आर्काइव और ऑटोआर्काइव ऑफिस 2007 की विशेषताएं हैं जो आपको एक निर्दिष्ट अवधि के भीतर पुरानी फाइलों को एक संग्रह स्थान पर ले जाने की अनुमति देती हैं। आम तौर पर, आउटलुक 2007 फाइलों को हर 14 दिनों में स्वचालित रूप से संग्रहित करता है, लेकिन आप फाइलों को मैन्युअल रूप से संग्रहित कर सकते हैं, या ऑटोआर्काइव को एक शेड्यूल पर फाइलों को संग्रहित करने के लिए सेट कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: मैन्युअल रूप से संग्रह करना
चरण 1. अपनी Outlook 2007 विंडो के शीर्ष पर फ़ाइल क्लिक करें, फिर संग्रह चुनें।
एक संग्रह संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 2. इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर्स को संग्रहीत करें बटन का चयन करें।
चरण 3. से पुराने आइटम संग्रहीत करें के बगल में स्थित मेनू पर क्लिक करें, फिर अपनी पसंद की तिथि चुनें।
चरण 4. ब्राउज़ पर क्लिक करें, फिर संग्रह फ़ाइल को सहेजने के लिए स्थान चुनें।
चरण 5. ठीक क्लिक करें।
Outlook में आपके द्वारा चयनित दिनांक से पुरानी सभी फ़ाइलें संग्रहीत की जाएंगी।
विधि २ में से २: स्वतः संग्रह को अनुकूलित करना
चरण 1. अपनी आउटलुक 2007 विंडो के शीर्ष पर टूल्स पर क्लिक करें, फिर विकल्प चुनें।
विकल्प संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 2. अन्य टैब पर क्लिक करें, फिर स्वतः संग्रह पर क्लिक करें।
चरण 3. प्रत्येक चेक बॉक्स को ऑटोआर्काइव चलाएँ चेक करें, फिर उपलब्ध मेनू से स्कैन आवृत्ति का चयन करें।
आम तौर पर, आउटलुक 2007 हर 14 दिनों में पुरानी फाइलों को स्कैन करेगा।
चरण 4. आवश्यकतानुसार नीचे दिए गए एक या अधिक विकल्पों की जाँच करें:
- स्वतः संग्रह के चलने से पहले संकेत: यह सुविधा संग्रह प्रक्रिया से पहले एक अनुस्मारक संदेश प्रदर्शित करेगी, ताकि आप चाहें तो स्वतः संग्रह सत्र को रद्द कर सकें।
- एक्सपायर्ड आइटम्स को डिलीट करें: यह फीचर आउटलुक को फाइलों के काफी पुराने होने के बाद डिलीट करने की अनुमति देता है।
- पुरानी वस्तुओं को संग्रहित करना या हटाना: यह सुविधा आपको कुछ फाइलों के काफी पुराने हो जाने पर उन्हें संग्रहित करने या हटाने की अनुमति देती है।
- फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएं: जब यह सुविधा चालू होती है, तो संग्रह निर्देशिका आउटलुक नेविगेशन फलक में दिखाई देगी, ताकि आप संग्रहीत फ़ाइलों को आसानी से ब्राउज़ कर सकें।
- इससे पुराने आइटम साफ़ करें: यह सेटिंग आपको 1 दिन से 60 महीने तक संग्रहीत की जाने वाली फ़ाइलों की आयु निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है।
- पुरानी वस्तुओं को इसमें ले जाएं: यह सुविधा आपको यह चुनने की अनुमति देती है कि आपकी संग्रहीत फ़ाइलों को कहाँ सहेजना है।
- आइटम को स्थायी रूप से हटाएं: यह सुविधा आउटलुक को पुरानी फाइलों को पहले संग्रहीत किए बिना सीधे हटाने की अनुमति देती है।
चरण 5. ठीक क्लिक करें। आपकी स्वतः संग्रह सेटिंग्स सहेजी और सक्रिय होंगी।
