एक परामर्श प्रस्ताव एक सलाहकार द्वारा एक संभावित ग्राहक को भेजे जाने वाले कार्य का वर्णन करने के लिए एक दस्तावेज है और सलाहकार को काम करने में सक्षम होने के लिए शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए। परामर्श प्रस्ताव आमतौर पर सलाहकार और संभावित ग्राहक द्वारा काम पर विस्तार से चर्चा करने के बाद तैयार किए जाते हैं। प्रस्ताव बनाने के कौशल की आवश्यकता प्रत्येक स्वतंत्र सलाहकार को होती है क्योंकि यदि आप एक अच्छा प्रस्ताव प्रस्तुत करने में सक्षम हैं तो आपको नए ग्राहक मिल सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1 प्रस्ताव बनाने के लिए मूल बातें जानना
चरण 1. आप जो काम कर रहे हैं उसका विस्तार से अध्ययन करें।
परामर्श प्रस्ताव बायोडाटा से भिन्न होते हैं। आप जितने चाहें उतने प्रस्ताव जमा नहीं कर सकते क्योंकि आप चाहते हैं कि काम के लिए स्वीकार किया जाए। प्रत्येक प्रस्ताव को विशेष रूप से उस ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए जो आपकी सेवाओं का उपयोग करना चाहता है। जितना अधिक आप क्लाइंट के बारे में जानते हैं और उसे क्या चाहिए, आपका प्रस्ताव उतना ही बेहतर होगा। इसलिए, निम्नलिखित कदम उठाकर एक अच्छा प्रस्ताव बनाना सीखें:
- सबसे पहले, कार्य योजना पर चर्चा करने के लिए क्लाइंट को मिलने के लिए आमंत्रित करें। चर्चा के परिणामों को ध्यान से रिकॉर्ड करने का प्रयास करें और प्रश्न पूछें ताकि आप सही ढंग से समझ सकें कि आपको क्या करना है।
- उसके बाद, आप कॉल कर सकते हैं या ईमेल भेज सकते हैं यदि अभी भी ऐसी चीजें हैं जिन्हें स्पष्ट करने या पूछने की आवश्यकता है।
- एक प्रस्ताव बनाते समय (जिसे अगले भाग में समझाया जाएगा), जानकारी की तलाश में थोड़ा शोध करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, यह साबित करने के लिए कि आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाएं ग्राहकों को सफलता दिला सकती हैं, ऐसे व्यावसायिक सर्वेक्षण परिणामों की तलाश करें जो आपके ऑफ़र का समर्थन करते हों।
चरण 2. अपने असाइनमेंट के बारे में सहमत शर्तों को लिखें।
एक सलाहकार के रूप में एक कार्य समझौता न करें, लेकिन अंत में आप एक ऐसे कार्य को करने के लिए मजबूर होंगे, जिसके लिए आप सहमत नहीं हैं। सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से जानते हैं कि ग्राहक आपसे क्या अपेक्षा करता है। इस तरह, आप उन सीमित कार्यों को सूचीबद्ध करके एक प्रस्ताव बना सकते हैं जिन पर दोनों पक्षों द्वारा सहमति व्यक्त की गई है। प्रस्ताव बनाने से पहले आपको कई चीजें सुनिश्चित करनी होंगी, उदाहरण के लिए:
- आपका कार्य और ग्राहक जो परिणाम चाहता है
- कार्य सारिणी
- विशिष्ट लक्ष्य जिन्हें आपको एक निश्चित तिथि तक प्राप्त करना है
- कभी-कभी, आपको कई लोगों के साथ चर्चा करनी पड़ती है। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच विवादों को सुलझाने के लिए परामर्श सेवाएं प्रदान करना चाहते हैं, तो आपको दोनों पक्षों और ग्राहकों के प्रतिनिधियों से बात करनी चाहिए जिन्हें आपकी सेवाओं की आवश्यकता है।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि ग्राहक ने भुगतान के मामले में प्रतिबद्धता की है।
