हम सभी जानते हैं कि काम पर संगठित होना महत्वपूर्ण है, लेकिन ज्यादातर लोगों को इसे करने में मुश्किल होती है। मानो या न मानो, संगठित होना उतना मुश्किल नहीं है जितना लगता है। कुछ सुधार और समाधान आपके लिए एक संगठित व्यक्ति बनना आपके विचार से आसान बना देंगे।
कदम
विधि 1 का 4: स्थान और समय निर्धारित करना
चरण 1. अपनी गतिविधियों की निगरानी करें।
कुछ दिन जर्नलिंग या अपनी दैनिक गतिविधियों पर नज़र रखने में बिताएँ। एक जर्नल रखकर, आप देख सकते हैं कि आपने क्या किया है जो आपको पहले नहीं पता था। इसके अलावा, जर्नलिंग आपको चीजों को व्यवस्थित करने और उत्पादक होने में आपकी कमियों के बारे में एक छोटा सा विचार भी दे सकता है। यह व्यायाम बड़े लक्ष्य को ध्यान में रखकर करना चाहिए। गतिविधि लॉग के माध्यम से, आप देख सकते हैं कि कौन सी गतिविधियाँ समय की बर्बादी हैं और कौन सी गतिविधियाँ आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकती हैं।
चरण 2. अपना उत्पादक समय निर्धारित करें।
हम में से कुछ जल्दी उठने वाले होते हैं, और कुछ नहीं। आप शायद पहले से ही जानते हैं कि आपका उत्पादक समय कब है। चाहे आप कार्यदिवस के व्यस्ततम घंटों से पहले या बाद में शाम, सुबह, दोपहर के भोजन का समय पसंद करते हों, अपनी उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए इन समयों का लाभ उठाएं।
चरण 3. अपने काम को प्राथमिकता दें।
हम सभी जानते हैं कि कुछ कार्य दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण होते हैं, लेकिन हम हमेशा उन्हें सही प्राथमिकता नहीं देते हैं। इसलिए कार्यों को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करके एक रैंकिंग प्रणाली विकसित करें, और ईमानदार और लचीले बनें। अपने कंप्यूटर पर या अपने डेस्क पर डिजिटल कैलेंडर या स्टिकी नोट्स का उपयोग करके रिमाइंडर का उपयोग करें। उन चीजों के लिए अधिक समय और ऊर्जा समर्पित करें जो आपकी सूची में सर्वोच्च प्राथमिकता हैं। उदाहरण समय-संवेदी कार्य हैं जैसे कार्य जिन्हें आज या कल पूरा किया जाना चाहिए। आपको ग्राहकों, बॉस या आपके वेतन का भुगतान करने वाले किसी अन्य व्यक्ति को जवाब देने को प्राथमिकता देनी चाहिए। यदि आप किसी कार्य की संवेदनशीलता और महत्व के बारे में अनिश्चित हैं, तो बेहतर होगा कि आप किसी से पूछ लें।
चरण 4. छोटे कार्यों को तुरंत पूरा करें।
सभी कार्यों को एक निश्चित समय सीमा के भीतर पूरा करने के लिए प्राथमिकता और निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ कार्यों के लिए योजना या समय-निर्धारण की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि उन्हें तुरंत पूरा किया जा सकता है। यदि ऐसा है, तो आप कार्य को तुरंत तुरंत पूरा कर सकते हैं। तो, अभी करो! तुरंत हल्के-फुल्के काम करने से आप विलंब नहीं करेंगे।
चरण 5. उपकरण और कार्य उपकरण व्यवस्थित करें।
हमारे डेस्क आसानी से गन्दी से टूटी हुई नावों तक जा सकते हैं, और यह आपको एक संगठित व्यक्ति होने से बचा सकता है। कुछ लोगों के पास "साफ टेबल" नीति भी होती है। भले ही यह वास्तव में आवश्यक न हो, अपने कार्य क्षेत्र को साफ करना बेहतर है।
- टेबल को साफ करो। सभी कचरा बाहर निकालें और अपनी ज़रूरत की चीज़ों को व्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित करें। जब भी संभव हो डेस्क को साफ करें: जब ऑफिस में, ब्रेक के दौरान, या कार्यों के बीच में करने के लिए कोई काम न हो।
- अपना कचरा तुरंत साफ करें। इस तरह आप हमेशा अपने डेस्क को साफ करना याद रखेंगे। इसके अलावा, आप जमा हुए कचरे से परेशान होने से बच सकते हैं।
- अपनी जरूरत की चीजों को आसानी से सुलभ क्षेत्र में स्टोर करें। बेशक आपके आस-पास सब कुछ कचरा नहीं है। आपके पास आवश्यक उपकरण रखने से आपका बहुमूल्य समय और कार्यक्षेत्र भी बच सकता है।
चरण 6. गतिविधियों और बैठकों को शेड्यूल करें।
