एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक ऐसी प्रणाली है जिसका उपयोग कंपनी अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए करती है। इस प्रक्रिया की व्याख्या ग्राहकों के लिए मूल्य उत्पन्न करने के लिए उठाए गए कदमों के रूप में भी की जा सकती है। प्रबंधक यह आकलन करने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करते हैं कि वे कितनी अच्छी तरह चल रहे हैं। प्रबंधक पहले वर्तमान में चल रही प्रक्रियाओं का विश्लेषण करता है। उसके बाद, प्रबंधन मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार के लिए परिवर्तन निर्धारित कर सकता है। प्रक्रिया में सुधार से कंपनियों को समय बचाने, लागत कम करने या ग्राहकों के लिए अधिक उपयुक्त उत्पाद बनाने में मदद मिल सकती है।
कदम
2 का भाग 1: यह निर्धारित करना कि व्यावसायिक प्रक्रियाएं कैसे बनाई जाती हैं
चरण 1. व्यावसायिक प्रक्रियाओं को परिभाषित करें।
व्यावसायिक प्रक्रियाएं उन गतिविधियों को संदर्भित करती हैं जो कर्मचारी संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए दैनिक आधार पर करते हैं। यह प्रक्रिया कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कंपनी के कार्यों को दर्शाती है। व्यवसाय प्रक्रिया में प्रक्रिया के सभी रूपांतर या अपवाद शामिल होने चाहिए। यह समझने के लिए कि किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण कैसे किया जाता है, आपको इस बात पर विचार करना चाहिए कि व्यवसाय प्रक्रिया कैसे बनाई जाती है।
- कार्य के दायरे पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप क्लाइंट को इनवॉइस भेजने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया को अपडेट करते हैं। कार्य का दायरा यह दर्शाता है कि कार्य का दायरा कितना व्यापक है। इस मामले में, मान लें कि ग्राहक को भेजे गए सभी चालानों का दायरा है। आप निर्धारित करते हैं कि एक महीने में, ग्राहकों को औसतन 200 चालान भेजे जाते हैं।
- वांछित परिणाम निर्दिष्ट करें। इस बारे में सोचें कि यह प्रक्रिया क्या हासिल करने की कोशिश कर रही है। इस मामले में, आप चाहते हैं कि उत्पाद भेजते ही प्रत्येक ग्राहक को इनवॉइस सटीक रूप से भेजा जाए। आदेश जमा करते समय आप चालान की एक भौतिक प्रति भेजेंगे। आप प्रत्येक ग्राहक को एक इलेक्ट्रॉनिक चालान भी ईमेल करेंगे।
- उन उपप्रक्रियाओं को सूचीबद्ध करें जो प्रक्रिया में हैं। एक प्रक्रिया जितनी अधिक विशिष्ट होती है, उसका विश्लेषण और सुधार करना उतना ही आसान होता है।
- दस्तावेज़ व्यवसाय प्रक्रियाएँ। आप प्रक्रिया को चरणों की सूची के रूप में दस्तावेज कर सकते हैं और उन्हें फ़्लोचार्ट में चित्रित करने पर विचार कर सकते हैं। प्रक्रियाएं अक्सर बड़े संगठनों में कई विभागों को पार करती हैं। उदाहरण के लिए, चालान निर्माण प्रक्रिया में बिलिंग और लेखा विभाग शामिल होंगे।
- सभी इनपुट और आउटपुट के साथ प्रक्रिया में विभिन्न विभागों या इकाई कार्यों को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, वेतन पर्ची बनाने के लिए उत्पादन विभाग से काम करने वाले श्रमिकों की संख्या और घंटों का पता लगाने के लिए इनपुट की आवश्यकता होती है, मानव संसाधन विभाग दरों और वेतन कटौती आदि का पता लगाने के लिए।
- प्रक्रिया के सभी अपवादों को सूचीबद्ध करें। लगभग सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में अपवाद और विविधताएं होंगी। उदाहरण के लिए, आप कुछ ग्राहकों को बड़ी छूट प्राप्त करने में सक्षम हो सकते हैं। यह ग्राहक बड़ी मात्रा में उत्पादों का ऑर्डर देता है। बड़ी छूट देने से बिलिंग स्टाफ इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में गणना की गई छूट की राशि काट लेता है। सटीक चालान बनाने के लिए बड़ी छूट मैन्युअल रूप से दर्ज की जानी चाहिए।
