कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार के व्यवसाय में हैं, अपने ग्राहकों को धन्यवाद देना रिश्तों को मजबूत करने और उन्हें वापस आने का एक निश्चित तरीका है। आपके द्वारा लिखा गया प्रत्येक धन्यवाद पत्र अद्वितीय होना चाहिए, कोई सटीक उदाहरण नहीं हैं, लेकिन ऐसे दिशानिर्देश हैं जो आपको इस बिंदु पर पहुंचने में मदद कर सकते हैं। यदि आप जानना चाहते हैं कि किसी ग्राहक के लिए प्रशंसा की अभिव्यक्ति के रूप में धन्यवाद पत्र कैसे लिखना है, तो इस लेख को पढ़ते रहें।
कदम
3 का भाग 1: पत्र लिखना
चरण 1. उद्घाटन अनुभाग में ग्राहक का नाम सही ढंग से लिखें।
कई अध्ययनों से पता चलता है कि यदि ग्राहक के नाम की वर्तनी सही नहीं है तो ग्राहकों को भेजे जाने वाले अधिकांश संदेश अप्रभावी होते हैं। ग्राहक द्वारा अपने नाम के लिए लिखी गई वर्तनी के अनुसार धन्यवाद पत्र के शीर्ष पर ग्राहक का नाम लिखना सुनिश्चित करें।
चरण 2. धन्यवाद नोट बनाने का कारण निर्धारित करें।
इसे यथासंभव स्पष्ट करें। "खरीदारी के लिए धन्यवाद" जैसा कुछ सामान्य कहना ठीक है, लेकिन यह उल्लेख करना बेहतर है कि ग्राहक ने क्या खरीदा और इसे कैसे वितरित किया गया। यह ग्राहकों को आपके स्टोर के साथ उनके अद्वितीय संबंधों की याद दिलाता है।
- यह आपके लिए तहे दिल से शुक्रिया अदा करने का मौका है। ग्राहकों के साथ अपनी बातचीत के बारे में कुछ उद्धरण जोड़ना ठीक है।
- जितना हो सके कोशिश करें कि हर पत्र में एक ही बात को न दोहराएं या यह इसे सभी को भेजे गए धन्यवाद जैसा बना देगा।
चरण 3. प्रतिक्रिया प्रश्न शामिल करें।
धन्यवाद पत्र फीडबैक प्रश्न पूछने का एक शानदार तरीका है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि ग्राहकों को यह महसूस हो कि उन्हें अच्छी तरह से सेवा दी गई है। अच्छा अनुवर्ती प्रबंधन अक्सर ग्राहकों को वापस लाता रहता है और यह आपके व्यवसाय के लिए अच्छा है। आपको इस पर ज़्यादा प्रतिक्रिया करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन ग्राहकों की ज़रूरतों पर ध्यान देना सेवा का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
- अपनी अपेक्षा व्यक्त करें कि ग्राहक खरीदे गए सामान को पसंद करेंगे, और यदि उनके कोई प्रश्न या शिकायत हैं तो आप सेवा के लिए तैयार हैं।
- पूछें कि क्या ग्राहक को अधिक संतुष्ट महसूस कराने के लिए आप कुछ कर सकते हैं।
चरण 4. अपना उत्पाद ब्रांड शामिल करें।
यह सबसे अच्छा है अगर आपकी कंपनी का नाम, लोगो या आपके ब्रांड से संबंधित अन्य जानकारी स्टेशनरी पर छपी हो। यह आपके व्यवसाय की अच्छी तस्वीर देने में उपयोगी है।
- यदि आप किसी कार्ड पर धन्यवाद नोट लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने अपने स्टोर के नाम का उल्लेख किया है।
