कार्य और व्यवसाय, विशेष रूप से कार्यालय के वातावरण में, एक निश्चित स्तर के सहयोग की मांग करते हैं। उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण निर्णयों के लिए अक्सर एक व्यक्ति के दृष्टिकोण से अधिक की आवश्यकता होती है और आम तौर पर एक महत्वपूर्ण कार्य की सफलता के लिए कई लोगों की विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है। बैठकें संरचित और संगठित सहयोग बनाने का एक तरीका है, लेकिन बिना किसी उद्देश्य या नियंत्रण के, बैठकें आसानी से बहुत लंबी और अक्षम हो सकती हैं। बैठकों की योजना बनाने, तैयार करने और नेतृत्व करने का तरीका जानने से एक प्रभावी बैठक और समय बर्बाद करने वाले के बीच अंतर हो सकता है।
कदम
3 का भाग 1: बैठक की तैयारी
चरण 1. प्रतिभागियों के साथ आगामी बैठक पर चर्चा करें।
जब आपको पता चलता है कि आप एक आगामी बैठक की अध्यक्षता कर रहे हैं, तो आपको सबसे पहले जो काम करना चाहिए, वह उन लोगों से बात करने के लिए थोड़ा समय देना है जो भाग ले रहे हैं (विशेषकर महत्वपूर्ण और उच्च-स्तरीय लोग)। पूछें कि क्या कोई विशेष बात है जिस पर वे बैठक में चर्चा करना चाहेंगे। उनके उत्तरों को रिकॉर्ड करें और अपना एजेंडा लिखते समय उन्हें एक मार्गदर्शक के रूप में उपयोग करें।
प्रतिभागियों से यह पूछना कि वे क्या चर्चा करना चाहते हैं, यह एक स्मार्ट कदम है, न केवल आपके लिए एजेंडा लिखना आसान बनाता है, बल्कि मीटिंग शुरू होने से पहले ही उन्हें मीटिंग प्रक्रिया में शामिल करना भी है। बैठकों के दौरान लोगों के भाग लेने और ध्यान देने की अधिक संभावना होती है जब वे जानते हैं कि उनके लिए महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा की जाएगी।
चरण 2. एक एजेंडा लिखें और साझा करें।
बैठक का एजेंडा न केवल बैठक के नेता के लिए, बल्कि उपस्थित मेहमानों के लिए भी उपयोगी है। एजेंडा में बैठक के बारे में उपयोगी जानकारी शामिल है जैसे कि कब, कहाँ और कौन भाग लेगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एजेंडा चर्चा के विषयों को भी रेखांकित करता है, ताकि हर कोई तैयारी कर सके। मीटिंग से पहले ही एजेंडा भेज दें- मीटिंग जितनी जरूरी हो, उतनी ही पहले आपको एजेंडा भेजना चाहिए।
एक चीज जिसे एजेंडे में रखा जाना चाहिए वह है प्रत्येक चर्चा के लिए अनुमानित समय सीमा। पहले से उल्लिखित एक रफ शेड्यूल होने से आपके लिए मीटिंग को ट्रैक पर सेट करना आसान हो सकता है। जबकि आपके एजेंडे की कुछ घटनाओं में अधिक समय लगेगा (और अन्य तेजी से), शेड्यूल आपके लिए समग्र समय को व्यवस्थित और समायोजित करना आसान बना देगा।
चरण 3. पिछली चर्चाओं और बैठकों के विषय पर कुछ शोध करें।
हो सकता है कि मीटिंग में भाग लेने वाले लोगों को उस विषय की सारी जानकारी न हो, जिस पर आप चर्चा करने की योजना बना रहे हैं - हो सकता है कि कुछ लोग पिछली मीटिंग में शामिल नहीं हुए हों, जबकि अन्य भूल गए हों। बैठक के अध्यक्ष के रूप में अब तक की चर्चा के इतिहास को जानना आपके लिए एक अच्छा विचार है। किसी भी अनसुलझे मुद्दों का पता लगाने के लिए उन लोगों से बात करने की कोशिश करें जो पहले महत्वपूर्ण बैठकों में शामिल हुए थे ताकि आप बैठक में उन पर चर्चा कर सकें। आपको अपनी योजनाओं को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए नोट्स रखने वाले अधिकारी से अंतिम बैठक के कार्यवृत्त भी प्राप्त करने होंगे।
पिछली बैठकों के कार्यवृत्त एक नेता के रूप में आपके लिए एक महत्वपूर्ण संसाधन हो सकते हैं। कार्यवृत्त पिछली बैठक के दौरान हुई चर्चाओं और निर्णयों को संक्षेप में प्रस्तुत करता है, ताकि आप सभी महत्वपूर्ण जानकारी अपेक्षाकृत जल्दी और आसानी से प्राप्त कर सकें। आपको एक एजेंडा के साथ प्रतिभागियों के साथ महत्वपूर्ण मीटिंग मिनट साझा करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 4. सभा स्थल को पहले से तैयार कर लें।
