जैसे-जैसे पत्रों की भूमिका के लिए एक आसान, सस्ता और तेज़ विकल्प के रूप में ईमेल की लोकप्रियता बढ़ती है, वैसे-वैसे शादियों, जन्मदिन समारोहों और यहां तक कि इन ऑनलाइन मीडिया के माध्यम से भेजे जाने वाले सामाजिक समारोहों के लिए आमंत्रणों की संख्या भी बढ़ जाती है। आम तौर पर, आमंत्रित लोग RSVP सिस्टम के साथ एक ईमेल भेजेंगे, ताकि यह पता लगाया जा सके कि इवेंट में शामिल होने वाले मेहमानों की संख्या कितनी है। लेकिन दुर्भाग्य से, इंडोनेशिया में आरएसवीपी प्रणाली बहुत लोकप्रिय नहीं है, इसलिए संभावना है, आपको जवाब देना मुश्किल होगा। चिंता मत करो! इस लेख में प्रतिक्रिया करने का सही तरीका और समय निर्धारित करने, सही प्रतिक्रिया तैयार करने और यह सत्यापित करने के लिए कि आपका जवाब आमंत्रित व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया गया है या नहीं, इस पर विभिन्न युक्तियां शामिल हैं।
कदम
3 का भाग 1: जवाब देने का सही तरीका और समय निर्धारित करना
चरण 1. निर्णय लें।
निमंत्रण में सूचीबद्ध कार्यक्रम में शामिल होने या न होने का निर्णय लेने के लिए आपको पहला कदम उठाने की आवश्यकता है। जैसे ही आप RSVP ईमेल प्राप्त करते हैं, इस बारे में सोचें।
- घटना के स्थान के बारे में सोचें और विचार करें कि आपको शहर से बाहर यात्रा करने की आवश्यकता है या नहीं। उदाहरण के लिए, शहर के बाहर आयोजित एक कार्यक्रम में भाग लेने के लिए, निश्चित रूप से आपको हवाई जहाज का टिकट खरीदने के लिए अधिक खर्च करना होगा, है ना?
- सुनिश्चित करें कि आपको घटना के समय किसी अन्य कार्यक्रम में शामिल नहीं होना है।
- सुनिश्चित करें कि आपका साथी और करीबी रिश्तेदार भी शामिल हो सकते हैं। याद रखें, आपके निकटतम लोगों की उपलब्धता आपके निर्णय लेने की प्रक्रिया को भी प्रभावित करेगी।
चरण 2. घटना की प्रकृति की पहचान करें।
वास्तव में, विभिन्न घटनाओं की प्रकृति के लिए विभिन्न प्रकार की प्रतिक्रिया और औपचारिकता के स्तरों की आवश्यकता होगी। इसलिए, अवांछित त्रुटियों को होने से रोकने के लिए प्रतिक्रिया भेजने से पहले आपको पहले घटना की प्रकृति को समझना होगा।
- यदि घटना अनौपचारिक है, जैसे पड़ोसी के घर पर बारबेक्यू के लिए निमंत्रण, तो आपको आम तौर पर अनौपचारिक प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होगी। इसके अलावा, आपको प्रतिक्रिया भेजने में लगने वाला समय कम हो जाता है।
- यदि घटना औपचारिक है, जैसे शादी, जन्मदिन की पार्टी, या अन्य महत्वपूर्ण उत्सव का निमंत्रण, तो आपको आम तौर पर एक औपचारिक प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है।
चरण 3. एक प्रभावी प्रतिक्रिया प्रदान करें।
घटना के विवरण को पढ़ने और निर्णय लेने के बाद, तुरंत एक प्रभावी प्रतिक्रिया प्रदान करें। दूसरे शब्दों में, आपके द्वारा दी गई प्रतिक्रिया के माध्यम से पुष्टि करें कि आप आमंत्रण का पालन करेंगे या नहीं।
- आमंत्रितकर्ता द्वारा सूचीबद्ध प्रतिसाद तिथि पढ़ें। याद रखें, आपको समय सीमा से पहले जवाब देना होगा!
