पुष्टिकरण पत्र विभिन्न रूपों में बनाए जा सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक का एक अलग प्रारूप होता है। किसी मीटिंग, गतिविधि या अन्य घटना के परिणामों का विवरण देने के लिए एक पुष्टिकरण पत्र आमतौर पर छोटा और सीधा होता है। एक कर्मचारी स्वीकृति पुष्टिकरण पत्र आम तौर पर लंबा होता है क्योंकि इसमें नियम और शर्तें शामिल होती हैं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को एक पत्र लिखना चाहते हैं जो पुष्टिकरण का संस्कार प्राप्त करेगा, तो अधिक व्यक्तिगत शैली में एक पत्र तैयार करें।
कदम
विधि 1 का 3: पुष्टि के लिए उम्मीदवारों को पत्र लिखना
चरण १. विश्वास को मजबूत करने के महत्व को बताते हुए पत्र की शुरुआत करें।
पुष्टिकरण का संस्कार, संस्कार के प्राप्तकर्ता और चर्च के बीच संबंधों को मजबूत करने के लिए बपतिस्मा में प्राप्त आशीर्वाद की पुष्टि है। संस्कार के लिए उम्मीदवार को व्यक्तिगत रूप से बधाई दें क्योंकि वह इच्छुक है और उसने फैसला किया है कि वे पुष्टिकरण का संस्कार प्राप्त करना चाहते हैं।
- उदाहरण के लिए, एक पत्र में कहें, "पुष्टिकरण के संस्कार को प्राप्त करने की आपकी इच्छा के समर्थन में, मुझे यीशु मसीह और चर्च के साथ अपने व्यक्तिगत संबंधों को मजबूत करने के लिए यह महत्वपूर्ण निर्णय लेने में आपकी सेवा करने का अवसर मिला है।"
- उम्मीदवार के विश्वास की यात्रा में इस निर्णय के महत्व पर जोर देने के लिए कैथोलिक धर्मशिक्षा में शब्दों और वाक्यांशों का प्रयोग करें।
चरण 2. उसके साथ अपने संबंधों पर चर्चा करें।
उन यादों और घटनाओं को साझा करें जो आपने उसके इरादों को प्रेरित करने और मजबूत करने के लिए उसके साथ साझा की हैं। किसी अन्य स्रोत से बाइबिल की कविता या उद्धरण के साथ अपनी प्रस्तुति का समर्थन करें। एक पिछली कहानी या घटना बताएं जो दर्शाती है कि आप उससे प्यार करते हैं और उसके विश्वास की यात्रा का समर्थन करते हैं।
- उदाहरण के लिए, उस समय के बारे में एक कहानी बताओ जब उसने बपतिस्मा लिया था। चर्च की शिक्षाओं या आपके विश्वासों के बारे में उन्होंने आपसे जो बातें पूछी हैं, उन्हें पत्र की शुरुआत में दिलचस्प प्रतिबिंब सामग्री के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।
- आपको एक लंबा या बहुत विस्तृत पत्र लिखने की आवश्यकता नहीं है। एक छोटा पत्र अभी भी उपयोगी है।
सुझाव:
एक पत्र लिखने से पहले, एक रूपरेखा तैयार करें और सर्वोत्तम पत्र स्क्रिप्ट बनाने के लिए कई ड्राफ्ट बनाएं।
चरण ३. एक पवित्रशास्त्र के पद की सूची बनाएं जो प्रेरित या प्रेरित करता हो।
पुष्टिकरण के संस्कार और चर्च की शिक्षाओं का अर्थ समझाने के लिए उद्धरण का प्रयोग करें। पवित्रशास्त्र के प्रेरक छंदों को खोजने के लिए एक वेबसाइट या बाइबिल कॉनकॉर्डेंस का उपयोग करें।
- उदाहरण के लिए, यह पद शामिल करें: "यहोवा का नाम एक दृढ़ गढ़ है, जिस की ओर धर्मी दौड़ते हैं और वह बच जाता है।" (नीतिवचन १८:१०)।
