मेमोरेंडम एक प्रकार का दस्तावेज़ है जिसका उपयोग कंपनी के कर्मचारियों के बीच आंतरिक संचार के लिए किया जाता है। मेमो व्यापार जगत का एक समय-परीक्षणित पहलू है, जिसे सही ढंग से लिखे जाने पर, चीजों को प्रवाहित रखने में मदद मिल सकती है।
कदम
3 का भाग 1: भाषा और प्रारूप का चयन
चरण 1. अत्यधिक आकस्मिक भाषा से बचें।
सामान्य तौर पर, ज्ञापन की भाषा स्पष्ट और सरल, लेकिन पेशेवर होनी चाहिए। आपको मेमो में बातचीत के आकस्मिक लहजे से बचना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यह मत लिखो, “सभी को नमस्कार! भगवान का शुक्र है कि यह शुक्रवार है ना? मैं एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक मामले के बारे में बात करना चाहता हूं।"
- इसके बजाय, सीधे मुद्दे पर पहुंचें, "मैं एक प्रोजेक्ट Z प्रगति रिपोर्ट साझा करना चाहता हूं।"
चरण 2. भावनात्मक भाषा से बचें।
आपको तटस्थ स्वर का उपयोग करने और भावनात्मक भाषा से बचने का भी प्रयास करना चाहिए। दावों का समर्थन करने के लिए तथ्यों और सबूतों को बताने का प्रयास करें।
- उदाहरण के लिए, इस तरह के दावों से बचें, "मुझे लगता है कि अगर हम शुक्रवार को आकस्मिक रूप से कपड़े पहनने की इजाजत देते हैं तो हम सभी अधिक खुश होंगे।"
- इसके बजाय, इस बारे में अध्ययन की जानकारी देखें कि क्या कर्मचारियों को कपड़े चुनने की अनुमति मिलने पर मनोबल बढ़ता है, और उस जानकारी का उल्लेख मेमो में करें।
चरण 3. संकेत वाक्यांशों का प्रयोग करें।
यदि आप सबूत या स्रोतों का हवाला देना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप ऐसी भाषा का उपयोग करते हैं जिससे पाठक को पता चल सके कि आप क्या कर रहे हैं।
उदाहरण के लिए, "हमारे निष्कर्षों के अनुसार, …" या "ईपीए द्वारा पूरा किया गया शोध इंगित करता है कि …" वाक्यांश का प्रयास करें।
चरण 4. उपयुक्त मॉडल और फ़ॉन्ट आकार चुनें।
मेमो पढ़ने में आसान होने चाहिए। इसलिए, छोटे फोंट का उपयोग करने से बचें, डिफ़ॉल्ट आकार 11 या 12 है।
आपको एक साधारण फ़ॉन्ट भी चुनना चाहिए, जैसे कि टाइम्स न्यू रोमन। यह कॉमिक सैंस जैसे "मजेदार" फोंट को आजमाने का समय नहीं है (इस फ़ॉन्ट को चुनने पर आपको हंसी आ सकती है)।
चरण 5. मानक मार्जिन का प्रयोग करें।
एक व्यापार ज्ञापन के लिए विशिष्ट मार्जिन 1 इंच या 2.54 सेमी है, हालांकि कुछ शब्द संसाधन कार्यक्रमों ने थोड़े व्यापक मार्जिन (उदाहरण के लिए, 1.25 इंच या 3.18 सेमी) के साथ ज्ञापन टेम्पलेट तैयार किए हैं।
चरण 6. एकल स्थान का चयन करें।
व्यावसायिक मेमो आमतौर पर दोहरे स्थान का उपयोग नहीं करते हैं। स्क्रैपबुक पेज को छोटा रखने के लिए, सिंगल स्पेसिंग पर विचार करें, लेकिन पैराग्राफ या सेक्शन के बीच स्पेस जोड़ें।
पैराग्राफ इंडेंट की आमतौर पर आवश्यकता नहीं होती है।
3 का भाग 2: बिजनेस मेमो लिखने की तैयारी
चरण 1. तय करें कि मेमो भेजने की जरूरत है या नहीं।
