सम्मेलन उन लोगों के लिए सही जगह है जिनकी एक-दूसरे से मिलने और अपने-अपने क्षेत्रों में नवीनतम विचारों का आदान-प्रदान करने के लिए समान रुचियां हैं। सम्मेलन आमतौर पर शैक्षणिक संस्थानों, कंपनियों, स्तरीय विपणन समूहों, धार्मिक समुदायों और अन्य लोगों द्वारा नियमित रूप से आयोजित किए जाते हैं। यदि आप एक सम्मेलन आयोजित करना चाहते हैं, तो गतिविधियों की एक श्रृंखला के साथ पूरी तरह से कार्य योजना तैयार करके शुरू करें, उदाहरण के लिए सम्मेलन का स्थान निर्धारित करना, प्रतिभागियों की सूची बनाना, सामग्री संकलित करना, प्रस्तुतियों के लिए उपकरण तैयार करना, भोजन प्रदान करना, और विभिन्न अन्य ज़रूरतें जिन्हें यथासंभव सोचा और नियोजित किया जाना चाहिए। यदि आप अपनी योजनाओं को क्रियान्वित करते समय परेशानी में पड़ जाते हैं, तो शांत हो जाएं और विश्वास रखें कि आप सम्मेलन का खर्च उठा सकते हैं। एक महत्वपूर्ण पहलू जो एक सम्मेलन आयोजित करने की सफलता को निर्धारित करता है, वह उन कार्यों की सूची बनाते समय एक-एक करके गतिविधियों का कार्यान्वयन है जो पूरे हो चुके हैं और जिन्हें अभी भी करने की आवश्यकता है।
कदम
भाग 1 का 4: सम्मेलन की योजना बनाना: प्रारंभिक चरण
चरण 1. समय से पहले तैयारी करें।
सम्मेलन की योजना कम से कम आठ महीने पहले शुरू होनी चाहिए, भले ही सम्मेलन बड़ा या बड़ा हो।
- ध्यान रखें कि कई सम्मेलन हॉल और खानपान प्रतिष्ठानों को कई महीने पहले बुक किया जाना चाहिए। इसके अलावा, शहर से बाहर रहने वाले प्रतिभागियों को यात्रा कार्यक्रम की व्यवस्था करने की आवश्यकता है ताकि वे सम्मेलन में भाग ले सकें।
- इसके अलावा, प्रायोजकों और बड़े निगमों को भी कई महीने पहले अपने वार्षिक बजट की योजना बनानी पड़ सकती है। इसलिए, आपके आयोजन के लिए उनसे वित्तीय और गैर-वित्तीय सहायता के बारे में पहले ही बातचीत कर ली जानी चाहिए।
चरण 2. एक समिति बनाएं।
सम्मेलन की तैयारी करते समय कई महत्वपूर्ण मुद्दों पर निर्णय लिया जाना चाहिए। एक समिति बनाकर, आपको निर्णय लेने से पहले कई लोगों से इनपुट प्राप्त होगा। वे आपको विवरण के माध्यम से सोचने में भी मदद करेंगे।
- समन्वयकों, यानी प्रमुख कर्मियों को किराए पर लें जो महत्वपूर्ण निर्णय लेंगे और समन्वय के लिए बहुत समय समर्पित करेंगे। यदि आपके पास पर्याप्त धन है, तो एक समन्वयक को नियुक्त करें ताकि वह आपकी योजना बनाने और कार्यों को साझा करने में आपकी सहायता कर सके।
- पता लगाएँ कि क्या एक ही विषय पर सम्मेलन हुए हैं। यदि ऐसा है, तो सम्मेलन आयोजित करने वाले समन्वयक को समिति में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें। यदि वह भाग नहीं ले सकता है, तो पूछें कि क्या आप उस सामग्री का अनुरोध कर सकते हैं जिसे सम्मेलन की तैयारी को आसान बनाने के लिए पहले ही कवर किया जा चुका है।
चरण 3. लक्ष्य निर्धारित करें और एक कार्य एजेंडा बनाएं।
लिखिए कि आप किस सम्मेलन का आयोजन कर रहे हैं, जो प्रत्येक निर्णय का आधार बनेगा। सम्मेलन की तैयारी से पहले आप क्या देना चाहते हैं और किसे देना चाहते हैं, यह जानने से आपके लिए अपनी योजनाओं को अमल में लाना आसान हो जाएगा।