- उद्धृत करने के लिए एक कविता का एक और उदाहरण: "क्योंकि मैं जानता हूं कि मेरे पास तुम्हारे लिए क्या योजनाएं हैं, यहोवा की घोषणा करता है, शांति की योजना बनाता है, न कि आपदा की योजना, आपको आशा से भरा भविष्य देने के लिए।" (यिर्मयाह 29:11)।
- यह पद भी शामिल करें: "जो मुझे सामर्थ देता है उसके द्वारा मैं सब कुछ कर सकता हूं"। (फिलिप्पियों 4:13)।
चरण 4. प्राप्तकर्ता को यह समझाने का प्रयास करें कि आप सहायता प्रदान करने के लिए तैयार हैं।
पत्र को यह समझाकर समाप्त करें कि आप उसका समर्थन करना और उसके लिए प्रार्थना करना जारी रखेंगे। धन्यवाद कहो क्योंकि उसका प्यार और उपस्थिति आपको आभारी बनाती है और खुश महसूस करती है।
उदाहरण के लिए, एक पत्र लिखें, "आपका निर्णय मुझे बहुत गर्व और धन्य महसूस कराता है। जब आप पुष्टिकरण का संस्कार प्राप्त करते हैं तो मैं एक गवाह बनने के लिए सम्मानित महसूस करता हूं। मैं प्रार्थना करता हूं कि आप विश्वास, आशा और प्रेम में बढ़ते रहें।"
भिन्नता के रूप में:
यदि आप पत्र के प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, तो पत्र के अंत में संरक्षक संत को प्रार्थना लिखें।
चरण 5. इसे और अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए हस्तलिखित पत्र तैयार करें।
औपचारिक पत्रों के विपरीत, जो आमतौर पर टाइप किए जाते हैं, हस्तलिखित पुष्टिकरण पत्र अधिक व्यक्तिगत और प्रामाणिक लगते हैं जैसे कि वे सीधे दिल से कहे गए हों, इस प्रकार एक बहुत ही सार्थक स्पर्श देते हैं।
हाथ से पत्र लिखते समय जल्दबाजी न करें। जितना हो सके साफ-सुथरा लिखें और सुनिश्चित करें कि कोई गलती न हो। इसे आसान बनाने के लिए, पहले टाइप करें और फिर कॉपी करें।
विधि 2 का 3: रोजगार पुष्टिकरण सबमिट करना
चरण 1. कंपनी लेटरहेड का उपयोग करके व्यवसाय करने के लिए एक औपचारिक पत्र लिखें।
कंपनी के लेटरहेड पर टाइप किए गए व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए औपचारिक पत्र संदेशों को प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने और व्यावसायिक संचार के आधिकारिक माध्यम के रूप में पत्रों का प्रतिनिधित्व करने के लिए उपयोगी होते हैं। मानक फोंट और मार्जिन के साथ एक पत्र लिखें। लेफ्ट-अलाइन फॉर्मेट, 1 लाइन स्पेसिंग और 2 लाइन स्पेसिंग का उपयोग करके अक्षर टाइप करें।
- औपचारिक व्यावसायिक पत्र लिखते समय पते को संक्षिप्त न करें। उदाहरण के लिए, "Jl. Utama Raya 123" टाइप करने के बजाय, "Jalan Utama Raya 123" टाइप करें।
- यदि लेटरहेड में पहले से ही कंपनी का पता शामिल है, तो आपको कंपनी का पता टाइप करने की आवश्यकता नहीं है।
सुझाव:
सरकारी एजेंसियों और कंपनियों के लेटरहेड को आमतौर पर अधिकृत कर्मियों द्वारा डाउनलोड किया जा सकता है और इसमें सभी कानूनी पहलू शामिल होते हैं जिन्हें कर्मचारी स्वीकृति की पुष्टि प्रस्तुत करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए।