अगर आपको अपनी टीम के कई लोगों के साथ महत्वपूर्ण व्यावसायिक मामलों को साझा करना है, तो एक मेमो भेजना एक अच्छा विचार है। मेमो भी भेजे जा सकते हैं, भले ही आप केवल एक व्यक्ति के साथ संवाद करते हैं, उदाहरण के लिए, या पत्राचार का रिकॉर्ड रखना चाहते हैं।
- हालांकि, कुछ मामलों में, संबंधित व्यक्ति से सीधे बात करना अधिक कुशल होता है।
- इसके अलावा, कुछ जानकारी मेमो में भेजे जाने के लिए बहुत संवेदनशील हो सकती है।
चरण 2. मेमो लिखने का उद्देश्य निर्धारित करें।
मेमो की सामग्री और सेटिंग्स उद्देश्य के आधार पर भिन्न होती हैं। अधिकांश प्रकार के ज्ञापन निम्नलिखित कारणों से लिखे जाते हैं:
- किसी विचार या समाधान का प्रस्ताव देना। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि ओवरटाइम शेड्यूल के साथ किसी समस्या को कैसे हल किया जाए, तो विचार को एक मेमो में लिखा जा सकता है और आपके बॉस को भेजा जा सकता है।
- आदेश देना। उदाहरण के लिए, मेमो भेजना भी आपके विभाग द्वारा आयोजित सम्मेलन के लिए जिम्मेदारी सौंपने का एक प्रभावी तरीका है।
- रिपोर्ट के लिए। आप हाल की घटनाओं के बारे में सहकर्मियों को सूचित करने के लिए मेमो भी भेज सकते हैं, किसी प्रोजेक्ट पर अपडेट रिपोर्ट कर सकते हैं, प्रगति रिपोर्ट प्रदान कर सकते हैं या खोजी निष्कर्षों की रिपोर्ट कर सकते हैं।
चरण 3. विषय को संक्षिप्त करें।
आप कई परियोजनाओं को संभाल रहे होंगे और चीजों की प्रगति के बारे में सहकर्मियों, मालिकों या ग्राहकों को मेमो भेजने के लिए ललचा सकते हैं। हालाँकि, याद रखें कि व्यावसायिक ज्ञापन केवल एक मुद्दे पर केंद्रित होना चाहिए।
मेमो संक्षिप्त, स्पष्ट और व्यस्त लोगों के लिए शीघ्रता से पढ़ने में आसान होने चाहिए। इसलिए, महत्वपूर्ण जानकारी को नज़रअंदाज़ न करें। केंद्रित मेमो यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि आपका संदेश प्राप्त और समझा गया है।
चरण 4. दर्शकों पर विचार करें।
व्यापार ज्ञापन की सामग्री, शैली और स्वर इच्छित दर्शकों द्वारा निर्धारित किया जाता है। इसलिए, ध्यान से सोचें कि मेमो कौन प्राप्त करेगा।
उदाहरण के लिए, कार्यालय में किसी के लिए एक सरप्राइज पार्टी की योजना बनाने के बारे में एक सहकर्मी को एक ज्ञापन एक मेमो से एक पर्यवेक्षक के लिए एक जांच के परिणामों के बारे में अलग है जो आप महीनों से कर रहे हैं।
3 का भाग 3: एक बिजनेस मेमो तैयार करना
चरण 1. इसे लेबल करें।
व्यावसायिक पत्राचार कई प्रकार के होते हैं। मेमो के लिए मानक तरीका दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से लेबल करना है।
- उदाहरण के लिए, पृष्ठ के शीर्ष पर "मेमो" या "ज्ञापन" लिखें।
- स्थिति को केंद्रित या बाएं संरेखित किया जा सकता है। प्रेरणा के लिए, आपको प्राप्त व्यावसायिक मेमो की समीक्षा करें, और प्रारूप की प्रतिलिपि बनाएँ।
चरण 2. एक शीर्षक लिखें।
