अपनी दैनिक गतिविधियों को निर्धारित करने से आपको अपना समय अधिक कुशलता से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी। आप अधिक काम कर सकते हैं, असाइनमेंट को कम बार भूल सकते हैं या उन चीजों को करने के लिए ललचा सकते हैं जो वास्तव में मायने नहीं रखती हैं। जबकि आप शुरू में सोच सकते हैं कि आप हाथ में काम पूरा कर सकते हैं, आप अंत में अभिभूत, भ्रमित और सब कुछ भूल सकते हैं। शेड्यूल बनाने और उससे चिपके रहने की आदत डालने में कुछ समय लगता है, लेकिन कुछ ही समय में आप इसके लिए आभारी होंगे। एक शेड्यूल तनाव को कम करने में मदद करेगा और साथ ही आपको अपने जीवन के नियंत्रण में अधिक महसूस कराएगा। आपको क्या करना है और आपने क्या किया है, इस पर नज़र रखने के द्वारा दैनिक गतिविधियों को निर्धारित करने से आप अपने स्वयं के व्यवहार को विनियमित और मॉनिटर कर सकते हैं।
कदम
2 का भाग 1: अनुसूची बनाना
चरण 1. एक कैलेंडर या एजेंडा खरीदें।
सुनिश्चित करें कि कैलेंडर में जगह है जो आपकी टू-डू सूची से भरी जा सकती है। कुछ कैलेंडर साप्ताहिक, दैनिक या प्रति घंटा एजेंडा के साथ आते हैं। आप एक नोटबुक का भी उपयोग कर सकते हैं। वह चुनें जो आपकी आवश्यकताओं और इच्छाओं के अनुकूल हो। आप जो भी चुनते हैं, उसका अधिकतम लाभ उठाएं। कार्य के लिए 1 कार्यसूची पुस्तक, विद्यालय की गतिविधियों के लिए 1 आदि का उपयोग न करें। अपनी सभी गतिविधियों को एक ही स्थान पर रिकॉर्ड करें।
- लैपटॉप या मोबाइल फोन पर उपयोग के लिए एक डिजिटल कैलेंडर भी उपलब्ध है। इस कैलेंडर को आपके पास मौजूद सभी इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के साथ भी सिंक किया जा सकता है ताकि आपके ईवेंट के कैलेंडर को कहीं से भी एक्सेस किया जा सके। ऐसे कई ऐप भी हैं जो रिमाइंडर और टाइमर के साथ आने वाली गतिविधियों को शेड्यूल करने में आपकी मदद कर सकते हैं
- पेपर कैलेंडर या डिजिटल कैलेंडर जो आपको अपने शेड्यूल में नोट्स फिट करने की अनुमति देते हैं, वे और भी बेहतर काम कर सकते हैं। इस तरह का एक कैलेंडर न केवल आपके द्वारा किए गए कार्यों को ट्रैक कर सकता है, बल्कि यह भी ट्रैक कर सकता है कि आपने इसे कैसे किया है और/या आप कैसा महसूस कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके कैलेंडर में "जिम में जाएं" शेड्यूल पर टिक करने के अलावा, आप "आज 1.5 किमी आगे चल रहे हैं और यह मजेदार था!" ताकि आपके व्यवहार पर बेहतर नजर रखी जा सके।
- यदि आप पेपर कैलेंडर से डिजिटल कैलेंडर में स्विच कर रहे हैं, तो पहले 1 या 2 दिन थोड़ा व्यस्त महसूस कर सकते हैं, जब तक कि आप अभी भी नई प्रणाली के अभ्यस्त हो रहे हैं। पहले कुछ दिनों के लिए दोनों कैलेंडर अपने साथ लाएँ और यह सुनिश्चित करने के लिए जाँच करें कि कोई भी निर्धारित गतिविधियाँ छूटी नहीं हैं या बार-बार लिखी नहीं गई हैं।
चरण 2. अपने कार्यों को व्यवस्थित करें।
इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर आपको अलग-अलग कार्यों को अलग-अलग रंगों से भी चिह्नित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप कार्यालय के काम को लाल रंग में, स्कूल के काम को नीले रंग में, होमवर्क को हरे रंग में, छुट्टियों को नारंगी रंग में और खेल को गुलाबी रंग में चिह्नित कर सकते हैं। आप इसे पेपर कैलेंडर या एजेंडा बुक के साथ भी आसानी से कर सकते हैं, बस इसे चिह्नित करने के लिए रंगीन पेन या हाइलाइटर का उपयोग करें। विभिन्न कार्यों को अलग-अलग रंगों से चिह्नित करने के बाद, आप प्राथमिकता का क्रम निर्धारित कर सकते हैं।
