व्यवसायों के लिए प्रतिस्पर्धी बने रहने का एक तरीका परिचालन और वित्तीय दोनों दृष्टिकोणों से अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार करना है। ऐसा करने के लिए विशिष्ट प्रक्रिया प्रगति को मापने के लिए एक तरीके की आवश्यकता होती है। "जिसे मापा नहीं जा सकता उसे प्रबंधित नहीं किया जा सकता है।" एक व्यवसाय एक प्रक्रिया का प्रबंधन नहीं कर सकता है यदि उसके पास उचित माप पद्धति नहीं है। इसलिए, मेट्रिक्स (मापन योग्य प्रक्रिया विवरण) का उपयोग परिवर्तनों को लागू करने से पहले और बाद में डेटा एकत्र करने के लिए किया जाता है। विश्लेषण ये मीट्रिक डेटा प्रदान करते हैं जो प्रक्रिया परिवर्तनों के कारण होने वाले सुधार की मात्रा का संचार करते हैं। आरंभ करने के लिए, आपको पहले एक मीट्रिक का चयन करना होगा जो आपके द्वारा मापी जा रही प्रक्रिया के अनुकूल हो।
कदम
3 का भाग 1: प्रक्रिया सुधार प्रणाली की स्थापना
चरण 1. निर्धारित करें कि क्या मापने की आवश्यकता है।
यानी "सुधार" से आपका क्या तात्पर्य है। क्या आप ऐसी प्रक्रिया चाहते हैं जो अधिक विश्वसनीय, तेज, कुशल, या किसी अन्य चीज़ में बेहतर हो? यह आपकी परियोजना को स्पष्ट करेगा। सुनिश्चित करें कि आपकी प्रक्रिया मापने योग्य आउटपुट उत्पन्न करती है।
उदाहरण के लिए, एक कंपनी जो उत्पाद वितरण की गति बढ़ाना चाहती है, वह वितरण समय को मापेगी। डेटा डिजिटाइजेशन कंपनियां बैच, या प्रोसेस आउटपुट में कैरेक्टर त्रुटियों के प्रतिशत को मापने की इच्छा कर सकती हैं।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि आपकी परियोजना शब्दावली सुसंगत है।
माप की सटीकता और एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए सामान्य रूप से समझे जाने वाले शब्दों का प्रयोग करें। यह विभिन्न स्थानों और सुविधाओं से अन्य पार्टियों के साथ साझा की गई जानकारी की विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है। यह गलतफहमियों को रोकेगा और मापे जा रहे सभी चरों की परिभाषाओं को स्पष्ट करेगा।
उदाहरण के लिए, कंपनी दिनों में समय मापती है। एक ही कंपनी की अन्य शाखाओं में "एक दिन" शब्द की अलग-अलग व्याख्या हो सकती है। शायद, वे इसे 8 घंटे का कार्य दिवस मानते हैं, न कि 24 घंटे। इस तरह की बातें कंपनी की शाखाओं के बीच गलतफहमी पैदा कर सकती हैं।
चरण 3. तय करें कि डेटा कैसे एकत्र किया जाएगा।
डेटा पूरे उद्यम में उसी तरह एकत्र किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि एक विभाग डेटा एकत्र करने के लिए यादृच्छिक नमूने का उपयोग करता है, तो सभी विभागों को इसका पालन करना चाहिए। अन्यथा, डेटा तुलनीय नहीं होगा। इसके अलावा, माप की इकाइयाँ भी समान होनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आउटपुट को मापते समय उपयोग की जाने वाली माप की इकाइयाँ सभी समान हैं।
उदाहरण के लिए, डिलीवरी की गति मिनटों या घंटों में मापी जा सकती है। एक इकाई से दूसरी इकाई में परिवर्तन करना केवल समय की बर्बादी है।
चरण 4. गणना परिशुद्धता के मानक का निर्धारण करें।
इसका मतलब यह है कि एक विभाग को कॉमा नहीं होने तक संख्याओं को गोल नहीं करना चाहिए और दूसरे विभाग को कॉमा के बाद दो अंकों तक गोल करना चाहिए। संख्याओं में विवरण के स्तर में अंतर परिणामों को खराब कर देगा। मत भूलो, छोटी इकाइयाँ अधिक सटीक परिणाम देती हैं।
उदाहरण के लिए, सभी विभागों को संख्याओं को गोल करने के तरीके पर सहमत होना चाहिए।
3 का भाग 2: परियोजना के लिए उपयुक्त मेट्रिक्स का निर्धारण
चरण 1. एक प्राथमिक मीट्रिक चुनें।
