यदि आप दैनिक कार्यों से अभिभूत महसूस करते हैं, तो शेड्यूल होने से आपको अधिक उत्पादक, कुशल और संगठित होने में मदद मिलेगी। अपना समय प्रबंधित करने के लिए एक नोटबुक, योजनाकार या ऐप के साथ प्रयोग करें, और उस तरीके से चिपके रहें जो आपको लगता है कि सबसे अच्छा काम करता है। यथार्थवादी परिणाम निर्धारित करना सुनिश्चित करें और जिम्मेदारी और खाली समय के बीच संतुलन को प्राथमिकता दें। ट्रैक पर बने रहने के लिए, शेड्यूलिंग को अपनी दिनचर्या का हिस्सा बनाएं और जब भी आप अपनी टू-डू सूची में किसी कार्य को टिक करने का प्रबंधन करें तो खुद को पुरस्कृत करें।
कदम
3 का भाग 1: अनुसूची बनाना
चरण 1. नियमित गतिविधियों को करने का समय रिकॉर्ड करें।
सुबह तैयार होने के समय का एक लॉग रखें, अपनी सुबह की लॉन्ड्री करें, खरीदारी करने जाएं, ईमेल का जवाब दें, घर का काम करें और अन्य नियमित कार्यों को पूरा करें। एक सप्ताह के लिए इसके माध्यम से जाएं और इसे एक नोटबुक, वर्कशीट या नोटपैड ऐप में लिख लें।
- पूरे एक सप्ताह के लिए अपनी दिनचर्या को ट्रैक करके, आप उस समय का अनुमान लगाने में सक्षम होंगे जो आपको कुछ कार्यों के लिए आवंटित करने की आवश्यकता है।
- हो सकता है कि आपको अधिक उत्पादक होने का कोई रास्ता मिल जाए। उदाहरण के लिए, आप पा सकते हैं कि आपने 10 घंटे वीडियो गेम खेलने में बिताए हैं और आपको अधिक समय पढ़ाई में लगाना चाहिए।
चरण 2. नोटबुक से लेकर एजेंडा से लेकर ऐप्स तक, कई तरह के टूल का उपयोग करके शेड्यूल बनाने का प्रयास करें।
पहली बार शेड्यूल सेट करते समय विभिन्न हस्तलिखित या डिजिटल विधियों का लाभ उठाएं। यदि आप एक खाली शीट से शुरुआत करना चाहते हैं, तो एक नोटबुक या नोटपैड ऐप का उपयोग करें। यदि आप दिनांक और समय स्लॉट वाली शीट का उपयोग करना चाहते हैं, तो एजेंडा या कैलेंडर ऐप का उपयोग करें।
- एक तरीका चुनें जो आपको सूट करे। अगर आपको पेपर पसंद नहीं है, तो डिजिटल ऐप का इस्तेमाल करें। यदि लिखावट आपको केंद्रित रहने में मदद करती है, तो पेंसिल और नोटबुक का उपयोग करें।
- जब आप शेड्यूल का उपयोग करेंगे तो आपको पता चल जाएगा कि आपको क्या पसंद है और क्या नहीं। जब आपको सही तरीका मिल जाए, तो इसका इस्तेमाल करते रहें। अपने सभी कार्यों को एक ही स्थान पर एकत्रित करें, चाहे वह नोटबुक हो, कार्य हो या ऐप।
चरण 3. यदि आवश्यक हो तो तिथि और दिन लिख लें।
यदि आपके डिवाइस पर दिनांक और दिन उपलब्ध नहीं हैं, तो बस उन्हें शेड्यूल पेज के शीर्ष पर लिखें। केवल 1 दिन के लिए एक पृष्ठ का उपयोग करें ताकि आप वर्तमान कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकें। यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त नोट्स बनाएं।
- अपने शेड्यूल पर दिनों को सूचीबद्ध करने से आपको उन गतिविधियों पर नज़र रखने में मदद मिलेगी जो किसी दिए गए दिन में होती हैं, जैसे कि सोमवार और बुधवार को संगीत पाठ।
