परिचय पत्र आमतौर पर व्यावसायिक संचार में, संपर्क स्थापित करने, जानकारी का अनुरोध करने, या किसी नए उत्पाद या सेवा का एक सिंहावलोकन बनाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। आम तौर पर, आप किसी ऐसे व्यक्ति को एक परिचय पत्र लिख रहे हैं जिसे आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, जो इसे महसूस करने या शैली के मामले में थोड़ा मुश्किल बनाता है। हालाँकि, आप अपने पत्र को अपने वांछित परिचय के रूप में संक्षिप्त, सुपाठ्य और प्रभावी बनाने में मदद करने के लिए कुछ त्वरित सुझाव सीख सकते हैं।
कदम
भाग १ का ३: प्रस्तावना लिखना
चरण 1. जब भी संभव हो अपने पत्र को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करें।
एक परिचयात्मक पत्र किसी ऐसे व्यक्ति को यथासंभव सर्वोत्तम रूप से संबोधित किया जाना चाहिए जो इसे पढ़ेगा। यदि आप किसी सामान्य खाते या काम पर रखने वाली कंपनी को भेज रहे हैं और अनिश्चित हैं, तो "सभी संबंधित" या भर्ती प्रबंधक या विशिष्ट शीर्षक धारक को पत्र को संबोधित करना ठीक है।
अपनी स्थिति, शीर्षक, या भूमिका और पत्र लिखने का कारण बताते हुए अपना पत्र शुरू करें। आमतौर पर आपको अपना नाम पत्र में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आपका नाम हस्ताक्षर पर होगा।
चरण 2. अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से बताएं।
आपको जितनी जल्दी हो सके पत्र लिखने का कारण बताना होगा। आप क्या चाहते हैं? आपने पत्र क्यों लिखा? यदि इस प्रकार के प्रश्न कभी भी किसी बॉस या कंपनी के मन में आते हैं, तो संभावना है कि आपका पत्र साक्षात्कार कॉल प्राप्त करने के बजाय कूड़ेदान में समाप्त हो गया हो।
तलाश बंद करें: "मैं एक नए वित्तीय पर्यवेक्षक रिक्ति के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं" या "मैं एक नई उत्पाद सुविधा का वर्णन करने के लिए लिख रहा हूं जिसे मेरी कंपनी ने हाल ही में जारी किया है" वास्तव में पहले वाक्यों में से एक होने के लिए प्रभावी उद्देश्य कथन हैं। पत्र।
चरण 3. पत्र के लिए उपयुक्त अनुभव या शैली बनाएं।
एक परिचयात्मक पत्र लिखते समय, एक सुसंगत और सक्षम शैली का होना सबसे अच्छा है जो अजीब लगता है या बहुत रुका हुआ या तकनीकी लगता है। एक परिचयात्मक पत्र के लिए, आपका पत्र पेशेवर होना चाहिए, लेकिन ठंडा या कठोर नहीं होना चाहिए। समग्र सामग्री को पेशेवर रखते हुए पत्र में मानवीय गर्मजोशी के तत्व को शामिल करना आवश्यक है।
- एक सामान्य गलती जो अनुभवहीन लेखक करते हैं, वह यह है कि ऐसे संक्षिप्ताक्षरों से बचने की पूरी कोशिश की जाए जिससे यह आभास हो कि पत्र एक अनुवाद है, लिखित पत्र नहीं है। संक्षिप्ताक्षरों/संकुचनों का प्रयोग करें, इसे बातचीत की तरह तरल होने दें, लेकिन फिर भी पेशेवर हों। पत्र को आपका प्रतिनिधित्व करने दें।
- आमतौर पर इस्तेमाल होने वाले शब्दों को थिसॉरस/डिक्शनरी में इस्तेमाल होने वाले शब्दों से बदलकर स्मार्ट लगने की कोशिश न करें। यह एक मास्टर की थीसिस नहीं है, बल्कि एक परिचय पत्र है। सटीक और संक्षिप्त शब्दों का प्रयोग करें।
चरण 4. एक व्यक्तिगत कनेक्शन बनाएँ।
बताएं कि आपको नौकरी, रिक्ति, या जिस कंपनी की आप तलाश कर रहे हैं, उसके बारे में कैसे पता चला, और एक कनेक्शन बनाएं। परिचय पत्र पढ़ते समय, नियोक्ता या भर्ती समन्वयक के पास एक स्पष्ट तस्वीर होनी चाहिए कि आप कौन हैं, आप नौकरी क्यों चाहते हैं, और आप नौकरी के लिए उपयुक्त हैं या नहीं। यदि यह संबंध काफी मजबूत है, तो आपको एक साक्षात्कार के लिए बुलाया जाएगा और इससे आपको नौकरी पाने का मौका मिलेगा।
