मेमो आमतौर पर लोगों के समूह को कुछ जानकारी देने के लिए उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए गतिविधियों, नीतियों या उपलब्ध संसाधनों के बारे में, और उन्हें कार्रवाई करने के लिए कहने के लिए। "ज्ञापन" शब्द का अर्थ कुछ ऐसा है जिसे याद रखना चाहिए या ध्यान देना चाहिए। आप इन युक्तियों का अध्ययन करके एक अच्छा, आसानी से समझ में आने वाला मेमो लिख सकते हैं।
कदम
4 का भाग 1: मेमो प्रमुख लिखना
चरण 1. मेमो लिखने के लिए कागज के शीर्ष पर "ज्ञापन" टाइप करें।
सबसे पहले, स्पष्ट करें कि यह दस्तावेज़ एक ज्ञापन है। पहली पंक्ति के रूप में मोटे अक्षरों में कागज के ऊपरी किनारे से 3 सेमी शब्द "मेमोरडम" लिखें। इस शब्द को केंद्र में या बड़े अक्षर के बाईं ओर रखा जा सकता है।
अगली पंक्ति लिखने से पहले दो खाली पंक्तियों को छोड़ दें।
चरण 2. मेमो के प्राप्तकर्ता का नाम सही ढंग से लिखें।
चूंकि मेमो व्यावसायिक संचार का एक औपचारिक साधन है, प्राप्तकर्ता को भी औपचारिक रूप से सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। ज्ञापन के प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और शीर्षक लिखें।
यदि यह मेमो सभी कर्मचारियों को संबोधित है, तो लिखें: "प्रति: सभी कर्मचारी"।
चरण 3. अन्य प्राप्तकर्ताओं को भी "सीसी" लाइन में लिखें।
"सीसी" लाइन (जो सौजन्य कॉपी के लिए खड़ा है) का उपयोग उस व्यक्ति या व्यक्तियों का नाम लिखने के लिए किया जाता है जो ज्ञापन की एक प्रति प्राप्त करेंगे, न कि जिसे ज्ञापन भेजा जाएगा। "सीसी" लाइन में सूचीबद्ध नाम वह पक्ष है जिसे मेमो में वर्णित नीति या मुद्दे के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है।
चरण 4. अपना नाम "प्रेषक" लाइन में लिखें।
मेमो के लेखक और भेजने वाले का नाम मेमो हेडर में होना चाहिए। इस लाइन में अपना पूरा नाम और शीर्षक लिखें।
चरण 5. तिथि दर्ज करें।
मेमो तैयार करने की तिथि को प्रारूप दिनांक, माह, वर्ष के साथ पूर्ण रूप से लिख लें। उदाहरण के लिए: "दिनांक: 9 दिसंबर 2015" या "9/12/2015"।
चरण 6. मेमो के विषय का निर्धारण करें और इसे "अबाउट" शीर्षक के साथ एक अलग पंक्ति के रूप में लिखें।
ज्ञापन का विषय आपको एक विचार देगा कि ज्ञापन में क्या चर्चा की गई है। एक विशिष्ट, लेकिन संक्षिप्त विषय चुनें।
उदाहरण के लिए, विषय के रूप में "चींटियों" को लिखने के बजाय, कुछ और विशिष्ट चुनें, उदाहरण के लिए: "कार्यालय में चींटी की समस्या"।
चरण 7. मेमो हेडर के प्रारूप को अच्छी तरह से जानें।
मेमो हेडर बाईं ओर सबसे ऊपर होना चाहिए। आप "टू:", "फ्रॉम:", "डेट:", और "अबाउट:" शब्दों के लिए अपरकेस या लोअरकेस अक्षरों का उपयोग कर सकते हैं।
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मेमो हेडर निम्न उदाहरण की तरह दिखेगा:
प्रति: प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक
से: आपका नाम और शीर्षक
दिनांक: ज्ञापन लिखने की तिथि