मेमो के पहले भाग में महत्वपूर्ण बिंदु शामिल होने चाहिए। प्रत्येक घटक के बारे में विस्तृत जानकारी अगले चरण में वर्णित की जाएगी।
- TO: मेमो प्राप्त करने वाले लोगों के नाम और शीर्षक लिखें।
- से: पूरा नाम और शीर्षक लिखें।
- दिनांक: पूर्ण और सटीक तिथि लिखें, वर्ष को न भूलें।
- विषय: मेमो की सामग्री का संक्षिप्त और विशिष्ट विवरण लिखें।
- ध्यान दें कि विषय को आमतौर पर या तो "Re:" या "RE:" (दोनों का अर्थ संबंधित है) द्वारा दर्शाया जाता है।
चरण 3. प्राप्तकर्ता सूची को ध्यान से चुनें।
सुनिश्चित करें कि आप उन सभी को शामिल करते हैं जिन्हें जानकारी या विकास की आवश्यकता है। मेमो के वितरण को उन लोगों तक सीमित करें जिन्हें जानने की आवश्यकता है।
- व्यवसाय-वार, कार्यालय में सभी को मेमो भेजना बुद्धिमानी नहीं है यदि केवल कुछ ही संबंधित या शामिल हैं।
- लोग बहुत सारे मेमो से अभिभूत होंगे, और अप्रासंगिक मेमो को अनदेखा कर सकते हैं या केवल स्किम कर सकते हैं।
चरण 4. प्राप्तकर्ता सूची में लोगों के लिए सही नामों और शीर्षकों और शीर्षकों का उपयोग करें।
भले ही आप और आपके बॉस दैनिक आधार पर परिचित हों, लिखित पत्राचार को औपचारिक रखना सबसे अच्छा है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप अपने बॉस को ऑफिस के दालान में मिलने पर ही नाम से अभिवादन करें, लेकिन मेमो के लिए, उसे "श्रीमती रियाना" या "डॉ। रियाना"।
याद रखें कि आपके द्वारा लिखी गई जानकारी प्राप्तकर्ता सूची में सभी के लिए अभिप्रेत है। तो, पूरा नाम और शीर्षक लिखें।
चरण 5. बाहरी मेमो में आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं उसका शीर्षक खोजें।
यदि आप कार्यालय के बाहर किसी को मेमो भेज रहे हैं, तो उचित अभिवादन को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। प्रश्न में प्रोफ़ाइल देखने के लिए समय निकालें, व्यक्तिगत जानकारी आमतौर पर उनकी कंपनी की वेबसाइट पर वर्णित की जाती है।
- उदाहरण के लिए, आपको संदेह है कि डिग्री पीएचडी है या नहीं। यदि हाँ, तो सामान्यतः सही अभिवादन डॉ. एक्स
- उसकी स्थिति क्या है? डिप्टी डायरेक्टर हैं या डीन? यदि हां, तो सुनिश्चित करें कि आपने मेमो में इसका उल्लेख किया है।
चरण 6. विषय को ध्यान से लिखें।
सुनिश्चित करें कि विषय छोटा, स्पष्ट और बहुत सामान्य नहीं है।
- उदाहरण के लिए, "नया व्यवसाय" का विषय अस्पष्ट लगता है, और यदि कोई व्यक्ति सप्ताह या दिन आगे फ़ाइल ढूंढ रहा है, तो उसे यह तय करने में कठिनाई हो सकती है कि आपका कौन सा मेमो है।
- एक बेहतर विषय कुछ इस तरह होगा, "ग्राहक आधार विस्तार जांच प्रगति रिपोर्ट"।
चरण 7. अभिवादन छोड़ने पर विचार करें।
आप यह चुनने के लिए स्वतंत्र हैं कि क्या आप संदेश को अभिवादन के साथ शुरू करना चाहते हैं, जैसे "प्रिय। श्रीमती वर्दानी" या "प्रिय। सहयोगी।" हालाँकि, याद रखें कि व्यावसायिक ज्ञापन में अभिवादन की अपेक्षा नहीं की जाती है।
