पिवट टेबल इंटरएक्टिव टेबल हैं जो उपयोगकर्ताओं को बड़ी मात्रा में डेटा को एक कॉम्पैक्ट, सारणीबद्ध प्रारूप में समूहित करने और सारांशित करने की अनुमति देती हैं जो रिपोर्टिंग और विश्लेषण को आसान बनाती हैं। ये टेबल डेटा को सॉर्ट, परिकलित और जोड़ सकते हैं और विभिन्न स्प्रेडशीट प्रोग्राम में उपलब्ध हैं। एक्सेल आपको प्रासंगिक जानकारी को उपयुक्त बॉक्स में खींचकर और छोड़ कर आसानी से पिवट टेबल बनाने की अनुमति देता है। फिर आप पैटर्न और रुझान खोजने के लिए अपने डेटा को फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1: पिवट टेबल बनाना
चरण 1. उस वर्कशीट को लोड करें जो पिवट टेबल बनाने का आधार होगी।
पिवट टेबल आपको वर्कशीट से डेटा की विज़ुअल रिपोर्ट बनाने की अनुमति देता है। आप कोई सूत्र दर्ज किए बिना या किसी कक्ष की प्रतिलिपि बनाए बिना गणना कर सकते हैं। पिवट टेबल बनाने के लिए आपको केवल एक वर्कशीट की जरूरत है जिसमें कई प्रविष्टियां हों।
आप एक्सेस जैसे बाहरी डेटा स्रोत का उपयोग करके एक्सेल में पिवट टेबल भी बना सकते हैं। आप एक नई एक्सेल वर्कशीट में पिवट टेबल डाल सकते हैं।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि आपका डेटा आवश्यक पिवट तालिका से मेल खाता है।
पिवोट टेबल हमेशा वह उत्तर नहीं हो सकता जिसे आप ढूंढ रहे हैं। पिवट टेबल सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए, आपकी वर्कशीट को कई बुनियादी मानदंडों को पूरा करना होगा:
- आपकी वर्कशीट में डुप्लिकेट मानों वाला कम से कम एक कॉलम होना चाहिए। मूल रूप से इसका सीधा सा मतलब है कि कम से कम एक कॉलम में दोहराए जाने वाला डेटा है। अगले खंड में चर्चा किए गए उदाहरण में, "उत्पाद प्रकार" कॉलम में दो प्रविष्टियां हैं: "तालिका" या "कुर्सी"।
- वर्कशीट में संख्यात्मक जानकारी होनी चाहिए। इस जानकारी की तुलना की जाएगी और तालिका में सारांशित किया जाएगा। अगले भाग में उदाहरण में, "बिक्री" कॉलम में संख्यात्मक डेटा होता है।
चरण 3. पिवट टेबल विज़ार्ड चलाएँ।
एक्सेल विंडो के शीर्ष पर "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें। सम्मिलित करें रिबन के बाईं ओर "पिवोटटेबल" बटन पर क्लिक करें।
यदि आप एक्सेल 2003 या इससे पहले का उपयोग कर रहे हैं, तो "'डेटा'" मेनू पर क्लिक करें और "पिवोटटेबल और पिवोट चार्ट रिपोर्ट …" चुनें।
चरण 4. उस डेटा का चयन करें जिसका आप उपयोग करेंगे।
डिफ़ॉल्ट रूप से (डिफ़ॉल्ट), एक्सेल सक्रिय वर्कशीट पर सभी डेटा का चयन करता है। आप कार्यपत्रक के किसी विशिष्ट भाग का चयन करने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं या मैन्युअल रूप से कक्षों की श्रेणी में टाइप कर सकते हैं।
यदि आप अपने डेटा के लिए किसी बाहरी स्रोत का उपयोग कर रहे हैं, तो "बाहरी डेटा स्रोत का उपयोग करें" विकल्प पर क्लिक करें और फिर कनेक्शन चुनें… पर क्लिक करें। अपने कंप्यूटर पर संग्रहीत कनेक्शन डेटाबेस देखें।
चरण 5. अपनी पिवट टेबल के लिए एक स्थान चुनें।
अपनी रेंज निर्दिष्ट करने के बाद, उसी विंडो से अपना स्थान विकल्प चुनें। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल तालिका को एक नई वर्कशीट पर रखेगा जो आपको विंडो के निचले भाग में टैब पर क्लिक करके आगे और पीछे स्विच करने देता है। आप पिवट टेबल को डेटा के समान शीट पर रखना भी चुन सकते हैं ताकि आप चुन सकें कि कौन से सेल को रखना है।