बैठक के दिन, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि जिस कमरे या स्थान का उपयोग किया जाएगा वह साफ सुथरा है, और बैठक के प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए तैयार है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी मीटिंग प्रौद्योगिकी घटक (जैसे प्रस्तुतीकरण, प्रोजेक्टर, दृश्य उपकरण, आदि) ठीक से काम कर रहे हैं और उपयोग के लिए तैयार हैं - तकनीकी अव्यवस्था मूल्यवान समय बर्बाद कर सकती है और बैठक के सुचारू रूप से चलने में बाधा उत्पन्न कर सकती है।
यदि आप इलेक्ट्रॉनिक प्रस्तुति (जैसे पावरपॉइंट, आदि) का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रस्तुति में उपयोग किए जाने वाले रिमोट कंट्रोल या क्लिकर से खुद को परिचित करने के लिए समय निकालें। महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करते समय आप निश्चित रूप से उन नियंत्रकों के साथ समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं।
3 का भाग 2: बैठकों के दौरान नेता के रूप में कार्य करना
चरण 1. आधिकारिक तौर पर बैठक खोलें।
जब निर्धारित समय समाप्त हो जाए और सभी प्रतिभागी (या कम से कम सभी महत्वपूर्ण प्रतिभागी) उपस्थित हों, तो कमरे में सभी का ध्यान आकर्षित करें। नेता के रूप में अपना परिचय दें और बैठक का उद्देश्य क्या है। आपकी नियोजित बैठक कब समाप्त होती है, यह बताते हुए एक समय सीमा निर्धारित करें - आपकी लंबी या छोटी बैठक हो सकती है, लेकिन समय से पहले एक समय सीमा बताने से बैठक को समय पर रखने में मदद मिलेगी। यदि कुछ प्रतिभागी एक-दूसरे को नहीं जानते हैं, तो समय निकालकर प्रतिभागियों के नाम संक्षेप में पढ़ें और महत्वपूर्ण प्रतिभागियों का परिचय दें।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ व्यवसायों और संगठनों में बैठकें खोलने और आयोजित करने के लिए सख्त और नियमित प्रक्रियाएं हैं। उदाहरण के लिए, कुछ संगठन हैं जो हथौड़े की दस्तक से बैठकें खोलते हैं।
चरण 2. पिछली बैठकों के प्रासंगिक सारांश प्रदान करें।
एक लंबे समय से चल रही परियोजना का हिस्सा एक बैठक की शुरुआत में, आपको पिछली बैठक की घटनाओं या निर्णयों का त्वरित सारांश प्रदान करके परियोजना के बारे में संक्षिप्त जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है। सभी प्रतिभागियों को चर्चा के विषय के बारे में उतना नहीं पता जितना आप जानते हैं, इसलिए यह कदम बैठक को प्रभावी और कुशल बनाने में मददगार हो सकता है।
- पिछली बैठकों के परिणामों को स्वयं सारांशित करने के बजाय, आप बैठक सचिव या अधिकारी से पूछना चाह सकते हैं जो पिछली बैठकों के कार्यवृत्त को पढ़ने के लिए सारांश को औपचारिक रूप देने के लिए कहते हैं।
- आपको पिछली बैठक के बाद हुए महत्वपूर्ण पत्राचार या संचार को पढ़ने पर भी विचार करना चाहिए।
- यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि आप प्रतिभागियों को कार्यवृत्त/पत्राचार की प्रतियां प्रदान करते हैं, तो उन्हें पढ़ना आवश्यक नहीं हो सकता है।
चरण 3. महत्वपूर्ण प्रतिभागियों को सामान्य स्थिति पर रिपोर्ट करने की अनुमति दें।
इसके बाद, प्रासंगिक ज्ञान वाले लोगों को पिछली बैठक के बाद हुई नई घटनाओं के बारे में आपको सूचित करने के लिए आमंत्रित करें। यह कुछ भी हो सकता है - उदाहरण के लिए, व्यवसाय या संगठन के सामने आने वाली नई समस्याएं, कर्मियों में परिवर्तन, परियोजना विकास, और रणनीति में बदलाव, जिन पर यहां चर्चा की जा सकती है। बैठक के प्रतिभागी पिछली बैठकों के परिणामस्वरूप की गई विशिष्ट कार्रवाइयों के परिणामों के बारे में भी सुनना चाहते हैं।