यदि आपने कभी कोई सम्मेलन आयोजित नहीं किया है, तो एक छोटे, छोटे सम्मेलन की योजना बनाकर शुरुआत करें। २५०-३०० प्रतिभागियों की क्षमता के साथ १-२ दिन का सम्मेलन आयोजित करने पर विचार करें।
चरण 4. सम्मेलन का स्थान और तिथि निर्धारित करें।
हालांकि नई तिथियां और स्थान आपके द्वारा विस्तृत योजना बनाने के बाद निर्धारित किए जा सकते हैं, आपको यह अनुमान लगाना होगा कि तैयारी के लिए आपके पास कितना समय होगा।
- तिथि निर्धारित करने से पहले, यह जानकारी पहले से देख लें कि सम्मेलन किस महीने और किस दिन आयोजित किया जाता है ताकि कार्यान्वयन में बाधा न आए। उदाहरण के लिए, यूरोप में, सम्मेलन आमतौर पर मार्च और जून या सितंबर और नवंबर के बीच सोमवार-मंगलवार या गुरुवार-शुक्रवार को आयोजित किए जाते हैं क्योंकि प्रतिभागियों को अन्य समय में सम्मेलनों में भाग लेने में कम दिलचस्पी होती है। सम्मेलन की तारीख तय करने से पहले अपने स्थान में सटीक कार्यक्रम का पता लगाएं।
- सम्मेलन की अवधि प्रतिभागियों की अनुमानित संख्या और सम्मेलन के दौरान प्रदान की जाने वाली सभी आवश्यकताओं पर निर्भर करती है। २५०-३०० लोगों के लिए, एक सम्मेलन निर्धारित करें जो पूरे २ दिनों तक चलेगा।
- शहर के भीतर एक सम्मेलन आयोजित करने की संभावना पर विचार करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि निकटतम हवाई अड्डे, आवास और पर्याप्त सुविधाएं उपलब्ध हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि आप एक बड़े शहर या पर्यटन स्थल में एक सम्मेलन आयोजित करें ताकि अधिक से अधिक लोगों को आकर्षित किया जा सके जो सम्मेलन में शामिल होना चाहते हैं।
चरण 5. सम्मेलन का शीर्षक निर्धारित करें।
शीर्षक निर्धारित करने के बाद, आप प्रकाशित कर सकते हैं और योजनाएँ बना सकते हैं क्योंकि सोशल मीडिया के माध्यम से सूचना के प्रसार के आधार के रूप में सामग्री के बारे में पहले से ही निश्चित है।
एक शीर्षक चुनें जो सम्मेलन के प्रतिभागियों के उद्देश्य और/या पृष्ठभूमि को दर्शाता हो। आयोजित किए गए सम्मेलनों के शीर्षकों का उपयोग करके प्रेरणा की तलाश करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप स्वयं निर्णय लें।
भाग 2 का 4: सम्मेलन की तैयारी
चरण 1. एक वित्तीय बजट बनाएं।
विस्तार से खर्च की जाने वाली धनराशि की गणना के बिना कोई गतिविधि नहीं की जा सकती है, उदाहरण के लिए एक भवन किराए पर लेना, सामग्री तैयार करना और स्पीकर शुल्क का भुगतान करना। सभी खर्चों को वित्तीय बजट का उल्लेख करना चाहिए। यदि आप जिम्मेदारियां सौंप रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका सहायक आपके द्वारा निर्धारित बजट सीमा पर कायम है।
बजट की राशि प्रायोजकों की उपस्थिति या अनुपस्थिति से प्रभावित होती है। आप प्रायोजक से सम्मेलन को वित्तपोषित करने के लिए धन उपलब्ध कराने के लिए कह सकते हैं। हालांकि, प्रायोजक को सम्मेलन में कुछ चीजें निर्धारित करने का भी अधिकार है। उदाहरण के लिए: यह निर्धारित करना कि कौन एक प्रस्तुति देगा या एक पैनलिस्ट के रूप में एक वक्ता का प्रस्ताव देगा, उदाहरण के लिए: एक प्रायोजक कंपनी में एक सफल व्यवसायी और सभी सम्मेलन सामग्री पर एक लोगो लगाकर एक ब्रांड का परिचय देना। लाभ, प्रायोजक अग्रिम रूप से धन प्रदान करेगा ताकि आप योजना को साकार करने के लिए तुरंत इसका उपयोग कर सकें।