चरण 2. नौकरी का शीर्षक, वेतन और प्रारंभ तिथि सूचीबद्ध करें।
एक नए कर्मचारी के रूप में शामिल होने पर बधाई देते समय एक उत्साही उद्घाटन शब्द के साथ पत्र शुरू करें। आप एक संक्षिप्त नौकरी विवरण प्रस्तुत कर सकते हैं, जब तक कि स्थिति ने इसे स्पष्ट नहीं किया हो।
उदाहरण के लिए, एक पत्र में कहें: "पीटी एक्सवाईजेड के प्रबंधन की ओर से, इस पत्र के माध्यम से मैं बताता हूं कि आपको निदेशक मंडल के सचिव के रूप में प्रति माह १०,००,००० रुपये के वेतन के साथ काम करने के लिए स्वीकार किया गया है और इस पर काम करना शुरू कर दिया है। 1 मार्च 2019।"
चरण 3. उन नियमों और शर्तों का सारांश प्रदान करें जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए।
स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या ऐसी शर्तें हैं जिन्हें पत्र प्राप्त करने वाले को पूरा करना होगा। इसी तरह, यदि आप शर्तों के लिए आवेदन करते हैं, तो यह पत्र में अवश्य सूचित किया जाना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, पत्र के प्राप्तकर्ता को बायोडाटा जांच पास करनी होगी या दवा मुक्त परीक्षण पास करना होगा।
- पत्र में यह भी बताएं कि क्या नए कर्मचारी को एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करना है, जैसे कि रोजगार अनुबंध या अन्य अनुबंध।
- यदि आप आवश्यकताएं सबमिट करते हैं, तो प्राप्तकर्ता को समय सीमा से पहले उन्हें पूरा करने में सक्षम होने के लिए एक समय सीमा प्रदान करें। यदि ऐसे दस्तावेज हैं जिन पर उसे हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो उसे बताएं कि यह काम के पहले दिन किया जा सकता है।
चरण 4. कंपनी द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभों का विस्तार से वर्णन करें।
अगर कंपनी स्वास्थ्य बीमा लाभ, सेवानिवृत्ति लाभ, शिक्षा लाभ, छुट्टी प्रतिपूर्ति, या अन्य लाभ प्रदान करती है, तो उन्हें पत्र में शामिल करें। उन आवश्यकताओं को बताएं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए और इसके बारे में अधिक जानकारी कैसे प्राप्त करें ताकि नए कर्मचारी लाभ के हकदार हों।
कुछ कंपनियां उस समय से लाभ प्रदान करती हैं जब कर्मचारी काम करना शुरू करता है, लेकिन सामान्य तौर पर, कर्मचारी न्यूनतम 60 दिनों तक काम करने के बाद लाभ प्राप्त करने के हकदार होते हैं।
सुझाव:
कर्मचारी स्वीकृति पुष्टि पत्र 1 पृष्ठ से अधिक हो सकता है, लेकिन 2 पृष्ठों से अधिक नहीं। पत्र के साथ भेजे गए अन्य दस्तावेजों के माध्यम से पत्र के प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़ी जा सकने वाली विस्तृत जानकारी शामिल न करें।
चरण 5. धन्यवाद कहकर पत्र समाप्त करें।
धन्यवाद कहो क्योंकि वह आपकी कंपनी के लिए काम करना चाहता है और आपको उसके साथ काम करने में मज़ा आता है। टीम में शामिल होने वाले नए कर्मचारी के लिए अपना उत्साह या उत्साह व्यक्त करें।