- यदि कंपनी के लोगो के साथ कंपनी स्टेशनरी का उपयोग स्पष्ट रूप से मुद्रित है, तो पत्र में अपने स्टोर का नाम उल्लेख करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
- यदि धन्यवाद ईमेल द्वारा भेजा जाता है, तो कंपनी का नाम और लोगो आपके हस्ताक्षर के तहत शामिल होना चाहिए।
चरण 5. सही समापन ग्रीटिंग चुनें।
यह अनुभाग आपके ग्राहकों के साथ आपके संबंध और आपके व्यवसाय के लिए आप जो प्रभाव बनाना चाहते हैं, उसके अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से" कभी-कभी "अभिवादन" या अन्य उपयुक्त अनौपचारिक अभिव्यक्तियों के साथ प्रतिस्थापित करने के लिए बहुत औपचारिक होता है। अन्य समापन अभिवादन जो शैली में व्यक्तिगत होते हैं लेकिन आमतौर पर व्यापारिक दुनिया में उपयोग किए जाते हैं, उनका भी अक्सर उपयोग किया जाता है।
चरण 6. पत्र पर हाथ से हस्ताक्षर करें।
हमेशा हर पत्र पर हस्ताक्षर करने का प्रयास करें। बड़ी कंपनियों को आमतौर पर ऐसे पत्रों को प्रदर्शित करना मुश्किल लगता है जो व्यक्तिगत लगते हैं। यहां तक कि कंप्यूटर से उत्पन्न हस्ताक्षर भी टाइप किए गए नाम से बेहतर है, क्योंकि ऐसा लगता है जैसे पत्र व्यक्तिगत रूप से भेजा गया था।
3 का भाग 2: सही शैली का उपयोग करना
चरण 1. अपने उत्पाद को फिर से उजागर करने के लिए लुभाएं नहीं।
आप अपने साथ खरीदारी करने के लिए किसी ग्राहक को धन्यवाद देने के लिए लिख रहे हैं, इसलिए अब प्रचार करने की कोई आवश्यकता नहीं है। मान लीजिए कि आप इसमें सफल हुए हैं। ग्राहकों को कंपनी का हिस्सा महसूस कराएं।
- वाक्यांश जैसे "हमें उम्मीद है कि आप निकट भविष्य में फिर से खरीदारी करेंगे" सभी बहुत आम हैं; इस अभिव्यक्ति से बेहतर छुटकारा पाएं। ऐसा कुछ न कहें जो आप अपने दोस्तों से नहीं कहेंगे।
- माल के लाभ, प्रचार कार्यक्रम, या अन्य चीजों का उल्लेख न करें जो विज्ञापनों की तरह हैं।
चरण 2. डाक टिकट का उपयोग करके पत्र भेजें।
भले ही आप सैकड़ों पत्र भेज रहे हों, बेहतर होगा कि आप सदस्यता टिकटों का उपयोग न करें। इससे ग्राहक को पता चलेगा कि आपने बहुत सारे धन्यवाद पत्र भेजे हैं, और उन्हें कम विशेष महसूस कराएंगे। वास्तविकता यह है कि आपका धन्यवाद पत्र किसी का ध्यान नहीं जाने वाले पत्रों के ढेर में समाप्त हो सकता है।
चरण 3. जब भी संभव हो पता हस्तलिपि में लिखें।
फिर, आप अपने धन्यवाद पत्र के साथ जितने अधिक व्यक्तिगत होंगे, यह उतना ही बेहतर प्रभाव डालेगा। यदि आप इसे स्वयं नहीं लिख सकते हैं, तो इसे किसी और से लिखने के लिए कहें। यहां तक कि अगर आप पता नहीं लिखते हैं, तो ग्राहक हस्तलेखन से प्रभावित होंगे।
चरण 4. अपने संपर्क विवरण शामिल करें और संचार के लिए खुले रहें।