मुख्य मेट्रिक्स प्रक्रिया सुधार के आउटपुट या लक्ष्यों को परिभाषित करते हैं। उदाहरण के लिए, एक ऑटोमोबाइल निर्माता प्रति घंटे उत्पादित कारों की संख्या को माप सकता है। प्रक्रिया में सुधार करने से पहले, माप का आधार पहले लिया जाता है। परियोजना के अंत में, प्रक्रिया को फिर से मापा जाता है। फिर, प्रक्रिया में सुधारों की संख्या की गणना की जाती है।
चरण 2. प्रमुख मीट्रिक को व्यावसायिक मीट्रिक से कनेक्ट करें
व्यावसायिक मेट्रिक्स मापते हैं कि परिचालन प्रक्रिया में सुधार कंपनी के लक्ष्यों में से एक को कैसे प्राप्त करता है। उदाहरण के लिए, यदि प्राथमिक मीट्रिक उत्पाद उत्पादन में तेजी लाने के लिए है, तो व्यापार मीट्रिक लाभ बढ़ा सकता है या निश्चित लागत घटा सकता है। प्रमुख मेट्रिक्स और व्यावसायिक मेट्रिक्स के बीच एक कारण और प्रभाव संबंध है। यह विसंगति इस कारण की व्याख्या करती है कि प्रमुख मेट्रिक्स में सुधार से कंपनी के प्रदर्शन में भी सुधार होता है।
चरण 3. संभावित अप्रत्याशित परिणामों पर विचार करें।
प्रक्रिया सुधार परियोजनाओं के परिणामस्वरूप अनपेक्षित भार उत्पन्न हो सकता है। यदि प्राथमिक मीट्रिक मापता है कि क्या सुधार किया जाना चाहिए, तो क्या नहीं बदलना चाहिए, इसे मापने के लिए अन्य परिणामी मीट्रिक होंगे। परिणामी मीट्रिक डेटा परियोजना के पहले, दौरान और बाद में प्राप्त किया जाना चाहिए। एक परियोजना में कई संभावित परिणामी मेट्रिक्स में से केवल कुछ ही आउटपुट गुणवत्ता पर एक बड़ा प्रभाव डालते हैं और उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, डिलीवरी की गति बढ़ाने की चाहत रखने वाली कंपनी को खराब हैंडलिंग और उत्पाद क्षति के कारण बढ़ी हुई लागत का अनुभव नहीं करना चाहिए। इस मामले में, उत्पाद दोषों का अनुपात एक परिणामी मीट्रिक है।
चरण 4. वित्तीय मेट्रिक्स को परिभाषित करें।
जरूरी नहीं कि पैसा बचाना कंपनी की प्राथमिक मीट्रिक हो। हालांकि, कंपनियों को प्रक्रिया में सुधार के वित्तीय परिणामों की निगरानी करने की आवश्यकता है। इसे परियोजना की लेखांकन लागतों के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। वित्तीय मेट्रिक्स शुरू की गई परियोजनाओं के वित्तीय लाभों का विश्लेषण करने के लिए एक उपकरण होना चाहिए। कई कंपनियां परियोजना के पूरा होने के बाद एक साल तक वित्तीय मैट्रिक्स की निगरानी करना जारी रखती हैं।
उदाहरण के लिए, विनिर्माण समय में वृद्धि से कंपनी के राजस्व में वृद्धि की उम्मीद की जा सकती है। कंपनी परिवर्तन के कार्यान्वयन के समय से लाभ जैसे अन्य कारकों के साथ राजस्व की निगरानी करेगी, और यह मापने के लिए कि प्रक्रिया परिवर्तन का प्रभाव कैसा होगा।
भाग ३ का ३: डेटा एकत्र करना
चरण 1. समय को मापें।
प्रक्रिया समय किसी उत्पाद या सेवा को अंतिम बनाने की प्रक्रिया में चरणों की लंबाई को मापता है। अन्य समय मेट्रिक्स किसी परियोजना के मूल्य जोड़ने में लगने वाले समय या ग्राहक के अनुरोध का जवाब देने में लगने वाले समय को मापते हैं। मीट्रिक की गणना डिलीवरी के समय का प्रतिशत हो सकती है।
प्रक्रिया समय को कम करने की रणनीतियाँ व्यवसाय को बढ़ाने के लिए सिद्ध होती हैं। यह उत्पादों या सेवाओं के उत्पादन और तेजी से वितरण को बढ़ा सकता है। यदि वस्तुओं या सेवाओं की कीमत और गुणवत्ता प्रतिस्पर्धियों के समान है, तो ग्राहक ऐसी वस्तुओं या सेवाओं को खरीदना पसंद करेंगे जिन्हें अधिक तेज़ी से स्वीकार किया जाता है। यदि प्रसंस्करण समय को कम किया जा सकता है, तो नए आदेश और व्यवसाय प्राप्त करने की संभावना अधिक होगी।
चरण 2. लागतों को मापें।
लागत मीट्रिक उत्पादन प्रक्रिया की कुल लागत का आकलन करता है। यह मीट्रिक उत्पादन स्तरों के सापेक्ष परिचालन लागत को भी मापता है। प्रति लेनदेन लागत एक इकाई के उत्पादन की लागत को मापता है। लागत बचत प्रति लेनदेन लागत में कमी को मापती है। श्रम की बचत वस्तुओं या सेवाओं के उत्पादन के लिए आवश्यक श्रम घंटों में कमी को मापती है।
