आज, ईमेल, एसएमएस, टेलीफोन और इंस्टेंट मैसेजिंग एप्लिकेशन के अलावा संचार के सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले साधनों में से एक है। ईमेल भेजना एक बहुत ही सामान्य गतिविधि हो गई है, इसलिए बहुत से लोग एक अच्छा ईमेल लिखना भूल जाते हैं। एक अच्छा ईमेल संदेश में व्यावसायिकता और ईमानदारी दिखाता है, इसलिए, आपको पता होना चाहिए कि ईमेल संदेश को कैसे प्रारूपित किया जाए।
कदम
चरण 1. ईमेल का विषय लिखें।
ईमेल संदेश का विषय संदेश सामग्री के संक्षिप्त सारांश के रूप में कार्य करता है। आपके ईमेल का विषय सही निशाने पर होना चाहिए ताकि यह प्राप्तकर्ता को कुछ ही शब्दों में ईमेल की सामग्री का अंदाजा दे सके।
- उदाहरण के लिए, यदि आप व्यवसाय से संबंधित ईमेल भेज रहे हैं, तो इसे बहुत अधिक विवरण के साथ एक लंबा विषय न बनाएं, जैसे "मुझे आपकी कार पसंद है। यह एक अच्छा नीला, अच्छा टायर भी है।"
- समझाएं कि किसी विषय में ईमेल भेजकर आपका क्या मतलब है, जैसे "नीली पालकी खरीदने में रुचि है।"
चरण 2. उचित अभिवादन का प्रयोग करें।
आप जो कहना चाहते हैं, उसके साथ तुरंत ईमेल शुरू न करें। सामान्य अभिवादन जैसे "सुप्रभात/दोपहर," या "नमस्कार" का प्रयोग करें। आप निश्चित रूप से उन लोगों के सवालों की बौछार नहीं करना चाहते जिन्हें आप नहीं जानते हैं, है ना? खैर, यही शिष्टाचार ईमेल पर भी लागू होता है।
अभिवादन को अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए, अभिवादन में प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम शामिल करें।
चरण 3. संदेश का मुख्य भाग लिखें।
संदेश के प्रकार और प्राप्तकर्ता के आधार पर, आप अपनी इच्छानुसार संदेश लिख सकते हैं।
- यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हैं जिसे आप निकट से जानते हैं, तो आप व्यक्तिगत स्वर में ईमेल लिख सकते हैं। हालाँकि, यदि आप एक व्यावसायिक ईमेल लिख रहे हैं, तो यथासंभव अधिक से अधिक पेशेवर भाषा का उपयोग करने का प्रयास करें।
- आपको संदेश के प्रारूप पर भी ध्यान देना चाहिए। ऐसे प्रकार, आकार और स्वरूपण का उपयोग न करें जिसे पढ़ना मुश्किल हो और बड़े अक्षरों से बचें। साइबरस्पेस में, बड़े अक्षर क्रोध को दर्शाते हैं।
चरण 4. एक समापन अभिवादन शामिल करें -- केवल ईमेल समाप्त न करें।
एक समापन अभिवादन जैसे "अभिवादन" या किसी अन्य उपयुक्त अभिवादन का उपयोग किया जा सकता है।
आपको एक समापन ग्रीटिंग चुनना चाहिए जो आपके ईमेल से मेल खाता हो। आप निश्चित रूप से एक व्यावसायिक ईमेल के अंत में "अभिवादन" नहीं लिखना चाहते हैं क्योंकि यह असभ्य होगा, है ना?
चरण 5. हस्ताक्षर जोड़ें।
भले ही आपके ईमेल पते में आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल में आपका नाम शामिल हो, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले किसी भी ईमेल पर एक हस्ताक्षर का उपयोग करें। आप अपने हस्ताक्षर में सादे पाठ या छवियों (जैसे लोगो, ब्रांड आदि) का उपयोग कर सकते हैं।
वेब ईमेल क्लाइंट या सेवा प्रदाता पर "हस्ताक्षर" विकल्प का उपयोग करें जिसका उपयोग आपने हस्ताक्षर बनाने के लिए किया था।
टिप्स
- अपने ईमेल को फ़ॉर्मेट करने के अलावा, आपको एक उपयुक्त ईमेल पते का भी उपयोग करना चाहिए। अपने बचपन के मित्र को "[email protected]" के माध्यम से ईमेल करना अभी भी ठीक हो सकता है, लेकिन आपको अपने बॉस को व्यावसायिक ईमेल भेजने के लिए उस ईमेल का उपयोग नहीं करना चाहिए।
- ईमेल लिखते समय अच्छे इंटरनेट शिष्टाचार का प्रयोग करें। अनजान संपर्कों को स्पैम ईमेल या संदेश न भेजें।
- एक ही प्राप्तकर्ता को कई संदेश भेजे जाने से रोकने के लिए भेजने से पहले अपने ईमेल की दोबारा जांच करें। यदि आप एक से अधिक ईमेल भेजते हैं, तो आपके संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