- उदाहरण के लिए, एक पत्र में कहें, "पीटी एक्सवाईजेड के मिशन को साकार करने में आपके समर्थन के लिए धन्यवाद। प्रबंधन टीम में आपकी उपस्थिति का स्वागत करता है और कंपनी की प्रगति में आपके योगदान की प्रतीक्षा करता है।"
- हस्ताक्षर के ठीक ऊपर एक औपचारिक समापन अभिवादन शामिल करें, जैसे "ईमानदारी से" या "नमस्कार"।
चरण 6. अपने नाम के नीचे अपना शीर्षक लिखें।
बिजनेस लेटर टेम्प्लेट के अनुसार क्लोजिंग ग्रीटिंग के नीचे सिग्नेचर के लिए 4 स्पेस तैयार करें। हस्ताक्षर के स्थान के नीचे अपना पूरा नाम शामिल करें। नाम के नीचे, अपना शीर्षक और कंपनी का नाम सूचीबद्ध करें।
उदाहरण के लिए, अपना शीर्षक और कंपनी का नाम टाइप करें: "पीटी एक्सवाईजेड के संचालन निदेशक"।
चरण 7. मेल की सावधानीपूर्वक जांच करें।
सुनिश्चित करें कि पत्र सही टाइपिंग और व्याकरण के साथ लिखा गया है। क्या कार्मिक विभाग के किसी व्यक्ति ने यह सुनिश्चित करने के लिए पत्र पढ़ा है कि संपादकीय सही है।
पत्र में सूचीबद्ध संख्याओं की दोबारा जाँच को प्राथमिकता दें। संख्यात्मक त्रुटियां अक्सर अनजाने में होती हैं और इससे गलतफहमी हो सकती है, कभी-कभी कानूनी परिणाम भी।
चरण 8. पत्र को प्रिंट करें और भेजने से पहले उस पर हस्ताक्षर करें।
गुणवत्ता वाले कागज का उपयोग करके मुद्रित पत्र अधिक पेशेवर लगते हैं। भले ही आप ईमेल का उपयोग करके एक पत्र भेज रहे हों, एक हस्ताक्षरित, आधिकारिक पत्र भेजें। अक्षरों पर हस्ताक्षर करने के लिए नीली या काली स्याही से बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करें। एक शीर्षक शामिल करें, उदाहरण के लिए "एस.कॉम।" या "एम.सी." अगर जरुरत हो।
पत्र जल्द से जल्द भेजें ताकि नए कर्मचारियों को काम के पहले दिन के रूप में निर्धारित तिथि से पहले पत्र मिल जाए।
सुझाव:
लिफाफे पर टाइप किया गया पता पत्र को अधिक पेशेवर बनाता है। पत्र टाइप करने के कार्यक्रम टेम्पलेट प्रदान करते हैं जो आपको पत्र के कवर पर सही स्थिति में पता प्रिंट करने में मदद करते हैं।
विधि 3 का 3: एक अन्य आधिकारिक पुष्टिकरण पत्र का प्रारूप तैयार करना
चरण 1. औपचारिक व्यावसायिक पत्र के प्रारूप में पत्र टाइप करें।
यह पत्र ईमानदारी दिखाता है और सही शब्दों के साथ संदेश देता है। कई पत्र टाइपिंग प्रोग्राम पुष्टिकरण पत्र बनाने के लिए व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट प्रदान करते हैं। टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
- कानूनी तौर पर, एक पुष्टिकरण पत्र का उपयोग मौखिक समझौते के रिकॉर्ड के रूप में किया जा सकता है। एक व्यावसायिक पत्र को अदालत में साक्ष्य के रूप में स्वीकार किया जाता है क्योंकि यह औपचारिक पत्र प्रारूप का उपयोग करता है।
- पुष्टिकरण पत्र आमतौर पर बहुत छोटे होते हैं और 1 पृष्ठ से अधिक नहीं होते हैं। कभी-कभी, पुष्टिकरण पत्र में केवल 1 पैराग्राफ होता है।
चरण 2. उचित अभिवादन दें।
