क्या आपने हाल ही में कोई घातक गलती की है या किसी की भावनाओं को ठेस पहुंचाई है? यदि ऐसा है, तो बेझिझक माफी मांगें और ईमानदारी से और प्रभावी तरीके से, जैसे कि एक पत्र लिखकर। वास्तव में, माफी पत्र लिखना - चाहे वह व्यक्तिगत हो या पेशेवर - आपकी गलतियों को सुधारने के साथ-साथ संबंधित व्यक्ति के साथ आपके संबंधों के लिए काफी उपयोगी है। हालाँकि, सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र को ईमानदार और बिंदु पर ध्वनि बनाने के लिए नीचे दी गई विभिन्न विधियों को लागू करते हैं।
कदम
विधि 1 का 3: व्यक्तिगत माफी पत्र बनाना
चरण 1. पूछें कि स्थिति को सुधारने के लिए आप क्या कर सकते हैं।
संभावना है, प्रश्न में व्यक्ति ठीक से जानता है कि त्रुटि को ठीक करने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है। उनकी राय पूछना उनकी माफी को स्वीकार करने और स्थिति को सुधारने के लिए जो कुछ भी आवश्यक है, करने की आपकी इच्छा को दर्शाता है।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मुझे एहसास है कि मैंने आपकी पार्टी को खराब कर दिया है क्योंकि मैं अपॉइंटमेंट होने के बावजूद नहीं आया था। क्या आप चाहते हैं कि मैं आपके साथ एक कैफे में ड्रिंक करूँ या मैं अपने घर पर रात का खाना बनाऊँ, इसलिए तुम्हें अब और गुस्सा नहीं आता? तुम्हें पता है, हमारी दोस्ती मेरे लिए बहुत मायने रखती है।"
चरण 2. व्यक्तिगत रूप से माफी मांगने के लिए मिलने की संभावना प्रदान करें।
यहां तक कि अगर यह वास्तव में समस्या पर निर्भर करता है, तो उससे पूछने का प्रयास करें ताकि आप व्यक्तिगत रूप से माफी मांग सकें। पत्र को समाप्त करने से पहले, तटस्थ स्थान पर उससे मिलने की इच्छा व्यक्त करें ताकि आप व्यक्तिगत रूप से माफी मांग सकें। हालाँकि प्रस्ताव उसके द्वारा अस्वीकार कर दिया जा सकता है, फिर भी उसे पेश करें।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "मैं वास्तव में आपसे मिलना चाहता था ताकि मैं व्यक्तिगत रूप से माफी मांग सकूं। कृपया वह समय बताएं जो आपको सूट करे, ठीक है?"
चरण 3. एक समापन अभिवादन का प्रयोग करें जो आपकी भावनाओं का प्रतिनिधित्व करने में सक्षम हो।
यदि पत्र व्यक्तिगत है, तो सुनिश्चित करें कि आप एक अनौपचारिक और भावनात्मक समापन अभिवादन का भी उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, आप पत्र के अंत में "नमस्कार," "क्षमा करें," या "अभिवादन" लिख सकते हैं।
विधि २ का ३: एक पेशेवर माफी बनाना सूरत
चरण 1. संबंधित समस्या का समाधान प्रस्तुत करें।
यदि माफी आपके व्यावसायिक ग्राहकों को संबोधित है, तो सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि आप त्रुटि को ठीक करने के लिए गंभीर हैं। उदाहरण के लिए, ऐसे समाधान पेश करने का प्रयास करें जो केवल ग्राहकों द्वारा सुने जाने के बजाय प्रासंगिक और व्यावहारिक हों।
यदि पत्र आपके व्यवसाय के किसी ग्राहक को संबोधित है, तो यह कहने का प्रयास करें, "पिछले वितरण त्रुटि को ठीक करने के लिए, हम उसी उत्पाद को बिना शिपिंग के वापस कर देंगे और आपके अगले आदेश पर 30% छूट प्रदान करेंगे।"
चरण 2. स्पष्ट करें कि ऐसी स्थिति दोबारा नहीं होगी।
अंतिम पैराग्राफ में, भविष्य में फिर से होने वाली गलतियों को रोकने के लिए आपके द्वारा उठाए गए विभिन्न निवारक कदमों का वर्णन करें। आपके द्वारा ली गई सभी रोकथाम विधियों के बारे में विशिष्ट रहें और एक ही समस्या से निपटने में वे कितने प्रभावी थे।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "अब तक, मैंने भविष्य के प्रोजेक्ट में देरी होने से रोकने के लिए कई तरह के तरीके लागू किए हैं। उनमें से एक ऑनलाइन कैलेंडर सेट कर रहा है ताकि मुझे प्रोजेक्ट से एक सप्ताह, एक दिन और 8 घंटे पहले याद दिलाया जा सके। पूरा करने की समय सीमा।, मैंने नौकरी की जिम्मेदारियों की एक और विस्तृत सूची भी बनाई है ताकि मेरे द्वारा काम की जाने वाली हर परियोजना को समय पर पूरा किया जा सके।"
