कंपनी या संगठन की गतिविधियों को सुचारू रूप से चलाने के लिए एक प्रभावी बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है। बैठकें कार्य का समन्वय करने, जानकारी साझा करने, टीम वर्क में सुधार करने और लक्ष्यों को कुशलता से प्राप्त करने का एक अवसर है। प्रभावी बैठकों के लिए अच्छी तैयारी, नेतृत्व और कार्यों के प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता होती है। बैठक के दौरान, प्रतिभागियों की प्रेरणा बढ़ाने और पूरी टीम को शामिल करने का प्रयास करें।
कदम
3 का भाग 1: बैठकें आयोजित करना
चरण 1. बैठक के लिए जितना हो सके तैयारी करें।
सबसे पहले, एक बैठक एजेंडा तैयार करें जिसमें चर्चा की जाने वाली अनुसूची और विषय शामिल हों और उन महत्वपूर्ण चीजों को निर्धारित करें जिन्हें बैठक समाप्त होने से पहले पुन: पुष्टि करने की आवश्यकता है।
- मीटिंग रूम में समय पर आएं क्योंकि आप जहां काम करते हैं, वह इस बात को प्रभावित करेगा कि दूसरे लोग आपको कैसे देखते हैं। मीटिंग रूम में 15 मिनट पहले प्रतीक्षा करने से अन्य लोगों को लगता है कि आप कम उत्पादक हैं या मीटिंग में जाने के बहाने दूसरी नौकरी छोड़ना चाहते हैं।
- एजेंडे की एक फोटोकॉपी तैयार करें। यद्यपि आप एक डिजिटल एजेंडा बना सकते हैं, लेकिन इसे उपयोग में आसान बनाने के लिए एजेंडा की एक फोटोकॉपी भी तैयार करें।
चरण 2. बैठक का नेतृत्व करें।
मीटिंग का नेतृत्व करते समय, सुनिश्चित करें कि आप एजेंडा के सभी विषयों को कवर करते हैं और निम्नलिखित तरीकों से सभी प्रतिभागियों को क्या कहना है, इसे सुनें:
- उपस्थिति सूची परिचालित करें। बैठक टीम के भीतर सूचना के प्रसार का एक साधन है और चर्चा का अवसर बन जाती है ताकि हर कोई अपनी-अपनी जिम्मेदारियों को जान सके ताकि वे अपेक्षित कार्य प्रदर्शन प्रदान करने में सक्षम हो सकें। उपस्थिति सूची परिचालित करके, आप जानते हैं कि कौन नहीं आया है ताकि उनसे संपर्क किया जा सके और बैठक में शामिल हो सकें। इससे यह भी पता चलता है कि मीटिंग में आप जो जानकारी साझा करेंगे वह महत्वपूर्ण है।
- एजेंडा का उपयोग एक गाइड के रूप में करें ताकि प्रत्येक मीटिंग प्रतिभागी के लिए ध्यान केंद्रित करना और यह जान सके कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। बैठक के प्रतिभागी बारी-बारी से आ सकते हैं। इसलिए, बैठक से पहले एजेंडा तैयार करना आपको बैठक का नेतृत्व करते समय अधिक केंद्रित बनाता है।
चरण 3. एक कार्य योजना विकसित करें।
कार्य योजना बैठक के बाद किए जाने वाले कार्य की पुष्टि करने वाला अंतिम सारांश है और यह एक चालू योजना है जो सभी बैठक प्रतिभागियों को प्रभावित करती है। निम्नलिखित निर्देशों के अनुसार कार्य योजना बनाएं:
- किसी विशिष्ट लक्ष्य के प्रभारी व्यक्ति के रूप में किसी को नामित करें। नियुक्त व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से लक्ष्य प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि वह टीम के सदस्यों को जोड़ने और आवश्यक संसाधनों को तैयार करने के लिए परियोजना प्रबंधक के प्रभारी होंगे।
- औपचारिक और अनौपचारिक रूप से प्रगति रिपोर्ट के लिए पूछें ताकि नामित कर्मी उस कार्य की रिपोर्ट करें जो एक निश्चित समय अवधि के भीतर हासिल किया गया है।
चरण 4. बैठक के एजेंडे के अनुसार विषय पर ध्यान दें।
एजेंडा पर एक विषय पर चर्चा करने और आवश्यक चर्चा करने के बाद, चर्चा के परिणामों का सारांश प्रस्तुत करें, प्रश्न पूछने का अवसर प्रदान करें, फिर अगले विषय पर चर्चा करके बैठक जारी रखें।
चरण 5. आगामी बैठक के लिए कार्यक्रम निर्धारित करें।
अगली बैठक के कार्यक्रम की घोषणा करें जब हर कोई उनके लिए शेड्यूल करना आसान बनाने के लिए इकट्ठा हो। इस तरह, आपने मीटिंग शेड्यूल को समय से पहले ही सूचित कर दिया है ताकि टकराने वाले शेड्यूल को रोका जा सके।
टीम के सदस्यों से ईमेल के माध्यम से सुझाव देने के लिए कहें कि एजेंडे में कौन से विषय होने चाहिए। बैठक समाप्त होने के बाद, उन्हें बताएं कि आप अगली बैठक के लिए उसी एजेंडे का उपयोग करेंगे और बैठक के प्रतिभागियों को कंपनी/संगठन लक्ष्यों की उपलब्धि का समर्थन करने वाले विषय सुझाव प्रस्तुत करने के लिए कहेंगे।
3 का भाग 2: बैठक की तैयारी
चरण 1. तय करें कि बैठक की अध्यक्षता कौन करेगा।
यह भूमिका आमतौर पर एक प्रबंधक को सौंपी जाती है, लेकिन आप टीम के सदस्यों को विभागीय बैठकों का नेतृत्व करने का अवसर दे सकते हैं ताकि वे बाद में उच्च स्तर पर बैठकों की अध्यक्षता कर सकें।
चरण 2. वक्ताओं को आमंत्रित करें।
एक वक्ता वह व्यक्ति होता है जिसे किसी विशिष्ट कारण से बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है क्योंकि उसे मानव संसाधन और अन्य संसाधनों के प्रबंधन में अनुभव होता है ताकि टीम के सदस्य कार्य प्रक्रियाओं और परिणामों को प्रभावी ढंग से समझाने सहित सर्वोत्तम प्रदर्शन प्राप्त कर सकें। इसके अलावा, वह अप्रत्याशित परिस्थितियों का अनुमान लगाने और आवश्यकतानुसार संसाधनों को बढ़ाने के लिए सलाह देने में भी सक्षम है।
चरण 3. सही मीटिंग शेड्यूल निर्धारित करें।
शेड्यूल सेट करते समय, समय की उपलब्धता और प्रतिभागी सीमाओं पर विचार करें। उदाहरण के लिए: सभी प्रतिभागी शुक्रवार की दोपहर की बैठक में भाग ले सकते हैं, लेकिन बड़े मुद्दों पर चर्चा करने का यह सही समय नहीं है।
- ताकि टीम के सभी सदस्य आगामी बैठक में भाग ले सकें, पहले कार्यक्रम के प्रभारी परियोजना व्यक्ति से पूछें और फिर सभी प्रतिभागियों को योजना के अनुसार अपने संबंधित कार्यक्रम की व्यवस्था करने के लिए कहें।
- निर्धारित करें कि कौन मिनट लेगा और सुनिश्चित करें कि बैठक के परिणामों की जानकारी अनुपस्थित प्रतिभागियों को भी भेजी जाती है।