चरण 2. टिकट बेचने की कीमत और विधि निर्धारित करें।
कुछ सम्मेलन मुफ्त हैं, कुछ बहुत महंगे हैं। टिकट की कीमतें निर्धारित करने और उन्हें बेचने से पहले, निम्नलिखित पहलुओं पर विचार करें:
- सम्मेलन की तैयारी में शामिल लागत क्या हैं? यदि आप एक छोटे पैमाने पर सम्मेलन आयोजित करना चाहते हैं जिसमें बहुत अधिक पैसा खर्च नहीं होता है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप प्रतिभागियों से शुल्क न लें। वैकल्पिक रूप से, प्रतिभागियों को सम्मेलन की तैयारी लागत को कवर करने के लिए टिकट के लिए भुगतान करना होगा।
- यदि आप कई दिनों तक सम्मेलन आयोजित करना चाहते हैं या भोजन प्रदान करना चाहते हैं तो पंजीकरण शुल्क निर्धारित करें। इंडोनेशिया के प्रमुख शहरों में सम्मेलन पंजीकरण शुल्क कई लाख रुपये से लेकर लाखों रुपये तक है।
- कई सम्मेलन प्रतिभागी की स्थिति या स्थिति के अनुसार अलग-अलग शुल्क लेते हैं। उदाहरण के लिए: अकादमिक सम्मेलन आमतौर पर छात्रों से शिक्षकों से कम शुल्क लेते हैं। प्रायोजकों के कर्मचारियों से भी नियमित प्रतिभागियों से कम शुल्क लिया जाता है।
चरण 3. एक सम्मेलन स्थान पर निर्णय लें।
स्थान चुनते समय, प्रतिभागियों की संख्या, स्थान तक पहुँचने में आसानी, पार्किंग स्थान की उपलब्धता, सार्वजनिक परिवहन, हवाई अड्डों और होटलों से और की दूरी पर विचार करें। सम्मेलन के लिए उपयुक्त स्थान खोजने के अलावा, सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी उस तक आसानी से पहुंच सकें।
इमारतों या होटलों के बारे में जानकारी के लिए देखें जो शहर के भीतर सम्मेलन कक्ष प्रदान करते हैं। छोटे सम्मेलनों के लिए, किसी चर्च या अन्य मीटिंग हाउस में एक कमरा किराए पर लें।
चरण 4. मीटिंग हाउस प्रबंधन स्टाफ के रूप में काम करने वाले कर्मियों की सहायता का लाभ उठाएं।
यदि आपके द्वारा सम्मेलन के लिए चुने गए भवन में संसाधन उपलब्ध हैं, तो उनका अधिकतम लाभ उठाएं। कर्मचारी अपने दिन-प्रतिदिन के कर्तव्यों से परिचित हैं और प्रश्नों का उत्तर देने, समस्याओं को हल करने या आवश्यक होने पर सलाह देने के लिए तैयार हैं।
आप उन कर्मियों की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं जो मीटिंग हॉल में गतिविधियों के प्रबंधन के प्रभारी हैं, उदाहरण के लिए विस्तृत सम्मेलन व्यवस्था को संभालने के लिए। यद्यपि एक शुल्क है, आपको इन सभी गतिविधियों को स्वयं करने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि इसमें कई हफ्तों में काफी समय लगेगा।
चरण 5. खपत मेनू का निर्धारण करें।
ध्यान रखें कि प्रतिभागियों को सम्मेलन के दौरान भोजन मिलना चाहिए और यह संभावना है कि कई प्रतिभागियों को यह नहीं पता कि सम्मेलन स्थल के आसपास क्या भोजन उपलब्ध है। विचार करें कि क्या आपको नाश्ता, दोपहर का भोजन और नाश्ता प्रदान करने के लिए खानपान सेवा का उपयोग करने की आवश्यकता है या पता करें कि क्या सम्मेलन हॉल प्रबंधक सभी उपस्थित लोगों के लिए भोजन तैयार कर सकता है।
