प्रस्ताव बनाना कई गतिविधियों में एक अनिवार्य कौशल है, जैसे कॉलेज में दाखिला लेना, व्यवसाय का प्रबंधन करना, या भूविज्ञान में काम करना। ज्यादातर मामलों में, किसी विशेष परियोजना योजना के लिए समर्थन मांगने वाले उपयुक्त व्यक्ति को प्रस्ताव भेजे जाएंगे। प्रस्ताव के प्राप्तकर्ता के प्रस्तुत किए गए विचार या विचारों से सहमत होने की संभावना है यदि इसे स्पष्ट रूप से, सीधे और समझदारी से संप्रेषित किया जाता है। विभिन्न परियोजनाओं को लागू करने में सफलता प्राप्त करने का एक तरीका एक आकर्षक और ठोस प्रस्ताव बनाना है, जैसे वैज्ञानिक प्रस्ताव या किताब लिखना। आवश्यकता के अनुसार प्रस्ताव बनाये जाने चाहिए, लेकिन प्रस्ताव लिखने के लिए दिशा-निर्देश मूल रूप से एक ही होते हैं।
कदम
2 का भाग 1: प्रस्ताव लेखन की तैयारी
चरण 1. तय करें कि प्रस्ताव को कौन पढ़ेगा।
लिखने से पहले, तय करें कि प्रस्ताव किसके पास भेजा जाना चाहिए और वह आपकी योजना के बारे में पहले से क्या जानता है या नहीं जानता है। यह भी सोचें कि क्या पाठक एक व्यस्त व्यक्ति है, केवल प्रस्ताव को छोड़ रहा है, और आपके पास अपने विचारों पर विचार करने का समय नहीं है। उसके बाद, निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देकर अपने विचारों और योजनाओं को प्रेरक, प्रभावी और कुशल तरीके से व्यक्त करने का प्रयास करें:
- आपका प्रस्ताव कौन पढ़ेगा? आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं, वह उसे कितनी अच्छी तरह समझता है? क्या आपको समझाने या अधिक जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है?
- प्रस्ताव प्रस्तुत करने के बाद आप पाठकों से क्या अपेक्षा करते हैं? प्रस्ताव के पाठकों को अपनी अपेक्षाओं के अनुसार निर्णय लेने के लिए आपको क्या कहना है?
- सही शब्दों का चयन करें ताकि प्रस्ताव सामग्री पाठक की अपेक्षाओं और रुचियों से मेल खाती हो। प्रस्ताव लिखने से पहले, पाठक की अपेक्षाओं पर विचार करें, प्रस्ताव के प्राप्तकर्ता को पढ़ने में रुचि रखने का सबसे प्रभावी तरीका, और पाठक को यह समझने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपको क्या कहना है।
चरण 2. उस मुद्दे को परिभाषित करें जिसे आप संबोधित करना चाहते हैं।
आप पहले से ही उस मुद्दे को समझते हैं जिसे आप बताना चाहते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि पाठक को भी वही समझ मिले। इसके अलावा, इस बारे में सोचें कि क्या पाठक को विश्वास है कि आप इस मुद्दे को अच्छी तरह समझते हैं। एक अच्छा लेखन नैतिकता प्रदर्शित करने के लिए, सबूत या डेटा प्रदान करके अपने स्पष्टीकरण का समर्थन करें। जिस मुद्दे पर आप चर्चा करना चाहते हैं उसे परिभाषित करने के बाद, पाठक को यह समझाने की कोशिश करें कि प्रस्ताव में परियोजना को पूरा करने के लिए आप सबसे उपयुक्त व्यक्ति हैं। लिखने से पहले, निम्नलिखित पर विचार करें:
- प्रस्ताव लिखने में आपका लक्ष्य क्या है?
- आप प्रस्ताव क्यों लिखना चाहते हैं?
- क्या आप सुनिश्चित हैं कि कारण ही कारण है, न कि कुछ और? क्या आपको आत्मविश्वास महसूस कराता है?
- क्या किसी और ने भी इसी मुद्दे पर चर्चा की है?
- यदि हाँ: क्या यह काम किया? क्या कारण है?