जब आप अपनी पसंद से संतुष्ट हों, तो OK पर क्लिक करें। आपकी पिवट टेबल रखी जाएगी और इंटरफेस बदल जाएगा।
3 का भाग 2: पिवट टेबल्स को कॉन्फ़िगर करना
चरण 1. पंक्ति फ़ील्ड जोड़ें।
जब आप एक पिवट टेबल बनाते हैं, तो आप मूल रूप से डेटा को पंक्तियों और स्तंभों के आधार पर छाँट रहे होते हैं। आप किसी विशेष स्थान पर जो जोड़ते हैं वह तालिका की संरचना को निर्धारित करेगा। किसी फ़ील्ड की जानकारी डालने के लिए उसे पिवट तालिका के पंक्ति फ़ील्ड अनुभाग में दाईं ओर फ़ील्ड सूची से ड्रैग करें।
- मान लें कि आपकी कंपनी दो उत्पाद बेचती है: टेबल और कुर्सियाँ। आपके पास आपके पांच स्टोर (स्टोर) में बेचे गए प्रत्येक उत्पाद (उत्पाद प्रकार) के नंबर (बिक्री) के साथ एक वर्कशीट है। आप देखना चाहते हैं कि प्रत्येक स्टोर में प्रत्येक उत्पाद कितना बिका।
- स्टोर फ़ील्ड को फ़ील्ड सूची से पिवट तालिका के पंक्ति फ़ील्ड अनुभाग में खींचें। आपके स्टोर की एक सूची दिखाई देगी, प्रत्येक की अपनी पंक्ति के रूप में।
चरण 2. कॉलम फ़ील्ड जोड़ें।
पंक्तियों की तरह, कॉलम आपको डेटा को सॉर्ट करने और प्रदर्शित करने की अनुमति देते हैं। ऊपर के उदाहरण में, स्टोर फील्ड को रो फील्ड्स सेक्शन में जोड़ा जाता है। यह देखने के लिए कि प्रत्येक उत्पाद प्रकार कितना बेचा गया, उत्पाद प्रकार फ़ील्ड को कॉलम फ़ील्ड अनुभाग में खींचें।
चरण 3. एक मान फ़ील्ड जोड़ें।
अब जब आपने ऑर्डर देना पूरा कर लिया है, तो आप तालिका में प्रदर्शित करने के लिए डेटा जोड़ सकते हैं। बिक्री फ़ील्ड को क्लिक करें और पिवट तालिका के मान फ़ील्ड अनुभाग में खींचें। आप अपनी तालिका को अपने प्रत्येक स्टोर में दोनों उत्पादों के लिए बिक्री की जानकारी दिखाते हुए देखेंगे, जिसमें दाईं ओर कुल कॉलम होगा।
उपरोक्त सभी चरणों के लिए, आप फ़ील्ड को तालिका के बजाय विंडो के दाईं ओर फ़ील्ड सूची के अंतर्गत संबंधित बॉक्स में खींच सकते हैं।
चरण 4. किसी अनुभाग में एकाधिक फ़ील्ड जोड़ें।
पिवट टेबल आपको प्रत्येक अनुभाग में एक साथ कई फ़ील्ड जोड़ने की अनुमति देते हैं ताकि आप अधिक विस्तार से नियंत्रित कर सकें कि डेटा कैसे प्रदर्शित होता है। ऊपर दिए गए उदाहरण का उपयोग करते हुए, मान लें कि आप कई प्रकार की मेज और कुर्सियाँ बनाते हैं। आपकी वर्कशीट रिकॉर्ड करती है कि कोई आइटम टेबल या कुर्सी (उत्पाद प्रकार) है, साथ ही साथ टेबल या कुर्सी का कौन सा मॉडल बेचा गया था (मॉडल)।
मॉडल फ़ील्ड को कॉलम फ़ील्ड अनुभाग में खींचें। कॉलम अब प्रति मॉडल बिक्री के साथ-साथ समग्र प्रकार का विश्लेषण दिखाएगा। आप विंडो के निचले-दाएं कोने में बॉक्स में संबंधित फ़ील्ड के आगे तीर बटन पर क्लिक करके इन लेबलों को प्रदर्शित करने के क्रम को बदल सकते हैं। ऑर्डर बदलने के लिए "मूव अप" या "मूव डाउन" चुनें।
चरण 5. डेटा प्रदर्शित होने का तरीका बदलें।
आप मान बॉक्स में किसी मान के आगे वाले तीर आइकन पर क्लिक करके मूल्यों के प्रदर्शित होने के तरीके को बदल सकते हैं। मानों की गणना कैसे की जाती है, इसे बदलने के लिए "वैल्यू फील्ड सेटिंग्स" चुनें। उदाहरण के लिए, आप इन मानों को कुल के बजाय प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं, या उन्हें जोड़ने के बजाय औसत कर सकते हैं।
