यह wikiHow आपको सिखाता है कि अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel स्प्रेडशीट में एक ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं। इस सुविधा के साथ, आप चयन योग्य प्रविष्टियों की एक सूची बना सकते हैं और वर्कशीट पर एक खाली बॉक्स में ड्रॉप-डाउन चयनकर्ता जोड़ सकते हैं। यह सुविधा केवल एक्सेल के डेस्कटॉप संस्करण पर उपलब्ध है।
कदम
2 का भाग १: सूची बनाना
चरण 1. एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइल खोलें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
आप अपने कंप्यूटर पर संग्रहीत फ़ाइल को ढूंढ और डबल-क्लिक कर सकते हैं या Microsoft Excel खोल सकते हैं और एक नई कार्यपत्रक बना सकते हैं।
चरण 2. एक कॉलम में ड्रॉप-डाउन सूची प्रविष्टियां दर्ज करें।
सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक प्रविष्टि को एक ही कॉलम में क्रमिक रूप से एक अलग बॉक्स में दर्ज करते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं जिसमें "जकार्ता", "बांडुंग" और "एम्बॉन" शामिल हैं, तो बॉक्स ए1 में "जकार्ता" टाइप करें, बॉक्स ए2 में "बांडुंग" और बॉक्स ए3 में "एंबोन" टाइप करें।
चरण 3. उस खाली बॉक्स पर क्लिक करें जहाँ आप ड्रॉप-डाउन मेनू जोड़ना चाहते हैं।
आप वर्कशीट के किसी भी बॉक्स में ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ सकते हैं।
चरण 4. टूलबार रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें।
यह बटन आपको टूलबार के ऊपर, स्प्रैडशीट के शीर्ष पर मिलेगा। इसके बाद डाटा टूल्स ओपन हो जाएंगे।
चरण 5. "डेटा" टूलबार पर डेटा सत्यापन बटन पर क्लिक करें।
यह बटन हरे रंग की टिक और लाल स्टॉप साइन के साथ दो अलग-अलग बॉक्स जैसा दिखता है। उसके बाद एक नई पॉप-अप विंडो खुलेगी।
चरण 6. "डेटा सत्यापन" पॉप-अप विंडो में अनुमति दें ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
आप इस मेनू को "सेटिंग" पॉप-अप टैब में पा सकते हैं।
"डेटा सत्यापन" पॉप-अप विंडो स्वचालित रूप से "सेटिंग" टैब खुल जाएगी।
चरण 7. "अनुमति दें" ड्रॉप-डाउन मेनू से सूची का चयन करें।
इस विकल्प के साथ, आप चयनित रिक्त बॉक्स पर एक सूची बना सकते हैं।
चरण 8. विकल्पों को चिह्नित करें
इन-सेल ड्रॉपडाउन।
एक बार चिह्नित होने के बाद, आप वर्कशीट पर चयनित बॉक्स में एक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं।
चरण 9. विकल्पों को चिह्नित करें
रिक्त (वैकल्पिक) पर ध्यान न दें।
फ़्लैग किए जाने पर, उपयोगकर्ता त्रुटि संदेश प्राप्त किए बिना ड्रॉप-डाउन सूची को साफ़ कर सकते हैं।
यदि आपके द्वारा बनाई गई ड्रॉप-डाउन सूची अनिवार्य है, तो सुनिश्चित करें कि आप इस बॉक्स को चेक नहीं करते हैं। यदि यह अनिवार्य विकल्प नहीं है, तो आप इसे चिह्नित कर सकते हैं।
चरण 10. पॉप-अप विंडो में "स्रोत" टेक्स्ट के नीचे कॉलम पर क्लिक करें।
आप उस डेटा सेट या प्रविष्टियों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं।
चरण 11. कार्यपत्रक पर डेटा सेट/प्रविष्टि ड्रॉप-डाउन सूची का चयन करें।
उस डेटा सेट का चयन करने के लिए कर्सर का उपयोग करें जिसे आप शीट पर ड्रॉप-डाउन सूची में जोड़ना चाहते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप बॉक्स A1, A2, और A3 में "जकार्ता", "बांडुंग" और "अंबोन" प्रविष्टियां टाइप करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने A1 से A3 तक की बॉक्स श्रेणी का चयन किया है।
- वैकल्पिक रूप से, आप "स्रोत" फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन सूची की डेटा श्रेणी को मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं। इस विकल्प के लिए, सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक प्रविष्टि को अल्पविराम से अलग करते हैं।
2 का भाग 2: सूची गुणों को संशोधित करना
चरण 1. "डेटा सत्यापन" पॉप-अप विंडो पर इनपुट संदेश टैब पर क्लिक करें।
यह विंडो के शीर्ष पर एक टैब है। इस टैब पर, आप ड्रॉप-डाउन सूची के आगे प्रदर्शित करने के लिए एक पॉप-अप संदेश बना सकते हैं।
चरण 2. विकल्पों को चिह्नित करें
इनपुट संदेश दिखाएं….
