कंपनियों के साथ लेन-देन करते समय, कभी-कभी हमें शिकायत पत्र प्रस्तुत करने की आवश्यकता महसूस होती है क्योंकि प्रदान किया गया उत्पाद या सेवा असंतोषजनक है। इस लेख में, विकिहाउ बताता है कि पत्र कैसे लिखना है।
कदम
विधि 1 का 3: शिकायत पत्र लिखना
चरण 1. ग्राहक सेवा विभाग को शिकायत पत्र जमा करें।
इस तरह, आपको कंपनी से प्रतिक्रिया मिलने की अधिक संभावना है क्योंकि ग्राहक सेवा विभाग शिकायतों का जवाब देने का प्रभारी है ताकि आपके पत्र को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से संसाधित किया जा सके।
- ग्राहक सेवा प्रबंधक या कंपनी निदेशक का नाम और उन्हें व्यक्तिगत रूप से पत्र के उद्देश्य का पता लगाएं। अपने पूरे नाम के बाद "प्रिय महोदय / महोदया" लिखकर पत्र शुरू करें। यदि आप उसका नाम नहीं जानते हैं, तो बस "प्रिय ग्राहक सेवा प्रबंधक" लिखें।
- आमतौर पर, ग्राहक सेवा विभाग का पता कंपनी की वेबसाइट, ब्रोशर, विज्ञापन या उत्पाद पैकेजिंग पर पाया जा सकता है।
चरण 2. पत्र का सार लिखना जारी रखें।
पत्र लिखने और शिकायत करने का कारण समझाने के लिए पहले वाक्य का प्रयोग करें। यथासंभव अधिक से अधिक सहायक तथ्य प्रदान करें, जैसे कि दिनांक, समय और स्थान जहां आपने सेवा प्राप्त की थी या प्रासंगिक डेटा के साथ उत्पाद खरीदा था, जैसे कि सीरियल नंबर और उत्पाद मॉडल।
- सुनिश्चित करें कि पाठक 5 सेकंड से भी कम समय में पत्र के सार को समझ सकता है। इसलिए आपको लंबा-चौड़ा परिचय लिखने की जरूरत नहीं है।
- अपना अभिवादन लिखने के बाद, आपको होने वाली समस्या की व्याख्या करने के लिए विस्तृत जानकारी प्रदान करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि पहला वाक्य पाठक का ध्यान आपकी शिकायत की ओर खींचे।
- पहले वाक्य का उदाहरण: "इस पत्र के माध्यम से, मैं क्षतिग्रस्त हेयरड्रायर ब्रांड _ के कारण एक शिकायत प्रस्तुत करना चाहूंगा। यह उत्पाद _ को जालान _, जकार्ता में स्थित _ स्टोर पर खरीदा गया था।"
चरण 3. अपने इच्छित समाधान या उपाय को स्पष्ट रूप से बताएं।
यदि आप किसी उत्पाद के प्रतिस्थापन, धनवापसी, उत्पाद की मरम्मत, या किसी अन्य तरीके से मुआवजे का अनुरोध कर रहे हैं, तो इसे दूसरे पैराग्राफ में बताएं। इस प्रकार, पाठक को केवल एक उत्तर पत्र भेजने या एक घिसी-पिटी प्रतिक्रिया देने के बजाय, एक समाधान प्रदान करना चाहिए।
- अपनी शिकायत को सकारात्मक शब्दों में व्यक्त करें जो दर्शाता है कि आप सबसे अच्छे समाधान की उम्मीद करते हैं और एक वफादार ग्राहक बने रहते हैं। यदि आप धनवापसी या अन्य प्रकार के मुआवजे के लिए कहते हैं और फिर कहते हैं कि आप मामले को किसी तीसरे पक्ष को भेज देंगे, तो संभावना है कि पत्र के पाठक को समाधान प्रदान करने में कोई दिलचस्पी नहीं है।
- यदि आप उम्मीद करते हैं कि कंपनी व्यापक मुद्दों का समाधान करेगी, तो कृपया उन्हें लिखें। हालांकि, इस तरह के मुद्दों पर प्रतिक्रिया देने के लिए पाठकों को आमतौर पर अधिक समय की आवश्यकता होती है।
- पहले पत्र में मुकदमा करने की धमकी न दें। यह सबसे अच्छा समाधान हो सकता है जो आप चाहते हैं, लेकिन इस बार, आप केवल शिकायत दर्ज कर सकते हैं और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर सकते हैं।
चरण 4. सहायक दस्तावेजों की फोटोकॉपी संलग्न करें।
सुनिश्चित करें कि आपने भुगतान रसीद, खरीद चालान, वारंटी कार्ड, चेक या हस्तांतरण के प्रमाण, और यदि आवश्यक हो तो फोटो या वीडियो जैसे सहायक दस्तावेजों की फोटोकॉपी के साथ पत्र को पूरा किया है। पत्र में संलग्नक के रूप में प्रासंगिक दस्तावेज शामिल करें।