आप एक ही फ़ील्ड को मान बॉक्स में कई बार जोड़कर इस अवसर का लाभ उठा सकते हैं। उपरोक्त उदाहरण में, प्रत्येक स्टोर की कुल बिक्री प्रदर्शित की जाती है। बिक्री फ़ील्ड को फिर से जोड़कर, आप दूसरी बिक्री को कुल बिक्री के प्रतिशत के रूप में दिखाने के लिए उस मान सेटिंग को बदल सकते हैं।
चरण 6. मूल्यों में हेरफेर करने के कई तरीके जानें।
मूल्यों की गणना के तरीके को बदलते समय, आपकी आवश्यकताओं के आधार पर आपके पास कई विकल्प होते हैं।
- योग (योग) - यह मान फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट है। एक्सेल चयनित क्षेत्र में सभी मूल्यों को जोड़ देगा।
- गणना - यह चयनित फ़ील्ड में डेटा वाले कक्षों की संख्या की गणना करेगा।
- औसत - यह चयनित क्षेत्र में सभी मूल्यों के औसत की गणना करेगा।
चरण 7. फ़िल्टर जोड़ें।
"रिपोर्ट फ़िल्टर" क्षेत्र में ऐसे फ़ील्ड होते हैं जो आपको डेटा सेट को फ़िल्टर करके पिवट तालिका में दिखाए गए डेटा का एक सिंहावलोकन देखने की अनुमति देते हैं। ये फ़ील्ड रिपोर्ट के लिए फ़िल्टर के रूप में कार्य करती हैं। उदाहरण के लिए, स्टोर फ़ील्ड-पंक्ति लेबल नहीं- को फ़िल्टर के रूप में सेट करके, आप प्रति स्टोर कुल बिक्री देखने के लिए अलग-अलग स्टोर का चयन कर सकते हैं, या एक ही समय में कई स्टोर देख सकते हैं।
3 का भाग 3: पिवट टेबल का उपयोग करना
चरण 1. परिणामों को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें।
पिवट टेबल्स की प्रमुख विशेषताओं में से एक परिणाम को क्रमबद्ध करने और गतिशील रिपोर्ट देखने की क्षमता है। प्रत्येक लेबल को लेबल हेडर के बगल में नीचे तीर बटन पर क्लिक करके सॉर्ट और फ़िल्टर किया जा सकता है। फिर आप सूची को सॉर्ट कर सकते हैं और केवल विशिष्ट प्रविष्टियां दिखाने के लिए इसे फ़िल्टर कर सकते हैं।
चरण 2. अपनी वर्कशीट अपडेट करें।
आधार वर्कशीट बदलते ही पिवट टेबल अपने आप अपडेट हो जाएगी। यह क्षमता आपके कार्यपत्रकों की निगरानी और परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए महत्वपूर्ण है।
चरण 3. पिवट टेबल के साथ बेला।
पिवट टेबल आपके लिए फ़ील्ड के स्थान और क्रम को बदलना बहुत आसान बनाते हैं। एक पिवट टेबल प्राप्त करने के लिए अलग-अलग क्षेत्रों को अलग-अलग स्थानों पर खींचने का प्रयास करें जो आपकी सटीक आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
यहीं से पिवट टेबल नाम आता है। डेटा को विभिन्न स्थानों पर ले जाना "पिवोटिंग" के रूप में जाना जाता है। जब आप दिशा बदलते हैं तो डेटा प्रदर्शित होता है।
चरण 4. एक पिवट चार्ट बनाएं।
आप गतिशील दृश्य रिपोर्ट दिखाने के लिए पिवट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। आपका पिवट चार्ट समाप्त पिवट, इसलिए चार्ट बनाने की प्रक्रिया केवल एक तस्वीर है।
टिप्स
- यदि आप डेटा मेनू से डेटा आयात करें कमांड का उपयोग करते हैं, तो आपके पास Office डेटाबेस कनेक्शन, एक्सेल फ़ाइलें, एक्सेस डेटाबेस, टेक्स्ट फ़ाइलें, ODBC DSN, वेब पेज, OLAP और XML/XSL से डेटा की एक श्रृंखला को आयात करने के तरीके के बारे में अधिक विकल्प हैं। फिर आप अपने डेटा का उपयोग एक्सेल सूची की तरह कर सकते हैं।
- यदि आप ऑटोफ़िल्टर ("डेटा", "फ़िल्टर" के अंतर्गत) का उपयोग कर रहे हैं, तो पिवट तालिका बनाते समय इस सुविधा को अक्षम कर दें। पिवट टेबल बनाने के बाद आप इसे फिर से सक्षम कर सकते हैं।