कुछ लोग केवल मीटिंग शेड्यूल करते हैं, लेकिन उनकी टू-डू लिस्ट की गतिविधियों के साथ नहीं। महत्वपूर्ण कार्यों और बैठकों का समय निर्धारण बहुत मददगार हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप केवल मंगलवार और गुरुवार को बैठकें आयोजित करके अपने दिनों को समूहित कर सकते हैं। अपने शेड्यूल में "रचनात्मक समय" या अप्रत्याशित के लिए जगह बनाएं।
- शेड्यूल और कैलेंडर मैनेजर का उपयोग करें। आप पेपर और पेन का उपयोग करके अपना स्वयं का शेड्यूल मैनेजर बना सकते हैं, या यह सॉफ्टवेयर और ऐप हो सकता है, जैसे कि iCalendar या Google नाओ।
- अपनी गतिविधियों को वर्गीकृत करें। आपकी गतिविधियों को वर्गीकृत या रंग-कोडित करना महत्वपूर्ण क्या है, इसका आपका दृश्य अनुस्मारक हो सकता है। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा बनाई गई श्रेणियां हो सकती हैं: पत्राचार, परियोजनाएं, कार्यक्रम, बैठकें, विचार-मंथन, विराम और व्यायाम का समय।
- अपने शेड्यूल को मैनेज करने के लिए टेक्नोलॉजी का इस्तेमाल करें। ऑनलाइन शेड्यूल मैनेजर और ईमेल प्लेटफॉर्म, जैसे आउटलुक, टू-डू लिस्ट, कैलेंडर और एड्रेस लिस्ट को मिला सकते हैं। यह शेड्यूल मैनेजर न केवल आपकी दक्षता में सुधार करता है बल्कि आपकी सोच को सरल भी बना सकता है।
- जब भी संभव हो काम में मुड़ें। व्यस्त कार्यदिवस पर, आप यह भूल जाते हैं कि आपको सब कुछ अकेले नहीं करना है। अपना काम किसी सहायक पर छोड़ दें, या यदि आप वास्तव में काम से भरे हुए हैं, तो अपने सहकर्मियों से किसी विशिष्ट कार्य में आपकी सहायता करने के लिए कहें। जब काम बंद होने लगे तो आप अपने सहकर्मी की मदद के लिए एहसान वापस कर सकते हैं।
विधि 2 का 4: ईमेल को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित करना
चरण 1. निर्धारित समय पर अपना ईमेल जांचें।
आपको हमेशा अपने इनबॉक्स की जांच करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि अधिकांश संदेश उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं जितना आप सोच सकते हैं। यदि आप किसी ऐसे काम पर काम कर रहे हैं जिसके लिए त्वरित अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो नियमित अंतराल पर अपना ईमेल देखें, दिन में लगभग 3 से 4 बार।
चरण 2. ईमेल व्यवस्थित करें।
अपने संदेशों को अपने इनबॉक्स में ढेर करने देने के बजाय फ़ोल्डर और फ़्लैग सुविधा का लाभ उठाएं। उदाहरण के लिए, Outlook में फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर सुविधा या Gmail में एकाधिक लेबल और इनबॉक्स सुविधाएँ लाभदायक हो सकती हैं। यदि आप एक पत्रकार हैं, तो आपकी फाइलों का नाम "नवीनतम समाचार", "भविष्य के समाचार", "पुरानी समाचार", "साक्षात्कार और संसाधन" और "विचार" हो सकता है।
अपने ईमेल हटाएं और संग्रहीत करें। महत्वपूर्ण और पुराने अक्षरों को संग्रहित करें, फिर शेष को हटा दें। ऊपर दिए गए उदाहरण की तरह, "ओल्ड न्यूज" एक पत्रकार का संग्रह है। जैसे ही आप पुराने ईमेल हटाना शुरू करते हैं, आप देखेंगे कि कितने ईमेल फाइल करने के बजाय फेंकने लायक हैं। कुछ लोग "शून्य इनबॉक्स" का भी निर्णय लेते हैं, अर्थात आपके इनबॉक्स में कोई अपठित ईमेल या कोई ईमेल नहीं है। फ़ाइलों और लेबल का उपयोग करने के अलावा, आप संग्रह टूल का उपयोग करके, पुराने ईमेल को हटाकर और ईमेल क्लीनअप ऐप का उपयोग करके अपना इनबॉक्स खाली कर सकते हैं।
चरण 3. संचार के अन्य, अधिक कुशल रूपों का उपयोग करें।
कभी-कभी एक त्वरित फोन कॉल 10 ईमेल भेजने और प्राप्त करने के बराबर होता है। अगर ऐसा है तो कॉल करें! यदि आप जानते हैं कि ई-मेल का आदान-प्रदान चर्चा में बाधा डाल सकता है और इसे आगे-पीछे करने की आवश्यकता है, तो टेलीफोन के माध्यम से संवाद करना सबसे अच्छा है। लंबी, वर्बोज़, समय लेने वाली ई-मेल चर्चाओं के बजाय आपको कॉल करके अधिक जानकारी प्राप्त होगी। आप अपने सहकर्मियों को ईमेल कर सकते हैं और कह सकते हैं, "मेरे पास इसके बारे में बहुत सारे प्रश्न हैं। शायद फोन पर बात करना आसान होगा? क्या मैं आपको 5 बजे कॉल कर सकता हूँ?"