भुगतान की जानकारी पूरे प्रस्ताव का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यदि ग्राहक आपकी सेवाओं के लिए ठीक से भुगतान नहीं कर सकता है, तो आपको प्रस्ताव देने की आवश्यकता नहीं है। एक प्रस्ताव बनाने से पहले, आपको प्राप्त होने वाले भुगतान की राशि और शर्तों के बारे में ग्राहक के साथ एक समझौता करें। इस तरह, आप एक प्रस्ताव बनाने के लिए समझौते का उल्लेख कर सकते हैं जिस पर ग्राहक को हस्ताक्षर करना चाहिए और उससे सहमत होना चाहिए।
- परामर्श शुल्क की राशि के अलावा, आपको काम करते समय परिचालन लागत के मामले में भी ग्राहक के साथ एक समझौता करना होगा, उदाहरण के लिए: गैसोलीन की लागत, स्टेशनरी, यात्रा लागत, और अन्य। अपने हित में, क्लाइंट से सभी लागतों को कवर करने के लिए कहें।
- यदि ग्राहक पुष्टि नहीं कर सकता है कि आपको कितना और कब भुगतान किया जाएगा, तो परामर्श प्रस्ताव न बनाएं।
चरण ४. यदि संभव हो तो प्रस्ताव प्रस्तुत किए बिना नौकरी प्राप्त करें।
सलाहकार आमतौर पर सलाह देते हैं, "परामर्श सेवाओं के लिए प्रस्ताव बनाने की तुलना में पुष्टि तैयार करना आसान है"। याद रखें कि परामर्श प्रस्ताव केवल एक प्रस्ताव है जो इस बात की गारंटी नहीं देता कि आपको नौकरी मिल जाएगी। ग्राहक कई सलाहकारों से प्रस्तावों का अनुरोध कर सकते हैं और एक को चुन सकते हैं, ताकि जितना संभव हो सके, प्रस्ताव बनाने से पहले ग्राहक के साथ एक समझौता करें। इस तरह, क्लाइंट को केवल यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि आप काम शुरू करने के लिए तैयार हैं, इसके बजाय यह विचार करने के लिए कि आपका प्रस्ताव स्वीकार किया गया है या नहीं।
3 का भाग 2: एक प्रस्ताव लिखना
चरण 1. संभावित ग्राहकों का अभिवादन करके प्रारंभ करें।
अपना प्रस्ताव शुरू करें जैसे कि एक छोटे पैराग्राफ में यह समझाकर एक पत्र लिखना कि आप क्लाइंट के साथ काम करना चाहते हैं और आप किसी विशेष नौकरी के लिए सबसे अच्छे उम्मीदवार हैं (जिसके बारे में आपको बाद में पता चलेगा)। इस खंड के लिए, आप इसे "गर्म" और व्यक्तिगत अभिवादन के साथ खोल सकते हैं, लेकिन फिर भी आपको पेशेवर दिखना होगा।
- ग्राहक का नाम लिखें, पहले नाम का उपयोग कर सकते हैं या अभिवादन "पिता" / "माँ" के साथ कर सकते हैं। यह तरीका इंगित करता है कि प्रस्ताव विशेष रूप से उस ग्राहक के लिए तैयार किया गया है जो इसे स्वीकार करता है।
- नमूना प्रस्तावों के लिए इंटरनेट पर खोजें ताकि आप जान सकें कि प्रारंभिक पैराग्राफ कैसे लिखना है।
चरण 2. पहले पैराग्राफ में आप जो काम करना चाहते हैं उसे सूचीबद्ध करें।
कुछ वाक्यों में उस कार्य का वर्णन करें जिस पर यह दिखाने के लिए सहमति हुई है कि आप समझते हैं कि क्या करना है, समस्या का समाधान किया जाना है, जिम्मेदारियों को पूरा किया जाना है, और कार्य का दायरा (लघु परियोजना, दीर्घकालिक, आदि।)
उस कार्य का वर्णन करें जो आप इस खंड में विशेष रूप से करेंगे, लेकिन अन्य बिंदुओं को विस्तार से शामिल न करें, उदाहरण के लिए: लागत, काम के घंटे, आदि क्योंकि उनकी आवश्यकता नहीं है।
चरण 3. दूसरे पैराग्राफ में, अपनी योग्यता का वर्णन करें।
इस नौकरी के लिए खुद को सबसे उपयुक्त व्यक्ति के रूप में पेश करने का प्रयास करें। ग्राहकों का ध्यान आकर्षित करने के लिए, शिक्षा, प्रशिक्षण और कार्य अनुभव में अपनी पृष्ठभूमि शामिल करें जिसे सकारात्मक प्रतिक्रिया मिली है। इसके अलावा, आप अपने विश्वासों के व्यक्तित्व और मूल्यों की व्याख्या कर सकते हैं, हालांकि उन्हें ठोस सबूतों द्वारा समर्थित होना चाहिए।