- यदि आप एक सादे नोटबुक का उपयोग कर रहे हैं, तो शेड्यूल के क्रम के लिए बाएं पृष्ठ का लाभ उठाएं और फिर अपनी दैनिक प्राथमिकताओं और अन्य नोट्स को दाएं पृष्ठ पर लिखें।
चरण 4. पहले परिभाषित गतिविधियों को दर्ज करें।
पाठ, नियमित बैठकें, और अन्य निश्चित कार्य आपके कार्यक्रम की रूपरेखा बनाते हैं। एक निश्चित गतिविधि कॉलम जैसे "08.30 - मनोविज्ञान का परिचय" या "16.00 - योग कक्षा" भरकर प्रारंभ करें।
- यदि आप एक खाली नोटबुक या वर्कशीट का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रत्येक 30 मिनट के समय अंतराल का उपयोग करके पृष्ठ के बाईं ओर एक टाइम स्लॉट रखें। यह तरीका बहुत मददगार होगा। प्रत्येक को एक टाइम स्लॉट दें ताकि असाइनमेंट के तहत नोट्स जोड़ने के लिए पर्याप्त जगह हो।
- यदि आप किसी एजेंडा या शेड्यूल ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो आमतौर पर एक टाइम स्लॉट उपलब्ध होता है।
3 का भाग 2: समय
चरण 1. कागज की एक अलग शीट पर एक टू-डू सूची बनाएं।
नियमित कार्यों को शामिल करना आसान है, लेकिन आपके पास शेष समय को व्यवस्थित करना नहीं है। कागज की एक खाली शीट पर या अपने फोन या कंप्यूटर पर एक नए दस्तावेज़ पर आपको जो कुछ भी पूरा करने की आवश्यकता है उसे लिखकर शुरू करें। कार्य के आगे एक संख्या या अक्षर लिखकर कार्य की प्राथमिकता को इंगित करें।
- उदाहरण के लिए, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के आगे 1 (या ए) लिखें, ये वे कार्य हैं जिन्हें आपको अपने शेड्यूल में सबसे पहले शामिल करना होगा। मध्यम प्राथमिकता वाले कार्यों के आगे 2 (या बी) और कम प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए 3 (या सी) लिखें।
- अपने शेड्यूल पर एक कार्य लिखते समय, आप इसके आगे प्राथमिकता स्तर को चिह्नित कर सकते हैं या केवल सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों के आगे एक तारांकन या विस्मयादिबोधक चिह्न जोड़ सकते हैं।
- यदि आप एक सप्ताह की योजना बना रहे हैं, तो साप्ताहिक टू-डू सूची का उपयोग करें। यदि आप एक दिन का शेड्यूल बनाना चाहते हैं तो एक दैनिक कार्य लिखें।
चरण 2. अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को ऐसे समय के लिए शेड्यूल करें जब आप सबसे अधिक उत्पादक महसूस करें।
अपने शेड्यूल को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से भरना शुरू करें। अनुमान लगाएं कि प्रत्येक कार्य को पूरा होने में कितना समय लगेगा, और ऐसे समय के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को शेड्यूल करें जब आप सबसे अधिक ऊर्जावान और व्याकुलता-मुक्त हों। सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को हाइलाइट करने के लिए, हाइलाइटर का उपयोग करके तारांकन जोड़ें, रेखांकित करें या हाइलाइट करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप सुबह सबसे अधिक उत्पादक महसूस करते हैं, तो दोपहर के भोजन से पहले महत्वपूर्ण परियोजनाओं को शेड्यूल करें। फाइलों को व्यवस्थित करना और ईमेल को हटाना बाद में किया जा सकता है।