चरण 4. बाधाओं को सीमित करें।
सामरिक ब्रेक वास्तव में मदद कर सकते हैं, लेकिन काम के समय में रुकावटें विपरीत हैं। रुकावटें आपके काम को धीमा कर सकती हैं, आपकी लय को तोड़ सकती हैं और आपका ध्यान भटका सकती हैं। इसलिए, जब आप व्यस्त हों तो ध्वनि मेल का उपयोग करने का प्रयास करें। ये उपकरण केवल उस समय के लिए नहीं हैं जब आप कार्यालय में नहीं होते हैं; जब आप बहुत व्यस्त हों तब भी इन उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है। बहुत से लोगों के पास "खुले दरवाजे" की नीति है, लेकिन आपको हर समय अपना दरवाजा खुला रखने की ज़रूरत नहीं है। आप दरवाजे पर एक संदेश छोड़ सकते हैं जो कहता है, "एक कॉल पर", या "कमरे का उपयोग किया जा रहा है। कृपया फिर से वापस आएं या एक ईमेल भेजें।"
चरण 5. बादल का लाभ उठाएं।
क्लाउड कंप्यूटिंग पर विचार करने योग्य है क्योंकि यह सस्ता, स्केलेबल, अधिक कुशल और अपडेट करने में आसान है। क्लाउड में निहित सामग्री बहुत उपयोगी है क्योंकि इसे विभिन्न उपकरणों पर एक्सेस किया जा सकता है: कंप्यूटर, टैबलेट, स्मार्टफोन और अन्य। क्लाउड स्टोरेज डिजिटल बैकअप के प्राथमिक और द्वितीयक रूप के रूप में भी कार्य करता है। ICT प्रबंधक या सॉफ़्टवेयर प्रदाता के साथ चर्चा करें क्योंकि आपके पास पहले से ही क्लाउड में कुछ निःशुल्क संग्रहण स्थान हो सकता है या यह कम वार्षिक शुल्क पर उपलब्ध है।
चरण 6. ऑनलाइन बुकमार्क का उपयोग करें।
अधिकांश ब्राउज़रों में आपके पसंदीदा वेब पतों को सहेजने और व्यवस्थित करने के लिए एक बुकमार्क सुविधा होती है, या जिन्हें आप अक्सर देखते हैं ताकि उन्हें आसानी से और जल्दी से एक्सेस किया जा सके। इस सुविधा का लाभ उठाएं ताकि आप नवीनतम समाचार देखने के लिए महत्वपूर्ण साइटों को न भूलें।
विधि ३ का ४: समय का अधिकतम लाभ उठाना
चरण 1. एक ही समय (मल्टीटास्क) में कई काम करने से बचें।
ऐसा सभी विशेषज्ञ मानते हैं। हालांकि यह टीवी पर तेज़ और अच्छा लग सकता है, एक ही समय में कई काम करना अक्षम है और आपके संगठित प्रयासों की प्रभावशीलता में हस्तक्षेप कर सकता है। इसके बजाय, बेहतर होगा कि आप अपना पूरा ध्यान पहले एक काम पर लगा दें, उससे निपटें और अपनी सूची की दूसरी चीजों पर आगे बढ़ें।
चरण 2. अपने लिए एक कार्यक्रम बनाएं।
सौभाग्य से, अधिकांश नौकरियों के लिए आपको मिनटों के आधार पर दैनिक शेड्यूल बनाने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, अपने दैनिक कार्यक्रम और दिन के महत्वपूर्ण कार्यों या घटनाओं को चिह्नित करने से आप अपने कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
- कुछ गतिविधियों के लिए समय सीमा निर्धारित करें। कुछ कार्यों के लिए समय सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन अन्य कार्यों को आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए मानकीकृत किया जाना चाहिए। कुछ ऐसे कार्यों के बारे में सोचें जिनमें आवश्यकता से अधिक समय लगता है, और बाद में उनके लिए समय सीमा निर्धारित करें।