चरण 4. सभी अधूरे कार्य समाप्त करें।
यदि कोई अनसुलझे मुद्दे और निर्णय हैं जो पिछली बैठक से नहीं लिए गए हैं, तो नए मुद्दों पर चर्चा करने से पहले उन्हें हल करने का प्रयास करें। पिछले मुद्दे को जितना अधिक समय तक रखा जाता है, उतने ही कम प्रतिभागी इसकी जिम्मेदारी लेना चाहेंगे, इसलिए बैठक के दौरान किसी भी अधूरे व्यवसाय को परिभाषित करने और हल करने का प्रयास करें। आमतौर पर, अधूरे व्यवसाय को विशेष रूप से पिछली बैठक के मिनटों में "अनिश्चित" या "आगे की चर्चा के लिए प्रस्तुत" के रूप में चिह्नित किया जाता है।
- जिस संस्कृति और नियमों में आप काम करते हैं, उसके आधार पर, आपके व्यवसाय या संगठन में निर्णय लेने के लिए विशिष्ट प्रक्रियाएं हो सकती हैं - उदाहरण के लिए, बैठक में भाग लेने वालों को केवल बहुमत की सहमति तक पहुंचने की आवश्यकता हो सकती है, या शायद शीर्ष स्तर के लोगों के समूह को बनाने का काम सौंपा जाता है। सभी निर्णय। निर्णय।
- ध्यान रखें कि मीटिंग के दौरान कुछ चीज़ें इतनी बड़ी होती हैं कि उन्हें पूरा नहीं किया जा सकता. आपको अधूरी परियोजनाओं की लंबी अवधि की प्रगति के बारे में सोचने की जरूरत नहीं है। हालाँकि, आपको एक निर्णय या परियोजना को उठाना चाहिए जिसके लिए इस समय कार्रवाई की आवश्यकता है।
चरण 5. नए व्यवसाय पर चर्चा करें।
इसके बाद, किसी भी नए मुद्दों, चिंताओं और मुद्दों पर चर्चा करें जिन पर चर्चा करने की आवश्यकता है। ये ऐसी चीजें हैं जो स्वाभाविक रूप से पिछली और वर्तमान बैठकों के बीच हुई घटनाओं से उपजी हैं। प्रतिभागियों से ठोस, निश्चित निर्णय लेने का प्रयास करें - जितनी अधिक चीजें आप अनुत्तरित छोड़ते हैं, उतनी ही अनसुलझी समस्याएं आप अपनी अगली बैठक में लाएंगे।
चरण 6. बैठक का निष्कर्ष पढ़ें।
अपने सभी पुराने और वर्तमान मुद्दों पर काम करने के बाद, उपस्थित सभी लोगों के लिए बैठक के निष्कर्ष को पढ़ने के लिए अलग समय निर्धारित करें। उन सभी निर्णयों की सूची बनाएं जो व्यक्तिगत रूप से लिए गए हैं, और यदि आवश्यक हो, तो उन विशिष्ट कार्यों का वर्णन करें जो प्रतिभागियों से अगली बैठक से पहले लेने की उम्मीद है।
यह कदम महत्वपूर्ण है - यह सुनिश्चित करने का आपके पास आखिरी मौका है कि हर कोई यह जानकर बैठक छोड़ दे कि परियोजना कहां है और उनसे क्या अपेक्षित है।
चरण 7. अगली बैठक के लिए मूल बातें निर्धारित करके निष्कर्ष निकालें।
अंत में बताएं कि अगली बैठक में क्या चर्चा की जाएगी और आपने कब योजना बनाना शुरू कर दिया है, यह बताएं कि बैठक कब और कहां होगी। यह प्रतिभागियों को एक महत्वपूर्ण परियोजना या निर्णय से अगले तक निरंतरता की भावना पैदा करने में मदद करता है और उन्हें सौंपे गए कार्य को जारी रखने या पूरा करने के लिए एक समय सीमा देता है।
यह ध्यान देने योग्य है कि यदि आपने वर्तमान मीटिंग में सभी पुराने और नए मुद्दों को कवर किया है, तो आपको किसी अन्य मीटिंग की योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यदि पर्याप्त अनसुलझे मुद्दे हैं जिनके लिए और चर्चा की आवश्यकता है या यदि आप किसी विशेष परियोजना पर प्रगति देखना चाहते हैं, तो एक और बैठक एक अच्छा विचार हो सकता है।
भाग ३ का ३: प्रभावी रूप से प्रमुख बैठकें
चरण 1. चर्चा का मार्गदर्शन करें, लेकिन उस पर हावी न हों।
