लागत विश्लेषण चार प्रकार के आर्थिक मूल्यांकन में से एक है (लागत लाभ विश्लेषण, लागत प्रभावशीलता विश्लेषण और लागत उपयोगिता विश्लेषण के अलावा)। जैसा कि नाम का तात्पर्य है, लागत विश्लेषण प्राथमिक परिणाम की परवाह किए बिना किसी कार्यक्रम को लागू करने की लागत पर केंद्रित है। किसी परियोजना की उपयुक्तता या विश्वसनीयता निर्धारित करने के लिए कोई अन्य आर्थिक मूल्यांकन करने से पहले लागत विश्लेषण एक महत्वपूर्ण पहला कदम है।
कदम
3 का भाग 1: लक्ष्य और कार्यक्षेत्र को परिभाषित करना
चरण 1. जानें कि लागत विश्लेषण की आवश्यकता क्यों है।
लागत विश्लेषण का दायरा इन कारणों पर निर्भर करेगा इसलिए विश्लेषण के दायरे पर विचार करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि लागत विश्लेषण के परिणाम आपके मुख्य प्रश्न का उत्तर देंगे।
- यदि आप केवल भविष्य के लिए बजट या योजना तैयार करने के लिए लागत विश्लेषण कर रहे हैं, तो गुंजाइश आमतौर पर केवल संगठनात्मक स्तर पर होती है।
- दूसरी ओर, अधिक संकीर्ण और विशिष्ट उद्देश्य के लिए, जैसे कि किसी विशेष सेवा की व्यवहार्यता और लागत का निर्धारण, इसके लिए अधिक संकीर्ण लागत विश्लेषण की आवश्यकता हो सकती है जो केवल कुछ सेवाओं के उद्देश्य से है।
चरण 2. अपने लागत विश्लेषण के दृष्टिकोण को पहचानें।
आपको लागत विश्लेषण की आवश्यकता क्यों है इसके अलावा, आपको यह भी जानना होगा कि "किसकी" लागतों का विश्लेषण करने की आवश्यकता है। यह निर्धारित करता है कि एकत्र किए जाने वाले डेटा और इसे कैसे वर्गीकृत किया जाए।
- उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप किसी ग्राहक को किसी विशेष सेवा की पेशकश की लागत की गणना करना चाहते हों। यदि ऐसा है, तो उसके दृष्टिकोण से लागतों को देखें, और सेवा शुल्क की राशि (या बिल किया जाएगा), स्थान पर परिवहन, और अन्य लागतों पर विचार करें।
- यदि आप केवल एक कार्यक्रम की लागत जानना चाहते हैं, तो आप आम तौर पर कंपनी के खर्चों को देखेंगे। आप अवसर लागतों पर भी विचार कर रहे होंगे, जैसे कि क्या एक कार्यक्रम की पेशकश आपको दूसरे कार्यक्रम की पेशकश करने से रोकती है।
चरण 3. पेश किए गए कार्यक्रमों में विविधता लाएं।
जिस तरह से आप कार्यक्रम का वर्णन करते हैं वह निर्धारित करेगा कि लागत आवंटन का विश्लेषण कैसे किया जाएगा। यदि संगठन ऐसे कार्यक्रम चलाता है जिन्हें आसानी से पहचाना जा सकता है, तो विभाजन स्पष्ट रूप से देखा जा सकता है। समान संसाधनों को साझा करने वाले प्रोग्राम या प्रोग्राम को ओवरलैप करने के लिए, उन्हें अलग करने का तरीका निर्धारित करें।
- अलग-अलग मूल्यांकन किए जाने के बजाय, ओवरलैपिंग कार्यक्रमों को कुछ हद तक एक साथ जोड़ा जा सकता है। संगठन के संचालन के अनुसार सबसे तार्किक तरीका चुनें, और यथासंभव कुशलता से काम करने का प्रयास करें।
- यह निर्धारित करने के लिए कि क्या कार्यक्रमों को अलग करने की आवश्यकता है, प्रत्येक कार्यक्रम द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं, सेवाओं को वितरित करने के लिए आवश्यक संसाधनों और सेवाओं को किसको प्रदान किया जाता है, को देखें। यदि दो संबंधित कार्यक्रमों में इनमें से 3 में से 2 कारक समान हैं, तो आप उन्हें लागत विश्लेषण में जोड़ सकते हैं।
चरण 4. वह समय अवधि निर्धारित करें जिसका आप आकलन करना चाहते हैं।
