एक रोजगार प्रमाण पत्र (या रोजगार सत्यापन पत्र) एक औपचारिक पत्राचार है जो आमतौर पर एक नियोक्ता द्वारा अनुरोध करने वाले पक्ष को लिखा जाता है, जिसका उद्देश्य कर्मचारी के कार्य इतिहास को मान्य करना है। आम तौर पर ऋण के लिए आवेदन करने, संपत्ति किराए पर लेने, नई नौकरी के लिए आवेदन करने या कार्य इतिहास को सत्यापित करने के लिए अन्य कारणों से एक रोजगार प्रमाण पत्र की आवश्यकता होती है। रोजगार प्रमाण पत्र लिखते समय, समझाएं कि आप कौन हैं, कर्मचारी के कर्तव्यों का एक ईमानदार सारांश प्रदान करें और नौकरी की पुष्टि करें। इस प्रमाणपत्र को पेशेवर लेटरहेड का उपयोग करना चाहिए और संपर्क जानकारी और हस्ताक्षर प्रदान करना चाहिए। एक पूर्ण और सटीक रोजगार प्रमाण पत्र कैसे बनाया जाता है, यह जानने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों को पढ़ें।
कदम
2 का भाग 1: रोजगार प्रमाणपत्र लिखने की तैयारी
चरण 1. इस बारे में सोचें कि आप रोजगार प्रमाणपत्र क्यों लिख रहे हैं।
पत्र की भाषा की सामग्री और स्वर प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है। वित्तीय संस्थानों के लिए, भाषा के एक पेशेवर स्वर का उपयोग करें और वित्तीय जानकारी (जैसे वेतन, कमीशन, वृद्धि और बोनस) शामिल करें। दूसरी ओर, यदि आप किसी ऐसे कर्मचारी के लिए रोजगार प्रमाण पत्र लिख रहे हैं जो एक नई नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है, तो भाषा का स्वर अधिक अनौपचारिक हो सकता है और आप वित्तीय जानकारी शामिल नहीं कर सकते हैं।
इसके उद्देश्य और दायरे को समझकर, आप एक ऐसा पत्र लिख सकते हैं जो प्राप्तकर्ता की आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
चरण 2. इस बारे में सोचें कि इसे किसे लिखना चाहिए।
आम तौर पर, एक पर्यवेक्षक द्वारा एक रोजगार प्रमाण पत्र लिखा जाता है। इस स्थिति में, कर्मचारी आपको एक नियोक्ता के रूप में विशिष्ट उद्देश्यों के लिए रोजगार पत्र लिखने के लिए कहेगा। दूसरी ओर, कर्मचारी अपने लिए रोजगार प्रमाण पत्र का पत्र लिख सकते हैं। इस स्थिति में, आप कर्मचारी के रूप में इसे स्वयं लिखेंगे और फिर बॉस से हस्ताक्षर करने या आवश्यकतानुसार इसे बदलने के लिए कहेंगे। जब भी संभव हो, नियोक्ता को इसे कर्मचारी की ओर से लिखना चाहिए, न कि इसके विपरीत।
- यदि आप बॉस हैं जो कर्मचारियों को पत्र लिखते हैं, तो आप उन्हें अपने विनिर्देशों के अनुसार संरचित कर सकते हैं और उनमें संदेशों को नियंत्रित कर सकते हैं। इसके अलावा, एक नियोक्ता के रूप में, आप जो पत्र लिखते हैं उसे वास्तविक और ईमानदार माना जाता है। हालांकि, मुख्य बाधा इसमें लगने वाला समय है। एक बॉस के रूप में, निश्चित रूप से, आपके पास एक व्यस्त कार्यक्रम है, जबकि इस पत्र की तैयारी में समय लगेगा। इस वजह से, रोजगार प्रमाण पत्र आमतौर पर संक्षिप्त और संक्षिप्त होते हैं, इसलिए आप बहुत अधिक समय बर्बाद नहीं करते हैं, खासकर यदि आप पहले ही ऐसा कर चुके हैं।