अन्य सलाहकारों के साथ प्रतिस्पर्धा की संभावना पर विचार करें। यह कल्पना करने का प्रयास करें कि ग्राहक को वित्तीय या समय के पहलुओं के माध्यम से एक औसत दर्जे का लाभ कैसे प्रदान किया जाए। इस तरह, आप समान या बेहतर योग्यता वाले प्रतिस्पर्धियों पर अपने प्रतिस्पर्धात्मक लाभ का प्रदर्शन कर सकते हैं, लेकिन ग्राहकों को अतिरिक्त मूल्य प्रदान करने में असमर्थ हैं।
चरण 4। अगले पैराग्राफ में, आप जिस नौकरी की पेशकश कर रहे हैं उसका वर्णन करें।
ग्राहक की समस्या का समाधान करने के लिए आप क्या करेंगे, इसका विस्तार से वर्णन करने के लिए स्पष्ट और विशिष्ट शब्दों का प्रयोग करें। दिखाएँ कि ग्राहक को आपसे परामर्श करने के बाद क्या परिणाम मिलना निश्चित है। अपने काम के तरीकों और समय सारिणी का एक विशिष्ट विवरण प्रदान करें।
समस्याओं को उत्पन्न होने से रोकने के लिए, आपको यह वर्णन करने की आवश्यकता है कि आप अपने ग्राहक से कर्मियों, काम तक पहुंच और कार्य उपकरण के संदर्भ में क्या करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए उन कर्मियों के नाम सूचीबद्ध करके जो आपके साथ पूर्णकालिक काम करेंगे, सुझाव देते हुए कार्यालय के उन क्षेत्रों में जहां आपको काम करने की अनुमति है। प्रवेश करें, आदि।
चरण 5. समझाएं कि परामर्श के दौरान आप क्या नहीं करेंगे।
एक सलाहकार के रूप में, आपको समस्याओं को उत्पन्न होने से रोकना चाहिए क्योंकि कार्य का दायरा व्यापक होता जा रहा है जिससे आपकी जिम्मेदारियां बड़ी होती जा रही हैं, लेकिन आपको अतिरिक्त मुआवजा नहीं मिल रहा है। उस समस्या को परिभाषित करें जिसे आप हल करने जा रहे हैं और समझाएं कि अन्य संबंधित मुद्दे प्रस्ताव में शामिल नहीं हैं।
इसे व्यक्त करने का सही तरीका यह है कि इसे बिंदु-दर-बिंदु प्रस्तुत किया जाए ताकि ग्राहक को पूरी तरह से सूचित किया जा सके।
चरण 6. आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले परामर्श के लिए एक मूल्य उद्धरण सबमिट करें।
यह ऑफ़र आपके द्वारा किए जाने वाले कार्य के दायरे और आपके ग्राहक कौन हैं, इस पर निर्भर करता है। ध्यान रखें कि आपको अन्य सलाहकारों के साथ प्रतिस्पर्धा करनी पड़ सकती है, इसलिए अपनी व्यावसायिक स्थितियों और जरूरतों के अनुसार प्रतिस्पर्धी मूल्य निर्धारित करें।
इसके अलावा आवश्यक अतिरिक्त लागतें भी शामिल करें, उदाहरण के लिए भोजन, होटल के कमरे, परिवहन आदि के लिए। संभावित ग्राहक द्वारा वहन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, जल्दी से स्वीकृति प्राप्त करने का प्रयास करें, यह पुष्टि करके कि आप प्रत्येक महीने के अंत में एक रसीद जमा करेंगे। यह विधि क्लाइंट को आपके बिल को इस बहाने से अस्वीकार करने से रोकती है: "शुल्क का भुगतान करने के लिए कभी सहमति नहीं दी"।
चरण 7. सारांश बनाकर प्रस्ताव को समाप्त करें।
एक अकादमिक निबंध लिखने की तरह, निष्कर्ष पैराग्राफ का उद्देश्य पूरे प्रस्ताव की सामग्री का सारांश प्रदान करना है। काम करने की अपनी क्षमता, परामर्श प्रदान करने के लिए आपकी तत्परता और ग्राहकों द्वारा अपेक्षित परिणाम देने में आपके विश्वास का उल्लेख करें। जैसा कि शुरुआती पैराग्राफ में है, आप अधिक अंतरंग अनुभव के लिए ग्राहक के नाम को शामिल करके एक समापन अभिवादन के साथ प्रस्ताव को समाप्त कर सकते हैं।
जब आप काम पूरा कर लें, तो प्रस्ताव पर हस्ताक्षर करें, तारीख लिखें और क्लाइंट के हस्ताक्षर के लिए कुछ जगह छोड़ दें।
3 का भाग 3: अधिक प्रभावी प्रस्ताव बनाना
चरण 1. एक छोटा और दिलचस्प प्रस्ताव बनाएं।