विषय: मेमो में शामिल विषय (आपके विचार से महत्वपूर्ण चीजों के लिए बोल्ड या एक निश्चित रंग का उपयोग करें)।
- मेमो हेडर लिखते समय, कोलन के बाद एक जगह रखें ताकि यह साफ-सुथरा दिखे।
- जब आप मेमो हेडर लिखना समाप्त कर लें, तो मेमो हेडर को मेमो बॉडी से अलग करने के लिए मेमो लिखना जारी रखने से पहले एक लाइन छोड़ दें।
भाग 2 का 4: मेमो का मुख्य भाग लिखना
चरण 1. मेमो प्राप्त करने वाले दर्शकों पर विचार करें।
एक मेमो लिखने के लिए जो लोगों को पढ़ने और जवाब देने में दिलचस्पी लेता है, आपको मेमो के मुख्य भाग में अपनी व्याख्या की शैली, लंबाई और औपचारिकता का निर्धारण दर्शकों के आधार पर करना होगा जो इसे पढ़ रहे होंगे। उसके लिए, आपको पता होना चाहिए कि कौन इस मेमो को प्राप्त करेगा और पढ़ेगा।
- पता करें कि ज्ञापन प्राप्तकर्ता की प्राथमिकताएं और चिंताएं क्या हैं।
- मेमो के पाठकों द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों का अनुमान लगाने का प्रयास करें। पाठक को प्रभावित करने वाले कुछ उदाहरण, साक्ष्य या अन्य जानकारी प्रदान करके अपने स्पष्टीकरण का समर्थन करें।
- मेमो को पढ़ने वाले दर्शकों पर विचार करके, आप मेमो में सही जानकारी या राय व्यक्त कर सकते हैं।
चरण 2. औपचारिक अभिवादन न करें।
मेमो को "प्रिय श्री अनवर" जैसे अभिवादन से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, जिस विषय को आप कवर करना चाहते हैं उसे समझाने के लिए बस एक प्रारंभिक वाक्य लिखें।
चरण 3. पहले पैराग्राफ में समस्या या समस्या बताएं।
आप जो कार्रवाई करना चाहते हैं उसकी पृष्ठभूमि का संक्षेप में वर्णन करें। थीसिस स्टेटमेंट सबमिट करने की तरह, विषय की व्याख्या करें और कारण बताएं कि यह क्रिया क्यों महत्वपूर्ण है। आप इस परिचयात्मक वाक्य को एक सार या ज्ञापन सारांश के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
एक सामान्य मार्गदर्शक के रूप में, प्रारंभिक भाग को एक पैराग्राफ में लिखा जाना चाहिए।
चरण 4. उदाहरण के लिए, मेमो की शुरुआत में आप लिख सकते हैं:
1 जनवरी 2016 से, पीटी एक्सवाईजेड स्वास्थ्य सुरक्षा पर एक नई नीति लागू करेगा। सभी कर्मचारियों और उनके परिवार के सदस्यों को हर महीने बीपीजेएस कक्षा 1 स्वास्थ्य लाभ प्राप्त होगा।
चरण 5. मेमो में आपके द्वारा उठाए गए मुद्दे के संदर्भ का वर्णन करें।
पाठकों को आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे मुद्दे की पृष्ठभूमि के बारे में जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। संदर्भ को संक्षेप में समझाएं और केवल वही कहें जो महत्वपूर्ण है।
यदि प्रासंगिक हो, तो यह बताते हुए मेमो लिखना जारी रखें कि आप इस नीति को क्यों लागू करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, लिखें: "सरकार ने एक नियम जारी किया है कि प्रत्येक कंपनी को कर्मचारियों और उनके परिवार के सदस्यों को बीपीजेएस केशतन प्रतिभागियों के रूप में पंजीकृत करना आवश्यक है"।
चरण 6. चर्चा अनुभाग में स्पष्टीकरण प्रदान करके अपनी योजना का समर्थन करें।