चरण 2. व्यवसाय प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करें और सोचें कि किस प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रिया का निर्माण करना है।
कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रकार से अलग करने से व्यावसायिक प्रक्रिया विश्लेषण और प्रक्रिया में सुधार करने में मदद मिलेगी। यदि दो प्रक्रियाएं एक ही प्रकार की हैं, तो प्रक्रिया उन्नयन समान हो सकता है। एक विशेष प्रक्रिया एक परिचालन, समर्थन या प्रबंधन प्रक्रिया हो सकती है।
- परिचालन प्रक्रियाएं ग्राहकों को उत्पाद पहुंचाने के दैनिक कार्यों को संदर्भित करती हैं। ग्राहकों के लिए चालान बनाने की प्रक्रिया को परिचालन प्रक्रिया में शामिल किया जा सकता है। ग्राहकों को सटीक चालान भेजना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि भुगतान जल्द से जल्द एकत्र किया जा सके।
- समर्थन प्रक्रियाएं आपकी कंपनी की परिचालन सहायता गतिविधियों को संदर्भित करती हैं। मानव संसाधन विभाग कंपनी सहायता क्षेत्र का एक उदाहरण है। यह विभाग नए कर्मचारियों के साक्षात्कार और भर्ती में विभाग के प्रबंधकों का समर्थन करता है। हालांकि मानव संसाधन सीधे ग्राहकों के साथ शामिल नहीं हैं, वे संचालन विभाग का समर्थन करते हैं।
- कंपनी की समग्र व्यावसायिक दिशा को चलाने के लिए प्रत्येक संगठन को प्रबंधन की आवश्यकता होती है। बजट की योजना बनाने और उसे लागू करने की प्रक्रिया एक प्रबंधन प्रक्रिया है। सभी कंपनियों के पास औपचारिक बजट प्रक्रिया होनी चाहिए। इस प्रक्रिया में वित्तीय प्रबंधक के साथ कंपनी के बजट पर चर्चा करते हुए प्रबंधन शामिल होना चाहिए।
चरण 3. प्रक्रिया अक्षमता के लक्षणों का पता लगाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं में इनपुट (इनपुट) और आउटपुट (आउटपुट) शामिल हैं। श्रम, ऊर्जा, सामग्री और पूंजीगत उपकरण को इनपुट माना जाता है। इनपुट ऐसी संपत्तियां हैं जिनका उपयोग राजस्व और लाभ उत्पन्न करने के लिए किया जाता है। दूसरी ओर, आउटपुट एक भौतिक उत्पाद या सेवा है। इनपुट प्रक्रिया में प्रवेश करते हैं और आउटपुट उत्पन्न करते हैं। इस प्रक्रिया की अक्षमताओं को देखने के लिए आपको एक विश्लेषण करने की आवश्यकता होगी।
- आपकी प्रक्रिया को आउटपुट का उत्पादन करने के लिए कुशलता से इनपुट का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप मरम्मत की दुकान की एक शाखा का प्रबंधन करते हैं। आपका इनपुट श्रम, उपकरण और पुर्जे हैं। आपका आउटपुट ग्राहक वाहन मरम्मत सेवाएं है।
- एक लंबा मरम्मत समय या कार्य बैकलॉग प्रक्रिया अक्षमता का संकेत है। समस्या कुछ ग्राहकों के मरम्मत कार्यक्रम के बहुत करीब होने के कारण हो सकती है।
- प्रक्रिया अक्षमता के संकेत भी देखे जा सकते हैं यदि भागों को बदलने की लागत बजट से कहीं अधिक है। इस मामले में, समस्या क्रय विभाग, या आपूर्तिकर्ता के भागों के लिए विशिष्ट हो सकती है।
- पहचानी गई समस्याओं के आधार पर निर्धारित करें कि किन प्रक्रियाओं में सुधार की आवश्यकता है। आपको कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्राथमिकता देनी चाहिए। वह प्रक्रिया चुनें जिसका आपके व्यवसाय पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है। उदाहरण के लिए, आप पहले रनटाइम को ठीक करना चाह सकते हैं। लंबे प्रसंस्करण समय के परिणामस्वरूप कंपनी ग्राहकों को खो देगी। प्रक्रिया में सुधार को प्राथमिकता दें।
2 का भाग 2: व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण करना
चरण 1. कंपनी के भीतर प्रक्रियाओं के बारे में प्रमुख लोगों से बात करें।
