काम पर एक नया पद लेने से पहले, आपका प्रबंधक या पर्यवेक्षक आमतौर पर आपको उस कर्मचारी के साथ जाने के लिए कहेगा जो आपका काम जारी रखेगा। सक्रिय रूप से विस्तृत तैयारी और हैंडओवर करके संक्रमण अवधि के दौरान मदद करने की आपकी इच्छा कंपनी की सुचारू गतिविधियों को सुनिश्चित करने और नौकरी बदलने या नई स्थिति लेने पर एक उत्कृष्ट प्रतिष्ठा बनाने का एक तरीका है।
कदम
3 का भाग 1: नौकरी सौंपने की तैयारी
चरण 1. हैंडओवर योजना पर चर्चा करने के लिए अपने बॉस को आमंत्रित करें।
संक्रमण के दौरान आपको क्या करने की आवश्यकता है, इस पर विस्तार से चर्चा करने के लिए अपने बॉस से मिलें। आपकी नौकरी और आपके बॉस की नेतृत्व शैली के आधार पर, वह आपसे हैंडओवर के दौरान बहुत योगदान करने के लिए कह सकता है, उदाहरण के लिए, यदि आपको कुछ दिनों या कुछ हफ्तों के लिए किसी स्थानापन्न कर्मचारी को पढ़ाने या प्रशिक्षित करने के लिए कहा जाता है।
- आमतौर पर, आपको औपचारिक हैंडओवर के प्रमाण के रूप में दस्तावेज तैयार करने होते हैं।
- इस योजना के बारे में अपने बॉस से चर्चा करें। पूछें कि वह कितना योगदान देने की उम्मीद करता है और संक्रमण के दौरान आपको क्या प्राथमिकता देनी चाहिए।
चरण 2. हैंडओवर दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करें।
बॉस की अपेक्षाओं को विस्तार से जानने के बाद, हैंडओवर दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करें। आपको तैयार होने में मदद करने के अलावा, इस दस्तावेज़ में ऐसे कार्य और जानकारी शामिल हैं जिन्हें संक्रमण के दौरान चालू किया जाना चाहिए। निम्नलिखित को हैंडओवर दस्तावेज़ में शामिल किया जाना चाहिए:
- दैनिक गतिविधियों, कार्य और कार्य प्राथमिकताओं के बारे में विस्तृत जानकारी।
- करने के लिए महत्वपूर्ण चीजों और जिम्मेदारियों का विवरण जो आपकी वर्तमान स्थिति में पूरी होनी चाहिए।
- जो आपकी जगह लेगा उससे क्या उम्मीद की जाती है।
- सूची में महत्वपूर्ण फाइलें हैं जिन्हें जमा किया जाना चाहिए, जैसे कि एक समझौता या कार्य कार्यक्रम।
चरण 3. अधूरे कार्यों को पूरा करें।
यदि आपको तुरंत नौकरी बदलनी है तो किसी प्रगति पर काम पूरा करने का प्रयास करें। आप इस उपलब्धि से संतुष्टि प्रदान करने के साथ-साथ दूसरों को भी अपना काम नए सिरे से शुरू करने में मदद कर रहे हैं। इस तरह, आप एक सकारात्मक प्रभाव छोड़ने और एक अच्छी प्रतिष्ठा बनाने में सक्षम होंगे।
- यह कितना भी कठिन क्यों न हो, यदि कोई कार्य समय सीमा के करीब आ रहा है तो अधिक मेहनत करें।
- किसी नए कार्य को पूरा करना जो एक समय सीमा के करीब आ रहा है, उन लोगों के लिए बहुत मुश्किल हो सकता है जो अभी तक पेचीदगियों को नहीं समझते हैं।
चरण 4. सहकर्मियों से बात करें।
संक्रमण काल शुरू होने से पहले, अपने सहकर्मियों के साथ हैंडओवर योजना के बारे में चर्चा करने के लिए अलग समय निर्धारित करें और पूछें कि आपकी प्राथमिकताएं क्या हैं। यदि कोई नया मुद्दा है जिसके बारे में आपको जानकारी नहीं है, तो इस अवसर पर जानकारी प्राप्त करें और समाधान निर्धारित करें।
- नए मुद्दे आमतौर पर एक कदम से पहले ज्यादा प्रभाव नहीं डालते हैं, लेकिन उन्हें उस व्यक्ति को पारित किया जा सकता है जो आपको बदल देगा यदि आप पहले से ही इसके बारे में जानते हैं।
- सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं और चलती तिथियों को साझा करने के लिए इस अवसर का लाभ उठाएं। साथ ही उन्हें संक्रमण काल के बारे में भी सूचित करें ताकि वे खुद को तैयार कर सकें।
- आपको अपने सहकर्मियों को अपनी चलती योजनाओं के बारे में बताना होगा क्योंकि संक्रमण अवधि के दौरान कार्य उत्पादकता में गिरावट आती है।
चरण 5. लिखित रूप में एक औपचारिक हैंडओवर दस्तावेज़ तैयार करें।
संक्रमण अवधि की तैयारी में अंतिम चरण एक औपचारिक हैंडओवर दस्तावेज़ तैयार करना है। मसौदा तैयार करते समय, सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को सूचीबद्ध करें और समझाएं और फिर वरिष्ठ अधिकारियों और प्रबंधन के साथ इस पर चर्चा करें जो इस योजना से प्रभावित होंगे। हैंडओवर कागजी कार्रवाई को पूरा करें और काम शुरू करने से कुछ दिन पहले इसे अपने उत्तराधिकारी को भेजें। सामग्री नौकरी के अनुसार भिन्न हो सकती है, लेकिन हैंडओवर दस्तावेज़ में कम से कम निम्नलिखित शामिल होने चाहिए:
- कार्यों और कार्य अनुसूची की सूची।
- कार्य प्रगति पर जानकारी।
- कैलेंडर में नियोजित गतिविधियाँ और समय सीमाएँ होती हैं।
- कीवर्ड जानकारी और लॉगिन प्रक्रियाएं।
- कार्य से संबंधित संपर्कों की सूची।
- कंप्यूटर पर फ़ाइलों और निर्देशिकाओं तक पहुँचने के लिए गाइड।
3 का भाग 2: संक्रमण से गुजरना
चरण 1. जितना हो सके उतना समय लें।
आपकी जगह लेने वाले कर्मचारी के काम शुरू करने के बाद, हो सकता है कि आप चले नहीं गए हों और जब तक वह अपनी नौकरी को समझ नहीं लेता, तब तक आपको उसके साथ चलने के लिए कहा गया है। संक्रमण अवधि की अवधि अनिश्चित है, यह दिन या सप्ताह हो सकता है। हालाँकि, जितना अधिक समय आप स्वयं को देते हैं, उतनी ही अधिक जानकारी आप संप्रेषित कर सकते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप पूरी जानकारी प्रदान करते हैं और कुछ भी छूट न जाए, अपने विकल्प को विभिन्न दैनिक गतिविधियों में शामिल करें।
चरण 2. महत्वपूर्ण दस्तावेज सीधे जमा करें।
संक्रमण काल के दौरान, आपको महत्वपूर्ण डेटा और दस्तावेजों को व्यक्तिगत रूप से सौंपना होगा। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि महत्वपूर्ण चीजें सही तरीके से की गई हैं और प्राथमिकताएं स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं। इसके अलावा, आप दोनों के पास अभी भी उस जानकारी पर चर्चा करने का समय है जिस पर आगे बढ़ने से पहले चर्चा की जानी चाहिए।
- इस अवसर को उसे महत्वपूर्ण जानकारी समझाने के लिए लें और वह एक अच्छा हैंडओवर करने के लिए बहुत उपयोगी चीजें पूछ सकता है।
- चर्चा करते समय, काम की स्थिति का अवलोकन प्रदान करने के लिए समय निकालें और बातचीत के संदर्भ की व्याख्या करें ताकि कोई जानकारी छूट न जाए।
चरण 3. सहायता प्रदान करने का प्रयास करें।
यदि आप दोनों अभी भी एक ही कार्यालय में काम करते हैं, तो सहायक और सक्रिय रहें। यदि कोई समस्या है, तो कारण की पहचान करके और एक साथ समाधान ढूंढकर सहायता प्रदान करें। नए कर्मचारी आमतौर पर पहले कुछ दिनों में असहज या असहज महसूस करते हैं और सवाल पूछकर आपको परेशान नहीं करेंगे।
- यह स्पष्ट करें कि यदि आवश्यक हो तो आप सहायता और सहायता प्रदान करने के लिए उपलब्ध हैं।