- सुनिश्चित करें कि आप भेजें फोटोकॉपी मूल के बजाय संलग्न दस्तावेज। इस तरह, आप महत्वपूर्ण जानकारी या दस्तावेज़ों को खोने का जोखिम नहीं उठाते हैं यदि उन्हें दूसरों को दिखाने की आवश्यकता होती है।
- पत्र में संलग्न दस्तावेजों को शामिल करें। उदाहरण के लिए: "इस पत्र के साथ, मैं भुगतान रसीद की एक फोटोकॉपी, हेअर ड्रायर वारंटी कार्ड और उत्पाद सीरियल नंबर की एक फोटो संलग्न कर रहा हूं।"
चरण 5. समस्या को हल करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें।
आपको पत्र के प्राप्तकर्ता को समाधान प्रस्तुत करने की समय सीमा के रूप में एक विशिष्ट तिथि शामिल करनी होगी। यह कदम आपको शांत महसूस कराता है और समस्या का समाधान तेजी से होता है।
- समय सीमा होने से पत्रों के खो जाने या नज़रअंदाज़ करने का जोखिम कम हो जाता है, क्योंकि इससे असुविधा और झुंझलाहट हो सकती है।
- एक यथार्थवादी समय सीमा प्रदान करें। आमतौर पर, 1-2 सप्ताह पर्याप्त होते हैं, लेकिन आपको समस्या और अपेक्षित समाधान को ध्यान में रखना होगा।
चरण 6. पत्र को विनम्र तरीके से समाप्त करें।
प्रदान की गई सहायता के लिए धन्यवाद कहें। दोनों पक्षों को मददगार महसूस करने में मदद करने के लिए, साझा करें कि आपके पाठक आपको कैसे बता सकते हैं ताकि संचार अधिक कुशल हो।
यदि आप पत्र के प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं तो "वसलाम" को एक समापन अभिवादन के रूप में लिखें। यदि नहीं, तो पत्र को "ईमानदारी से" लिखकर समाप्त करें। एक अनौपचारिक समापन अभिवादन के साथ शिकायत का पत्र समाप्त न करें, उदाहरण के लिए, "यही बात है" या "धन्यवाद।"
विधि २ का ३: सही शैली और प्रारूप का उपयोग करना
चरण 1. विनम्र शैली में एक पत्र लिखें।
आप क्रोधित हो सकते हैं और गलत महसूस कर सकते हैं, लेकिन यदि आप आपत्तिजनक शब्दों का प्रयोग करते हैं तो पत्र के पाठक को बुरा लगेगा। पत्र को विनम्र तरीके से लिखें और धमकी, गुस्सा या व्यंग्यात्मक टिप्पणी न करें। ध्यान रखें कि पत्र का पाठक आवश्यक रूप से होने वाली समस्याओं के लिए जिम्मेदार नहीं है और वह क्रोधित और दूसरों को दोष देने के बजाय मित्रवत और विनम्र ग्राहकों की सेवा करना पसंद करता है।
- याद रखें कि जिस कंपनी को पत्र भेजा गया है, उसका आपके लिए चीजों को कठिन बनाने का कोई इरादा नहीं है। सामान्य तौर पर, कंपनी ग्राहकों की संतुष्टि पर बहुत जोर देती है।
- आपके पास समाधान खोजने की अधिक संभावना है यदि आप अपने पत्र के पाठक को एक ऐसे व्यक्ति के रूप में मानते हैं जो मदद के लिए तैयार है, यह मानने के बजाय कि उसके बुरे इरादे हैं।
- जब आप परेशान हों तो पत्र न लिखें। तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आप शांत महसूस न करें। यदि आप अभी भी पत्र लिखना चाहते हैं, तो इसे 1-2 दिनों के लिए सहेज कर रखें और फिर भेजने से पहले इसे फिर से पढ़ें। हो सकता है कि आपने अधिक दोस्ताना अंदाज में एक नया पत्र लिखा हो।
चरण 2. एक सीधा पत्र लिखें।
ग्राहक सेवा कर्मियों को प्रतिदिन सैकड़ों पत्र प्राप्त हो सकते हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप एक स्पष्ट पत्र लिखते हैं ताकि वह उस बिंदु पर पहुंच सके जब वह पढ़ना शुरू करे। पत्र जो बहुत लंबे या विस्तृत होते हैं, वे पाठक को सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं ताकि वे यह न समझें कि आप वास्तव में क्या अनुभव करते हैं और क्या चाहते हैं।