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यदि नहीं: क्यों? ऐसी जानकारी न दें जो सभी पहले से जानते हों।
दिखाएं कि आपने प्रस्ताव में चर्चा किए गए मुद्दों को समझने के लिए गहन शोध और मूल्यांकन किया है।
चरण 3. अपने इच्छित समाधान का निर्धारण करें।
सरल और समझने में आसान शब्दों में स्पष्टीकरण दें। जिस मुद्दे को आप संबोधित करने जा रहे हैं, उसे निर्धारित करने के बाद, जो समाधान आप चाहते हैं उसे बताएं। छोटे, प्रभावी वाक्यों का उपयोग करके समाधान प्रस्तावित करें। प्रस्ताव लिखने के लिए निर्दिष्ट आवश्यकताओं की उपेक्षा न करें।
अपने बजट के भीतर उपलब्ध धन का अधिकतम लाभ उठाएं।
- आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं उसका वर्णन करें और एक समाधान का प्रस्ताव करें जो आपके प्रस्ताव को पढ़ने वाले किसी भी व्यक्ति को मना ले, जिसमें आपकी योजना में रुचि नहीं रखने वाले संशयवादी भी शामिल हैं। स्पष्ट अनुसूची के साथ उपयोगी तार्किक समाधान प्रदान करें क्योंकि यह संभव है कि प्रस्ताव का पाठक आसानी से प्रभावित होने वाला व्यक्ति न हो।
- उन समाधानों के बारे में सोचें जो आपके लक्ष्यों की उपलब्धि का समर्थन करते हैं। प्राथमिक लक्ष्य वे लक्ष्य होते हैं जिन्हें आपको प्राप्त करना होता है और द्वितीयक लक्ष्य अन्य लक्ष्य होते हैं जिन्हें आप प्रस्ताव में वर्णित परियोजना को पूरा करके प्राप्त करना चाहते हैं।
- अन्य समाधानों पर विचार करें जो "उपलब्धियों" और "परिणामों" के संदर्भ में उपयोगी हैं। उपलब्धियों की व्याख्या मात्रात्मक साक्ष्य के रूप में की जा सकती है कि आपके लक्ष्य प्राप्त कर लिए गए हैं। उदाहरण के लिए: यदि आप "लाभ बढ़ाने" के उद्देश्य से एक व्यावसायिक प्रस्ताव प्रस्तुत करना चाहते हैं, तो उपलब्धि "IDR 100,000,000 के लाभ में वृद्धि" होगी। परिणाम वह उत्पाद या सेवा है जो आप परियोजना को क्रियान्वित करके प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए: एक वैज्ञानिक परियोजना का परिणाम एक टीका या एक नई दवा है। ध्यान रखें कि प्रस्ताव का पाठक आमतौर पर उस परियोजना की उपलब्धियों और परिणामों को जानना चाहता है जिसकी आप योजना बना रहे हैं ताकि उसके लिए परियोजना से प्राप्त होने वाले लाभों को निर्धारित करना आसान हो सके।
चरण 4. सही भाषा शैली का प्रयोग करें।
प्रस्ताव और पाठक के उद्देश्य के अनुसार भाषा शैली चुनें। अपनी समस्या का समाधान निर्धारित करने के लिए पाठकों की अपेक्षाओं और रुचियों पर विचार करें। ऐसे शब्दजाल, गैर-मानक संक्षिप्ताक्षरों या वाक्यों का प्रयोग न करें जिन्हें समझना मुश्किल हो, उदाहरण के लिए: कार्यस्थल में असंतुलन को सुधारना।
ऐसे छोटे वाक्यों का प्रयोग करें जो समझने में आसान हों, उदाहरण के लिए: किसी कर्मचारी की छंटनी करना।
क्या आप प्रेरक शैली पसंद करते हैं? एक भावनात्मक प्रस्ताव अधिक ठोस हो सकता है, लेकिन आपको अपने तर्क के आधार के रूप में तथ्यों को प्रस्तुत करने को प्राथमिकता देनी चाहिए। उदाहरण के लिए: एक पांडा संरक्षण कार्यक्रम का प्रस्ताव यह व्यक्त करके शुरू हो सकता है कि यह कितना दुखद होगा यदि आने वाली पीढ़ी के बच्चे पांडा को नहीं देख पाएंगे, लेकिन आपका कथन यहीं नहीं रुकना चाहिए। अधिक आश्वस्त होने के लिए, आपके द्वारा प्रस्तुत तथ्यों और समाधानों के लिए तर्क प्रदान करें।