आप लागतों का वर्गीकरण और गणना कैसे करते हैं यह उस समयावधि पर निर्भर करता है जिसके लिए लागतों का विश्लेषण किया जाता है, जैसे कि लंबी अवधि (कई महीने या वर्ष) या अल्पावधि (कई सप्ताह या सिर्फ एक बार)।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष सेवा की व्यवहार्यता निर्धारित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो पहले यह निर्धारित करें कि उस सेवा को बनाने में कितना खर्च आएगा। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या संगठन सेवा की लागतों को वहन कर सकता है, आप एक दीर्घकालिक लागत विश्लेषण करेंगे।
- आमतौर पर ऐसी समयावधि चुनना बेहतर होता है, जिससे आपको केवल अनुमानों के बजाय सटीक आय डेटा प्राप्त हो सके। यदि आप आगे के आर्थिक मूल्यांकन के आधार के रूप में लागत विश्लेषण का उपयोग करने की योजना बनाते हैं तो यह सहायक होता है।
3 का भाग 2: लागतों को वर्गीकृत करना
चरण 1. यदि संभव हो तो पिछली लागत विश्लेषण रिपोर्ट की समीक्षा करें।
यदि संगठन ने पहले ही लागत विश्लेषण कर लिया है, तो लागतों को वर्गीकृत करने के समान या समान तरीके से लागू करें। इस तरह, दो रिपोर्टों की तुलना की जा सकती है, जो उन्हें समय के साथ और अधिक उपयोगी बनाती है।
आप उन लागत विश्लेषणों को देखने का भी प्रयास कर सकते हैं जो समान संगठन समान सेवाएं करते हैं या प्रदान करते हैं।
चरण 2. मूल्यांकन किए जा रहे कार्यक्रम की सभी प्रत्यक्ष लागतों की सूची बनाएं।
प्रत्यक्ष लागत में टीम के सदस्यों के लिए वेतन और लाभ, कच्चा माल और आपूर्ति, और कोई भी आवश्यक फर्नीचर या उपकरण शामिल हैं। पेश किए गए प्रोग्राम या सेवा के प्रकार के आधार पर, आपको अनुबंध, लाइसेंस या बीमा शुल्क भी देना पड़ सकता है।
- प्रत्यक्ष लागत विशेष रूप से उन कार्यक्रमों या सेवाओं के लिए खर्च की जाने वाली लागतें हैं जिनका मूल्यांकन लागत विश्लेषण में किया जाता है। यह शुल्क अन्य कार्यक्रमों के साथ साझा नहीं किया जाता है।
- ओवरहेड लागत, जैसे उपयोगिताओं (पानी और बिजली सहित), प्रत्यक्ष लागत हो सकती हैं यदि कार्यक्रम या सेवा का अपना स्थान है।
चरण 3. अप्रत्यक्ष लागत।
अप्रत्यक्ष लागतों में सामान्य प्रशासनिक खर्च या प्रबंधन वेतन और भत्ते, सुविधाएं, उपकरण, और कुछ भी शामिल है जो किसी अन्य कार्यक्रम या सेवा में योगदान देता है। जिसे अप्रत्यक्ष लागत के रूप में वर्गीकृत किया जाता है, वह इस बात पर निर्भर करेगा कि आप संगठन द्वारा प्रदान किए जाने वाले कार्यक्रमों या सेवाओं को कैसे अलग करते हैं।
विशेष रूप से, एक अलग कार्यक्रम या सेवा की गणना करते समय, आपको इन अप्रत्यक्ष लागतों को आवंटित करने की आवश्यकता होती है।
चरण 4. विश्लेषण के उद्देश्य को दर्शाने के लिए लागतों की व्यवस्था करें।
लागत विश्लेषण रिपोर्ट अंततः संगठन के लिए उपयोगी होनी चाहिए। व्यापक वित्तीय श्रेणियों पर भरोसा करने के बजाय, उन श्रेणियों को चुनें जो लागत विश्लेषण के उद्देश्यों को सटीक रूप से दर्शाती हैं।
मानक श्रेणियां कार्मिक लागत, परिचालन लागत और स्टार्ट-अप लागत हो सकती हैं। प्रत्येक श्रेणी में, पहचानें कि किन लागतों को प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागतों के रूप में वर्गीकृत किया गया है।
भाग ३ का ३: लागतों की गणना करना
चरण 1. वित्तीय रिपोर्ट और जानकारी एकत्र करें।
प्रत्येक प्रकार की लागत के लिए जिसे विश्लेषण में शामिल करने की योजना है, संबंधित लागतों की गणना करने में सक्षम होने के लिए आवश्यक डेटा के स्रोतों पर ध्यान दें। यदि आप लागतों का अनुमान लगाना चाहते हैं, तो रिपोर्ट की एक सूची बनाएं जिसमें आवश्यक जानकारी हो ताकि आप विश्वसनीय अनुमान लगा सकें।
- यथासंभव वास्तविक लागत जानकारी का उपयोग करें। यह आपके लागत विश्लेषण की विश्वसनीयता और उपयोगिता को बढ़ाएगा।