यदि आपके किसी ऐसे व्यक्ति के साथ संबंध हैं जो कंपनी के लिए काम करता है या आपको आवेदन करने के लिए भी भेजा गया था, या यहां तक कि यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को जानते हैं जिसे आपकी एजेंसी से उनके काम में सहायता मिली है, तो पत्र के भीतर से अपना परिचय देना एक अच्छा विचार है। यह किसी की याददाश्त को उत्तेजित कर सकता है ("ओह, यह वह व्यक्ति है जिसके बारे में जोको बात कर रहा था!"), या उन्हें शुरू से याद दिलाएं।
भाग 2 का 3: एक पत्र की सामग्री लिखना
चरण 1. अपनी योग्यताओं को आवेदित पद के साथ जोड़ें।
यदि आप अपनी योग्यता, योग्यता या नौकरी या परियोजना को संभालने की क्षमता का वर्णन करने का प्रयास कर रहे हैं, तो कुछ वाक्यों में एक स्पष्ट लिंक बनाना और यह बताना एक अच्छा विचार है कि आपका अनुभव ऐसा करने की आपकी क्षमता से कैसे संबंधित है, चाहे वह नया हो पद, स्थानांतरण, या नई नौकरी। पूरी तरह से नया।
- पत्र के संदर्भ में बताए अनुसार क्षेत्र या उद्योग में अपने अनुभव का वर्णन करें। यदि आपने अपना परिचय पत्र पहले बताए अनुसार निर्देशित किया है, तो यह किसी प्रकार के पेशेवर या उद्योग क्षेत्र पर केंद्रित होगा। पत्र को अधिक प्रभावी बनाने के लिए विशिष्ट कौशल और अनुभव को शामिल करना एक अच्छा विचार है।
- नौकरी की इच्छा नौकरी के लिए योग्यता रखने के समान नहीं है। यदि अपने परिचय में आप यह समझाते हैं कि आप नौकरी के लिए साक्षात्कार के लिए कॉल प्राप्त करना चाहते हैं क्योंकि आपको लगता है कि आप वास्तव में फिट हैं, तो आपको इसे पचास बार दोहराने की आवश्यकता नहीं है। यह लिखना कि आपको "वास्तव में इस नौकरी की ज़रूरत है" आपको ध्यान खींचने वाला उम्मीदवार नहीं बनाता है।
चरण 2. यथासंभव विशिष्ट बनें।
एक समय निर्धारित करें जिससे आप व्यक्तिगत रूप से मिल सकें, या अपने पत्र के उत्तर में बाद में जो आप देखना चाहते हैं उसे व्यक्त करें। यदि आप एक साक्षात्कार में अपनी योग्यता के बारे में अधिक बात करना चाहते हैं, तो बस इतना कहें। यदि आप वास्तव में नौकरी चाहते हैं, तो बस इतना कहें। हायरिंग प्रक्रिया, या आपके द्वारा लिखी गई आवेदन प्रक्रिया के बारे में सब कुछ जानें, फिर प्रक्रिया के अगले चरण के बारे में पूछें।
अपने कवर लेटर को एक विशिष्ट नौकरी स्तर की ओर केंद्रित करें। नौकरी के प्रकार या पद का स्पष्ट रूप से उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन ध्यान रखें कि पत्र को प्रासंगिक बनाए रखने के लिए आप किस प्रकार के परिणाम खोज रहे हैं।
चरण 3. अपने फिर से शुरू में पहले से ही जानकारी शामिल न करें।
एक पत्र में शीर्षक, सम्मान और प्रसिद्ध नाम रखना एक बुरा विचार है। रिज्यूमे पर आसानी से दिखाई देने वाली जानकारी को दोहराना पत्र में जगह बर्बाद कर रहा है। ऐसी जानकारी न लिखें जो जल्दी और आसानी से कहीं और इकट्ठी की जा सके। आप खुद को बेचने और अवसर पैदा करने के लिए लिखते हैं।
चरण 4. साक्षात्कार कॉल प्राप्त करने के उद्देश्य से लिखें।
हो सकता है कि आपको केवल एक पत्र की शक्ति से नौकरी या कुछ भी न मिले। एक पत्र लिखने से आप अपने दरवाजे पर पहुंच जाएंगे, खुद को और अपनी क्षमताओं को वह व्यक्ति या कर्मचारी साबित करने का अवसर मिलेगा जिसकी पत्र पाठक को जरूरत है। इस कारण से, सीधे बिंदु पर पहुंचना, अपनी योग्यताओं के साथ-साथ स्थिति से अपने संबंध पर ध्यान केंद्रित करना और प्रक्रिया में अगले चरण तक अपना काम करना एक अच्छा विचार है, चाहे वह साक्षात्कार हो या अन्य भर्ती चरण।