आपके द्वारा की जाने वाली कार्रवाई का संक्षेप में वर्णन करें। अपने प्रस्ताव का समर्थन करने के लिए सबूत और तार्किक कारण प्रदान करें। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी देकर शुरू करें, फिर विशिष्ट या सहायक तथ्य प्रदान करें। बताएं कि आपकी प्रस्तावित कार्रवाई से पाठक को क्या लाभ होगा या यदि यह कार्रवाई नहीं की गई तो क्या नुकसान होगा।
- यदि आप एक लंबा ज्ञापन बनाना चाहते हैं, तो प्रासंगिक और प्रेरक ग्राफ़, सूचियाँ या चार्ट भी प्रस्तुत करें।
- लंबे मेमो के लिए, आप एक छोटा शीर्षक प्रदान कर सकते हैं जो प्रत्येक अनुभाग की सामग्री का वर्णन करता है। उदाहरण के लिए, "नीति" शीर्षक बनाने के बजाय, "सभी कर्मचारियों के लिए नई नीति" लिखें। शीर्षक को विशिष्ट और संक्षिप्त बनाएं ताकि मेमो की महत्वपूर्ण बातें पाठक को तुरंत पता चल सकें।
चरण 7. पाठक द्वारा की जाने वाली कार्रवाइयों का सुझाव दें।
एक मेमो के माध्यम से, आप दूसरों को किसी विशिष्ट मुद्दे पर कार्य करने के लिए कहते हैं, चाहे वह किसी नए उत्पाद के बारे में घोषणा हो, व्यय रिपोर्टिंग पर एक नई नीति हो या कंपनी किसी समस्या का समाधान कैसे करती है। बताएं कि अंतिम पैराग्राफ या वाक्य में क्या कार्रवाई की जानी चाहिए।
- उदाहरण के लिए, लिखें: "सभी कर्मचारियों को 1 मार्च, 2016 से नई लेखा प्रणाली का उपयोग करना चाहिए"।
- अपने प्रस्ताव के समर्थन में साक्ष्य भी प्रदान करें।
चरण 8. एक सकारात्मक और सहायक सारांश प्रदान करके मेमो को बंद करें।
अंतिम पैराग्राफ में अगले चरण का वर्णन होना चाहिए जो समस्या का समाधान कर सके। संगठनात्मक एकजुटता के बारे में समर्थन का संदेश भी दें।
- आप कह सकते हैं, "मैं इस प्रस्ताव पर आगे चर्चा करने और उस निर्णय को लागू करने के लिए तैयार हूं जिस पर हम परस्पर सहमत थे"।
- या, आप यह लिखकर मेमो को बंद कर सकते हैं, “हम एक प्रोडक्शन लाइन जोड़ने की योजना को लेकर बहुत उत्साहित हैं। हमें विश्वास है कि यह योजना कंपनी का विकास करेगी और हमारे व्यवसाय की निरंतरता सुनिश्चित करेगी।"
- मेमो को केवल एक या दो वाक्यों के साथ बंद करें।
भाग ३ का ४: मेमो समाप्त करना
चरण 1. मेमो के प्रारूप को अच्छी तरह से जानें।
आसान पढ़ने के लिए मानक ज्ञापन प्रारूप का प्रयोग करें। मेमो को टाइम्स न्यू रोमन या एरियल फॉन्ट में टाइप करें, आकार 12 3 सेमी बाएँ, दाएँ और नीचे हाशिये के साथ।
एक बाएं संरेखित अनुच्छेद प्रारूप का प्रयोग करें। अनुच्छेद के अंत में दो रिक्त पंक्तियों को छोड़ दें और अनुच्छेद की शुरुआत में एक स्थान छोड़ने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. अपने ज्ञापन की जाँच करें।
मेमो को फिर से पढ़ें और संपादित करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह सही, स्पष्ट, संक्षिप्त और प्रेरक है। सुनिश्चित करें कि आप सही लेखन शैली का उपयोग कर रहे हैं। अनावश्यक वैज्ञानिक शब्दों या शब्दजाल को हटा दें।