विभिन्न रंगों के साथ कार्यों को व्यवस्थित और चिह्नित करने से आपको यह देखने और समझने में भी मदद मिलेगी कि आपका कितना समय उपयोग किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, आप देख सकते हैं कि आपके शेड्यूल में बहुत सारे लाल (काम) और हरे (होमवर्क) हैं, लेकिन बहुत कम गुलाबी (खेल) हैं। व्यायाम की कमी को पहचानने से आपको अपना व्यायाम कार्यक्रम बढ़ाने के लिए प्रेरित करने में मदद मिल सकती है।
चरण 3. प्राथमिकताएं निर्धारित करें।
सबसे महत्वपूर्ण कार्यों का निर्धारण और पहले किया जाना चाहिए और कौन से कार्य स्थगित किए जा सकते हैं यह बहुत महत्वपूर्ण है। प्राथमिकता सेटिंग को समझने में आपकी सहायता के लिए निम्नलिखित एक उदाहरण है। मान लें कि 1 सप्ताह में 2 परीक्षाएं, 1 व्यावहारिक रिपोर्ट और 1 निबंध और प्रस्तुतिकरण असाइनमेंट पूरा करना है। आउच!
- अपने आप से यह निर्धारित करने के लिए कहें कि पहले क्या करने की आवश्यकता है और इसे पूरा करने में कितना समय लगेगा: कौन से कार्य पहले प्रस्तुत किए जाने चाहिए? आपके ग्रेड के सापेक्ष कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं? उदाहरण के लिए, आपके अंतिम ग्रेड पर परीक्षा, लैब रिपोर्ट, निबंध और प्रस्तुतीकरण कितना है? कौन सा कार्य पूरा करना सबसे कठिन है?
- अंतत:, यह आप पर निर्भर है कि आप अपनी प्राथमिकताओं में पूरा होने की समय सीमा, आपके लिए आवश्यक समय, या निर्धारित कार्यों के सापेक्ष मूल्य का निर्धारण करें। इसके लिए आपको खुद को और अपनी सर्वश्रेष्ठ क्षमताओं को जानना होगा। एक प्राथमिकता प्रणाली बनाएं जो आपके अनुकूल हो।
चरण 4. उन कार्यों को चिह्नित करें जिन्हें आप प्राथमिकता देते हैं।
कार्यों को प्राथमिकता देने का निर्धारण करने के बाद, उन्हें शेड्यूल में चिह्नित करें। आप अपना दैनिक कार्यक्रम खोल सकते हैं और उन कार्यों के आगे "ए" अक्षर लिख सकते हैं जो महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें पहले पूरा किया जाना चाहिए, उन कार्यों के आगे "बी" अक्षर, जिन्हें कल से पहले पूरा किया जाना चाहिए, और कार्यों के आगे "सी" अक्षर लिख सकते हैं। शुक्रवार, आदि तक पूरा किया जाना चाहिए।
चरण 5. प्रत्येक कार्य के लिए समय निर्धारित करें।
लिखें कि आप प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए कितना समय लेने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप दिन में समय (2 घंटे), व्यायाम (1 घंटा), 2 ईमेल (30 मिनट) लिख सकते हैं, और अपने कुत्ते (30 मिनट) को टहला सकते हैं। प्रत्येक कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय को विभाजित करने का यह मुख्य चरण है। यदि आप एक ऐसा शेड्यूल बनाते हैं जो बहुत टाइट है और वास्तविक रूप से समय आवंटित नहीं करते हैं तो आप तनाव महसूस करेंगे।
यात्रा के समय को यात्रा कार्यक्रम में शामिल करना न भूलें। उदाहरण के लिए, क्या आपको उस पुस्तकालय से ड्राइव करना है जहाँ आप जिम में पढ़ते हैं?