सामान्य तौर पर, पुष्टिकरण पत्र अभिवादन से शुरू होते हैं, जैसे "प्रिय।" उसके बाद "पिता" या "माँ" और पत्र के प्राप्तकर्ता का पूरा नाम। यदि उसके पास डॉक्टरेट है, तो "डॉ" शामिल करें। प्राप्तकर्ता के नाम के सामने। पत्र प्राप्त करने वाले का नाम लिखने के बाद अल्पविराम लगाएं।
- यदि आप प्राप्तकर्ता का लिंग नहीं जानते हैं, तो बस पूरा नाम लिखें।
- संक्षिप्त नाम "श्रीमती" का प्रयोग न करें जब तक कि आप पुष्टि नहीं कर सकते कि प्राप्तकर्ता एक विवाहित महिला है।
चरण 3. विशेष रूप से सौदे की पुष्टि करें।
पुष्टिकरण पत्रों को एक लंबे परिचय या सुखदता के साथ शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। उस नियोजित गतिविधि या समझौते को स्पष्ट रूप से बताएं जिसकी आप पुष्टि करना चाहते हैं, जैसे बैठक की तिथि, समय और स्थान।
- उदाहरण के लिए, पत्र की शुरुआत "पुष्टिकरण के रूप में" या "मैं इसकी पुष्टि करता हूं" लिखकर करें और उसके बाद वह जानकारी लिखें जिसकी आप पुष्टि करना चाहते हैं।
- आपको यह सूचित करने के लिए कि आपने कुछ प्राप्त किया है, पत्र को "इस पत्र के माध्यम से, मुझे प्राप्त हुआ है" लिखकर शुरू करें और उसके बाद आपको प्राप्त वस्तु का नाम लिखें।
औपचारिकता के पहलू में त्रुटियां: किसी ऐसे व्यक्ति के साथ व्यक्तिगत समझौते की पुष्टि करने के लिए एक पत्र जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं, आकस्मिक शैली में ठीक है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आपका पत्र औपचारिक और पेशेवर लगता है।
चरण 4. अन्य महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करें।
विस्तृत जानकारी भी शामिल करें, जैसे कि शामिल प्रत्येक व्यक्ति का नाम और शीर्षक, उनके संबंधित कर्तव्य, गतिविधियों की अनुसूची, या वित्तीय समझौते। अपेक्षाओं को स्पष्ट करने के लिए उन नियमों या शर्तों पर जोर दें जो समझौते का हिस्सा हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप इस बात की पुष्टि करते हुए एक पत्र लिख रहे हैं कि प्राप्तकर्ता एक गैर-लाभकारी संस्था के लिए स्वयंसेवा करने जा रहा है, तो उसमें दिनांक, समय, घटना का स्थान और एक स्वयंसेवक के रूप में उसे किए जाने वाले कार्यों को शामिल करें।
चरण 5. यदि आवश्यक हो तो प्रतिक्रिया के लिए पूछें।
पत्र को बंद करने से पहले, बताएं कि आप पत्र के प्राप्तकर्ता से आपसे संपर्क करने और आपको आवश्यक जानकारी प्रदान करने के लिए कह रहे हैं। यदि आप एक अनुरोध करने या एक असाइनमेंट असाइन करने के लिए एक पत्र भेज रहे हैं, तो उसे अपनी शर्तों के लिए एक समझौते के रूप में आपको बताने के लिए कहें।
यहां तक कि अगर आप पत्र के प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने के लिए नहीं कहते हैं, तो उसे सूचित करना एक अच्छा विचार है कि वह संचार के कुछ साधनों का उपयोग करके आपसे संपर्क कर सकता है यदि वह कुछ पूछना चाहता है। उदाहरण के लिए, "यदि आपको अधिक जानकारी चाहिए, तो कृपया मुझसे दूरभाष (007) 123-4567 पर संपर्क करें।"