चरण 4. बैठक का एजेंडा तैयार करें।
बैठक के एजेंडे में कम से कम चर्चा किए जाने वाले विषयों की सूची, प्रस्तुति कार्यों का प्रतिनिधिमंडल और प्रत्येक विषय पर चर्चा के लिए समय आवंटन होना चाहिए। आप निम्नलिखित सुझावों के अनुसार बैठक के एजेंडे की व्यवस्था कर सकते हैं:
- मीटिंग से कम से कम 2 दिन पहले ईमेल करके सभी मीटिंग प्रतिभागियों से इनपुट मांगें। इसके लिए ईमेल सबसे अच्छा साधन है क्योंकि आपको लिखित में अनुरोध प्राप्त होंगे।
- चर्चा किए जाने वाले सभी विषयों, वक्ताओं और समय आवंटन को रिकॉर्ड करने के लिए एक टेबल मीटिंग एजेंडा बनाएं। यदि किसी ऐसे विषय के लिए अनुरोध किया जाता है जो सामान्य विषय से विचलित होता है, तो संबंधित व्यक्ति से संपर्क करें और उसे अगली बैठक में चर्चा करने के लिए एक विशिष्ट अनुरोध करने के लिए कहें।
- एक यथार्थवादी कार्यक्रम बनाएं। ३० मिनट लगने वाली व्याख्याओं और चर्चाओं को १५ मिनट में समाप्त करने के लिए मजबूर नहीं किया जाना चाहिए। आवश्यकतानुसार एक कार्यक्रम बनाएं और बैठक को जल्दी समाप्त करें जब सभी विषयों पर चर्चा हो चुकी हो।
चरण 5. बैठक के नियमों का प्रस्ताव।
आपको औपचारिक नियम बनाने या प्रतिबंध लगाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन नियमों को लागू करने से बैठक सुचारू रूप से चलती है और हर कोई अपनी राय अच्छी तरह से व्यक्त कर सकता है।
बैठक के खुलने पर नियमों को यह कहकर बताएं: “समय बचाने के लिए, प्रतिभागी प्रश्न पूछ सकते हैं और स्पीकर के प्रस्तुत करने के बाद जवाब दे सकते हैं। यदि चर्चा का समय समाप्त होने के बाद भी आपके पास प्रतिक्रिया है, तो कृपया मुझे ईमेल करें ताकि हम इस पर आगे चर्चा कर सकें।
चरण 6. समय विभाजन का निर्धारण करें।
प्रत्येक वक्ता को कितने समय की आवश्यकता होगी और प्रत्येक विषय पर चर्चा करके बैठक के लिए एजेंडा निर्धारित करें।
- बैठक शुरू होने से पहले समय के विभाजन को सूचित करें ताकि सभी प्रतिभागियों को पता चले कि वे कब योगदान दे सकते हैं और यादृच्छिक या विकृत चर्चाओं को रोक सकते हैं।
- एक गाइड के रूप में, कुछ विषयों पर चर्चा के बाद कम से कम 10 मिनट तक चर्चा करने दें।
चरण 7. बैठक का एजेंडा जमा करें।
बैठक से एक दिन पहले, सभी प्रतिभागियों को बैठक का एजेंडा भेजें ताकि सभी के पास कार्यक्रम की एक फोटोकॉपी हो और बैठक का उद्देश्य पता हो। इसके अलावा, वे आपको यह भी बता सकते हैं कि एजेंडा में गलत जानकारी है या नहीं।
चरण 8. एक अनुस्मारक भेजें।
पहली बार या गैर-नियमित बैठक शुरू करने से पहले, एक घंटे पहले एक अनुस्मारक भेजें ताकि सभी उपस्थित लोग समय पर हों।
भाग ३ का ३: एक प्रभावी मीटिंग लीडर बनना
चरण 1. एक अच्छे मीटिंग लीडर बनें।