चरण 6. शेड्यूल में अतिरिक्त समय दें।
अधिकांश लोग आमतौर पर किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय को कम आंकते हैं। किसी विशेष कार्य की तैयारी में लगने वाले हर समय को ध्यान में रखते हुए और बाद में एक पल के लिए आराम करने से आपको अपनी दैनिक गतिविधियों को अधिक सटीक रूप से निर्धारित करने में मदद मिलेगी।
- हमेशा कार्य पूरा करने के समय को कुछ मिनटों तक बढ़ाने का प्रयास करें। किसी कार्य को पूरा करने के लिए निर्धारित समय का 25% जोड़ने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, किसी ऐसे कार्य को शेड्यूल करें जिसे तकनीकी रूप से 5 मिनट के लिए 4 मिनट में पूरा किया जा सकता है, और उस कार्य को शेड्यूल करें जिसे तकनीकी रूप से 8 मिनट में 10 मिनट के लिए पूरा किया जा सकता है, इत्यादि। ये कुछ अतिरिक्त मिनट जमा होंगे और आपको देरी या अंतराल से बचने के लिए अतिरिक्त समय देंगे।
- अपने आप से पूछें कि क्या एक बड़े कार्य के भीतर छोटे-छोटे कार्य हैं जिन्हें शेड्यूल बनाते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए? उदाहरण के लिए, क्या आपको व्यायाम करने के बाद स्नान करना पड़ता है? क्या आप अक्सर लॉकर रूम में दोस्तों के साथ 15 मिनट चैट करते हैं? अधिकांश लोगों का अनुभव है कि 1 घंटे का व्यायाम कार्यक्रम 2 घंटे में समाप्त हो जाएगा।
चरण 7. शेड्यूल में रुकें।
शेड्यूल के अंत में कम प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए कुछ खाली समय दें। यदि आपके पास आज या सप्ताह के किसी भी दिन समय है, तो आप इन कार्यों पर काम करना शुरू कर सकते हैं और जल्दी शुरू कर सकते हैं। ये अतिरिक्त कार्य, उदाहरण के लिए, घर पर कोठरी व्यवस्थित करना या टैक्स रसीदें फाइल करना। ये कम-प्राथमिकता वाले कार्य अंततः पूरे हो जाएंगे, भले ही वे अत्यावश्यक न हों या एक निश्चित समय सीमा से बंधे हों।
भाग २ का २: शेड्यूल से चिपके रहना
चरण 1. अपने कैलेंडर/कार्य की जाँच करें।
कल की तैयारी के लिए रोज सुबह और शाम अपना कैलेंडर देखने की आदत डालें। आपको हर दिन कुछ मिनटों का समय भी निर्धारित करना चाहिए, शायद आपकी सुबह की कॉफी के बाद या काम पर जाने के दौरान, दिन में क्या करना है इसकी समीक्षा करना और नए कार्यों को जोड़ना या पुराने को पार करना।
- कुछ भी करने से पहले कुछ मिनटों के लिए अपने शेड्यूल की जाँच करना और उसकी समीक्षा करना दिन की शुरुआत उत्साह के साथ करने का एक शक्तिशाली तरीका हो सकता है!
- कुछ कार्यों या नियुक्तियों के अनुस्मारक के रूप में अपने फोन या कंप्यूटर पर अलार्म का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, कई डॉक्टर और दंत चिकित्सक के कार्यक्रम बहुत पहले ही बना दिए जाते हैं। इसलिए एक सप्ताह पहले बंद होने वाले रिमाइंडर का उपयोग करने से मदद मिल सकती है। इस प्रकार, आपकी योजना को अनुकूलित किया जा सकता है।
चरण 2. प्राथमिकता के क्रम में कार्यों को पूरा करें।
अनुसूची को प्राथमिकता का आदेश देने के बाद, उस आदेश पर टिके रहें।
चरण 3. शेड्यूल को आवश्यकतानुसार समायोजित करें।
जबकि आपको जितना हो सके अपने शेड्यूल से चिपके रहने की कोशिश करनी चाहिए, कभी-कभी ऐसी चीजें हो सकती हैं जो आपको समायोजित करने के लिए मजबूर करती हैं। किसी आपात स्थिति, समस्या या व्याकुलता की स्थिति में अधिक लचीले या कम जरूरी कार्यों को अगले दिन पर शिफ्ट करें।