- लंबी-चौड़ी जानकारी न दें या दूसरों को ठेस पहुंचाने वाले कठोर शब्दों का इस्तेमाल न करें।
- सुनिश्चित करें कि आप शिकायत पत्र अधिकतम 1 पृष्ठ या 200 शब्दों में लिखते हैं।
चरण 3. भाषा की एक आधिकारिक शैली का प्रयोग करें।
यह कदम आपको प्रभावी वाक्यों के साथ एक पत्र तैयार करने में मदद करता है ताकि पाठक यह समझ सके कि आपकी शिकायत को गंभीरता से लिया जाना चाहिए। एक गंभीर शिकायत करते समय आधिकारिक भाषा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है, उदाहरण के लिए एक वित्तीय।
- आधिकारिक भाषा शैली में विभिन्न पहलू होते हैं, जैसे कि सही शब्दों को चुनने की क्षमता, उपभोक्ता अधिकारों और कंपनी के दायित्वों का ज्ञान, और पेशेवर पत्र लेखन कौशल।
- यह पहलू आपकी विश्वसनीयता को बढ़ाता है इसलिए आपको सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलने की अधिक संभावना है।
चरण 4. सही वर्तनी और स्वरूपण के साथ पत्र लिखें।
जैसा कि ऊपर सुझाव दिया गया है, एक पेशेवर रूप से स्वरूपित पत्र प्रभावित करता है कि पाठक आपकी शिकायत पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं। ऊपरी दाएं कोने में पत्र की तिथि दर्ज करें। एक लाइन छोड़ें और बाईं ओर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम या शीर्षक लिखें। अगली पंक्ति में कंपनी का पता लिखें। एक लाइन छोड़ें और फिर अभिवादन लिखें।
- कंप्यूटर का उपयोग करके अक्षर टाइप करें ताकि लेखन साफ-सुथरा और पढ़ने में आसान हो। यदि आपको हाथ से लिखना है, तो सुनिश्चित करें कि आपका लेखन साफ-सुथरा, धारियों या स्याही के धब्बों से मुक्त और सुपाठ्य हो।
- हस्ताक्षर के लिए, "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से" के तहत कुछ खाली लाइनें तैयार करें। आसानी से पढ़ने के लिए हस्ताक्षर के नीचे स्पष्ट लेखन में अपना पूरा नाम शामिल करें।
- साफ-सुथरे, उचित दूरी वाले अक्षर लिखें, और सभी पैराग्राफ लगभग समान लंबाई के हों।
चरण 5. वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें।
वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ होने पर आपकी शिकायत को नज़रअंदाज़ किया जा सकता है। पत्र मुद्रित होने से पहले कंप्यूटर का उपयोग करके वर्तनी की जांच करने का समय। दूसरे व्यक्ति को पत्र भेजने से पहले उसे पढ़ने के लिए कहें।
विधि ३ का ३: पत्रों पर अनुवर्ती कार्रवाई
चरण 1. निर्दिष्ट समय सीमा समाप्त होने तक प्रतीक्षा करें।
धैर्य रखें और निर्दिष्ट समय सीमा तक कोई कार्रवाई न करें। यदि कोई प्रतिक्रिया नहीं है, तो आप यह पूछने के लिए कॉल या ईमेल कर सकते हैं कि आपका पत्र प्राप्त हुआ या नहीं। पत्र प्राप्त करने वाले के प्रति पूर्वाग्रह से ग्रसित न हों।
अगर आपको पत्र का जवाब नहीं मिला है या प्रतिक्रिया असंतोषजनक है, तो किसी उच्च पद पर शिकायत करें।
चरण 2. एक उच्च अधिकारी को एक पत्र भेजें।
यदि ग्राहक सेवा निदेशक के साथ संवाद करने के बाद भी आपको कोई समाधान नहीं मिलता है, तो किसी को उच्च पद पर खोजें और उसे लिखें। जब भी आप किसी उच्च-रैंकिंग अधिकारी को पत्र देते हैं, चाहे स्टाफ से लेकर पर्यवेक्षक तक, निदेशक से लेकर उप निदेशक से लेकर निदेशक तक, नवीनतम पत्राचार संलग्न करें। इस प्रकार, पत्र प्राप्त करने वाले व्यक्ति को नवीनतम स्थिति के साथ पूरी जानकारी मिलती है और उम्मीद की जाती है कि वह कम समय में सबसे अच्छा समाधान प्रदान करने में सक्षम होगा।