मेनू चुनते समय, ध्यान रखें कि बहुत से लोगों को एलर्जी या पसंद के कारण कुछ खाद्य पदार्थ नहीं खाने चाहिए। अनुभवी खानपान सेवा उद्यमी कई विकल्प प्रदान कर सकते हैं, उदाहरण के लिए: शाकाहारी मेनू, नट्स नहीं, लस मुक्त, हलाल भोजन, या अन्य मेनू विकल्प।
चरण 6. साइट की जांच करने के लिए समय निकालें।
आपके द्वारा तैयार की जाने वाली सभी चीजों का ध्यान रखने के बाद, एक दिन पहले सम्मेलन स्थल पर जाने के लिए समय निकालें। तब तक प्रतीक्षा न करें जब तक कि आपका नया डी-डे उन प्रतिभागियों के साथ न आ जाए जो सम्मेलन में शामिल होंगे।
एक दिन पहले, सम्मेलन स्थल पर आएं और इसमें शामिल सभी कर्मियों के साथ बैठक करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ छोटे से छोटे विवरण के लिए अच्छी तरह से तैयार है।
भाग ३ का ४: सम्मेलन अनुसूची बनाना
चरण 1. सम्मेलन का समय निर्धारित करें।
चर्चा किए जाने वाले विषयों की एक बड़ी तस्वीर प्राप्त करने और सम्मेलन का शीर्षक निर्धारित करने के बाद, सम्मेलन के उद्घाटन से लेकर समापन तक एक कार्यक्रम तैयार करें। व्यापारिक क्षेत्र की चर्चा के अनुसार सम्मेलनों को विभिन्न तरीकों से आयोजित किया जा सकता है। शेड्यूलिंग को आसान बनाने के लिए, सम्मेलन आमतौर पर निम्नलिखित क्रम में आयोजित किए जाते हैं:
- सम्मेलन की शुरुआत एक परिचय या उद्घाटन भाषण के साथ करें जो आमतौर पर किसी विशेष व्यावसायिक क्षेत्र में एक प्रसिद्ध व्यक्ति द्वारा दिया जाता है और एक प्रसिद्ध वक्ता बन गया है। आप शाम को कार्यक्रम आयोजित कर सकते हैं और फिर रात के खाने के साथ या सम्मेलन शुरू करने के लिए सुबह के पहले सत्र के रूप में समाप्त कर सकते हैं।
- शेष शेड्यूल को छोटे सत्रों में विभाजित करें। यदि सम्मेलन प्रतिभागियों के अनुरोध पर उनके प्रस्तावों के अनुसार आयोजित किया जाता है, तो सामग्री को प्रतिभागियों की आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करें। हालाँकि, आप सम्मेलन कार्यक्रम में कार्यशाला कार्यक्रम, फिल्म क्लिप या अन्य सामग्री भी शामिल कर सकते हैं। उपस्थित प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर, निर्धारित करें कि क्या प्रत्येक सत्र में सभी प्रतिभागियों (जिन्हें "प्लेनम" कहा जाता है) द्वारा भाग लिया जा सकता है या प्रतिभागियों को कई समूहों में विभाजित करने की आवश्यकता है और प्रत्येक समूह अपनी पसंद के अनुसार समानांतर में विभिन्न सत्रों में भाग लेंगे (जिन्हें "समूह" कहा जाता है)”)।
- प्रतिभागियों को प्रेरित या चुनौती देने वाली सामग्री प्रस्तुत करने के लिए वक्ताओं को आमंत्रित करके सम्मेलन को बंद करें।
चरण 2. निर्णय लें कि सत्र का संचालन कैसे किया जाए।
आप कंपनी की जरूरतों के अनुसार सत्र का संचालन कैसे कर सकते हैं, उदाहरण के लिए शिक्षण, मामलों पर चर्चा, सेमिनार आयोजित करना, नवीनतम नीति या शोध परिणाम प्रस्तुत करना, प्रश्न पूछना, या स्लाइड का उपयोग करके प्रस्तुत करना।
- सामग्री वितरित करने के तरीके का चुनाव प्रकाशन रणनीति को प्रभावित करेगा। इसलिए, जितनी जल्दी हो सके सामग्री तैयार करें जो प्रतिभागियों के लिए बहुत उपयोगी हो।
- प्रस्तुतियों की संख्या और वितरित सामग्री के आधार पर प्रत्येक सत्र की अवधि 45 मिनट से 3 घंटे तक शुरू हो सकती है।
चरण 3. विचार करें कि क्या आप अन्य गतिविधियों को शामिल करना चाहते हैं।