बस कार्यों को ढेर करने और उन्हें अगले दिन के लिए बहुत बार सौंपने से बचें। यदि आप इसे बहुत बार अनुभव करते हैं, तो अगले कुछ दिनों के लिए अपना शेड्यूल बदलने के बजाय, प्रत्येक कार्य को एक दिन में पूरा करने के लिए अधिक समय देने का प्रयास करें।
चरण 4. पूर्ण किए गए कार्यों को पार करें।
यह गतिविधि कई लोगों के लिए राहत की बात थी! आज के अधूरे कार्यों को कल के शेड्यूल में ले जाना याद रखें।
चरण 5. अपने आप को पुरस्कृत करें
कार्यों को पूरा करने और एक शेड्यूल से चिपके रहने के बाद खुद को सकारात्मक प्रोत्साहन देना महत्वपूर्ण है। एक दिन की जिम्मेदारियों को पूरा करने के बाद, टब में भिगोकर, अपना पसंदीदा टीवी शो देखकर या मीठे नाश्ते का आनंद लेकर खुद को पुरस्कृत करें। आप सफल महसूस करेंगे और उस इनाम के पात्र होंगे जिसके लिए आपने काम किया है।
चरण 6. शेड्यूल को आवश्यकतानुसार जांचें और समायोजित करें।
आपको समय-समय पर कार्यक्रम की जांच करनी चाहिए और अपनी गतिविधियों के लिए अनुसूची के लाभों का पता लगाना चाहिए। ऐसा करने का एक तरीका यह है कि अपनी भावनाओं और मनोदशाओं की निगरानी करते हुए अपने एजेंडे को देखें। क्या आप देखते हैं कि आपका अधिकांश कार्यक्रम समाप्त हो गया है और आप सकारात्मक और उत्पादक महसूस करते हैं? यदि उत्तर "हां" है, तो संभावना है कि आपका शेड्यूल उपयोगी है।
- हालांकि, अगर आपको लगता है कि आपका बहुत अधिक शेड्यूल अगले दिन (और एक और दिन, और इसी तरह) में स्थानांतरित कर दिया गया है और आप बस अपना दिमाग खो रहे हैं, तो आपको अपने शेड्यूल में कुछ समायोजन करना चाहिए।
- एजेंडे की जाँच करके और जो पीछे छूट गया था, उसकी तलाश करके समस्याओं की पहचान करें। यदि आप जो चूक गए हैं वह आपके लिए महत्वपूर्ण है (उदाहरण के लिए व्यायाम) तो आपको अपनी प्राथमिकताओं का पुनर्मूल्यांकन और पुनर्गठित करने की आवश्यकता हो सकती है। आपको प्रत्येक कार्य के लिए आवंटित समय को भी बदलना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, सुबह तैयार होने के समय को सप्ताह में 2 घंटे से घटाकर 1 घंटा 3 दिन करें, और शेष समय का उपयोग करके 30 मिनट की जॉगिंग शेड्यूल करें।
- जान लें कि पुनर्निर्धारण सामान्य और सामान्य है। जब तक आप सबसे उपयुक्त कार्यक्रम के लिए अभ्यस्त नहीं हो जाते, निश्चित रूप से इसमें समय लगता है।
टिप्स
- आपका समय बहुत कीमती है। शेड्यूल बनाने से आपको इसका अधिकतम लाभ उठाने में मदद मिलेगी।
- शेड्यूल से चिपके रहना आपको पहले से ज्ञात पैटर्न से अवगत करा सकता है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप हर गुरुवार को उठने पर लगातार थके हों क्योंकि आप हर बुधवार की रात काम के बाद कैफे में समय बिताते हैं। इस तरह, इसे समझने के बाद इसे बदला जा सकता है। हो सकता है, सप्ताह में एक बार कैफे में समय बिताने के बजाय, आप आवृत्ति को हर 2 सप्ताह में एक बार कम कर सकते हैं। तो आप अभी भी अपने सहकर्मियों के साथ मज़े कर सकते हैं लेकिन हर गुरुवार को थकान महसूस करने की ज़रूरत नहीं है।
- शेड्यूल बनाने और उससे चिपके रहने से आपको अधिक कुशलता और उत्पादकता से काम करने में मदद मिल सकती है क्योंकि आप प्रत्येक कार्य के लिए समय आवंटित करते हैं। इसका मतलब है कि आप "पर्याप्त समय नहीं!" से बच सकते हैं।