चरण 5. प्रस्ताव की रूपरेखा तैयार करें।
प्रस्ताव की रूपरेखा अंतिम प्रस्ताव का हिस्सा नहीं है। प्रस्ताव को रेखांकित करके महत्वपूर्ण बातों के बारे में सोचना आपके लिए आसान होगा। प्रस्ताव तैयार करने से पहले सुनिश्चित करें कि आपके पास विस्तृत जानकारी है।
प्रस्ताव को लिखकर रेखांकित करें: आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं, वह समाधान जो आप प्रस्तावित करते हैं, समस्या का समाधान कैसे करें, समाधान सबसे उपयुक्त क्यों है, और निष्कर्ष। यदि आप एक व्यावसायिक प्रस्ताव विकसित करना चाहते हैं, तो वित्तीय बजट और संगठन के प्रबंधन का विस्तृत विश्लेषण संलग्न करें।
2 का भाग 2: एक व्यक्तिगत प्रस्ताव तैयार करना
चरण 1. एक परिचय के साथ शुरू करें।
प्रस्ताव की शुरुआत उन चीजों से करें जो पाठक का ध्यान खींचती हैं और पाठक की रुचि को आकर्षित करती हैं। उद्देश्य के अनुसार एक उपयोगी प्रस्ताव बनाएं। समझाएं कि आप प्रस्ताव क्यों लिख रहे हैं ताकि पाठक आपके उद्देश्यों को जान सकें। उसके बाद, बताएं कि प्रस्ताव जमा करने का आपका उद्देश्य क्या है।
यदि आप ऐसे तथ्य प्रदान कर सकते हैं जो बताते हैं कि समस्या को तुरंत संबोधित करने की आवश्यकता क्यों है, तो प्रस्ताव की शुरुआत में इसका उल्लेख करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप तथ्य बता रहे हैं, राय नहीं।
चरण 2. आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं उसका वर्णन करें।
अपना परिचय देने के बाद, आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं, उसे बताते हुए अपने प्रस्ताव के मुख्य भाग की संरचना करें। यदि पाठक प्रस्ताव प्रस्तुत करने की पृष्ठभूमि को नहीं समझता है, तो स्पष्टीकरण प्रदान करें। इस खंड को "समस्या की पहचान" चरण के रूप में सोचें। तुम्हारी समस्या क्या है? इसके कारण क्या हुआ? इस समस्या के परिणाम क्या हैं?
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बताएं कि आपकी समस्या का समाधान अभी क्यों किया जाना चाहिए। समस्या का समाधान नहीं होने पर पाठक के लिए क्या परिणाम होंगे? विश्वसनीय स्रोतों से शोध परिणाम और सहायक तथ्य प्रदान करके सभी प्रश्नों के उत्तर दें। भावनाओं या विश्वास मूल्यों पर भरोसा न करें।
जिस मुद्दे पर आप चर्चा कर रहे हैं और पाठक की रुचि या मिशन वक्तव्य के बीच एक सीधा लिंक दिखाएं।
चरण 3. एक समाधान प्रस्तावित करें।
इस खंड को प्रस्ताव का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा माना जा सकता है क्योंकि आप बता सकते हैं कि समस्या को कैसे हल किया जाए, आपने वह तरीका क्यों चुना और क्या परिणाम प्राप्त होंगे। एक प्रेरक प्रस्ताव तैयार करने के लिए, निम्नलिखित पर विचार करें:
- अपने विचारों के प्रभाव पर चर्चा करें। बेकार के विचारों को प्रस्तुत करने के बजाय, ऐसे विचार प्रस्तुत करें जिनके दूरगामी प्रभाव पाठक के उत्साह को जगाने के लिए हों। उदाहरण के लिए: "टूना व्यवहार का व्यापक ज्ञान भविष्य की पीढ़ियों के कल्याण के लिए प्रभावी टूना कैनिंग और प्रबंधन रणनीतियों को निर्धारित करने में बहुत उपयोगी है।"
