भी जोड़ सकते हैं जो इस प्रक्रिया में शामिल नहीं है।
- आप यहां बुनियादी जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
- परिचय में, आप किसी भी महत्वपूर्ण चेतावनी या जानकारी का भी उल्लेख कर सकते हैं जो पाठक को प्रक्रिया शुरू करने से पहले चाहिए। लेकिन याद रखें कि अधिकांश लोग इस परिचय को छोड़ देंगे, इसलिए कुछ भी महत्वपूर्ण शामिल न करें जिसे आपने कहीं और कवर नहीं किया है।
- उदाहरण के लिए, "ये निर्देश बताते हैं कि चॉकलेट केक कैसे सेंकना है। पहला भाग बताता है कि सूखी और गीली सामग्री को कैसे मिलाया जाता है, और दूसरा भाग बताता है कि कैसे ठीक से पकाना है।"
- कालानुक्रमिक क्रम में चरणों को व्यवस्थित करें। निर्देश एक निश्चित क्रम में लिखे जाने चाहिए। चरणों को तार्किक रूप से एक दूसरे का अनुसरण करना चाहिए। पाठक चरण 2 पर आगे बढ़ने से पहले चरण 1 को पूरा किया जाना चाहिए। लिखित निर्देश में यह व्यवस्था महत्वपूर्ण है।
- यदि आदेश वास्तव में मायने नहीं रखता है, तो सबसे महत्वपूर्ण लोगों को पहले सूचीबद्ध करें।
चरण 2. पहले क्या करना है उसके अनुसार चरणों को व्यवस्थित करें।
निर्देशों में परस्पर जुड़े चरणों की एक श्रृंखला होती है। इससे पहले कि आप निर्देश लिखना शुरू करें, आपको यह निर्धारित करना होगा कि पहले कौन से कदम उठाने हैं। इसका मतलब है कि आपको यह तय करना होगा कि पूरा काम पूरा करने के लिए पहले किसे करना है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक केक बेक कर रहे हैं, तो आपको केक खत्म करने से पहले ओवन को पहले से गरम करना होगा, सामग्री को मिलाना होगा और आइसिंग शुगर बनाना होगा।
चरण 3. निर्देशों को विशिष्ट चरणों में साझा करें।
अधिकांश निर्देशों में कई चरण शामिल होने चाहिए जिन्हें प्रक्रिया पूरी होने से पहले पूरा किया जाना चाहिए। प्रत्येक कार्रवाई के लिए अपनी मार्गदर्शिका को अनुभागों में विभाजित करने से पाठक को निर्देश स्पष्ट हो जाएंगे।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कार की मरम्मत कर रहे हैं, तो इंजन पर काम शुरू करने से पहले आपको बहुत कुछ करना होगा। आपको कार को जैक करना होगा, अपनी कार के अन्य हिस्सों को हटाना होगा, या कवर को हटाना होगा। इनमें से प्रत्येक क्रिया के लिए अपने स्वयं के निर्देशों की आवश्यकता होती है। आपको प्रत्येक क्रिया को निर्देशों के अपने सेट के साथ विशिष्ट भागों में विभाजित करना होगा।
- इन वर्गों, चरणों की तरह, एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। आप कार को जैक करने या कवर के अन्य हिस्सों को हटाने से पहले इंजन कवर को नहीं हटा सकते। इन वर्गों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए जिसके अनुसार पहले एक को पूरा किया जाना चाहिए।
- प्रत्येक क्रिया को केवल 10 चरणों से युक्त रखने का प्रयास करें। यदि 10 से अधिक चरण हैं, तो उन्हें अनुभागों या अन्य चरणों में विभाजित करें।
- यह पाठकों को उनकी प्रगति को दोहराने और निगरानी करने में मदद करता है। वे बता सकते हैं कि उन्होंने कब सफलतापूर्वक एक सेक्शन पूरा कर लिया है। इसके अलावा, अगर उन्होंने कोई गलती की है, तो वे पीछे हट सकते हैं और पूरे सुराग को फिर से किए बिना इसे ठीक कर सकते हैं।
चरण 4. प्रत्येक चरण को स्पष्ट रूप से लेबल करें।
पाठकों को निर्देशों को समझने में मदद करने के लिए, प्रत्येक अनुभाग को स्पष्ट रूप से लेबल करें। प्रत्येक खंड के शीर्षक से यह अंदाजा होना चाहिए कि उस खंड में क्या किया जाएगा। पाठकों को इसका अध्ययन शुरू करने से पहले उस क्रिया को समझना चाहिए जिसका वे अध्ययन करने जा रहे हैं।
चरण 5. एक वाक्य में एक चरण लिखें।
वाक्य छोटे होने चाहिए और उनमें केवल एक चरण शामिल होना चाहिए। इस तरह, आप उस कार्य को तोड़ देंगे जिसे करने की आवश्यकता है, कई क्रियाओं से मिलकर एक एकल चरण बनाने के बजाय विशिष्ट क्रियाओं में।
यदि एक चरण दूसरे से संबंधित है और एक साथ पूरा किया जाना चाहिए, तो उसी वाक्य में सही क्रम में इसका वर्णन करें। उदाहरण के लिए, "फ्राइंग पैन में बैटर डालने से पहले, पैन को कुकिंग स्प्रे से कोट करें" या "फ्राइंग पैन को कुकिंग स्प्रे से कोट करें, फिर बैटर को फ्राइंग पैन में डालें।"
