एक्सेल 2007 स्प्रेडशीट में ड्रॉप-डाउन बॉक्स जोड़ने से विकल्पों की एक सूची प्रदान करके डेटा प्रविष्टि को तेज किया जा सकता है, बजाय उन्हें एक-एक करके टाइप करने के। जब आप वर्कशीट सेल पर ड्रॉप-डाउन बॉक्स रखते हैं, तो सेल पर एक तीर दिखाई देता है। तीर पर क्लिक करके और फिर वांछित प्रविष्टि का चयन करके डेटा दर्ज किया जा सकता है। आप कुछ ही मिनटों में एक ड्रॉप-बॉक्स स्थापित कर सकते हैं और डेटा प्रविष्टि की गति में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं।
कदम
चरण 1. इसमें एक ड्रॉप-डाउन बॉक्स डालने के लिए स्प्रेडशीट खोलें।
चरण 2. उन प्रविष्टियों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन में दिखाना चाहते हैं।
डेटा को उस क्रम में टाइप करें जिस क्रम में आप इसे प्रदर्शित करना चाहते हैं। प्रविष्टियां एक ही कॉलम या पंक्ति में दर्ज की जानी चाहिए और इसमें रिक्त सेल नहीं होने चाहिए।
वांछित डेटा को एक अलग वर्कशीट पर सूचीबद्ध करने के लिए, वर्कशीट के टैब पर क्लिक करें जहां आपने डेटा दर्ज किया था। उस डेटा को टाइप करें और चुनें जिसे आप सूची में दिखाना चाहते हैं। चयनित श्रेणी पर राइट-क्लिक करें और फिर दिखाई देने वाली सूची से "नाम एक श्रेणी" पर क्लिक करें। "नाम" बॉक्स में एक श्रेणी का नाम टाइप करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें। आप वर्कशीट की सामग्री को अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा बदलने से रोकने के लिए उसे सुरक्षित या छुपा सकते हैं।
चरण 3. उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप ड्रॉप-डाउन बॉक्स रखना चाहते हैं।
चरण 4. Microsoft Excel 2007 रिबन पर "डेटा" टैब पर क्लिक करें।
चरण 5. "डेटा उपकरण" समूह में "डेटा सत्यापन" बटन पर क्लिक करें।
"डेटा सत्यापन" संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 6. "सेटिंग" टैब पर क्लिक करें और फिर "अनुमति दें" बॉक्स के नीचे सूची से "सूची" पर क्लिक करें।
चरण 7. "स्रोत" बॉक्स के अंत में बटन पर क्लिक करें।
उस सूची का चयन करें जिसे आप ड्रॉप-डाउन बॉक्स में दर्ज करना चाहते हैं।
यदि आपने पहले ही एक श्रेणी का नाम बना लिया है, तो "स्रोत" बॉक्स में श्रेणी के नाम के बाद एक समान चिह्न टाइप करें।
चरण 8. "रिक्त पर ध्यान न दें" चेकबॉक्स को चुनें या साफ़ करें, यह इस पर निर्भर करता है कि आप ड्रॉप-डाउन बॉक्स वाले कक्षों को खाली छोड़ने की अनुमति देते हैं या नहीं।
सुनिश्चित करें कि "इन-सेल ड्रॉपडाउन" चेकबॉक्स चयनित है।
चरण 9. ड्रॉप-डाउन सेल चयनित होने पर संदेश बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए "इनपुट संदेश" टैब पर क्लिक करें।
सुनिश्चित करें कि "सेल चयनित होने पर इनपुट संदेश दिखाएं" चेकबॉक्स चयनित है और वह संदेश टाइप करें जिसे आप "शीर्षक:" और "इनपुट संदेश:" बॉक्स में दिखाना चाहते हैं।
चरण 10. यदि ड्रॉप-डाउन बॉक्स में दर्ज डेटा मेल नहीं खाता है, तो त्रुटि संदेश प्रदर्शित करने के लिए "त्रुटि चेतावनी" टैब पर क्लिक करें।
सुनिश्चित करें कि "अमान्य डेटा दर्ज होने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं" चेकबॉक्स चयनित है। चेतावनियां या जानकारी प्रदर्शित करने के लिए लेकिन गलत डेटा इनपुट की अनुमति देने के लिए, "शैली" ड्रॉप-डाउन बॉक्स से "चेतावनी" या "सूचना" चुनें। संदेश प्रदर्शित करने और गलत डेटा को प्रवेश करने से रोकने के लिए, "शैली" ड्रॉप-डाउन बॉक्स से "रोकें" चुनें। वह संदेश टाइप करें जिसे आप "शीर्षक:" और "त्रुटि संदेश:" बॉक्स में प्रदर्शित करना चाहते हैं।
चरण 11. सत्यापन मानदंड को सहेजने और ड्रॉप-डाउन बॉक्स बनाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
टिप्स
- ड्रॉप-डाउन बॉक्स को निकालने के लिए, बॉक्स वाले सेल पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने के लिए, उस सेल का चयन करें जिसमें सूची है। Microsoft Excel 2007 रिबन पर "डेटा" टैब पर क्लिक करें। "डेटा उपकरण" समूह से "डेटा सत्यापन" बटन पर क्लिक करें। "सेटिंग" टैब पर क्लिक करें और फिर "सभी साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- यदि ड्रॉप-डाउन सूची में प्रविष्टि कक्षों के स्तंभ से अधिक चौड़ी है, तो संपूर्ण पाठ प्रदर्शित करने के लिए कक्षों के स्तंभ की चौड़ाई बदलें।