- अपनी कार्य योजना को सूचित करने के अलावा, आपको यह भी बताना चाहिए कि आप कार्रवाई क्यों करना चाहते हैं। यह मानकर एक प्रस्ताव बनाएं कि पाठकों को संदेह होगा और वे आपके विचारों को हल्के में नहीं लेंगे। यदि आप २,००० टूना की खेती के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत करना चाहते हैं, तो क्यों? आपको क्यों लगता है कि यह परियोजना सबसे अच्छी है? यदि विकल्प काफी महंगा है, तो आप सस्ता विकल्प क्यों नहीं चुनते? इन सभी सवालों का अनुमान लगाकर और उनके उत्तर प्रदान करके दिखाएं कि आपने हर पहलू पर विचार किया है।
- एक स्पष्टीकरण प्रदान करें ताकि पाठक को वास्तव में विश्वास हो कि आप समस्या को प्रभावी ढंग से हल करने में सक्षम हैं। संक्षेप में, आपको समस्या का समाधान और इसे कैसे करना है, इसकी व्याख्या करनी चाहिए।
- लिखने से पहले गहन शोध करें। अधिक ठोस होने के लिए, किए गए शोध के परिणामों के आधार पर अधिक उदाहरण और सहायक तथ्य प्रदान करें। व्यक्तिगत राय का प्रयोग न करें।
- यदि आप सबूत प्रदान किए बिना समाधान प्रस्तुत करते हैं तो प्रस्तावों को अस्वीकार कर दिया जाएगा। यदि आपका सुझाया समाधान काम नहीं करता है, तो इसे अनदेखा करें। समाधान प्रदान करने से पहले, पहले आवश्यक परीक्षण और समायोजन करके परिणामों का पता लगाएं।
चरण 4. एक वित्तीय अनुसूची और बजट संलग्न करें।
प्रस्तावों में आमतौर पर निवेश की आवश्यकता होती है। पाठकों को आश्वस्त करने के लिए कि आप एक सार्थक निवेश कर रहे हैं, एक यथार्थवादी वित्तीय कार्यक्रम और बजट के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करें। ऐसे लक्ष्य न बताएं जो अस्पष्ट हों, माप न किए जा सकें या समस्या से असंबंधित हों।
जिम्मेदारियों और समय सीमा का वर्णन करें जो विभाग या व्यक्तिगत कर्मचारियों को पूरा करना चाहिए।
- प्रोजेक्ट कब शुरू होगा? परियोजना कब तक चलेगी? आप क्या गतिविधियां करेंगे? क्या कई गतिविधियाँ एक साथ की जा सकती हैं? एक विस्तृत और पूर्ण स्पष्टीकरण प्रदान करें ताकि पाठक को विश्वास हो जाए कि आपने खुद को यथासंभव तैयार किया है और उस धन का प्रबंधन करने में सक्षम हैं जो वह निवेश करेगा।
- एक प्रस्ताव तैयार करें जो आर्थिक रूप से विचार करने योग्य हो। एक विचार प्रस्तुत करने से पहले, उस कंपनी या व्यक्ति की वित्तीय स्थिति पर विचार करें जिसे आप प्रस्ताव भेज रहे हैं। यदि वे आपको आवश्यक धन उपलब्ध कराने में असमर्थ हैं, तो आपका विचार अस्वीकार कर दिया जाएगा। इसलिए, किसी कंपनी या व्यक्ति को एक प्रस्ताव प्रस्तुत करें जिसके पास वित्तीय साधन हैं और यदि वे आपकी परियोजना का समर्थन करने के लिए समय और धन का निवेश करते हैं तो उन्हें मिलने वाले लाभों की व्याख्या करें।
चरण 5. प्रस्ताव को समाप्त करने के लिए निष्कर्ष निकालें।