बैठक के दौरान सभी प्रतिभागियों के साथ संवाद करने का प्रयास करें ताकि बैठक के उद्देश्यों को प्राप्त किया जा सके। विशिष्ट विषयों पर चर्चा करने के लिए आमंत्रित वक्ताओं को बैठकों की अध्यक्षता करने की जिम्मेदारी सौंपें। आपको स्वयं चर्चा के दौरान सक्रिय रूप से भाग लेना चाहिए।
चरण 2. उन कार्य लक्ष्यों को सूचित करें जिन्हें प्राप्त किया गया है और प्राप्त नहीं किया गया है।
यदि बैठक का उद्देश्य कई लक्ष्यों पर चर्चा करना है, तो प्राप्त की गई प्रगति को सूचित करें और उपलब्धि के लिए कौन जिम्मेदार है।
- यदि कोई कार्य योजना है जो पिछली बैठक के बाद से आगे नहीं बढ़ी है, तो पूछें कि क्यों।
- यदि यह समय या अन्य संसाधनों की कमी के कारण है, तो परियोजना के प्रभारी के रूप में नियुक्त व्यक्ति के साथ समाधान पर चर्चा करें या बैठक के बाहर इस मुद्दे पर विस्तार से चर्चा करें।
चरण 3. यदि चर्चा विषय से विचलित होती है तो फिर से ध्यान दें।
कभी-कभी, प्रतिभागियों के उत्साह या निराशा के कारण चर्चा अपना रास्ता खो देती है। निम्नलिखित तरीकों से ध्यान केंद्रित करें और भटकी हुई चर्चाओं को पुनर्निर्देशित करें:
- बैठक को एक तथ्य-संग्रह मिशन के रूप में सोचें। प्रत्येक प्रतिभागी को बोलने का मौका दें ताकि आप अधिक से अधिक जानकारी एकत्र कर सकें। यह विधि बैठक के प्रतिभागियों को बारी-बारी से बोलने के लिए प्रेरित करती है, जिसमें वे लोग भी शामिल हैं जो बैठक पर हावी होना पसंद करते हैं।
- समूहों में विचारों को साझा करने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक संचार कार्यक्रम साइबरस्टॉर्मिंग का उपयोग करें और अनौपचारिक बैठकों के लिए इसका उपयोग किया जा सकता है। यह विधि टीम के सदस्यों के बीच सुनने की इच्छा के लिए प्रतिस्पर्धा को रोकती है क्योंकि समूह में हर कोई अन्य सदस्यों से इनपुट देख सकता है।
- तटस्थ रहें यदि बैठक में कोई व्यक्ति एजेंडा से बाहर किसी विषय पर चर्चा करता है, उदाहरण के लिए: "दिलचस्प विचार, बॉब! हम इसके बारे में बाद में बात कर सकते हैं।" बहुत से लोगों को यह एहसास नहीं होता है कि वे उन चीजों पर चर्चा कर रहे हैं जो बैठक के एजेंडे से हटकर हैं, लेकिन यदि मुद्दा वास्तव में महत्वपूर्ण है तो वे चर्चा के लिए आपके पास आएंगे।
- चर्चा की दिशा को नियंत्रित करें। बहुत लंबे समय तक बात करने वाले प्रतिभागियों के अलावा, बैठक में समस्याएँ हो सकती हैं क्योंकि कोई व्यक्ति उन विषयों पर चर्चा करना जारी रखता है जो एजेंडा से बाहर हैं। इस पर काबू पाने के लिए पहले उसकी बात सुनें और फिर सुझाव दें कि इस मुद्दे पर अगली बैठक में आगे चर्चा की जाए। इस बात पर जोर दें कि बैठक में एजेंडे में सूचीबद्ध विषयों पर चर्चा जारी रहेगी।
- बैठक में हावी होने वाले व्यक्ति के साथ निजी बातचीत करें और पूछें कि क्यों। नाराज होने के बजाय चिंता दिखाएं। बैठक के दौरान आपने जो देखा उस पर ध्यान दें और उसे अपने व्यवहार की व्याख्या करने दें। उसे बैठक पर हावी होने से रोकने में मदद करने की पेशकश करें।