चरण 3. एक उचित समापन अभिवादन करें।
यदि पत्र व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए है, तो सुनिश्चित करें कि आपने पत्र को बंद करने के लिए औपचारिक अभिवादन जैसे "ईमानदारी से," या "नमस्कार" का उपयोग किया है।
विधि 3 का 3: पत्र के स्वर का निर्धारण
चरण 1. एक व्यावसायिक सहयोगी को माफी पत्र के लिए विनम्र और पेशेवर स्वर का प्रयोग करें।
अगर माफी आपके बॉस या किसी अन्य बिजनेस पार्टनर को संबोधित है, तो अपना लहजा विनम्र, औपचारिक और पेशेवर रखें। स्थिति की व्याख्या करें और सटीक, सीधे और स्पष्ट रूप से माफी मांगें। इस उम्मीद में बोलने की अत्यधिक परिचित शैली का उपयोग न करें कि दूसरा व्यक्ति आपको बाद में अधिक आसानी से क्षमा कर सकेगा।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "एक बार फिर, जो त्रुटि हुई उसके लिए मैं ईमानदारी से क्षमा चाहता हूं। भविष्य में, मैं यह सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न निवारक कदम उठाने का वादा करता हूं कि ऐसी गलती दोबारा न हो।"
- मत कहो, "मुझे सच में खेद है! मुझे आशा है कि आप मुझे क्षमा करेंगे,"। एक पेशेवर माफी पत्र के लिए वाक्य बहुत अनौपचारिक लगता है।
चरण 2. एक ईमानदार और ईमानदार स्वर का प्रयोग करें।
यदि माफी आपके व्यक्तिगत जीवन में किसी महत्वपूर्ण व्यक्ति को संबोधित है, तो सुनिश्चित करें कि पत्र का स्वर व्यक्तिगत है ताकि आपके पत्र को अधिक ईमानदार और कम मजबूर महसूस किया जा सके।
उदाहरण के लिए, यह कहने का प्रयास करें, "मुझे वास्तव में खेद है कि जब आप मज़ाक कर रहे थे तो मैंने बहुत दूर जाकर आपकी भावनाओं को आहत किया। मैंने बोलने से पहले नहीं सोचा था, लेकिन अब मुझे समझ में आया कि तुम गुस्से में क्यों हो। मुझे क्षमा करें।"
चरण 3. बहाने मत बनाओ।
हर गलती एक स्थिति से प्रेरित होगी। हालाँकि, अपनी गलती को सही ठहराने के लिए स्थिति को बहाने के रूप में उपयोग न करें! मेरा विश्वास करो, ऐसा करने से आपकी क्षमा-याचना निष्कपट प्रतीत होगी। आपने जो गलती की है और अपनी माफी पर ध्यान केंद्रित करें!
उदाहरण के लिए, यह कहने के बजाय, "मुझे खेद है कि इस परियोजना की उपेक्षा की गई। लेकिन उस समय, मेरा बेटा बीमार था और उसके बाद मेरा समय परिवार की छुट्टियों में बीत गया," कहने का प्रयास करें, "मुझे खेद है कि इस परियोजना की उपेक्षा की गई। इस अनुभव के आधार पर, मैंने भविष्य में फिर से ऐसी स्थिति को रोकने के लिए एक विशिष्ट योजना तैयार की है।"
चरण 4. दूसरों को दोष न दें।
अपने माफी पत्र में किसी और को दोष देना कितना भी लुभावना क्यों न हो, ऐसा न करें! मेरा विश्वास करो, यदि आप ऐसा करते हैं तो पत्र के मुख्य भाग में आपके सभी शब्द अर्थहीन होंगे। नतीजतन, संबंधित व्यक्ति के लिए बाद में आपकी माफी स्वीकार करना मुश्किल होगा।
चरण 5. पत्र पर हस्ताक्षर करें।
पत्र में अपना व्यक्तिगत स्पर्श (जैसे हस्ताक्षर) जोड़ने के लिए समय निकालें; दिखाएँ कि पत्र वास्तव में आपके लिए महत्वपूर्ण है। संबंधित व्यक्ति को देने से पहले आपको व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों पत्रों को प्रिंट और हस्ताक्षरित करना होगा।
- एक पेशेवर माफी पत्र एक अधिक औपचारिक चैनल (जैसे डाक मेल) के माध्यम से भेजा जाना चाहिए। इस बीच, आप संबंधित व्यक्ति को स्वयं एक पेशेवर माफी पत्र प्रस्तुत कर सकते हैं।
- यदि आपको व्यक्तिगत रूप से पत्र पर हस्ताक्षर करने में परेशानी होती है, तो कम से कम एक डिजिटल हस्ताक्षर शामिल करें। कुछ कंप्यूटर प्रोग्राम डिजिटल हस्ताक्षर बनाने और उन्हें विभिन्न दस्तावेजों में चिपकाने के लिए विशेष विकल्प प्रदान करते हैं। आप चाहें तो कागज के एक टुकड़े पर अपना हस्ताक्षर भी कर सकते हैं, इसे स्कैन कर सकते हैं, इसे अपने कंप्यूटर पर एक छवि प्रारूप में सहेज सकते हैं, और फिर इसे आवश्यक दस्तावेज़ में डाल सकते हैं।