- पहले चरण के रूप में, सीधे राष्ट्रपति के पास जाने के बजाय, ग्राहक सेवा विभाग में शिकायत दर्ज करना एक अच्छा विचार है। ग्राहक सेवा कर्मियों को इस बात की बेहतर समझ है कि शिकायतों को कैसे संभालना है और निदेशक को संबोधित पत्र आमतौर पर इस विभाग को वापस कर दिए जाते हैं।
- यदि आप ग्राहक सेवा विभाग को बायपास करते हैं, तो हो सकता है कि आपकी शिकायत का समाधान न किया जाए।
- यदि आप निदेशक या मुख्य कार्यकारी अधिकारी को शिकायत करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने बहुत स्पष्ट, संक्षिप्त और व्यवस्थित जानकारी के साथ एक पत्र लिखा है क्योंकि वह नहीं जानता कि पहले क्या हुआ था।
चरण 3. यदि आप कानूनी कार्रवाई करना चाहते हैं तो किसी वकील से मिलें।
वकील समझते हैं कि अदालतों के माध्यम से मुकदमा कैसे दायर किया जाए। याद रखें, यह तरीका अंतिम विकल्प होना चाहिए। एक शिकायत पत्र जो सीधे कानूनी चैनलों पर चर्चा करता है, पत्र की सामग्री को असंगत बनाता है और मुआवजे के लिए आपका अनुरोध अस्वीकार कर दिया जाता है। यह हो सकता है, अगर आपकी धमकी का जवाब दिया जाता है तो यह कदम आत्म-पराजय है।
टिप्स
- सुनिश्चित करें कि आपने अपना नाम, घर का पता, ईमेल पता और फोन नंबर (घर, काम, सेल फोन) शामिल किया है। इसके अलावा, पत्र के पाठक से संपर्क जानकारी प्रदान करने के लिए कहें ताकि दोनों पक्ष शिकायत समाधान की प्रगति के बारे में संवाद करना जारी रख सकें।
- भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें और सही और सत्यापन योग्य जानकारी प्रदान करके सकारात्मक रहें।
- ईमेल, फैक्स या कंपनी ब्लॉग/वेबसाइट पर लिखने की तुलना में मेल द्वारा शिकायत करना अधिक प्रभावशाली है। कई कंपनियां आधिकारिक पत्रों के माध्यम से प्रस्तुत शिकायतों को प्राथमिकता देती हैं।
- सभी पत्राचार की फोटोकॉपी रखें और पत्र भेजे जाने की तारीख नोट करें।
- पत्र लिखने से पहले, जो हुआ उस पर चिंतन करने के लिए कुछ समय निकालें। इस पर कुछ विचार करने के बाद, आप एक पत्र लिखने के लिए तैयार हैं जब आप जानते हैं कि आप क्या समाधान चाहते हैं और अनुरोध कैसे करें।
- अगर आप किसी के बारे में शिकायत करना चाहते हैं, तो उसके निराशाजनक व्यवहार के बारे में बात करें। कंपनी की पूरी तरह से आलोचना न करें। यदि आप कंपनी की नीति पर आपत्ति करते हैं, तो मेल रीडर या प्रबंधन की आलोचना न करें। समस्या और अपने वांछित समाधान का वर्णन करें।
- उन वेबसाइटों का लाभ उठाएं जो उपभोक्ताओं के लिए शिकायतें दर्ज करने के अवसर खोलती हैं और पता लगाती हैं कि क्या ऐसे खरीदार हैं जिन्हें कुछ कंपनियों के साथ समस्या है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस वेबसाइट के माध्यम से प्रस्तुत उपभोक्ता शिकायतों की एक फाइल रखें।
- उन गवाहों के पत्र न भेजें जिन्हें वैध कर दिया गया है। यदि आप मामले को अदालत में सुलझाना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने गवाह का बयान और नाम रखा है। ध्यान रखें कि अदालत की फीस आमतौर पर बहुत अधिक होती है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप एक अनौपचारिक समझौता करें या मध्यस्थता के माध्यम से।
- कंपनी की आलोचना न करें। याद रखें कि आप मुआवजा या समाधान प्राप्त करना चाहते हैं। यदि आप पत्र के पाठक पर हमला करते हैं तो यह अमल में नहीं आता है। यदि आप उच्च स्वर में पत्र लिखना चाहते हैं, तो निष्क्रिय आवाज से बचें, भाषा की सीधी और वर्णनात्मक शैली का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, कहें कि आप केवल "निराश महसूस करने" के बजाय इस समस्या के परिणामस्वरूप "नुकसान में" या "कठिनाई" हैं।