समापन अनुभाग में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दोहराएं। ग्रीटिंग के साथ पत्र को बंद करने से पहले, संक्षेप में वही दोहराना एक अच्छा विचार है जो आप सीधे चाहते हैं।
भाग ३ का ३: पत्रों को संशोधित और परिष्कृत करना
चरण 1. अपने पत्र को संशोधित करें और सही करें।
पत्र का मसौदा लिखने के बाद, अपने पत्र पर फिर से विचार करना और वाक्य संरचना आदि से इसे सुधारना आवश्यक है। सभी अच्छे लेखक जानते हैं कि किसी काम को तब तक समाप्त नहीं कहा जा सकता जब तक कि उसमें संशोधन नहीं किया जाता। एक बार जब आप पत्र लिखना समाप्त कर लेते हैं, तो सबसे कठिन हिस्सा समाप्त हो जाता है, लेकिन इसे परिष्कृत और परिष्कृत करने के लिए अभी भी समय है।
- संशोधन केवल टाइपो को मिटाने या वर्तनी की गलतियों को सुधारने से कहीं अधिक है। अपने पत्र को फिर से देखें और सुनिश्चित करें कि विषय और क्रिया के बीच एक मेल है, अर्थ स्पष्ट है, और आपका पत्र अपने इच्छित उद्देश्य को प्राप्त कर रहा है।
- एक बार जब आपको लगता है कि आपका लेखन हो गया है, तो आप "आखिरी महत्वपूर्ण चीजें" की जांच और खोज शुरू कर सकते हैं, आखिरी मिनट की सामग्री जिसमें टाइपो को सुधारना, वर्तनी की गलतियां और अपने पत्र को प्रारूपित करना शामिल है।
चरण 2. एक सरल और संक्षिप्त पत्र बनाएं।
सामान्य तौर पर, एक परिचय पत्र पृष्ठ के सामने से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए, या 300 और 400 शब्दों के बीच होना चाहिए। कारण जो भी हो, एक अच्छा मौका है कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे किसी निश्चित दिन में बहुत सारे कागज़ात का सामना करना पड़ता है, और वह परिचय का एक लंबा, निरर्थक पत्र नहीं देखना चाहता। यह शर्म की बात है कि आपकी मेहनत कचरे में खत्म हो जाती है, इसलिए इसे छोटा रखें। केवल अपने पत्र में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी देने की कोशिश पर ध्यान केंद्रित करें।
चरण 3. पत्र को प्रारूपित करें जैसा होना चाहिए।
पत्र पृष्ठ पर ठीक से उन्मुख होने चाहिए, जिसमें एक विशिष्ट परिचय, मुख्य भाग और एक संक्षिप्त समापन शामिल हो। यदि आप संपर्क जानकारी या अभिवादन के बिना एक छोटा पैराग्राफ लिखते हैं, तो आपको नौकरी नहीं मिलेगी, या आपको परिचय नहीं मिलेगा।
- परिचय पत्र के साथ संलग्नक के रूप में एक उपयुक्त सीवी या बायोडाटा शामिल करें। परिचय पत्र आवेदन पैकेज में पहला होना चाहिए।
- अच्छी संपर्क जानकारी शामिल करें। परिचय पत्र का अंतिम संपादन करें, सुनिश्चित करें कि आपने महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी शामिल की है, जो आमतौर पर लेटरहेड के ऊपरी दाएं कोने में रखी जाती है। एक ईमेल पता, फोन नंबर और अन्य बुनियादी संपर्क जानकारी शामिल करें।
चरण 4. नोट्स सहित विचार करें।
कुछ शिक्षक व्यावसायिक पत्र लिखते हैं और संचार विशेषज्ञ पत्र में एक नोट या नोट में सबसे प्रासंगिक या जरूरी जानकारी जोड़ने का सुझाव देते हैं। इसका कारण यह है कि यह अक्सर इस संदर्भ में अच्छा काम करता है कि लोग पत्र के रूप में संचार को कैसे संसाधित करते हैं। महत्वपूर्ण जानकारी को अंत में डालने के बजाय, एक महत्वपूर्ण नोट या नोट अधिक प्रभावी हो सकता है। हालांकि यह कुछ के लिए अनौपचारिक लग सकता है, यह महत्वपूर्ण जानकारी पर जोर देने और अपने पत्र को अलग दिखाने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है।