जब व्यापार राजस्व में गिरावट शुरू होती है तो लागत में कमी की रणनीति महत्वपूर्ण हो जाती है। उदाहरण के लिए, बैंक ऑफ अमेरिका ने 2011 में उधार और व्यापारिक राजस्व में गिरावट का अनुभव किया। इसलिए, शेयरधारकों को भुगतान जारी रखने के लिए उन्होंने अपने कर्मचारियों की संख्या कम कर दी। बैंक प्रबंधकों और सलाहकारों ने कंपनी को नुकसान पहुंचाए बिना पैसे बचाने के लिए लिखी जा सकने वाली नौकरियों की पहचान करने के लिए लागत मीट्रिक का उपयोग करने का निर्णय लिया।
चरण 3. गुणवत्ता को मापें।
गुणवत्ता मीट्रिक ग्राहकों की संतुष्टि को मापते हैं। ग्राहक संतुष्टि डेटा सर्वेक्षण, ग्राहक शिकायतों और अन्य प्रतिक्रिया के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। गुणवत्ता मेट्रिक्स यह भी आकलन करते हैं कि कोई प्रक्रिया ग्राहक के लिए मूल्य जोड़ती है या नहीं। यह मीट्रिक त्रुटियों और पुन: कार्य की आवृत्ति को भी देखता है। उत्पाद दोषों के स्तर में त्रुटियों का प्रतिशत देखा जाएगा। पूर्णता का प्रतिशत और सटीकता का स्तर दोष-मुक्त प्रक्रियाओं की आवृत्ति को मापता है।
- स्वास्थ्य सेवा उद्योग गुणवत्ता मेट्रिक्स पर बहुत अधिक निर्भर करता है। गुणवत्ता में सुधार डेटा पर आधारित होना चाहिए। स्वास्थ्य देखभाल वितरण में भिन्नताओं को निर्धारित करने के लिए विश्लेषक वित्तीय और नैदानिक डेटा को देखते हैं। सेवा वितरण प्रक्रिया को तोड़ दिया जाता है और फिर उच्च गुणवत्ता वाले परिणाम देने वाली प्रक्रिया बनाने के लिए बेकार या अनावश्यक क्षेत्रों की तलाश की जाती है। यदि यह गुणवत्ता के दिए गए स्तर को सुधार या बनाए नहीं रख सकता है तो लागत में कमी मूल्य नहीं जोड़ती है।
- गुणवत्ता में सुधार की कुंजी प्रभावशीलता को कम किए बिना दक्षता बढ़ाना है। दक्षता किसी उत्पाद या सेवा को वितरित करने के लिए आवश्यक संसाधनों की मात्रा को संदर्भित करती है। प्रभावशीलता से तात्पर्य है कि उत्पाद या सेवा के लक्ष्यों को कितनी अच्छी तरह प्राप्त किया जाता है।
चरण 4. आउटपुट को मापें।
आउटपुट मेट्रिक्स किसी समयावधि में प्रदान किए गए उत्पाद या सेवा की मात्रा को मापते हैं। उत्पादन लक्ष्य ग्राहकों की मांगों के अनुरूप होना चाहिए। आउटपुट मेट्रिक्स बैकलॉग और अतिरिक्त इन्वेंट्री को भी देखता है (दोनों का योग न्यूनतम होना चाहिए)। अंत में, प्रगति पर काम को उन उत्पादों या सेवाओं की संख्या निर्धारित करने के लिए मापा जाता है जो प्रक्रिया में हैं।
विनिर्माण में उत्पादन बढ़ाने की एक रणनीति मानकीकृत कार्य है। उदाहरण के लिए, मोटर वाहन उद्योग में, कार निर्माताओं के पास कारों को स्थापित करने के मानक तरीके हैं। निर्माता उत्पादन बढ़ाने के लिए उत्पादन प्रक्रिया मानक निर्धारित कर सकते हैं। मेट्रिक्स यह विश्लेषण करने में मदद कर सकता है कि कोई प्रक्रिया आउटपुट में कितनी अच्छी तरह सुधार कर रही है। प्रक्रिया को सफल कहा जाता है यदि उत्पाद एक निश्चित समय के भीतर एक नई मानकीकृत प्रक्रिया के साथ संख्या में वृद्धि के साथ बनाया जाता है।
चरण 5. प्रक्रिया की जटिलता को मापें।
यह मीट्रिक उत्पादन प्रक्रिया में उन चरणों की संख्या को मापता है जिन्हें पारित किया जाना चाहिए। यह मीट्रिक हाथों के परिवर्तन या पर्यवेक्षक के अनुमोदन के अनुरोधों के कारण प्रक्रिया मंदी की आवृत्ति को भी दर्शाता है। प्रक्रिया में चरणों की संख्या को मूल्य वर्धित प्रक्रिया के चरणों के साथ गिना जाता है। ये कदम उत्पाद या सेवा को अधिक मूल्यवान बनाते हैं। यह मीट्रिक खराबी की मरम्मत के लिए उत्पाद रिटर्न की आवृत्ति को भी मापता है।