- उचित समय अनुमान लगाने का प्रयास करें। अपने होमवर्क या किसी क्लाइंट से मिलने का समय बहुत छोटा करने की कोशिश न करें, जैसे कि 30 मिनट, जब आप जानते हैं कि 1 घंटा एक घंटा होना चाहिए।
- सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में प्रवेश करने के बाद, यह आसान कार्यों का समय है, जैसे कि धुलाई या खरीदारी।
चरण 3. विवरण शामिल करें जो आपको याद रखने में मदद करें कि क्या करना है।
जब आप कोई असाइनमेंट दर्ज करते हैं, तो विशिष्ट जानकारी शामिल करें ताकि आप असाइनमेंट का अर्थ याद रख सकें। यदि आप केवल "मीटिंग" या "डेटा खोजें" जैसे संक्षिप्त नोट्स लेते हैं, तो आपको इसका अर्थ याद रखने में कठिन समय होगा।
- यदि आपको किसी मीटिंग में शामिल होना है, तो समय, स्थान और मीटिंग प्रतिभागियों को भी शामिल करें। आप मीटिंग असाइनमेंट में बुलेट पॉइंट भी जोड़ सकते हैं।
- याद रखें, आपको हर असाइनमेंट के लिए एक पूरा निबंध लिखने की जरूरत नहीं है। बस आवश्यक विवरण दर्ज करें ताकि इसे पढ़ते समय आप भ्रमित न हों।
चरण 4. प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय लिखें।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप शेड्यूल करने के लिए किस टूल का उपयोग करते हैं, ऐप्स या नोटपैड, प्रारंभ और समाप्ति समय लिखने से आपको दिन की सभी गतिविधियों को शेड्यूल पर रखने में मदद मिलेगी। आपको इस बात का अंदाजा हो जाएगा कि कल आपका दिन कैसा होगा और आप किसी भी समय कहां होंगे।
- उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको 9:30-10:30 तक का अवलोकन करना हो, 11:00-12:15 से सबक लेना हो, दोपहर का भोजन 12:30 बजे करना हो, और 13:00-13:45 तक मीटिंग में भाग लेना हो।
- अनुमानित समय को समझदारी से निर्धारित करना हमेशा याद रखें। किसी कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा, इसका सटीक अनुमान लगाने में सक्षम होने के लिए अतीत का पता लगाते समय आपके द्वारा लिए गए नोट्स पर ध्यान दें।
चरण 5. मौज-मस्ती, परिवार और विश्राम के लिए भी समय निकालें।
आप हर समय उत्पादक नहीं हो सकते। इसलिए, उन लोगों के लिए समय निकालें जिन्हें आप प्यार करते हैं, बाहर घूमें और मज़े करें। यदि आप ऐसे व्यक्ति हैं जो अक्सर आराम करना भूल जाते हैं, तो आराम करने और मौज-मस्ती करने के लिए रिमाइंडर शामिल करना महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, प्रविष्टियां दर्ज करें, जैसे "मंगलवार, शाम 6:30 बजे - श्रीमती रारस और तनाया के साथ रात्रिभोज (काम 5:45 बजे समाप्त करें!)" या "शनिवार, 12:00 बजे - औरोरा को पार्क में ले जाएं।"
चरण 6. अपना 25% समय बेकार छोड़ दें।
यदि आप इसे क्रम में कई कार्यों से भरते हैं तो आपको अपने शेड्यूल को परिष्कृत करने में कठिनाई होगी। बेहतर अभी तक, किसी भी रुकावट या देरी से निपटने के लिए समय निकालें। प्रत्येक कार्य के बीच कम से कम 15 मिनट का अंतराल आपकी योजना में किसी भी समय परिवर्तन को पूरा करने का एक शानदार तरीका है।
