यदि आप एक व्यवसाय के मालिक हैं, तो आपको ग्राहकों को पत्र लिखने की आवश्यकता हो सकती है। आप ग्राहकों को नई घटनाओं या विशेष के बारे में बताने के लिए कुछ लिख सकते हैं, या आप कंपनी की ओर से ग्राहकों की शिकायतों का जवाब दे सकते हैं। पत्र का कारण चाहे जो भी हो, आपको हमेशा एक पेशेवर शैली बनाए रखनी चाहिए।
कदम
2 का भाग 1: व्यावसायिक पत्र का प्रारूपण
चरण 1. पेशेवर लेटरहेड का प्रयोग करें।
व्यावसायिक पत्र आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करेगा। तो यह अलग और उच्च गुणवत्ता का दिखना चाहिए। व्यावसायिक पत्र में आपकी कंपनी का लोगो या ब्रांडिंग भी होनी चाहिए।
आप Microsoft Word में पहले से डिज़ाइन किए गए लेटरहेड रंग के नमूनों का उपयोग करके लेटरहेड बना सकते हैं। लेटरहेड पर लोगो या ब्रांडिंग का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
चरण 2. एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें।
आपको हमेशा कंप्यूटर पर व्यावसायिक पत्र टाइप करने चाहिए।
- एक नया दस्तावेज़ बनाएँ और दस्तावेज़ पर 2.5 सेमी का बॉर्डर सेट करें।
- टाइम्स न्यू रोमन, जॉर्जिया या एरियल जैसे सेरिफ़ टाइपफेस का उपयोग करें। हमेशा एक फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करना सुनिश्चित करें जो कि 12 अंक से बड़ा नहीं है, और 10 अंक से छोटा नहीं है। फ़ॉन्ट चयन या फ़ॉन्ट आकार के कारण एक व्यावसायिक पत्र को पढ़ना आसान होना चाहिए।
- सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ एक ही स्थान पर सेट है।
चरण 3. ब्लॉकों के आकार को समायोजित करें।
ब्लॉक फॉर्म व्यावसायिक पत्रों में उपयोग किया जाने वाला सबसे आम प्रारूप है। यह फॉर्म सेट अप और फॉलो करने में भी सबसे आसान है। प्रत्येक शीर्षक को संरेखित किया जाना चाहिए और प्रत्येक शीर्षक के बीच एक स्थान होना चाहिए। दस्तावेज़ के निचले भाग से शुरू होकर, आपके व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित शीर्षक होने चाहिए:
- आज की तारीख, या जिस तारीख को आपने पत्र भेजा है। तिथि महत्वपूर्ण है क्योंकि इसका उपयोग आपके नोट और प्राप्तकर्ता के नोट दोनों के रूप में किया जा सकता है। इसके अलावा, तिथियों के कानूनी उपयोग भी हो सकते हैं। इसलिए सुनिश्चित करें कि तारीख सटीक है।
- भेजने वाले का पता। इस खंड में आपका पता मानक पता शैली में स्वरूपित है। यदि आपका पता पहले से ही लेटरहेड पर है, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
- अंदर का पता। इस खंड में उस व्यक्ति का नाम और पता होता है जिसने पत्र प्राप्त किया था। मिस्टर / मिस शब्द का प्रयोग वैकल्पिक है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि आपने नीना मार्लिना को एक पत्र लिखा है, तो आप Ms. उसके नाम पर यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि उसकी वैवाहिक स्थिति क्या है।
- सादर। अभिवादन "प्रिय सुश्री मार्लिना" या "प्रिय नीना मार्लिना" शब्दों का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि पत्र कौन पढ़ेगा, तो "ईमानदारी से" शब्द का प्रयोग करें।
- पत्र शरीर। हम लेख के अगले भाग में इस पर और चर्चा करेंगे।
- कवर पत्र, हस्ताक्षर के साथ। आप "ईमानदारी से", या "अभिवादन" शब्दों का उपयोग कर सकते हैं।
2 का भाग 2: एक व्यावसायिक पत्र लिखना
चरण 1. अपने दर्शकों की पहचान करें।
पत्र की शैली हमेशा पेशेवर बनी रहनी चाहिए, भले ही दर्शक कोई भी हो। हालाँकि, आप उस व्यक्ति के आधार पर अपनी भाषा या शब्द चयन को समायोजित कर सकते हैं जिसे आपका पत्र प्राप्त होगा। यदि आप किसी अन्य कंपनी में मानव संसाधन विभाग के लिए लिख रहे हैं, तो आपको अधिक औपचारिक भाषा का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन यदि आप किसी विशिष्ट ग्राहक के लिए लिख रहे हैं, तो आप अधिक अनौपचारिक या आकस्मिक भाषा का उपयोग कर सकते हैं।