- अन्य गतिविधियों के लिए अतिरिक्त समय आवंटित करें। कुछ कार्य, जैसा कि आप अनुभव से सीखेंगे, आमतौर पर उनसे अधिक समय लगता है, लेकिन यह कोई बुरी बात नहीं है। इस प्रकार की गतिविधि के लिए, और विशेष रूप से महत्वपूर्ण घटनाओं और बैठकों के लिए, पहले और बाद में अतिरिक्त समय आवंटित करें।
चरण 3. टाइमर, स्टॉपवॉच या अलार्म घड़ी ऐप का उपयोग करें।
सही तरीके से इस्तेमाल होने पर ये वस्तुएं प्रभावी हो सकती हैं। कुछ लोग गतिविधि शुरू करने से पहले उन्हें पर्याप्त चेतावनी देने के लिए आवश्यक समय से 10, 15 या 30 मिनट पहले अपना अलार्म सेट करना चुनते हैं। आप रिमाइंडर टूल (रिमाइंडर) भी सेट कर सकते हैं।
चरण 4. विलंब न करें।
अपने आप से पूछें कि क्या आपको वास्तव में किसी गतिविधि को स्थगित करना चाहिए या यदि आप केवल आलसी होना चाहते हैं। अगर आपको लगता है कि सुस्ती आ रही है, तो विलंब न करें-इसे करें! हालाँकि, यदि किसी गतिविधि में देरी करना अपरिहार्य है, तो सुनिश्चित करें कि आप नोट्स लेते हैं और एक ठोस योजना के साथ गतिविधि को पुनर्निर्धारित करते हैं। या, आप एक तत्काल योजना के बारे में सोच सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी व्यक्तिगत मीटिंग को रद्द करना है, तो हो सकता है कि आप इसके बजाय कॉन्फ़्रेंस कॉल या वेब कॉन्फ़्रेंस करना चाहें।
विधि 4 का 4: शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य बनाए रखना
चरण 1. एक ब्रेक लें।
अपनी उत्पादकता और मानसिक स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए अपने दिमाग को आराम देना आवश्यक है। आमतौर पर हम काम में इतने व्यस्त होते हैं कि हमारे पास आराम करने का समय नहीं होता। ब्रेक लेने से हमें अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक बहुत जरूरी ब्रेक मिलता है। हालाँकि, विराम रुकने और सवाल करने का अवसर भी प्रदान करते हैं कि हम अपने समय का अच्छा उपयोग कर रहे हैं या नहीं।
चरण 2. बेहतर नींद लें।
रात की अच्छी नींद के बिना, आप अगले दिन चक्कर, थकान या सुस्ती महसूस करेंगे। यह आपके शेड्यूल और काम की दक्षता में हस्तक्षेप कर सकता है। हर रात 7 से 8 घंटे की निर्बाध नींद लेने का लक्ष्य बनाएं।
चरण 3. अपने सहकर्मियों से अपनी तुलना न करें।
आपके अधिकांश सहकर्मियों का कार्य आपके द्वारा किए जाने वाले कार्य से भिन्न होता है, और प्रत्येक के पास अपने कार्य को व्यवस्थित करने का अपना तरीका होता है। एक तरीका जो आपके सहकर्मियों के लिए समझ में आता है और कुशल है, वह आपके लिए काम नहीं कर सकता है, और इसके विपरीत।
चरण 4. स्वीकार करें कि संगठित होना एक सतत प्रक्रिया है।
परिपूर्ण होने की अपेक्षा न करें। आदेश एक लंबी प्रक्रिया है जिस पर निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। आप हर दिन बेहतर तरीके से संगठित नहीं होंगे, लेकिन एक नियमित व्यक्ति बनने की कोशिश करने से आपकी दक्षता बढ़ सकती है।