- अगर आपको कहीं जाना है, तो ट्रैफिक में फंसने की स्थिति में हमेशा 10-15 मिनट (या इससे भी ज्यादा, जहां आप रहते हैं, के आधार पर) जोड़ें।
- यहां तक कि अगर आपको देर नहीं हुई है या कोई ध्यान भंग नहीं हुआ है, तो आप अतिरिक्त समय का उपयोग आराम करने, व्यायाम करने या अतिरिक्त कार्य करने के लिए भी कर सकते हैं।
भाग ३ का ३: शेड्यूल से चिपके रहना
चरण 1. प्रत्येक दिन एक ही समय पर अपना कार्यक्रम निर्धारित करें।
यदि आप एक निश्चित समय पर एक कार्यक्रम निर्धारित करते हैं, तो यह गतिविधि आपकी दिनचर्या का हिस्सा बन जाएगी। आप अपनी सुबह की कॉफी के दौरान या एक रात पहले अपनी टू-डू सूची देख सकते हैं। आपको बस शेड्यूलिंग गतिविधियों को दैनिक आदत बनानी है।
रविवार की रात को साप्ताहिक कार्यक्रम की योजना बनाना आसान हो सकता है, फिर समायोजन करें और प्रत्येक शाम या सुबह दैनिक कार्यक्रम निर्धारित करें।
चरण 2. अपना शेड्यूल सहेजें जहां आप इसे देख सकते हैं।
चाहे वह आपकी नोटबुक में हो, टू-डू या ऐप में, हमेशा सुनिश्चित करें कि आपका शेड्यूल आसानी से चल रहा है। यदि आप अपने शेड्यूल को शायद ही कभी छूते हैं, तो आपको इस समय के लक्ष्य पर टिके रहने में मुश्किल होगी।
- यदि आप ऐप का उपयोग करते हैं, तो अपने खाते को उन सभी इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों से इंस्टॉल और सिंक करें जिनका आप उपयोग करते हैं। किसी इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस के मुख्य डिस्प्ले पर कार्यों को पिन करने के लिए डेस्कटॉप कंप्यूटर या होम स्क्रीन विजेट का उपयोग करने का प्रयास करें।
- कार्यक्षेत्र में व्हाइटबोर्ड या कैलेंडर स्थापित करना बहुत मददगार होगा। महत्वपूर्ण तिथियों और साप्ताहिक लक्ष्यों जैसी आसानी से समझ में आने वाली जानकारी को एक नज़र में लिख लें।
चरण 3. आपको प्रेरित रखने के लिए पूर्ण किए गए कार्यों को चिह्नित करें।
यह आसान है, पूर्ण किए गए कार्य के आगे टिक लगाने में बहुत मज़ा आता है। ये अंक देने से एक निश्चित संतुष्टि मिलेगी क्योंकि आप जिम्मेदार बने रहने की कोशिश करते हुए प्रगति हासिल करने में कामयाब रहे।
यदि आप सभी कार्यों को पूरा करने में विफल रहते हैं तो घबराने की जरूरत नहीं है। अगर कुछ अप्रत्याशित होता है, तो शेड्यूल को संशोधित करें और अगले दिन इसे प्राथमिकता दें।
चरण 4. जब आप सभी कार्यों को पूरा कर लें तो स्वयं को पुरस्कृत करें।
जब एक अपेक्षित इनाम होता है, तो कार्यों को पूरा करना आसान लगता है, खासकर उबाऊ वाले। उदाहरण के लिए, यदि आपका दिन प्रस्तुतियों, बैठकों और समय सीमा से भरा है, तो अपने आप को एक अतिरिक्त ब्रेक, आइसक्रीम, या किसी अन्य साधारण इनाम के साथ पुरस्कृत करें।
किसी कार्य के पूरा होने के उत्सव के रूप में एक छोटे से उपहार के अलावा, एक व्यस्त दिन के बाद अपने लिए एक बड़ा उपहार तैयार करें। टब में अधिक समय का आनंद लें, वीडियो गेम खेलें, फिल्में देखें या कोई पसंदीदा गतिविधि करें।