चरण 4. शेड्यूल पर अगले विषय पर जाएं।
मुखर होकर समय प्रबंधन का अभ्यास करें, असभ्य न बनें। समय को अच्छी तरह से निर्धारित करने से प्रत्येक प्रतिभागी को पता चलता है कि बैठक अभी भी चल रही है और बैठक से संबंधित नहीं होने वाली चर्चा बैठक समाप्त होने के बाद भी जारी रखी जा सकती है।
जल्दी मत करो। यदि आपको स्थिति पर नियंत्रण करना भी है, तो चर्चा कम होने पर बैठक कम उपयोगी होगी। बैठक फिर से शुरू होने से पहले, प्रतिभागियों को प्रश्न पूछने या इनपुट प्रदान करने का अवसर दें। सुनिश्चित करें कि टीम के सभी सदस्य उपेक्षित महसूस करने के बजाय शामिल महसूस करें।
चरण 5. महत्वपूर्ण विषय पर जोर दें।
प्राप्त किए जाने वाले मुख्य लक्ष्यों और अन्य लक्ष्यों के साथ उनके संबंधों पर जोर दें जो मुख्य लक्ष्यों की उपलब्धि का समर्थन करते हैं।
बैठक में भाग लेने वालों को समझाएं ताकि वे उस परियोजना के दायरे को समझ सकें जिस पर वे काम कर रहे हैं और एक इकाई के एक महत्वपूर्ण हिस्से के रूप में उनकी संबंधित भूमिकाएं।
चरण 6. यदि आवश्यक हो, तो नोटबंदी में सहायता करें।
बैठक शुरू होने से पहले, तय करें कि कौन मिनट लेगा। यदि वह अभिभूत है, तो मदद के लिए हाथ दें या स्वयं नोट्स लें।
चरण 7. गलतफहमी के मामले में स्पष्ट करें।
सभी विषयों पर चर्चा हो जाने के बाद, बैठक का नेता एक सारांश तैयार करेगा ताकि प्रतिभागियों को बैठक के परिणामों के बारे में पता चले और प्रश्न पूछें कि क्या अभी भी ऐसी चीजें हैं जो स्पष्ट नहीं हैं।
बैठक के नेता के रूप में, विस्तृत स्पष्टीकरण प्रदान करें ताकि सभी प्रतिभागी बैठक के परिणामों को समझ सकें।
चरण 8. बैठक बंद करने से पहले, एक संपूर्ण सारांश प्रदान करें।
निर्णय लेने में दृढ़ रहने वाले नेता ठहराव और अनिर्णय को रोकेंगे, कर्मचारियों को लगन से और प्रेरित करेंगे, परिवर्तन और नई जानकारी के प्रति उत्तरदायी होंगे। इसे निम्नलिखित विशेषताओं से देखा जा सकता है:
- कंपनी/संगठनात्मक लक्ष्यों और नैतिकता के साथ निर्णयों के बीच संरेखण सुनिश्चित करने के लिए स्पष्ट लक्ष्य रखें।
- जीवन जीने में अनुकरणीय दिखाकर और प्रभावी और कुशल निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य नैतिकता का पालन करके देखभाल करें।
- पारदर्शिता प्रदर्शित करें, अर्थात् निस्वार्थता यह साबित करके कि कंपनी के लिए फायदेमंद निर्णय सभी को खुद को विकसित करने का अवसर देते हैं।
- असफलता को सीखने के अवसर के रूप में देखना जो बेहतर निर्णय लेने में सक्षम होने के लिए एक कदम होगा। जब कुछ गलत होता है, तो एक निर्णायक नेता स्थिति को समझने में सक्षम होता है।
- अधीनस्थों या वरिष्ठों के साथ संवाद करते समय विसंगतियों या विरोधाभासों को रोकने के लिए कॉर्पोरेट/संगठनात्मक संस्कृति के अनुसार खुले तौर पर और प्रभावी ढंग से संवाद करना।