मीटिंग लीडर के रूप में आपकी एक भूमिका चर्चा को सुचारू रूप से चलाना है। आपकी भूमिका सभी मुद्दों पर एक राय देने या यह सुनिश्चित करने की नहीं है कि चर्चा एक निश्चित समय पर चलती है। आपके पास लचीलापन होना चाहिए। अन्य प्रतिभागियों को स्वतंत्र रूप से बोलने की अनुमति दें और चर्चा के नए विषयों को उभरने दें, भले ही वे एजेंडे में न हों। चर्चा को ट्रैक पर रखने के लिए आपको किसी विषय को संक्षेप में समाप्त करने या चर्चा के एक निश्चित विषय को बदलने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन आपको ऐसा महसूस नहीं होना चाहिए कि आपको बैठक के सभी पहलुओं को नियंत्रित करना है। आखिरकार, बैठकें एक सहयोगी प्रक्रिया हैं।
बैठक के दौरान अपने एजेंडे पर ध्यान दें। यदि कोई बैठक एजेंडे से बाहर है, तो आपको चर्चा के कुछ विषयों को छोड़ना पड़ सकता है या उन्हें बाद के लिए स्थगित करना पड़ सकता है। ऐसा करने से डरो मत अगर जिस विषय पर चर्चा की जा रही है वह बहुत महत्वपूर्ण है।
चरण 2. सभी प्रतिभागियों को भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें।
मीटिंग लीडर के रूप में, आपका काम एक खुली और उत्पादक मीटिंग सुनिश्चित करना है। यदि आप देखते हैं कि कुछ प्रतिभागी जिनके पास चर्चा किए जा रहे मुद्दे से संबंधित ज्ञान है, समूह के लिए खुले नहीं हैं, तो उन्हें बात करने के लिए प्रोत्साहित करें। आपको उन्हें सीधे चुनौती देने या कॉल करने की आवश्यकता नहीं है - बस कुछ ऐसा कहें, "मुझे लगता है कि सुश्री मीठा की विशेषज्ञता यहां काम आएगी," और यह बैठक में कम सक्रिय सदस्यों को शामिल करने का एक शानदार तरीका है।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि हर कोई समझता है कि क्या चर्चा की जा रही है।
यह याद रखना कठिन है कि बैठक में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति को चर्चा के विषय का समान अनुभव या ज्ञान होता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रतिभागी बैठक में अपना समय बुद्धिमानी से व्यतीत करें, आप किसी जटिल मुद्दे या विषय को संक्षेप में सरल बनाने का अवसर लेना चाह सकते हैं। जो प्रतिभागी इस जानकारी को नहीं जानते हैं वे निश्चित रूप से इसकी सराहना करेंगे।
चरण 4। कठिन या अजीब प्रश्नों को अनदेखा न करें।
यदि ऐसे प्रश्नों को एक सक्षम नेता द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है, तो बैठक अनुत्पादक होगी। यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि बैठक में जिन सभी महत्वपूर्ण मुद्दों पर आप चर्चा करना चाहते हैं, उन पर चर्चा हो। प्रतिभागियों को अनसुलझे मुद्दों के लिए दोष बदलने या अस्पष्ट बहाने देने की अनुमति न दें। स्पष्ट करने का प्रयास करें और उन मुद्दों के उत्तर प्राप्त करें जिन पर कोई चर्चा नहीं करना चाहता। भले ही प्रतिभागी इसे नहीं चाहते हों, लेकिन बैठक के प्रभावी होने के लिए सवालों के जवाब दिए जाने चाहिए।
सुनिश्चित करें कि सभी महत्वपूर्ण निर्णय रिकॉर्ड किए गए हैं (यदि आपके पास कोई अधिकारी या नोट लेने वाला है, तो यह कार्य उन्हें सौंप दें)। यदि आपको एक कठिन प्रश्न पूछने की परेशानी से गुजरना पड़ता है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके उत्तर अच्छी तरह से प्रलेखित हैं।
चरण 5. अपना समय देखें।
एक कारण है कि बैठकों की प्रतिष्ठा खराब होती है - अधिकांश लोगों के लिए, बैठकें एक समय लेने वाली गतिविधि होती हैं। एक बैठक को बहुत लंबे समय तक चलने से बचने के लिए, चर्चा को आगे बढ़ाने के लिए एक नेता के रूप में अपनी शक्ति का उपयोग करें। अगली चर्चा तक कुछ महत्वहीन मुद्दों या वार्तालापों को टालने से न डरें यदि बैठक ऐसा लगता है कि यह आपकी अपेक्षा से अधिक समय तक चलने वाली है। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए शेड्यूल को समायोजित करने के लिए तैयार और तैयार रहना चाहिए कि किसी भी प्रतिभागी का समय बर्बाद न हो।