- यदि आप एक कर्मचारी हैं जो स्वयं लिखते हैं, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि प्राप्तकर्ताओं को कौन सी जानकारी देनी है और अपने बॉस के साथ विचार साझा करने के लिए समय निकालने की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, बॉस पर उस समय का बोझ नहीं पड़ता है जो उसे लिखने के लिए प्रदान किया जाना चाहिए (यदि आप इसे स्वयं लिखते हैं, तो बॉस खुश हो सकता है क्योंकि उसे इसे स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है)। हालाँकि, बॉस को हमेशा हस्ताक्षर करना चाहिए और एक संभावना है कि वह आपके पत्र की सामग्री को पढ़ने के बाद ऐसा करने से हिचकिचाएगा। यदि ऐसा है, तो आपको या तो इसे फिर से लिखना चाहिए या उसे स्वयं इसे आपके लिए लिखने के लिए राजी करना चाहिए।
चरण 3. आवश्यक जानकारी इकट्ठा करें।
एक बार जब आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं और पत्र कौन लिख रहा है, तो आपको पत्र में आवश्यक जानकारी एकत्र करनी होगी।
- यदि आप बॉस हैं, तो कर्मचारी से बात करके देखें कि वह क्या शामिल करना चाहता है। चर्चा करें कि प्राप्तकर्ता कौन है, पत्र का उद्देश्य क्या है, किन विशिष्टताओं को शामिल करने की आवश्यकता है, और इसे कब भेजा जाना चाहिए।
- यदि आप एक कर्मचारी हैं और स्वयं पत्र लिखते हैं, तो आवश्यक सभी जानकारी पहले से ही है, लेकिन आपको पहले अपने बॉस से बात करनी चाहिए और पूछना चाहिए कि वह किस तरह के पत्र की अपेक्षा करता है। यह सुनिश्चित करता है कि आप एक पत्र लिखते हैं जो नियोक्ता के विनिर्देशों के अनुरूप है और उसके हस्ताक्षर प्राप्त करता है।
भाग २ का २: रोजगार प्रमाण पत्र लिखना
चरण 1. कंपनी लेटरहेड का प्रयोग करें।
कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर रोजगार प्रमाण पत्र लिखें। यदि आप बॉस हैं, तो यह पेपर उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है। यदि आप एक कर्मचारी हैं, तो पहले पूछें कि क्या आप उनका उपयोग कर सकते हैं। कंपनी का आधिकारिक लेटरहेड आपके पत्र को प्रमाणित करेगा और प्राप्तकर्ता को उसकी सामग्री में विश्वास दिलाएगा।
यदि आपके पास आधिकारिक लेटरहेड नहीं है, तो आप लेटर हेडर बनाने के लिए कंप्यूटर का उपयोग कर सकते हैं। हेडर में कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर और ईमेल पता होना चाहिए। पत्र के लेखक (और शीर्षक) और पत्र लिखे जाने की तारीख के बारे में भी जानकारी प्रदान करें।
चरण 2. प्राप्तकर्ता को पत्र को विशेष रूप से यथासंभव संबोधित करें।
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, तो इसे सीधे संबंधित व्यक्ति को संबोधित करें। यदि आप नहीं जानते कि इसे कौन पढ़ रहा है, तो इसे संगठन को संबोधित करें, एक विषय पंक्ति के साथ पत्र की सामग्री का वर्णन करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप प्राप्तकर्ता का पता और नाम जानते हैं, तो उसे हेडर के ठीक नीचे लिखें। उचित अभिवादन के साथ इसका पालन करें, जैसे "प्रिय [श्री सुदीरमन]।"
- यदि आप नहीं जानते कि पत्र किसको संबोधित किया गया है, तो पत्र की सामग्री का वर्णन करने वाली विषय पंक्ति के साथ इसे उपयुक्त विभाग को भेजें। उदाहरण के लिए, ऋण प्राप्त करने के उद्देश्य से किसी वित्तीय संस्थान को एक पत्र के लिए, आप अपनी स्थानीय शाखा को एक पत्र भेज सकते हैं जिसमें विषय पंक्ति "ऋण आवेदन के लिए कर्मचारी विवरण" लिखा हो। अभिवादन का पालन करें जैसे "किससे चिंतित।"