अपने प्रस्ताव को यथासंभव संक्षिप्त रखें, लेकिन सटीक रूप से वर्णन करें कि आप कौन हैं और किए जाने वाले कार्य। गुणवत्ता को प्राथमिकता दें, मात्रा को नहीं। क्लाइंट को अपने प्रस्ताव को छोड़ने के कारणों को खोजने से रोकने की कोशिश करें और किसी अन्य सलाहकार के प्रस्ताव को चुनें, इसलिए इसे पढ़ने योग्य बनाएं।
सामान्य तौर पर, एक प्रस्ताव दो पृष्ठों में बनाने के लिए पर्याप्त होता है। यदि आप बहुत अधिक डेटा प्रदान करना चाहते हैं, तो इसे अनुलग्नक के रूप में प्रस्तुत करें ताकि आपका प्रस्ताव अधिक लंबा न हो।
चरण 2. ग्राहक पर ध्यान दें।
आप अपनी योग्यताओं को सूचीबद्ध करने के लिए कुछ रिक्त स्थान का उपयोग करना चाह सकते हैं, लेकिन ग्राहक प्रस्ताव में सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति है, आप नहीं। यहां तक कि अगर आप अपने बारे में अधिक बताना चाहते हैं, तो यह दिखाकर करें कि आप सबसे योग्य व्यक्ति हैं, न कि केवल महानतम।
अपने कार्य अनुभव के बारे में बहुत अधिक बात न करें (या जहाँ आपने काम किया है, यदि आप एक स्वतंत्र सलाहकार नहीं हैं)।
चरण 3. क्लिच का प्रयोग न करें।
कई ग्राहक, विशेष रूप से कंपनियां, उन लोगों से अर्थहीन क्लिच सुनने के आदी हैं जो महत्वपूर्ण होना चाहते हैं। आपको कुछ उबाऊ पेश न करने दें। स्पष्ट संक्षिप्त वाक्यों के साथ एक प्रस्ताव लिखें। फैंसी शब्दजाल का उपयोग करके ऐसे वादे न करें जो अधिक सुखद लगते हैं। आपको बस सुखद परिणाम का वादा करना है।
क्लिच के उदाहरण: "सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन", "तालमेल", "प्रभावशीलता", "इष्टतम" आदि। और व्यवसाय की प्रत्येक पंक्ति की अपनी शर्तें होती हैं। इन शब्दों ने अपना अर्थ खो दिया है क्योंकि वे बहुत बार उपयोग किए जाते हैं और अब प्रभावी नहीं हैं।
चरण 4. शब्द वर्तनी और व्याकरण पर ध्यान दें।
हालांकि यह मुश्किल लगता है, प्रस्ताव बनाने में ये दो चीजें बहुत महत्वपूर्ण हैं। भले ही आप लेखन पर परामर्श नहीं कर रहे हों, त्रुटि-मुक्त और पेशेवर संचार यह दर्शाता है कि आपने अपने सर्वश्रेष्ठ को बाहर लाने के लिए समय और प्रयास लगाया है। गलतियों का मतलब यह नहीं है कि आप नौकरी के लिए योग्य नहीं हैं, लेकिन वे यह दर्शाती हैं कि आपने अपने प्रस्ताव को पूरी तरह से सही बनाने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास नहीं किया है। दो प्रतिस्पर्धियों के बीच तीव्र प्रतिस्पर्धा में, यह निर्णायक कारक होगा।
एक बार आपका प्रस्ताव पूरा हो जाने के बाद, व्याकरण और वाक्य संरचना में सुधार के लिए इसे फिर से पढ़ें। यदि आपके पास समय है, तो किसी मित्र या परिवार के सदस्य को पढ़ने और प्रतिक्रिया देने के लिए कहें। उन गलतियों को पहचानना आसान होता है जिनके बारे में आप नहीं जानते क्योंकि वे सीधे लेखन प्रक्रिया में शामिल नहीं होते हैं।
टिप्स
- एक प्रस्ताव तैयार करें जो एक प्रॉस्पेक्टस की तुलना में एक पुष्टिकरण पत्र के रूप में अधिक कार्य करता है। दूसरे शब्दों में, आप और ग्राहक पहले से ही एक दूसरे को जानते हैं, काम पर विस्तार से चर्चा कर चुके हैं, और लागत पर एक समझौते पर पहुंच गए हैं।
- किए जाने वाले काम को समझे बिना कोई परामर्श प्रस्ताव न बनाएं क्योंकि इससे आपको काम करने में ही परेशानी होगी। इसके अलावा, आप अधिक गंभीर समस्याओं में भाग लेंगे क्योंकि आपको बड़ी लागतों का सामना करना पड़ता है और काम करने के लिए ग्राहकों के साथ विवादों का सामना करना पड़ता है जिसे आप नहीं समझते हैं।