प्रस्ताव में आपके द्वारा दिए गए उद्देश्य पर जोर देने के लिए आपके द्वारा दिए गए स्पष्टीकरण को संक्षेप में प्रस्तुत करें। यदि अभी भी ऐसी बातें हैं जो आपने नहीं कही हैं, तो उन्हें निष्कर्ष में शामिल करें। संक्षेप में बताएं कि आप जिस परियोजना की योजना बना रहे हैं, वह ऐसे परिणाम प्रदान करेगी जो खर्च की गई लागत से कहीं अधिक हैं। पाठक को निर्णय लेने का मौका दें और उसके ध्यान और समय के लिए उसे धन्यवाद दें।
- अगर ऐसी चीजें हैं जो सीधे प्रस्ताव से संबंधित नहीं हैं, तो उन्हें परिशिष्ट में जमा करें। हालाँकि, पाठक नाराज़ हो सकते हैं यदि वे एक प्रस्ताव को स्वीकार करते हैं जो बहुत साहसिक है। इसलिए अनावश्यक अटैचमेंट न दें।
- ए, बी, आदि लिखें। यदि आप दो या अधिक अनुलग्नक शामिल करते हैं, उदाहरण के लिए: डेटा तालिकाएं, मुद्रित लेख, अनुशंसा पत्र, आदि।
चरण 6. अपना प्रस्ताव संपादित करें।
लिखते, संपादित करते और डिजाइन करते समय सावधानी से प्रस्ताव बनाएं। आवश्यक संशोधन करें ताकि प्रस्ताव सामग्री स्पष्ट और संक्षिप्त हो। दूसरों से इनपुट और सुधार के लिए सुझाव मांगें। पाठक के ध्यान और रुचि को आकर्षित करने में सक्षम होने के लिए एक व्यवस्थित और उपयोगी प्रस्ताव तैयार करें।
- दूसरों से कहें कि वे आपको याद दिलाने के लिए प्रस्ताव को पढ़ें, उदाहरण के लिए: किसी समस्या का समाधान जिस पर आपने पूरी तरह से चर्चा नहीं की है या एक स्पष्टीकरण जो पूरा नहीं हुआ है।
- शब्दजाल या क्लिच का उपयोग करने से बचें क्योंकि यह आलसी लगेगा और गलतफहमी पैदा कर सकता है। यदि आप छोटे वाक्यों का उपयोग कर सकते हैं तो लंबे वाक्यों का प्रयोग न करें।
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जितना हो सके निष्क्रिय वाक्यों से बचें। निष्क्रिय आवाज वास्तव में यह नहीं समझाती है कि आप क्या बताने की कोशिश कर रहे हैं। निम्नलिखित दो वाक्यों की तुलना करें: "प्रस्ताव बनाया गया है" और "मैंने प्रस्ताव बनाया है"। पहले वाक्य में, आप नहीं जानते कि प्रस्ताव किसने दिया और आप बस कुछ ऐसा कह रहे हैं जो पहले ही हो चुका है। दूसरे वाक्य में, आप जानते हैं कि प्रस्ताव किसने दिया। वाक्यांशों का प्रयोग न करें "मुझे विश्वास है कि …", "समाधान मदद करेगा …", आदि।
स्पष्ट प्रत्यक्ष वाक्यों का प्रयोग करें, उदाहरण के लिए: "इस प्रस्ताव में परियोजना की प्राप्ति गरीबी के स्तर को काफी कम करने में सक्षम है।"
चरण 7. अपने प्रस्ताव की समीक्षा करें।
संपादन करते समय, ध्यान रखें कि आपको स्पष्ट और संक्षिप्त सामग्री प्रस्तुत करनी चाहिए। वर्तनी, व्याकरण, या विराम चिह्न त्रुटियों के लिए प्रस्ताव को ध्यान से देखें।
- आपके प्रस्ताव में गलतियाँ आपको अशिक्षित और अविश्वसनीय लगती हैं, जिससे आपकी स्वीकृति मिलने की संभावना कम हो जाती है।
- निर्धारित किए गए प्रस्ताव लेखन दिशानिर्देशों के अनुसार लेखन प्रारूप का उपयोग करें।
टिप्स
- ऐसे वाक्यों का प्रयोग करें जो समझने के प्रस्ताव को पढ़ने वाले सभी के लिए आसान हों। ऐसे छोटे वाक्य चुनें जो स्पष्ट और सीधे हों।
- वित्तीय डेटा और अन्य जानकारी सावधानी से प्रस्तुत की जानी चाहिए और निवेशकों के लिए यथार्थवादी और लाभदायक वित्तीय अनुमान प्रस्तुत करना चाहिए।
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