एक बार जब आप सुधार की प्रक्रिया को निर्धारित कर लेते हैं, तो इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार लोगों के साथ प्रक्रिया पर चर्चा करें। प्रमुख प्रतिभागियों का साक्षात्कार करने के लिए समय निकालें, और उन सुधारों के लिए कहें जो किए जा सकते हैं।
- कर्मचारियों के कार्यों के बारे में पूछें और क्यों।
- प्रत्येक कार्य को करने के लिए आवश्यक इनपुट का निर्धारण करें और जहां आपको प्रत्येक इनपुट प्राप्त हो। यदि कंपनी डेनिम जींस का उत्पादन करती है, तो आपको यह जानना होगा कि डेनिम आपूर्तिकर्ता कौन है और किस आवृत्ति के साथ कंपनी को कच्चा माल भेजा जाता है।
- प्रत्येक कार्य के परिणामों की पहचान करें और उन्हें कौन प्राप्त करेगा। यदि आप एक कार्यशाला का प्रबंधन करते हैं, तो कार्यशाला के कर्मचारियों को अपने काम का दस्तावेजीकरण करना चाहिए। मरम्मत करने वाले कर्मचारियों को बिलिंग विभाग को जानकारी देनी होगी, जो तब ग्राहक के लिए एक चालान तैयार करता है।
- आपके कर्मचारियों को मिलने वाली प्रक्रिया अक्षमताओं को दूर करने के तरीके के बारे में सुझाव मांगें।
चरण 2. प्रत्येक प्रक्रिया के लिए एक व्यवसाय फ़्लोचार्ट बनाएँ।
प्रोसेस फ़्लोचार्ट आपको व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में मदद कर सकता है। फ़्लोचार्ट बनाने के लिए आप अपनी प्रक्रिया चर्चा से दस्तावेज़ीकरण का उपयोग कर सकते हैं। इस फ़्लोचार्ट में किसी विशेष व्यावसायिक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी चरण होने चाहिए।
- यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एक व्यावसायिक प्रक्रिया फ़्लोचार्ट में केवल परिभाषित प्रक्रियाएँ होनी चाहिए जिनका कर्मचारियों को पालन करना चाहिए।
- फ़्लोचार्ट मैन्युअल रूप से या सॉफ़्टवेयर के साथ तैयार किए जा सकते हैं। फ़्लोचार्ट बनाने के लिए मानचित्रण सुविधाओं वाले वर्ड और स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग किया जा सकता है। आप फ़्लोचार्ट बनाने के लिए विशेष सॉफ़्टवेयर भी पा सकते हैं।
- फ़्लोचार्ट आपके सामने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से देखने के लिए बहुत उपयोगी उपकरण हैं। यह उपकरण अक्षमताओं की पहचान करना और उन्हें ठीक करना बहुत आसान बना देगा।
- एक बार प्रक्रिया में परिवर्तन किए जाने के बाद, परिणामों की फिर से समीक्षा करें और देखें कि क्या प्रक्रिया आपकी अपेक्षाओं के अनुरूप बेहतर हुई है। यदि नहीं, तो विश्लेषण प्रक्रिया को दोहराएं और उन क्षेत्रों की पहचान करने का प्रयास करें जिनमें सुधार की आवश्यकता है। व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण आपके व्यवसाय में चल रही गतिविधि है।
चरण 3. प्रक्रिया में सुधार खोजने के लिए एक विचार मंथन सत्र आयोजित करें।
कई प्रक्रियाओं में आपके व्यवसाय के एक से अधिक विभाग शामिल होते हैं। समूह सत्र प्रक्रिया अक्षमताओं की पहचान करेंगे जो एक से अधिक विभागों को प्रभावित करती हैं। ये सत्र प्रतिभागियों के साथ व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौरान प्रदान की गई जानकारी को भी मान्य कर सकते हैं।
- प्राप्त जानकारी को सारांशित करें और प्रक्रिया प्रतिभागियों के साथ साझा करें। इसमें वे प्रतिभागी शामिल होंगे जिनका पहले साक्षात्कार हो चुका है और जिनका साक्षात्कार नहीं हुआ है। सभी से फीडबैक मांगें। यह फीडबैक आपके विश्लेषण के लिए अतिरिक्त मार्गदर्शन प्रदान करेगा।
- प्रक्रिया में प्रतिभागियों से प्राप्त जानकारी से आपको यह स्पष्ट रूप से पता चल जाना चाहिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, और समस्या क्या है।
- पारस्परिक चर्चा एक प्रक्रिया में परिवर्तन करने का आधार बन जाती है। परिवर्तन लागत में कटौती, प्रक्रिया चक्र समय में कटौती, प्रक्रिया सरलीकरण, या ग्राहकों के लिए सेवा में सुधार हो सकते हैं।