- यह देखने के लिए दोबारा जांचें कि कहीं वर्तनी, व्याकरण और चर्चा की त्रुटियां तो नहीं हैं। नाम, तिथि और अंक लिखने पर ध्यान दें।
- सुनिश्चित करें कि आपका मेमो काफी छोटा है और अनावश्यक जानकारी को हटा दें।
स्टेप 3. अपने नाम के आगे इनिशियलाइज़ करें।
मेमो पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको इसे अपने नाम के ठीक बगल में मेमो के शीर्ष पर बॉलपॉइंट पेन से आरंभ करने की आवश्यकता है। आद्याक्षर इंगित करते हैं कि आपने इस ज्ञापन को अनुमोदित कर दिया है।
चरण 4. लेटरहेड के साथ पेपर का प्रयोग करें।
ऐसे लेटर पेपर हैं जो विशेष रूप से मेमो के लिए डिज़ाइन किए गए लेटरहेड के साथ मुद्रित होते हैं या केवल नियमित लेटर पेपर का उपयोग करते हैं।
यदि आपने कंप्यूटर पर मेमो बनाया है (और इसे ईमेल द्वारा भेजा गया है), तो कंपनी के लोगो और प्रदर्शित संपर्क जानकारी के साथ वर्ड प्रोग्राम का उपयोग करके अपना खुद का लेटरहेड बनाएं। भविष्य के मेमो सबमिशन के लिए इस मेमो टेम्प्लेट का उपयोग करें।
चरण 5. तय करें कि मेमो कैसे भेजें।
मेमो वितरित करने का सबसे अच्छा तरीका चुनें। आप इसे प्रिंट और साझा कर सकते हैं या ईमेल के माध्यम से भेज सकते हैं।
ईमेल के माध्यम से मेमो भेजने के लिए, आप मेमो को वर्ड डॉक्यूमेंट से एचटीएमएल या पीडीएफ में बदल सकते हैं और इसे ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं।
4 का भाग 4: मेमो टेम्प्लेट का उपयोग करना
चरण 1. एक ज्ञापन टेम्पलेट की तलाश करें।
मेमो को स्क्रैच से बनाने के बजाय टेम्प्लेट का उपयोग करके बनाया जा सकता है। उसके लिए, इंटरनेट पर अच्छे मेमो टेम्प्लेट देखें, उदाहरण के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में। उपयोग किए जाने वाले प्रारूप आमतौर पर लगभग समान होते हैं, लेकिन फ़ॉन्ट आकार, लंबाई और डिज़ाइन भिन्न हो सकते हैं।
- वह टेम्प्लेट डाउनलोड करें जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो।
- सुनिश्चित करें कि आपने किसी भी वेबसाइट से टेम्प्लेट का उपयोग करने से पहले नियम पढ़ लिए हैं।
चरण 2. आपके द्वारा अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड किया गया टेम्पलेट खोलें।
डाउनलोड बटन पर क्लिक करने के बाद, टेम्प्लेट या तो सीधे आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड हो जाएगा या आपको कई चरण करने होंगे। यदि परिणाम एक ज़िप की गई फ़ाइल है, तो आपको पहले इस फ़ाइल को अनज़िप करना होगा और फिर इसे Microsoft Word में खोलना होगा।
हम अनुशंसा करते हैं कि आप Microsoft Word प्रोग्राम के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें ताकि आपको समस्याओं का अनुभव न हो और यह टेम्पलेट आपके लिए अच्छा काम करेगा। यदि आप अभी भी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रोग्राम के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो किसी भी फाइल को डाउनलोड करने से पहले इसे अपडेट करें।
चरण 3. अपने स्वयं के लेटरहेड को परिभाषित करें।
