पेशेवर होने की क्षमता करियर की सफलता प्राप्त करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। कंपनी में उनकी स्थिति की परवाह किए बिना, लगभग सभी कर्मचारियों को फोन कॉल का जवाब देने की आवश्यकता होती है। कॉल करने वालों को सहज महसूस कराने के लिए, सकारात्मक प्रभाव बनाने के लिए अच्छी कॉल लेना सीखें और पूछे गए सवालों के जवाब देने के लिए तैयार रहें।
कदम
2 का भाग 1: फोन कॉल प्राप्त करना
चरण 1. ASAP फोन उठाओ।
जब कार्यालय का फोन बजता है, तो कॉल करने वाले को प्रतीक्षा में रखना विनम्र नहीं है। तीसरी घंटी बजने से पहले तुरंत फोन उठाएं और कॉल करने वाले को नमस्ते कहें।
चरण 2. हैंडसेट को अपने चेहरे के सामने रखें।
आप तुरंत बोलना चाह सकते हैं, लेकिन पहले यह सुनिश्चित कर लें कि फोन पर रिसीवर आपके चेहरे के सामने है। जब रिसीवर सही स्थिति में हो तब बोलें ताकि कॉल करने वाले को पूरी जानकारी मिले।
चरण 3. बोलने से पहले गहरी सांस लें।
फोन को अपने चेहरे के सामने रखने के बाद, अपने आप को शांत करने के लिए गहरी सांसें लें और नमस्ते कहने से पहले अपने दिमाग को एकाग्र करें। इस तरह आप एकाग्रचित्त होकर शांति से बात कर सकते हैं।
चरण 4. अपनी कंपनी का नाम और नाम बताएं।
यह विधि कॉल करने वाले को बताती है कि वह पहले से ही उस कंपनी से जुड़ा है जिसे वह कॉल करना चाहता है। इसलिए सुनिश्चित करें कि वह आपकी कंपनी का नाम और आपका नाम जानता है। पहले कंपनी का नाम बताएं। जब आप फोन कॉल प्राप्त करते हैं तो आप उन शब्दों को लिख सकते हैं जो आप कहना चाहते हैं ताकि आपको यह सोचने की ज़रूरत न हो कि फोन बजने पर क्या कहना है। शब्दों को उस स्थिति और परिस्थितियों के अनुकूल बनाया जा सकता है जिसमें आप काम करते हैं।
- यदि आप एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में काम करते हैं, तो कंपनी के बारे में पूरी जानकारी प्रदान करें क्योंकि कॉल करने वाले के लिए, आप उसे प्राप्त करने के लिए प्रवेश द्वार हैं जिसकी उसे आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कॉल करने वाले का यह कहकर अभिवादन करें, "सुप्रभात/दोपहर/शाम। विकिहाउ का मुख्यालय यहाँ है। मैं निकिता यहाँ मदद करने के लिए हूँ।" इस जानकारी के माध्यम से, कॉलर आपकी कंपनी का नाम और आपका नाम जानता है, इसलिए वह बातचीत जारी रखने में अधिक सहज महसूस करता है। यदि आप एक निजी सचिव हैं, तो अपने नियोक्ता का नाम प्रदान करें (उदाहरण के लिए, "मिस्टर मिलर का कार्यालय यहाँ है। मैं निकिता हूँ।") क्योंकि कॉलर आपके बॉस से संपर्क करना चाहता है।
- यदि आप किसी विशेष विभाग के सदस्य हैं, तो अपनी स्थिति को सूचित करें ताकि वह प्रासंगिक प्रश्न पूछ सके, उदाहरण के लिए, "सुप्रभात। मैं बहीखाता विभाग में यसिका हूं।" इस तरह, कॉल करने वाले को पता चल जाता है कि वह कॉल करने के लिए विभाग और व्यक्ति से जुड़ा है या किसी और से बात करने की जरूरत है।
चरण 5. फोन के बगल में स्टेशनरी और नोटबुक तैयार करें।
इस तरह, यदि कॉलर कोई संदेश छोड़ना चाहता है या जानकारी प्रदान करना चाहता है, तो आप तुरंत नोट ले सकते हैं। उसे प्रतीक्षा में न रखें क्योंकि आपको लिखने के लिए कागज़ और कलम ढूंढ़नी होगी।
भाग २ का २: फोन पर बात करना
चरण 1. बात करते समय मुस्कुराएं।
भले ही आप परेशान हों, नकली मुस्कान से कॉल करने वाले को आपकी आवाज अधिक सुखद लगती है। हालांकि मजबूर, यह विधि मूड में सुधार कर सकती है।
चरण 2. स्पष्ट और पेशेवर रूप से बोलें।
पेशेवर वातावरण में काम करते समय, सुनिश्चित करें कि आप और कॉलर स्पष्ट और सीधे संवाद करने में सक्षम हैं। धीमी गति से बोलें और प्रत्येक शब्द को स्पष्ट अभिव्यक्ति के साथ कहें ताकि आपके द्वारा दी गई जानकारी कॉलर को समझ में आए।
- गैर-मानक शब्द न कहें, जैसे "नहीं", "सिप" या "नाह"। प्रत्येक शब्द को स्पष्ट रूप से कहें, जैसे "हां" या "नहीं" ताकि दोनों पक्षों को जो कहा जा रहा है उसकी अच्छी समझ हो। आवश्यकतानुसार "धन्यवाद" और "आपका स्वागत है" कहकर विनम्र रहें।