मेमो महत्वपूर्ण जानकारी देने का एक त्वरित और कुशल साधन है, और दर्शकों को स्पष्ट रूप से पता होता है कि मेमो किसने प्राप्त किया और किसने भेजा।
चरण 8. परिचय लिखें।
मेमो लिखने और भेजने का अपना उद्देश्य स्पष्ट करें।
उदाहरण के लिए, "मैं इसके द्वारा आपको सूचित करता हूं कि…"। परिचय ज्ञापन की सामग्री का सारांश प्रदान करना चाहिए।
चरण 9. परिचय संक्षिप्त रखें।
पहले खंड में सभी विवरण और/या साक्ष्य प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है।
कुछ वाक्य या एक छोटा पैराग्राफ पर्याप्त होगा।
चरण 10. मेमो बॉडी सेटिंग्स को परिभाषित करें।
परिचय के बाद, एक व्यावसायिक ज्ञापन में आमतौर पर निष्कर्ष से पहले दो से चार अतिरिक्त पैराग्राफ शामिल होते हैं। सामग्री और सेटिंग्स विषय पर निर्भर करती हैं।
उदाहरण के लिए, आप जानकारी को महत्व के क्रम में व्यवस्थित कर सकते हैं। या, यदि आप किसी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं, तो प्रक्रिया के चरणों से मेल खाने के लिए मेमो के मुख्य भाग को विभाजित करें।
चरण 11. तय करें कि क्या आप उपशीर्षक शामिल करना चाहते हैं।
व्यावसायिक मेमो में स्पष्ट खंड होने चाहिए। आमतौर पर व्यावसायिक मेमो को स्पष्ट रूप से विभाजित किया जाता है ताकि प्राप्तकर्ता जानकारी को आसानी से पढ़ और पचा सके। आप उपखंडों को लेबल करके बुलेट बिंदुओं को समझने में उनकी सहायता कर सकते हैं।
चरण 12. एक विशिष्ट उपशीर्षक लिखें।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक उपखंड का फोकस प्राप्तकर्ता के लिए स्पष्ट है।
उदाहरण के लिए, नियोजित कार्यालय स्थानांतरण के बारे में मेमो लिखते समय निम्नलिखित उपखंड शामिल करें: "हमारे प्रधान कार्यालय के लिए नया स्थान", "कार्यालय की आपूर्ति के लिए महत्वपूर्ण निर्देश", और "कार्यालय स्थानांतरण समापन अनुसूची"।
चरण 13. मुख्य पैराग्राफ में विषय वाक्य को शामिल करें।
प्रत्येक उपखंड या अनुच्छेद के पहले वाक्य को खंड के मुख्य बिंदु को बताना चाहिए।
ज्ञापन के प्रत्येक अनुच्छेद या खंड में केवल एक विचार पर ध्यान देना चाहिए।
चरण 14. बुलेट बिंदुओं का उपयोग करने पर विचार करें।
यदि आप महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो बुलेट पॉइंट या सूचियां बहुत मददगार हो सकती हैं। यह प्रारूप पाठकों को महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान देने के लिए प्रोत्साहित करता है और उन्हें मेमो को अधिक तेज़ी से और कुशलता से पढ़ने में मदद करता है।
चरण 15. मेमो को छोटा रखें।
आम तौर पर, व्यावसायिक ज्ञापन एक से दो पृष्ठों से अधिक लंबे नहीं होते हैं।
यह मानक पृष्ठ सीमा आम तौर पर अनुभागों के बीच अतिरिक्त पंक्तियों के बिना एकल-स्थान वाले दस्तावेज़ों के लिए है।
चरण 16. तय करें कि आपको सारांश पैराग्राफ की आवश्यकता है या नहीं।