सुनिश्चित करें कि आपका फ़ोन नंबर और पता मेल में सूचीबद्ध है, और ग्राहकों को कॉल करने के लिए आमंत्रित करें यदि उनके कोई प्रश्न हैं। अगर वे आपको बुलाते हैं, तो उन्हें तुरंत जवाब देने के लिए तैयार रहें।
भाग ३ का ३: सही प्रारूप का उपयोग करना
चरण 1. पत्र को हाथ से लिखें।
एक मानक प्रारूप में एक पत्र को प्रिंट करना एक ग्राहक को ब्रोशर भेजने जैसा लगता है। ग्राहकों को विशेष और मूल्यवान महसूस कराने के बजाय, यह इसके विपरीत करता है और लोगों को नाराज़ करता है। एक व्यक्तिगत, हस्तलिखित धन्यवाद नोट बनाने पर विचार करें।
- यदि आपके पास लिखने के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद-नोट हैं, तो कर्मचारियों से मदद करने के लिए कहें। यह वास्तव में समय बचाने में मदद करता है।
- यदि आप हस्तलिखित ग्रीटिंग तैयार नहीं कर सकते हैं, तो आपको पत्र को और अधिक व्यक्तिगत बनाने का एक तरीका खोजना होगा। प्रत्येक पत्र में कम से कम ग्राहक का नाम और आपके वास्तविक हस्ताक्षर अवश्य होने चाहिए।
- कुछ मामलों में एक पत्र भेजने के बजाय ईमेल द्वारा धन्यवाद नोट भेजना ठीक है। ऐसा तभी किया जा सकता है जब ग्राहक के साथ आपके अच्छे संबंध हों। कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि ईमेल व्यक्तिगत और ईमानदारी से लिखा गया है। यदि संभावना है कि आपके ईमेल को विज्ञापन के रूप में समझा जा सकता है, तो इसे हाथ से भेजना सबसे अच्छा है।
चरण 2. धन्यवाद नोट लिखने के लिए एक अच्छा लेटरिंग पेपर चुनें।
ग्रीटिंग कार्ड और लेटर पेपर दोनों का उपयोग व्यावसायिक सेटिंग में धन्यवाद नोट्स लिखने के लिए किया जा सकता है। यदि आपके पास लिखने के लिए बहुत कम है, तो स्टेशनरी की दुकानों में व्यापक रूप से उपलब्ध एक शानदार ग्रीटिंग कार्ड आपके ग्राहकों को विशेष महसूस करा सकता है। अन्यथा, लेटरहेड पर अपनी कंपनी के लोगो के साथ अच्छे मोटे कागज का उपयोग करें।
- धन्यवाद नोट्स लिखने के लिए सामान्य प्रकार के पेपर से बचें।
- किसी भी व्यावसायिक आयोजन के लिए उपयुक्त ग्रीटिंग कार्ड चुनें। यदि आपका व्यवसाय अद्वितीय और आकस्मिक है, तो रंगीन कार्डों का उपयोग करना ठीक है जो आपकी कंपनी की आत्मा को दर्शाते हैं। छवियों या संदेशों वाले कार्ड न चुनें जो बहुत अधिक व्यक्तिगत हों।
चरण 3. उपहार भेजने पर विचार करें।
यदि आप अधिक प्रशंसा देना चाहते हैं, तो आप एक छोटे से अभिवादन के साथ उपहार भेज सकते हैं। यह हमेशा नहीं करना पड़ता है, लेकिन विशेष ग्राहकों के लिए प्रदान किया जा सकता है। उपहार छोटे और उपयोगी होने चाहिए। एक ऐसा आइटम प्रदान करें जो आपकी कंपनी या पूरी तरह से असंबंधित लेकिन उपयुक्त किसी चीज़ का प्रतिनिधित्व करता हो।
- बुकमार्क, मैग्नेट, कैंडी, टी-शर्ट या उपहार प्रमाण पत्र जैसे छोटे उपहार।
- पुरस्कार IDR 250,000 से लेकर IDR 500,000 तक हैं। कृपया ध्यान दें कि कुछ कंपनियों के पास अब नो-गिफ्ट नियम है।