- यदि आपको नंबर या अक्षर साझा करने की आवश्यकता है, जैसे नाम या फ़ोन नंबर देना, तो ध्वन्यात्मक वर्णमाला (भाषण ध्वनियों का उच्चारण) सीखें। इस तरह, जब आप अक्षर B और P जैसे अक्षरों का उच्चारण करते हैं, तो कॉल करने वाले भ्रमित नहीं होते हैं। बुडी के नाम की वर्तनी करते समय, "Balinese शब्द का B" समझाकर अक्षर B का उच्चारण करें।
चरण 3. पेशेवर रूप से कॉल करने वालों का अभिवादन करें।
कॉल करने वाले को पहले नाम से अभिवादन करने के बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उनका नाम कहने से पहले "पिता" या "माँ" कहते हैं, जैसे कि "मिस्टर जॉन," खासकर यदि आप कॉल करने वाले को व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं। नाम याद रखने की कोशिश करें और बातचीत के दौरान इसे कहें।
फोन करने वाले का नाम लिख लें जैसे ही वह आपको अपना नाम बताता है ताकि आप भूल न जाएं।
चरण 4. यदि आवश्यक हो तो कॉल करने वालों को अन्य लोगों से कनेक्ट करें।
किसी कंपनी या कार्यालय को कॉल करने वाले किसी व्यक्ति को आमतौर पर मदद की आवश्यकता होती है क्योंकि वे जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं या किसी समस्या का सामना कर रहे हैं। यदि आप किसी प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकते हैं या कोई समाधान नहीं निकाल सकते हैं, तो पूछें कि क्या वह किसी ऐसे व्यक्ति से बात करना चाहता है जो मदद कर सकता है। यह चरण दिखाता है कि आप कॉल करने वाले की परवाह करते हैं और समस्या को जल्दी से हल करने में मदद करना चाहते हैं।
- कार्यालय टेलीफोन आमतौर पर कॉल ट्रांसफर करने के लिए सिस्टम का उपयोग करते हैं। पता लगाएँ कि क्या आपके कार्यालय के फ़ोन हस्तांतरणीय हैं और जानें कि वे कैसे कार्य करते हैं। यदि नहीं, तो उस व्यक्ति का फ़ोन नंबर पता करें जिसे आपको कॉल करने की आवश्यकता है और उसे कॉलर के साथ साझा करें।
- कॉल करने वाले से विनम्रता से पूछें कि क्या आप उसे किसी और से जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, "क्षमा करें, मैं आपके प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकता। मैं फोन लाइन कैसे स्थानांतरित करूं ताकि आप सीधे पाक बंबांग से बात कर सकें? वह एक समाधान प्रदान कर सकता है।" सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा फ़ोन लाइन स्थानांतरित करने से पहले कॉलर सहमत है।
- यदि सहायता करने वाला व्यक्ति कार्यालय में नहीं है, तो पूछें कि क्या कॉल करने वाला कोई संदेश छोड़ना चाहेगा। सक्षम लोगों तक संदेश पहुँचाना न भूलें।
चरण 5. बातचीत को पेशेवर रूप से समाप्त करें।
"धन्यवाद" या "सुप्रभात / दोपहर / शाम" कहना कॉल करने वाले को यह बताने का एक तरीका है कि बातचीत समाप्त हो गई है और वह फोन काट सकता है। इस बारे में भ्रमित न हों कि बातचीत अभी भी जारी है या नहीं।
कॉल करने वाले के हैंग होने का इंतजार करें। यदि आप फोन कॉल प्राप्त करने वाले व्यक्ति हैं, तो कॉल करने वाले को वह सब कुछ कहने दें जो वह कहना चाहता है जब तक कि वह पूरा नहीं हो जाता। आप असभ्य के रूप में सामने आ सकते हैं या यदि आप बात नहीं कर रहे हैं तो आप जानकारी खो देंगे।
टिप्स
- काम पर निजी फोन कॉल न लें। आप ऑफिस में काम के सिलसिले में हैं, दोस्तों से बात करने के लिए नहीं। यदि आप किसी मित्र को चैट या टेक्स्ट करना चाहते हैं, तो इसे तब तक के लिए स्थगित कर दें जब तक कि आपका लंच ब्रेक या काम का समय समाप्त न हो जाए।
- ध्यान भटकाने से बचें। कॉल करने वाले को अपनी परवाह महसूस कराने के लिए, कार्य प्रगति पर स्थगित करें और कॉल करने वाले पर ध्यान केंद्रित करें। विचलित न हों या प्रश्नों का उत्तर देने या सहायता प्रदान करने में बहुत व्यस्त न हों।
- फोन पर खाते, पीते, या च्युइंग गम चबाते समय बात न करें क्योंकि आपके भाषण को समझना मुश्किल होगा और फोन करने वाले को अप्रसन्न महसूस कराएगा।
- यहां तक कि अगर कॉल करने वाला शिकायत करता है या असभ्य है, तो सहानुभूति दिखाएं, शांत रहें और पेशेवर प्रतिक्रिया दें।