चरण 6. सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा लिखे गए चरणों का आसानी से पालन किया जा सकता है और उनकी निगरानी की जा सकती है।
गाइड लिखने की एक महत्वपूर्ण कुंजी है अपने पाठकों को उनकी प्रगति की निगरानी करने में मदद करना। उन चरणों को लिखें जो उन्हें यह देखने में मदद कर सकते हैं कि क्या वे सब कुछ ठीक कर रहे हैं। प्रारूप कुछ इस तरह हो सकता है: "जब आपके पास _ होगा, तो परिणाम _ जैसा दिखेगा।"
उदाहरण के लिए, “केक पक जाने के बाद, बीच में एक टूथपिक चिपका दें। अगर टूथपिक को वापस बाहर निकालने के बाद भी वह साफ है, तो केक पूरी तरह से तैयार है।
चरण 7. वैकल्पिक चरणों को लिखिए।
कुछ चरणों के लिए, समान कार्य करने के कई तरीके हो सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप विभिन्न तरीकों की व्याख्या करते हैं।
- यदि कुछ शर्तें हैं जो कुछ विधियों को अधिक उपयुक्त बनाती हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उन पर चर्चा करें।
- यदि कोई विशेष तरीका आसान, सस्ता या प्रभावी है, तो उसे समझाना सुनिश्चित करें।
चरण 8. यदि आवश्यक हो तो सौतेले बच्चों का उपयोग करें।
कुछ प्रक्रियाओं के लिए, आपको एक चरण को कई चाइल्ड चरणों में विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है। सौतेले बच्चों का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब कार्रवाई बहुत छोटी हो ताकि अकेले कदम न उठा सकें। सौतेले बच्चे एक कदम को कई भागों में विभाजित करने में मदद करते हैं।
सौतेले बच्चों पर अतिरिक्त जानकारी लिखें। इस तरह की अतिरिक्त जानकारी चरण के बारे में अधिक विस्तार से बताती है, जैसे कि प्रगति की गई वस्तु उसके पहले और बाद में कैसी दिखेगी, या चरण महत्वपूर्ण क्यों है।
चरण 9. शुरुआत में चेतावनियों और शर्तों को लिखें।
यदि ऐसी चीजें हैं जो पाठक को शुरू करने से पहले जानना, करना या समझना चाहिए, तो सुनिश्चित करें कि आपने उन्हें शुरुआत में कहा है।
चरण 10. समस्याओं का अनुमान लगाएं।
उन क्षेत्रों के बारे में सोचें जहां पाठकों को समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है, और फिर उन समस्याओं से निपटने के लिए सुझाव दें। आप उन समस्याओं के उदाहरण भी प्रदान कर सकते हैं जो तब उत्पन्न हो सकती हैं जब वे एक कदम सही ढंग से नहीं करते हैं।
यह चरण बहुत महत्वपूर्ण है। यदि आपने स्वयं निर्देशों का पालन किया है, तो आपको पता चल जाएगा कि कौन से हिस्से परेशानी पैदा कर रहे हैं। यही कारण है कि यह इतना महत्वपूर्ण है कि आप निर्देशों को लिखते समय प्रक्रिया से गुजरें।
चरण 11. निर्देशों को पूरा करें।
यह बहुत महत्वपूर्ण है। आखिरी कील लगने पर या ओवन से केक निकालने पर कुछ सुराग समाप्त नहीं होते हैं। इस बारे में सोचें कि पाठकों को और क्या करने की आवश्यकता है। यदि आप अभी भी सोच सकते हैं, "तो अब क्या?", इसका अर्थ है कि आपके पास जोड़ने के लिए अभी और चरण हैं।
भाग 4 का 4: संकेत पूरा करना
चरण 1. संकेत स्वरूप सेट करें।
निर्देश लिखते समय, सुनिश्चित करें कि आपने प्रारूप को स्पष्ट रूप से सेट किया है। इससे पाठक को यह समझने में मदद मिलेगी कि भ्रमित हुए बिना आपके निर्देशों को सही तरीके से कैसे पढ़ा जाए।
- सुराग के प्रत्येक भाग को लेबल करने के लिए शीर्षकों का प्रयोग करें।
- जब आप चरणों को क्रम में लिखते हैं तो संख्याओं का उपयोग करें।
- वैकल्पिक चरणों, अतिरिक्त जानकारी, या किसी अन्य चरण के अंतर्गत आने वाली किसी भी चीज़ को लिखने के लिए बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें।
- चरणों को दृष्टि से अलग करें। चरणों को अलग दिखाने के लिए उनके बीच रिक्त स्थान जोड़ें।
चरण 2. एक प्रभावी शीर्षक चुनें।
शीर्षक को आपकी मार्गदर्शिका में वर्णित बातों का एक सिंहावलोकन प्रदान करना चाहिए।
उदाहरण के लिए, "एगलेस चॉकलेट केक बेक करने के निर्देश" "चॉकलेट केक" की तुलना में अधिक स्पष्ट हैं।
चरण 3. यदि आवश्यक हो तो चित्रों और आरेखों का उपयोग करें।
कुछ सुरागों के लिए चित्र, चित्र, टेबल या अन्य विज़ुअलाइज़ेशन की आवश्यकता होती है ताकि पाठक को यह समझने में मदद मिल सके कि क्या समझाया जा रहा है। यदि आवश्यक हो तो इस तरह के विज़ुअलाइज़ेशन जोड़ें। विज़ुअलाइज़ेशन को केवल लेखन में निहित विचारों को दोहराना चाहिए, कोई नई जानकारी नहीं देनी चाहिए, क्योंकि यह केवल पूरक सामग्री है।