- जितनी जल्दी हो सके प्रतिक्रिया दें। यहां तक कि अगर आमंत्रणकर्ता आपको जवाब देने के लिए एक या दो महीने का समय देता है, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आपको प्रतिक्रिया के लिए रुकने का अवसर लेना चाहिए! इसके बजाय, आमंत्रण को स्वीकार या अस्वीकार करने का निर्णय लेने के तुरंत बाद जवाब दें।
3 का भाग 2: प्रतिक्रियाओं का निर्माण
चरण 1. ईमेल का विषय निर्दिष्ट करें।
यह निर्धारित करने के बाद कि कैसे और कब प्रतिक्रिया देनी है, अपने संदेश की संरचना करें। आरंभ करने के लिए, ईमेल में एक विषय शामिल करें जो आपकी प्रतिक्रिया को इंगित करता है और घटना की प्रकृति के लिए उपयुक्त है।
- औपचारिक आमंत्रणों के लिए, ऐसे वाक्यों का उपयोग करें जो औपचारिक भी हों। उदाहरण के लिए, लिखिए, "रोजर और एना ने 11 मई को बॉल और डिनर के लिए आमंत्रणों को ठुकरा दिया।"
- गैर-औपचारिक निमंत्रणों के लिए, जैसे कि आपके जटिल पड़ोसियों को जमे हुए निमंत्रण, बस लिखें, "11वें बारबेक्यू में नहीं आ सकते।"
चरण 2. एक ग्रीटिंग शामिल करें।
ईमेल को उचित अभिवादन के साथ खोलना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह अभिवादन ही है जो आपकी प्रतिक्रिया के लिए स्वर सेट करेगा। इसके अलावा, सही अभिवादन आमंत्रित व्यक्ति के प्रति आपकी भावनाओं और दृष्टिकोण पर भी जोर देगा।
- उपयुक्त अभिवादन के कुछ उदाहरण हैं "टू," "टू माय बेस्ट फ्रेंड," या साधारण अभिवादन जैसे "गुड मॉर्निंग/दोपहर/शाम/शाम,"
- अनौपचारिक घटनाओं के लिए, बस एक छोटा और सरल अभिवादन कहें, जैसे "जॉन और मार्सी के लिए"।
चरण 3. ईमेल के मुख्य भाग में संदेश लिखें।
ईमेल के मुख्य भाग में लिखा गया संदेश आपकी प्रतिक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है, खासकर जब से यह आपकी प्रतिक्रिया को समाप्त करेगा और घटना की प्रकृति को प्रतिबिंबित करेगा। वाक्यों के कुछ उदाहरण जिनका उपयोग आप किसी आमंत्रण को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए कर सकते हैं:
- ऐसे आमंत्रण पर अनौपचारिक प्रतिक्रिया दें। उदाहरण के लिए, "बारबेक्यू आमंत्रण के लिए धन्यवाद, टॉम। लेकिन क्षमा करें, हम उपस्थित नहीं हो सके क्योंकि उस दिन हमें शहर से बाहर होना था।”
- इस प्रकार के निमंत्रण पर औपचारिक प्रतिक्रिया दें। उदाहरण के लिए, "हिगिन्सन को 5 नवंबर, 2019 को जोश और बेलिंडा की शादी में शामिल होने का निमंत्रण मिला।" एक अन्य उदाहरण है, "जॉन और सारा एपलबी मार्टा रोड्रिग्ज के जन्मदिन की पार्टी में आपका निमंत्रण स्वीकार करके प्रसन्न हैं।"
- औपचारिक अस्वीकृति वाक्य का एक उदाहरण होगा: "पार्कर परिवार 5 नवंबर, 2019 को जोश और बेलिंडा की शादी में शामिल होने में असमर्थ था।"
चरण 4. एक समापन अभिवादन लिखें और अपना नाम शामिल करें।
संदेश लिखने के बाद, उचित समापन अभिवादन के साथ प्रतिक्रिया समाप्त करें। वास्तव में, एक समापन अभिवादन लिखना केवल एक औपचारिकता नहीं है, बल्कि एक ही समय में उस व्यक्ति के साथ आपके संबंध के प्रकार और आप उनके बारे में कैसा महसूस करते हैं, इसका प्रतिनिधित्व कर सकते हैं।
- एक औपचारिक समापन अभिवादन चुनें, जैसे "अभिवादन" या "धन्यवाद"।
- एक अनौपचारिक समापन अभिवादन चुनें जैसे "अभिवादन" या "अभिवादन"।
- अपनी प्रतिक्रिया के साथ समापन अभिवादन का मिलान करें। उदाहरण के लिए, यदि आप आमंत्रण को अस्वीकार करते हैं, तो "बड़े खेद के साथ" लिखें, या यदि आप आमंत्रण स्वीकार करते हैं तो "धन्यवाद" लिखें।