इस विकल्प के साथ, सूची प्रविष्टि चयनित होने पर आप एक छोटा पॉप-अप संदेश प्रदर्शित कर सकते हैं।
यदि आप कोई पॉप-अप संदेश नहीं दिखाना चाहते हैं, तो बस बॉक्स को साफ़ करें।
चरण 3. "शीर्षक" और "इनपुट संदेश" फ़ील्ड में टेक्स्ट दर्ज करें।
ड्रॉप-डाउन सूची का वर्णन करने, वर्णन करने या अधिक जानकारी प्रदान करने के लिए आप इन स्तंभों का उपयोग कर सकते हैं।
आपके द्वारा टाइप किया जाने वाला शीर्षक और इनपुट संदेश बॉक्स चयनित होने पर ड्रॉप-डाउन सूची के बगल में एक छोटी पीली पॉप-अप विंडो में दिखाई देगा।
चरण 4. पॉप-अप विंडो के शीर्ष पर त्रुटि चेतावनी टैब पर क्लिक करें।
जब भी ड्रॉप-डाउन बॉक्स में अमान्य डेटा दर्ज किया जाता है, तो इस टैब पर, आप एक त्रुटि पॉप-अप संदेश प्रदर्शित कर सकते हैं।
चरण 5. विकल्पों को चिह्नित करें
त्रुटि अलर्ट दिखाएं…।
फ़्लैग किए जाने पर, जब उपयोगकर्ता ड्रॉप-डाउन बॉक्स में अमान्य डेटा टाइप करता है, तो एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित होगा।
यदि त्रुटि संदेश प्रदर्शित करने की आवश्यकता नहीं है, तो बस बॉक्स को साफ़ करें।
चरण 6. शैली ड्रॉप-डाउन मेनू में त्रुटि संदेश शैली चुनें।
आप इस मेनू से "स्टॉप", "चेतावनी" और "सूचना" जैसे विकल्पों का चयन कर सकते हैं।
- विकल्प " विराम " एक संदेश के साथ एक त्रुटि पॉप-अप विंडो प्रदर्शित करेगा जिसे आप संशोधित कर सकते हैं, साथ ही उपयोगकर्ता को उस डेटा को दर्ज करने से रोकेंगे जो ड्रॉप-डाउन सूची में उपलब्ध नहीं है।
-
विकल्प " चेतावनी " तथा " जानकारी "उपयोगकर्ता को अमान्य डेटा दर्ज करने से नहीं रोकेगा, लेकिन आइकन के साथ एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित कर सकता है"!
"पीला या" मैं" नीला है।
चरण 7. अपनी खुद की "शीर्षक" और "त्रुटि संदेश" प्रविष्टियां दर्ज करें (वैकल्पिक)।
ड्रॉप-डाउन बॉक्स में अमान्य डेटा टाइप किए जाने पर प्रदर्शित करने के लिए आप अपना स्वयं का शीर्षक और त्रुटि संदेश दर्ज कर सकते हैं।
- आप इन कॉलमों को खाली छोड़ सकते हैं। यदि खाली छोड़ दिया जाता है, तो Microsoft Excel सामान्य त्रुटि टेम्पलेट के शीर्षक और डिफ़ॉल्ट त्रुटि संदेश का उपयोग किया जाएगा।
- प्रोग्राम के डिफ़ॉल्ट त्रुटि टेम्पलेट का शीर्षक "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल" है और इसमें संदेश है "आपके द्वारा दर्ज किया गया मान मान्य नहीं है। एक उपयोगकर्ता के पास प्रतिबंधित मान हैं जिन्हें इस सेल में दर्ज किया जा सकता है"।
चरण 8. "डेटा सत्यापन" विंडो पर ओके बटन पर क्लिक करें।
एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाई जाएगी और चयनित बॉक्स में जोड़ दी जाएगी।
टिप्स
- जब आप ड्रॉप-डाउन सूची बनाना समाप्त कर लें, तो यह सुनिश्चित करने के लिए सूची खोलें कि सभी प्रविष्टियाँ या डेटा सही ढंग से प्रदर्शित हैं। कभी-कभी, आपको बॉक्स को चौड़ा करने की आवश्यकता होती है ताकि सभी प्रविष्टियां या डेटा पूर्ण रूप से प्रदर्शित हों।
- ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डेटा सेट दर्ज करते समय, डेटा को उस क्रम में टाइप करें जिसे आप ड्रॉप-डाउन मेनू में दिखाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप वर्णानुक्रम में प्रविष्टियाँ टाइप कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता कुछ डेटा/मानों को अधिक आसानी से पा सकें।