उन उपयोगी गतिविधियों के बारे में सोचें जिन्हें कार्यक्रम में शामिल किया जा सकता है और सम्मेलन की सफलता का समर्थन करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं, उदाहरण के लिए:
- सम्मेलन प्रतिभागी संगठन के लाभ के लिए गतिविधियों को शेड्यूल करें, जैसे कि व्यावसायिक बैठक या पुरस्कार प्रस्तुति।
- यदि प्रतिभागियों से पंजीकरण शुल्क लिया जाता है तो भोजन प्रदान करें। यदि कोई शुल्क नहीं है, तो प्रतिभागियों से दोपहर का भोजन (अंतिम विकल्प के रूप में) लाने के लिए कहें। प्रतिभागियों को आमतौर पर कम से कम एक भोजन खाने की उम्मीद होती है। यदि सम्मेलन का स्थान शहर में है, तो एक ब्रेक प्रदान करें ताकि प्रतिभागी पास के रेस्तरां में दोपहर का भोजन कर सकें।
- पूछें कि क्या प्रतिभागी किसी मनोरंजन कार्यक्रम को शेड्यूल करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए: शहर का भ्रमण करें, रात में कॉमेडी शो देखें, मूवी देखें, या थिएटर में कोई शो देखें। यह आयोजन किसी बड़े शहर में या किसी कंपनी के लिए आयोजित सम्मेलन के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है, लेकिन हमेशा नहीं।
भाग ४ का ४: प्रकाशन
चरण 1. भाग लेने वाले प्रतिभागियों का निर्धारण करें।
सम्मेलन बहुत विविध हैं, उदाहरण के लिए सम्मेलन जो विभिन्न प्रतिभागियों के साथ शैक्षणिक, धार्मिक और व्यावसायिक हैं। योजना बनाने से पहले, सुनिश्चित करें कि सम्मेलन में भाग लेने के लिए पर्याप्त प्रतिभागी रुचि रखते हैं।
यदि आप छोटे समूहों, जैसे कंपनी के कर्मचारियों या चर्च समुदायों के लिए सम्मेलन आयोजित करना चाहते हैं, तो आपको बहुत अधिक प्रचार करने की आवश्यकता नहीं है। आप एक ईमेल भेजकर, कंपनी न्यूजलेटर में घोषणा करके और/या एक प्रशासनिक बैठक में सूचित करके सम्मेलन योजनाओं को सूचित कर सकते हैं।
चरण 2. कंपनी के नेताओं से भाग लेने के लिए कहें।
अपनी कंपनी में लोगों को समझाने के लिए, आपको एक आकर्षक शीर्षक के साथ आना होगा या एक महान वक्ता को आमंत्रित करना होगा।
प्रसिद्ध वक्ताओं से पुष्टि प्राप्त करने के बाद, सम्मेलन सामग्री में जानकारी शामिल करें और संभावित प्रतिभागियों को सूचित करें।
चरण 3. एक वेबसाइट बनाएं।
आज, डिजिटल मीडिया सम्मेलन की सफलता के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण उपकरण है। यदि आप कॉन्फ़्रेंस शीर्षक कीवर्ड या कॉन्फ़्रेंस से संबंधित अन्य शब्दों की खोज करते हैं तो लिंक के साथ एक वेबसाइट नाम बनाएं जो आसानी से मिल जाए। वेबसाइट पर सम्मेलन के बारे में विस्तृत जानकारी लिखें और सम्मेलन से संबंधित सभी मुद्रित और विज्ञापन सामग्री पर एक लिंक शामिल करें।
- प्रसिद्ध वक्ताओं के नाम सहित, वेबसाइट पर सम्मेलन स्थान की तिथि, समय और पता शामिल करें। इसके अलावा परिवहन, आवास, दिलचस्प स्थानों, और सम्मेलन कार्यक्रम यदि कोई हो तो सूचित करें।
- यदि प्रतिभागी पंजीकरण करने में सक्षम हैं तो एक वेबसाइट लिंक शामिल करें।
चरण 4. एक विज्ञापन रखें।
विज्ञापन अच्छी तरह से पहले से (एक साल पहले) शुरू करें ताकि वक्ता सम्मेलन में प्रस्तुत की जाने वाली सामग्री वाले प्रस्ताव प्रस्तुत कर सकें। सम्मेलन के आकार और प्रतिभागियों की पृष्ठभूमि के अनुसार प्रकाशन का सही तरीका चुनें। विचार करें कि संभावित प्रतिभागियों को उनकी जानकारी कहाँ से मिलती है, शायद:
- सोशल मीडिया, उदाहरण के लिए प्रायोजक संगठन के फेसबुक और ट्विटर खातों से
- Listservs और ईमेल पतों पर संपर्कों की सूची
- ब्लॉग, पत्रिका, समाचार पत्र या व्यावसायिक पत्रिका
- प्रासंगिक समूहों, संगठनों या कंपनियों को भेजे गए पोस्टर, फ़्लायर्स या अन्य नोटिस
चरण 5. प्रस्तावों के लिए पूछें।
एक मसौदा विज्ञापन तैयार करते समय, इंगित करें कि आप पंजीकरण के लिए तैयार हैं या कागजात, पैनल प्रस्तावों, या कार्यशाला सामग्री के रूप में व्यक्तिगत या समूह प्रस्तावों को प्रस्तुत करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
आप व्यवसाय की रेखा के अनुसार प्रस्ताव की लंबाई निर्धारित कर सकते हैं। शिक्षा के क्षेत्र में, छोटे पैमाने के सम्मेलनों में आमतौर पर कुछ सौ शब्दों के सार की आवश्यकता होती है, जबकि बड़े पैमाने के सम्मेलनों में पूर्ण पांडुलिपियों की आवश्यकता होती है।
चरण 6. पंजीकरण स्वीकार करना शुरू करें।
सुविधाएं तैयार करें ताकि प्रतिभागी सम्मेलन से पहले पंजीकरण करा सकें, भले ही अभी कुछ महीने पहले हों। इस तरह, आप भाग लेने वाले प्रतिभागियों की संख्या का अनुमान लगा सकते हैं।
- एक वेबसाइट बनाएं जो पंजीकरण के लिए सम्मेलन की वेबसाइट से लिंक हो। यदि आपके पास वेबसाइट बनाने का तकनीकी कौशल नहीं है, तो मौजूदा सेवा का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, RegOnline की सशुल्क सेवाओं का उपयोग करें, जो एक ऐसी कंपनी है जो विभिन्न आयोजनों के लिए ऑनलाइन पंजीकरण का ध्यान रखती है, डेटा को संसाधित करती है, और उपयोगकर्ताओं के लिए इसे एक्सेस करना आसान बनाकर आपको भेजती है।
- यदि आपके पास क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके भुगतान प्राप्तियों को संसाधित करने की सुविधा है, तो प्रतिभागी टेलीफोन या फैक्स द्वारा भी पंजीकरण कर सकते हैं।
- यदि आप इंटरनेट या टेलीफोन पंजीकरण स्वीकार नहीं करते हैं, तो कृपया एक पीडीएफ आवेदन पत्र बनाएं और इसे वेबसाइट पर अपलोड करें। प्रतिभागियों को सूचित करें कि वे फ़ॉर्म को प्रिंट कर सकते हैं, उसे भर सकते हैं, और इसे चेक या हस्तांतरण के प्रमाण के साथ आपकी कंपनी के ईमेल पते पर भेज सकते हैं।
- प्रतिभागियों को जल्दी पंजीकरण कराने के लिए, कम से कम एक महीने पहले भुगतान करने वाले प्रतिभागियों के लिए छूट की पेशकश करें। यदि प्रतिभागी सम्मेलन स्थल पर भुगतान करते हैं तो टिकट की कीमतें थोड़ी अधिक महंगी होती हैं।
टिप्स
- वक्ता से पूछें कि क्या उसे प्रस्तुति के लिए अतिरिक्त उपकरणों की आवश्यकता है, जैसे कि मंच, टेलीविजन, बड़ी स्क्रीन या कंप्यूटर।
- भोजन मेनू चुनते समय, सुनिश्चित करें कि क्या ऐसे प्रतिभागी हैं जिन्हें कुछ खाद्य पदार्थों का आहार करना है।
- किराये की लागत की तुलना करते समय, भोजन, पानी, शीतल पेय आदि के लिए कीमतों के बारे में पूछें। क्योंकि यह बहुत महंगा हो सकता है।
- एक कमरा चुनते समय, सम्मेलन के उद्देश्य पर विचार करें और तय करें कि आप सभागार या कुर्सियों और तालिकाओं का उपयोग नोट्स लेने के लिए करना चाहते हैं या नहीं।