सामान्य तौर पर, मेमो को सारांश की आवश्यकता नहीं होती है, खासकर यदि वे एक पृष्ठ से कम लंबे हों।
हालाँकि, यदि वर्णित जानकारी जटिल है, या यदि मेमो सामान्य से अधिक लंबा है, तो मुख्य बिंदुओं का सारांश होना सहायक होता है।
चरण 17. एक समापन अनुभाग या अनुच्छेद दर्ज करें।
यहां तक कि अगर आपको सारांश ज्ञापन की आवश्यकता नहीं है, तब भी आपको इसे एक समापन वाक्य के साथ समाप्त करना चाहिए। निम्नलिखित पर विचार करें:
- ज्ञापन का मूल संदेश क्या है? क्या आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता कुछ करे? क्या उन्हें किसी भी दिन बाद में जवाब नहीं देना है? यदि हां, तो स्पष्ट रूप से बताएं।
- यदि कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो एक साधारण समापन वाक्य शामिल करें, जैसे "मुझे आगे चर्चा करने में खुशी होगी" या "कृपया मुझसे किसी भी समस्या या प्रश्न के लिए संपर्क करें"।
चरण 18. यदि आप चाहें तो साइन इन करें।
आम तौर पर मेमो के अंत में नाम या हस्ताक्षर जोड़ने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, याद रखें कि अपने क्षेत्र में मेमो के अन्य उदाहरणों का पालन करना सबसे सुरक्षित है।
- यदि दूसरा औपचारिक रूप से समाप्त होता है (उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से, डॉ साड़ी), उदाहरण का पालन करें।
- हालाँकि इसके लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है, आपको दस्तावेज़ के अंत में अपने आद्याक्षर शामिल करने पड़ सकते हैं।
चरण 19. बताएं कि क्या कोई अटैचमेंट है।
अगर मेमो में अटैचमेंट भी शामिल हैं, जैसे टेबल, ग्राफ़ या रिपोर्ट, तो मेमो के अंत में अटैचमेंट का उल्लेख करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, "संलग्न: तालिका 1"।
- आपको ज्ञापन के मुख्य भाग में संलग्नक का भी संदर्भ देना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, एक आसन्न कार्यालय के कदम के कर्मचारियों को सूचित करने के लिए, आप निम्नलिखित जानकारी लिख सकते हैं, "हम इस तिमाही के अंत तक चलती प्रक्रिया को पूरा करने का इरादा रखते हैं। अधिक विस्तृत कार्यक्रम के लिए संलग्न तालिका 1 देखें।"
चरण 20. ध्यान से लिखे गए मेमो को फिर से पढ़ें।
भेजने से पहले दोबारा पढ़ें और सही करें। सुनिश्चित करें कि वाक्य का व्याकरण सही है, कि कोई गलत वर्तनी या विराम चिह्नों का उपयोग नहीं है, और यह कि सामग्री को समझना आसान है।
- यदि समय कोई समस्या नहीं है, तो पहले सुधार के बाद डिलीवरी को स्थगित करने पर विचार करें। यदि आप एक या दो घंटे बाद मेमो को फिर से पढ़ते हैं, तो आपको ऐसी त्रुटियां मिल सकती हैं जिन्हें शुरू में अनदेखा कर दिया गया था।
- यदि मेमो में संवेदनशील जानकारी है, तो यह देखने के लिए कंपनी की नीतियों की जांच करें कि कौन आपके लिए मेमो की समीक्षा कर सकता है और इसकी सामग्री की अंतिम स्वीकृति दे सकता है।