- इस तरह आप दोनों संक्रमण के दौरान जिम्मेदारियों को निभाने के लिए एक दूसरे का साथ दे सकते हैं।
चरण 4. हैंडओवर पर चर्चा करने के लिए अंतिम बैठक आयोजित करें।
आगे बढ़ने और पूर्ण हैंडओवर करने से पहले, उस व्यक्ति के साथ बैठक करें जो आपकी जगह लेगा। उसे प्रश्न तैयार करने और उन चीजों के साथ नोट्स लेने के लिए कहें जिनसे वह निपट रहा है। यह बैठक यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा अवसर है कि वह अपनी भूमिका और जिम्मेदारियों को समझे।
- बैठक में सभी मामलों पर और स्पष्टीकरण की आवश्यकता है जिन पर चर्चा की जा सकती है।
- आप जहां काम करते हैं, उसके आधार पर विचार करें कि अपने बॉस को मीटिंग में आमंत्रित करना है या नहीं।
- आपको अपने बॉस को बताना होगा कि बैठक कब और कहाँ होगी। उससे पूछें कि क्या उसके पास कोई सुझाव या जानकारी है जिसे वह साझा करना चाहता है।
३ का भाग ३: एक दीर्घकालिक विकास योजना तैयार करना
चरण 1. कंपनी द्वारा प्रदान किए गए समर्थन और प्रशिक्षण का वर्णन करें।
सौंपते समय, दूसरों के लिए सफलता का सबसे अच्छा मौका खोलकर योगदान करने की इच्छा दिखाएं। केवल कर्तव्यों और काम को छोड़ने के बजाय, अपनी प्रतिस्थापन सलाह दें ताकि वह खुद को पेशेवर रूप से विकसित कर सके और अपने पूर्व बॉस को सहायता प्रदान कर सके ताकि वह हमेशा स्वस्थ और काम में सफल रहे।
- नौकरी से संबंधित प्रशिक्षण कार्यक्रम की जानकारी प्रदान करें।
- जब आप काम करना शुरू करते हैं, तो हो सकता है कि आपने अपने ज्ञान को समायोजित करने और बढ़ाने के लिए प्रशिक्षण में भाग लिया हो।
- अपना काम जारी रखने वाले व्यक्ति को यह जानकारी देना न भूलें और उसे इस अवसर का अधिकतम लाभ उठाने के लिए प्रोत्साहित करें।
चरण 2. कार्य संस्कृति की उपेक्षा न करें।
यदि कुछ समय के लिए आपके पास अभी भी उस व्यक्ति के साथ काम करने का समय है जो आपकी जगह लेगा, तो केवल नौकरी के तकनीकी पहलुओं पर ध्यान केंद्रित न करें। प्रत्येक कार्यालय में एक अद्वितीय कार्य वातावरण और संस्कृति होती है जो नए लोगों के लिए भारी या भ्रमित करने वाली हो सकती है। चीजों और वास्तविक कार्यालय स्थितियों को समझाने के लिए समय निकालें।
- उसे कार्यालय के चारों ओर ले जाएं और सभी कर्मचारियों से उसका परिचय कराएं।
- नए और मौजूदा कर्मचारियों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की व्याख्या करें।
- यदि एक नए कर्मचारी के रूप में उसे अलग-अलग कार्य मिलते हैं या उसकी ज़िम्मेदारियाँ और कार्य प्राथमिकताएँ अलग-अलग चीज़ों पर केंद्रित होती हैं, तो सुनिश्चित करें कि पुराना कर्मचारी इसे समझता है।
चरण 3. विस्तृत संपर्क जानकारी प्रदान करें।
यदि आप किसी नए कर्मचारी की मदद करना चाहते हैं, तो उसे बताएं कि आपसे कैसे संपर्क किया जाए और उसे बताएं कि यदि उसे कोई गंभीर समस्या है या जानकारी की आवश्यकता है तो वह आपसे संपर्क कर सकता है। हालांकि, नौकरी बदलने या नए पद पर कब्जा करने के बाद हर कोई मदद करने को तैयार नहीं है। यह आमतौर पर पूर्व वरिष्ठों के साथ संबंधों से प्रभावित होता है।
- कई बार, समस्याओं को केवल ईमेल के माध्यम से संवाद करके हल किया जा सकता है।
- यहां तक कि अगर आप स्थानांतरित हो गए हैं, तो मदद करने के लिए तैयार रहने से एक अच्छा प्रभाव पड़ेगा और आपकी प्रतिष्ठा में सुधार होगा।