- अनुमानों के लिए, विश्वसनीय स्रोतों की तलाश करें जिन्हें यथासंभव संकीर्ण रूप से लागू किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको वेतन का अनुमान लगाने की आवश्यकता है, तो राष्ट्रीय स्तर के बजाय किसी शहर के कर्मचारियों के लिए औसत दर का उपयोग करें।
चरण 2. कार्यक्रम की कुल प्रत्यक्ष लागत।
एकत्र की गई जानकारी का उपयोग करके, वेतन, उपकरण, कच्चे माल और अन्य लागतों के खर्चों को सीधे समीक्षाधीन कार्यक्रम से संबंधित करें। विश्लेषण की गई समयावधि में इन लागतों को बढ़ाएँ।
- यदि आप दीर्घकालिक लागत विश्लेषण कर रहे हैं, तो पहले साप्ताहिक या मासिक आधार पर प्रत्यक्ष लागतों की गणना करें, फिर उनका विस्तार करें।
- जब आप कर्मियों की लागत की गणना करते हैं, तो संबंधित कार्यक्रम में काम करने वाले कर्मचारियों को प्रदान किए गए लाभों की लागत (या मूल्य) को शामिल करना सुनिश्चित करें।
चरण 3. विश्लेषण कार्यक्रम के लिए अप्रत्यक्ष लागत आवंटित करें।
अप्रत्यक्ष लागत आवंटित करने के लिए, निर्धारित करें कि प्रत्येक लागत को कई कार्यक्रमों के बीच कैसे विभाजित किया जा सकता है। उसके बाद, संबंधित कार्यक्रमों में लागत के अनुपात की गणना करें।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप मानव संसाधन निदेशक के वेतन का आवंटन करते हैं। चूंकि यह निदेशक कार्यक्रम कर्मियों के लिए जिम्मेदार है, इसलिए उसके वेतन को कर्मचारियों की संख्या के अनुसार विभाजित किया जाना स्वाभाविक है। यदि आपके पास कुल १० कर्मचारी हैं, और २ समीक्षाधीन कार्यक्रम या सेवा के लिए प्रत्यायोजित हैं, तो आप लागत विश्लेषण में कार्यक्रम के लिए निर्देशक के वेतन का २० प्रतिशत आवंटित कर सकते हैं।
चरण 4. संपत्ति के मूल्यह्रास की गणना करें।
यदि फर्नीचर या उपकरण सहित संगठन की पूंजीगत संपत्ति का उपयोग कार्यक्रम को लागू करने या मूल्यांकन की जा रही सेवा प्रदान करने के लिए किया जाना है, तो परिसंपत्ति के मूल्यह्रास को कार्यक्रम या सेवा की कुल लागत में शामिल किया जाना चाहिए।
मूल्यह्रास की गणना करना मुश्किल हो सकता है। यदि आपको संपत्ति के मूल्यह्रास का अनुभव नहीं है, तो हम एक एकाउंटेंट की सेवाओं का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
चरण 5. छिपी हुई लागतों पर विचार करें।
संगठन और कार्यक्रम के मूल्यांकन के आधार पर, अतिरिक्त लागतें हो सकती हैं जो बजट या वित्तीय इतिहास पर प्रकट नहीं होती हैं। विश्लेषण में इन लागत अनुमानों को शामिल करें ताकि परिणाम अधिक विश्वसनीय हों।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक फाउंडेशन के लिए एक कार्यक्रम लागत विश्लेषण कर रहे हैं, तो छिपी हुई लागतों में काम किए गए स्वयंसेवक घंटे, दान किए गए कच्चे माल, या दान किए गए स्थान का अनुमानित मूल्य शामिल हो सकता है।
- छिपी हुई लागतों में अवसर लागतें भी शामिल हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक प्रोग्राम को लॉन्च करने से किसी संगठन की अन्य प्रोग्राम पेश करने की क्षमता प्रभावित हो सकती है।
चरण 6. अपने निष्कर्षों के आधार पर निष्कर्ष निकालें।
लागत विश्लेषण करने के अपने लक्ष्य पर वापस जाएं और उस कार्रवाई का निर्धारण करें जिसे लेने की आवश्यकता है। आप कार्यक्रम या सेवा से जुड़े भविष्य की लागतों के अनुमान या अनुमान भी शामिल कर सकते हैं।
- कम से कम, आपका लागत विश्लेषण किसी विशेष कार्यक्रम या सेवा को चलाने की लागत के लिए एक सही आंकड़ा प्रदान करेगा।
- आपका लागत विश्लेषण भी नए प्रश्न उठा सकता है, यह दर्शाता है कि अंतिम निर्णय लेने से पहले और विश्लेषण की आवश्यकता है।