चरण 6. पत्र के प्राप्तकर्ता को धन्यवाद।
धन्यवाद कहने के लिए एक नया पैराग्राफ बनाएं क्योंकि वह गतिविधि में शामिल होने के लिए तैयार है या पत्र के अनुसार आपके द्वारा रखी गई शर्तों से सहमत है।
- उदाहरण के लिए, किसी गैर-लाभकारी संस्था के लिए स्वयंसेवा करने के इच्छुक किसी व्यक्ति के अनुमोदन की पुष्टि करने के लिए, एक पत्र में लिखें, "इस गतिविधि के मिशन में भाग लेने की आपकी प्रतिबद्धता के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। मैं वास्तव में आपके समर्थन की सराहना करता हूं।"
- जरूरत पड़ने पर उत्साह व्यक्त करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक साक्षात्कार कार्यक्रम की पुष्टि करना चाहते हैं, तो एक पत्र में कहें, "मैं _ को दिए गए अवसर की सराहना करता हूं" या "मैं साक्षात्कार के दौरान आपके साथ चर्चा करने के लिए उत्सुक हूं।"
चरण 7. मुद्रण से पहले पत्र की जाँच करें और सही करें।
यदि टाइपो या व्याकरण संबंधी त्रुटियां हैं तो पुष्टिकरण पत्रों को गंभीरता से नहीं लिया जाएगा। चेक किए जाने के अलावा, सुनिश्चित करें कि आप एक स्पष्ट और सीधा पत्र लिखते हैं।
- पत्र को जोर से पढ़ें ताकि आप यह निर्धारित कर सकें कि किसी गलती को सुधारते समय किन वाक्यों को फिर से लिखना या छोटा करना है।
- व्यावसायिक शर्तों या शब्दजाल से बचें। उन चीजों को बताएं जिन्हें आप स्पष्ट रूप से और सीधे पुष्टि करना चाहते हैं।
चरण 8. अक्षरों को प्रिंट करने के लिए उच्च गुणवत्ता वाले कागज का उपयोग करें।
एक बार जब पत्र की जाँच हो जाए और कोई त्रुटि न हो, तो इसे प्रीमियम स्टेशनरी का उपयोग करके प्रिंट करें। स्टेशनरी स्टोर या ऑनलाइन पर्याप्त स्टेशनरी खरीदें।
- यदि आप किसी कंपनी या संगठन के कर्मचारी या प्रतिनिधि के रूप में पत्र भेजना चाहते हैं, तो कंपनी या संगठन के लेटरहेड का उपयोग करें। हालाँकि, यदि आप व्यक्तिगत मामलों की पुष्टि करना चाहते हैं, तो कंपनी के लेटरहेड का उपयोग न करें, भले ही आप स्वामी हों।
- पत्र टाइप करने के कार्यक्रम टेम्पलेट प्रदान करते हैं जिनका उपयोग आप अपने पत्र को यथासंभव तैयार करने के लिए वैयक्तिकृत लेटरहेड बनाने के लिए कर सकते हैं।
चरण 9. नीली या काली स्याही से पत्र पर हस्ताक्षर करें।
एक बार पत्र छपने के बाद, अपने नाम के ऊपर दिए गए स्थान पर साफ-सुथरे हस्ताक्षर करें। स्टाइलिश दिखने की कोशिश करने के बजाय सुनिश्चित करें कि आपका हस्ताक्षर पेशेवर और वैध है।
अपना पूरा नाम लिखकर या अपने आईडी कार्ड पर अपने हस्ताक्षर के अनुसार पत्र पर हस्ताक्षर करें। सामान्य तौर पर, पुष्टिकरण पत्रों में पहले नाम, आद्याक्षर या आद्याक्षर का उपयोग नहीं करना चाहिए।
चरण 10. जल्द से जल्द प्राप्तकर्ता के पते पर पत्र भेजें।
पत्र पर हस्ताक्षर होने के बाद तुरंत उसी दिन भेज दें। यदि डिलीवरी पर्ची की तारीख पत्र की तारीख के कुछ दिन बाद है तो आप एक अच्छा प्रभाव नहीं बना रहे हैं।