चरण 5. विकर्षणों को रोकने के लिए उत्पादकता ऐप्स का उपयोग करें।
यदि आप वेब पर सर्फ करते हैं या सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं, तो स्टेफोकस्ड या फोकसबार जैसा ऐप डाउनलोड करें। इस प्रकार के ऐप्स उन वेबसाइटों को ब्लॉक कर देते हैं जो आपके द्वारा काम के लिए आवंटित समय में पॉप अप और आपका ध्यान भटकाती हैं।
यदि आप अपने फोन को अपने डेस्क पर रखने के बजाय अपनी जेब या बैग में रखते हैं तो यह और भी उपयोगी है। इस तरह, जब भी आपको इसकी आवश्यकता हो, तब भी आप इसका उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इसे दृष्टि से दूर रखकर ध्यान भंग से अपेक्षाकृत मुक्त कर सकते हैं।
चरण 6. थकान से बचने के लिए नियमित ब्रेक शेड्यूल करें।
आराम के ब्रेक के बिना एक तंग कार्यक्रम थका हुआ महसूस करेगा और यहां तक कि संभावित रूप से विलंब को ट्रिगर करेगा। जाहिर है कि अगर आप खुद के साथ ऐसा व्यवहार करते हैं तो आप अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन नहीं कर सकते। समय निकालें ताकि शरीर और दिमाग को तरोताजा करते हुए काम अधिक प्रबंधनीय हो।
- उदाहरण के लिए, विभिन्न घरेलू मामलों को पूरा करने के लिए सप्ताहांत का लाभ उठाना अच्छा है। हालाँकि, यदि आप लॉन की घास काटते हैं, कपड़े धोते हैं, और शनिवार को घर की सफाई करते हैं, तो रविवार को अधिक आराम के लिए शेड्यूल करें।
- हर रात, सोने से पहले 1-2 घंटे के लिए आराम का समय निर्धारित करें। इस समय का उपयोग मनोरंजक किताब पढ़ने, टब में भिगोने या आरामदेह संगीत सुनने के लिए करें।
टिप्स
- अपने सभी कार्यों को सिर्फ 1 शेड्यूल पर व्यवस्थित करें, चाहे नोटपैड में, टू-डू या ऐप में। यदि अलग-अलग कार्य अलग-अलग शेड्यूल में फैले हुए हैं तो आप भ्रमित हो जाएंगे।
- लचीले बने रहें, पेंसिल में लिखें और आवश्यकतानुसार अपने शेड्यूल को संशोधित करें। जब वास्तविकता योजना के अनुसार न हो तो घबराएं नहीं।
- बचे हुए समय का सदुपयोग करें। मीटिंग तक 15 मिनट बिताने के लिए सोशल मीडिया पर जाने के बजाय, अपने दैनिक कार्यों को किश्तों में करने का प्रयास करें। आप इस समय का उपयोग स्वस्थ भोजन खाने, स्ट्रेचिंग करने या तेज चलने के लिए भी कर सकते हैं।
- अपने शेड्यूल में संभावित विकर्षणों को शामिल करें, लेकिन उनके आसपास काम करने की पूरी कोशिश करें। अगर कोई आपसे काम पर आता है या आपको फोन लेने की जरूरत है, तो कहें "क्षमा करें, मैं केवल एक मिनट के लिए चैट कर सकता हूं," या "प्रश्न के लिए धन्यवाद, लेकिन मुझे खेद है, मैं बाद में इसका उत्तर दे पाऊंगा ।"
- देर मत करो! यदि आप उन्हें अनदेखा करना जारी रखते हैं तो कार्य ढेर होते रहेंगे और आपके शेड्यूल पर काम करना और अधिक कठिन होता जाएगा।
- यदि आप समय पर काम नहीं कर सकते हैं, तो निराश न हों। अपनी परिस्थितियों के अनुसार इसे थोड़ा सा बदलें और जितना हो सके उससे चिपके रहने की कोशिश करें।