- ईमेल के अंत में अपना नाम लिखें। अनौपचारिक आयोजनों के लिए, बस अपना उपनाम और आमंत्रित किए गए अन्य लोगों के उपनाम लिखें। हालांकि, अधिक औपचारिक आयोजन के लिए, अपना पूरा नाम और अन्य आमंत्रित अतिथियों का नाम लिखना एक अच्छा विचार है। यदि आपका और आमंत्रित व्यक्ति का बहुत करीबी रिश्ता है, तो बस "स्मिथ फैमिली" लिखें।
भाग 3 का 3: स्वचालित ईमेल से निपटना और संभावित समस्याओं का निवारण करना
चरण 1. ईमेल में एक स्वचालित बटन होने पर "अस्वीकार करें" या "स्वीकार करें" पर क्लिक करें।
आज, बहुत से लोग एक स्वचालित RSVP सेवा का उपयोग करने में अधिक रुचि रखते हैं जो औपचारिक आमंत्रणों के लिए ईमेल के रूप में भेजी जाती है। सबसे अधिक संभावना है, स्वचालित आरएसवीपी ईमेल किसी तीसरे पक्ष के माध्यम से अग्रेषित किया गया था, और इसमें "अस्वीकार करें" या स्वीकार करें "विकल्प वाला एक बटन है।
- यदि आपको ऐसा कोई ईमेल प्राप्त होता है, तो आपको आमंत्रित व्यक्ति को एक निजी ईमेल भेजने की आवश्यकता नहीं है।
- एक बार आमंत्रण स्वीकार या अस्वीकार करने के बाद, प्रतिक्रिया तीसरे पक्ष को भेजी जाएगी और आमंत्रणकर्ता को अग्रेषित की जाएगी।
- स्वचालित ईमेल सेवाओं का उपयोग अक्सर अर्ध-औपचारिक कार्यक्रमों जैसे जन्मदिन पार्टियों, पुनर्मिलन, सामाजिक समारोहों आदि के लिए किया जाता है।
चरण 2. ईमेल के मुख्य भाग में “रिटर्न रसीद” विकल्प पर क्लिक करें।
ऐसा इसलिए करें ताकि आपका ईमेल प्रदाता आपको यह पुष्टि करने के लिए एक ईमेल भेजेगा कि प्रश्न में व्यक्ति ने आपका जवाब प्राप्त किया है या खोला है। इस तरह, आपको पता चल जाएगा कि संदेश भेजा गया है या नहीं।
- ध्यान रखें कि "रिटर्न रसीद" विकल्प के संबंध में विभिन्न ई-मेल प्रदाताओं की अलग-अलग नीतियां भी हो सकती हैं।
- कुछ ईमेल सेवा प्रदाता यह विकल्प भी प्रदान नहीं करते हैं।
चरण 3. यदि आपकी योजनाएँ बदलती हैं तो एक अनुवर्ती ईमेल भेजें।
वास्तव में, योजनाओं में परिवर्तन एक अपरिहार्य संभावना है। यदि आपको किसी ऐसे आमंत्रण को अस्वीकार करने की आवश्यकता है जिसे पहले स्वीकार किया जा चुका है या इसके विपरीत, सुनिश्चित करें कि आप सीधे आमंत्रणकर्ता को प्रतिक्रिया में परिवर्तन से अवगत कराते हैं।
- यदि आपने स्वचालित ईमेल पर गलती से "स्वीकार करें" विकल्प दबा दिया है, तो संबंधित व्यक्ति को निजी ईमेल के माध्यम से त्रुटि स्पष्ट करें।
- यदि आप किसी ऐसे आमंत्रण को अस्वीकार करना चाहते हैं जो आपको पहले प्राप्त हुआ था, तो अस्वीकृति की सूचना सीधे आमंत्रणकर्ता को दें। उदाहरण के लिए, "आरएसवीपी परिवर्तन" विषय के साथ एक ईमेल भेजें जो कहता है "क्षमा करें, एक या किसी अन्य कारण से, सारा और मैं 14 तारीख को आपकी 20 वीं शादी की सालगिरह में शामिल नहीं हो सके। उम्मीद है कि हम निकट भविष्य में फिर से मिल सकते हैं, ठीक है!”
- यदि आप किसी ऐसे आमंत्रण को स्वीकार करना चाहते हैं जिसे आपने पहले अस्वीकार कर दिया था, तो परिवर्तनों को सीधे आमंत्रितकर्ता को भी सूचित करें। उदाहरण के लिए, "RSVP परिवर्तन" विषय के साथ एक ईमेल भेजें, जिसमें लिखा हो "नमस्कार! यदि आमंत्रण कोटा अभी भी उपलब्ध है, तो मुझे आपके कार्यक्रम में भाग लेने में खुशी होगी।"
- प्रतिक्रिया में परिवर्तन जल्द से जल्द सूचित किया जाना चाहिए। यदि आगामी कार्यक्रम अनौपचारिक या अर्ध-औपचारिक है, तो इस बात की अधिक संभावना है कि आपने कुछ समय पहले अपनी प्रतिक्रिया बदल दी होगी। हालांकि, यदि घटना औपचारिक है (उदाहरण के लिए, एक शादी), तो प्रतिक्रिया में बदलाव कम से कम एक महीने पहले अग्रिम में किया जाना चाहिए।