सभी टेम्पलेट बदले जा सकते हैं। मेमो टेम्प्लेट का प्रत्येक भाग जिसे आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, लेटरहेड अनुभाग में टेम्पलेट में एक लोगो और ट्रेडमार्क पंजीकरण चिह्न जोड़ें। कंपनी की जानकारी टाइप करने के लिए लेटरहेड सेक्शन पर क्लिक करें।
चरण 4. मेमो हेडर में टेम्प्लेट फ़ील्ड भरें।
आपको "टू", "फ्रॉम", "सीसी" और "अबाउट" फ़ील्ड भरना होगा। प्रत्येक क्षेत्र को भरते समय सावधान रहें ताकि आप इस खंड में भ्रमित, चूक या गलत टाइप न करें।
चरण 5. अपना संदेश टाइप करें।
ज्ञापन के मुख्य भाग में परिचय, संदर्भ, चर्चा और सारांश लिखें। बिंदु-दर-बिंदु जानकारी देने के लिए आप सूची के रूप में मेमो लिख सकते हैं।
- मेमो में सभी अनुच्छेदों को सही हाशिये और फ़ॉन्ट आकार के साथ व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित रखने के लिए समान टेम्पलेट प्रारूप का उपयोग करें।
- यदि आवश्यक हो, तो आप तालिका प्रदर्शित करने के लिए मेमो टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं। यह अधिक सहायक हो सकता है, खासकर यदि किसी सूची या अन्य प्रारूप में तैयार किया गया ज्ञापन मैला या पढ़ने में कठिन लगता है।
- टेम्प्लेट में पहले से मौजूद शब्दों को हटाना न भूलें। भेजने से पहले फिर से ध्यान से देखें।
चरण 6. स्क्रैप पैरों की भी जांच करें।
मेमो का पाद मेमो के निचले भाग में होता है जो आमतौर पर अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए आपकी कंपनी की जानकारी या फोन नंबर लिखने के लिए। ध्यान से जांचें कि यह सारी जानकारी सही टाइप की गई है। बेशक, आप गलत संपर्क जानकारी या गुम जानकारी के बिना एक अच्छा मेमो भेजना चाहते हैं।
चरण 7. प्रदर्शन को समायोजित करें।
टेम्प्लेट से आपको मिलने वाले लाभों में से एक दस्तावेज़ का रंग बदलने का अवसर है। ज्ञापन के प्रदर्शन को व्यक्तित्व में समायोजित किया जा सकता है और इसे और अधिक आकर्षक बना सकते हैं। इसके अलावा, आप उस रंग का चयन कर सकते हैं जो वर्तमान स्थिति को और अधिक ध्यान खींचने वाला, लेकिन फिर भी पेशेवर बनाने के लिए सबसे उपयुक्त है।
चरण 8. मेमो को एक नए दस्तावेज़ के रूप में सहेजें।
सुनिश्चित करें कि आप इस ज्ञापन फ़ाइल की एक प्रति रखते हैं ताकि आपके पास किसी भी व्यावसायिक संचार के साक्ष्य के रूप में एक डिजिटल बैकअप हो।
चरण 9. इस टेम्पलेट को सहेजें ताकि आप इसे फिर से उपयोग कर सकें।
जब भी आपको थोड़े अलग विषय के साथ मेमो बनाने की आवश्यकता हो, तो उसमें दी गई जानकारी को उस मेमो के विषय से बदलें जिसे आप भेजना चाहते हैं। समय बचाने के अलावा, आप एक सुसंगत प्रारूप में मेमो बना सकते हैं ताकि वे पेशेवर लगें। इस तरह, पाठक अधिक ध्यान देंगे और आपके द्वारा भेजे गए मेमो को ध्यान से पढ़ेंगे।
टिप्स
- बहुत अधिक कारण न दें। आपको यह समझाने की ज़रूरत है कि कुछ कार्रवाई क्यों की जानी चाहिए, लेकिन इसे ज़्यादा मत करो।
- ज्ञापन में लिखित स्पष्टीकरण/सूचना संक्षेप में प्रस्तुत की जानी चाहिए।
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