- अपने दर्शकों की पहचान करने का मतलब यह भी है कि आप अपने दर्शकों में भ्रम की स्थिति को रोकेंगे। ऐसे शब्दों का प्रयोग करने से बचें जिन्हें आपके पाठक नहीं समझेंगे। उदाहरण के लिए, ग्राहकों को आपकी कंपनी के अंतरिक्ष कार्यक्रम के लिए उपयोग किए जाने वाले समरूपों के बारे में पता नहीं होगा, इसलिए उन्हें अक्षरों में उपयोग करने से बचें।
- एक अच्छा व्यावसायिक पत्र लिखने का नंबर एक नियम यह है कि यह स्पष्ट, संक्षिप्त और विनम्र होना चाहिए।
चरण 2. पहली पंक्ति में पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें।
पत्र के उद्देश्य पर विचार करें। क्या यह ग्राहकों को शहर के किसी नए हिस्से में आपके नए स्थान के बारे में बताने के लिए है? क्या यह ग्राहकों को बकाया बिलों या शेष राशि की याद दिलाने के लिए है? या ग्राहकों की शिकायतों का जवाब देने के लिए? इस लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए, पहली पंक्ति लिखें जिससे पाठक को तुरंत पता चल सके कि पत्र किस बारे में है। पत्र का उद्देश्य स्पष्ट न लिखें। सीधे काम की बात पे आओ।
- यदि आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में अपनी राय व्यक्त कर रहे हैं, तो "I" का उपयोग करके शुरुआत करें। यदि आप किसी कंपनी या संगठन की ओर से लिख रहे हैं तो "we" का प्रयोग करें।
- सीधे बयानों पर ध्यान दें जैसे: "इस पत्र के साथ हम आपको सूचित करते हैं" या "इस पत्र के साथ हम पूछते हैं।" यदि आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में पत्र लिख रहे हैं तो आप "I" कथन का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "मैंने आपसे संपर्क किया क्योंकि" या "मैंने हाल ही में इसके बारे में सुना … और इसके बारे में और जानना चाहता हूं …"
- उदाहरण के लिए, यदि आपने (व्यवसाय के स्वामी) ने नीना मार्लिना को पिछले महीने से एक अवैतनिक बिल के बारे में लिखा है, तो इस पत्र की शुरुआत करें: "मैंने आपसे संपर्क किया क्योंकि आपके खाते में मार्च 2015 से बकाया राशि है।"
- या, यदि आप किसी कंपनी के कर्मचारी हैं और आप कंपनी के अंतरिक्ष कार्यक्रम के बारे में किसी ग्राहक शिकायत का जवाब देने के लिए लिख रहे हैं, तो इस पत्र की शुरुआत करें: "हमें आपके मंगल अंतरिक्ष कार्यक्रम के बारे में आपकी शिकायत मिली है।"
- यदि आप पाठकों को यह बताने के लिए एक पत्र लिख रहे हैं कि उन्होंने एक प्रतियोगिता जीती है, या कि उनके पास स्नातक कार्यक्रम में जगह है, तो एक वाक्यांश से शुरू करें जैसे: "मुझे आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है …" या "हम आपको यह बताना अच्छा लगेगा …"।
- यदि आप बुरी खबर कह रहे हैं, तो एक वाक्यांश से शुरू करें जैसे: "यह भारी मन से है कि हम आपको यह बताते हैं …"। या, "सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद, मैंने नहीं करने का निर्णय लिया है…"।
चरण 3. सक्रिय वाक्यों का प्रयोग करें, निष्क्रिय वाक्यों का नहीं।
हम साधारण भाषण में हर समय निष्क्रिय आवाज का प्रयोग करते हैं। लेकिन निष्क्रिय आवाज आपके लेखन को नीरस या भ्रमित कर सकती है। व्यावसायिक पत्रों में सक्रिय वाक्य अधिक प्रभावी होते हैं क्योंकि वे भाषा की अधिक मुखर शैली दिखाते हैं।
- एक निष्क्रिय वाक्य का एक उदाहरण है: "मैं आपके लिए क्या शिकायत कर सकता हूं?" वाक्य का विषय, अर्थात् ग्राहक ("आप"), वाक्य के अंत में दिखाई देता है, वाक्य की शुरुआत में नहीं।
- एक सक्रिय वाक्य का एक उदाहरण होगा: "मैं आपकी शिकायत का समाधान करने के लिए क्या कर सकता हूँ?" वाक्य का यह संस्करण, सक्रिय आवाज में, पाठक के लिए बहुत स्पष्ट और समझने में आसान है।
- निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग करना गलत या अप्रिय बिंदुओं पर ध्यान आकर्षित किए बिना अपना संदेश पहुँचाने का एक अच्छा तरीका हो सकता है। लेकिन इस मामले में केवल निष्क्रिय आवाज का प्रयोग करें। सामान्य तौर पर, एक व्यावसायिक पत्र में सक्रिय आवाज बहुत अधिक प्रभावी होती है।
चरण 4. पिछली घटनाओं या पाठकों के साथ पिछले संचार, यदि कोई हो, का संदर्भ लें।
आपने पिछले महीने की शुरुआत में नीना मार्लिना से उसके बकाया बिल के बारे में चेतावनी के साथ संपर्क किया होगा। या हो सकता है कि ग्राहकों ने पिछले महीने एक सम्मेलन में अंतरिक्ष कार्यक्रम से अपनी निराशा व्यक्त की हो। यदि आपने पहले पाठकों से संपर्क किया है, तो उसे बताएं। यह आपके पिछले संपर्कों के पाठक को याद दिलाएगा और व्यावसायिक पत्र को और अधिक जरूरी और महत्वपूर्ण बना देगा।
जैसे वाक्यांशों का प्रयोग करें: "आपके भुगतान न किए गए बिल के बारे में मेरे पिछले पत्र के अनुसार…" या "मार्च में आपके भुगतान के लिए धन्यवाद।" या "मई में एक सम्मेलन में अंतरिक्ष कार्यक्रम के साथ आपकी समस्याओं के बारे में सुनना बहुत उपयोगी था।"
चरण 5. मदद के लिए अनुरोध या प्रस्ताव करें।
कामकाजी रिश्ते के रूप में विनम्र अनुरोध या सहायता की पेशकश करके पाठक को भाषा की सकारात्मक शैली दिखाएं।
- मान लें कि आप एक व्यवसाय के स्वामी हैं, जो ग्राहकों से बिलों का भुगतान करवाने का प्रयास कर रहे हैं। इस तरह के वाक्यांशों का प्रयोग करें: "मैं आपके भुगतान न किए गए बिल पर तुरंत ध्यान देने की सराहना करता हूं।"
- मान लीजिए आप अपनी कंपनी की ओर से लिखते हैं। इस तरह के वाक्यांशों का प्रयोग करें: "हम आपके और हमारे मानव संसाधन प्रमुख के साथ आमने-सामने बैठक की व्यवस्था करना चाहते हैं।"
- आपको पाठकों के किसी भी प्रश्न या चिंताओं का उत्तर देने की पेशकश भी करनी चाहिए। इस तरह के वाक्यांशों का प्रयोग करें: "मुझे आपकी बिलिंग के बारे में आपके किसी भी प्रश्न या चिंताओं का उत्तर देने में खुशी होगी" या, "क्या आप चाहते हैं कि हम आपको इस कार्यक्रम के बारे में अधिक विवरण प्रदान करें?"
चरण 6. पत्र को सारांशित करें।
कॉल टू एक्शन, अपनी ओर से या पाठक की ओर से जोड़ें। यह अनुरोध किसी विशिष्ट तिथि तक भुगतान का अनुरोध हो सकता है, या पाठक के साथ औपचारिक बैठक स्थापित करने के बारे में एक नोट हो सकता है।
- भविष्य में पत्र के प्राप्तकर्ता से संपर्क करने के लिए एक वाक्य जोड़ें। "मैं आपको अगले सप्ताह बजट बैठक में देखने के लिए उत्सुक हूं।" या "मैं आपके हमारे मुख्यालय की यात्रा के दौरान आपके साथ इस पर और चर्चा करने के लिए उत्सुक हूं।"
- आपके द्वारा अपने पत्र के साथ शामिल किए गए किसी भी दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करें। "अवैतनिक बिल संलग्न" या "हमारे अंतरिक्ष विस्तार कार्यक्रम की एक प्रति संलग्न करें" जैसे वाक्यांश जोड़ें।
- एक समापन वाक्यांश के साथ पत्र समाप्त करें। ग्राहक या ग्राहक के लिए "ईमानदारी से" या "ईमानदारी से" का उपयोग करें।
- उन लोगों को औपचारिक पत्रों के लिए "अभिवादन" का प्रयोग करें जिन्हें आप बिल्कुल नहीं जानते हैं।
- यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं या उसके साथ काम करने का संबंध है, तो बस "अभिवादन" या "ईमानदारी से" का उपयोग करें।
चरण 7. पत्र को सही करें।
यदि अक्षर वर्तनी की गलतियों से भरा है तो सभी सावधान स्वरूपण और लेखन बेकार हो जाता है!
- प्रत्येक वाक्य की तलाश करें जो निष्क्रिय आवाज का उपयोग करता है, और वाक्य को सक्रिय वाक्य में बदलने का प्रयास करें।
- ऐसे किसी भी वाक्य पर ध्यान दें जो बहुत लंबे या अस्पष्ट और सीधे हों। व्यावसायिक पत्रों में, आमतौर पर कम बेहतर होता है, इसलिए यदि संभव हो तो अपने वाक्य की लंबाई कम करें।