चरण 3. वर्णन करें कि आप कौन हैं।
पहले बॉडी पैराग्राफ में, बताएं कि आप कौन हैं और पत्र लिखने का उद्देश्य क्या है। अपनी स्थिति, सेवा की लंबाई, और आप उस कर्मचारी को कितने समय से जानते हैं जिसने प्रमाण पत्र का अनुरोध किया था। यदि आप एक कर्मचारी हैं जो स्वयं लिखते हैं, तो ऐसे लिखते रहें जैसे कि पत्र आपके बॉस की ओर से आया है क्योंकि वह उस पर हस्ताक्षर करने वाला होगा।
उदाहरण के लिए, "मेरा नाम बुडी जाटमिको है और मैं पीटी में मार्केटिंग और बिक्री का उप प्रमुख हूं। एबीसी। मैंने पीटी। एबीसी में 12 साल तक काम किया है और इस कर्मचारी को सात साल से जानता हूं। पिछले तीन वर्षों से मेरे पास है कर्मचारी का प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक रहा है।"
चरण 4. सत्यापन प्रदान करें।
सामग्री का अगला पैराग्राफ कर्मचारी की नौकरी को सारांशित करता है, जिसमें रोजगार शुरू होने की तारीख, शीर्षक, नौकरी अस्थायी या स्थायी है, और क्या कर्मचारी अभी भी वहां काम कर रहा है। यदि आवश्यक हो तो यह पैराग्राफ कर्मचारी को वित्तीय जानकारी प्रदान करता है।
- उदाहरण के लिए, "यह पत्र एक पुष्टि है कि कर्मचारी वास्तव में यहां काम करता है। उसने 7 सितंबर, 2003 से पीटी। एबीसी में सात साल तक काम किया है। वह बिक्री के उप निदेशक का पद रखता है, जो कि एक स्थायी स्थिति है पीटी एबीसी। 7 जनवरी 2011 तक, वह अभी भी पीटी एबीसी में उस पद के साथ काम कर रहा है।"
- एक अन्य उदाहरण: "यह पत्र पुष्टि करता है कि कर्मचारी ने पीटी। एबीसी में सात साल तक काम किया। संबंधित व्यक्ति ने पीटी। एबीसी में 7 सितंबर, 2003 से 7 जनवरी, 2011 तक काम किया। उन्होंने पीटी में उप बिक्री निदेशक का पद संभाला। एबीसी. उन्होंने पीटी एबीसी में सात साल तक स्थायी कर्मचारी के रूप में काम किया और प्रति माह आईडीआर 35 मिलियन के वेतन के साथ।"
चरण 5. कर्मचारी के कर्तव्यों को सारांशित करें।
यह पैराग्राफ कर्मचारी के कर्तव्यों का वर्णन करता है, जो अन्य नौकरियों के लिए आवेदन करने वाले कर्मचारियों के लिए रोजगार प्रमाण पत्र में बहुत आवश्यक हैं। भले ही रोजगार प्रमाण पत्र सिफारिश का पत्र नहीं है, लेकिन कर्मचारी के सकारात्मक मूल्यांकन को शामिल करने में कुछ भी गलत नहीं है। यह अतिरिक्त जानकारी एक नियोक्ता के रूप में आपकी प्रतिष्ठा को बढ़ाएगी और कर्मचारियों को नई नौकरी, संपत्ति या ऋण खोजने में सहायता करेगी।
उदाहरण के लिए, "पीटी एबीसी में एक कर्मचारी के कर्तव्य इस प्रकार हैं: बोगोर क्षेत्र और उसके आसपास रेडिएटर बिक्री के लिए जिम्मेदार। वह एक प्रबंधकीय स्थिति रखता है और सात से नौ लोगों की टीम को प्रेरित करने के लिए जिम्मेदार है। उसे यह सुनिश्चित करना होगा ग्राहकों की संतुष्टि, ग्राहकों की शिकायतों का समाधान, और बिक्री की प्रगति की रिपोर्ट हर तीन महीने में प्रधान कार्यालय को दें।"
चरण 6. कर्मचारियों के बारे में संवेदनशील या अवैध जानकारी से बचें।
संभावित नियोक्ताओं के लिए रोजगार संदर्भों और अन्य बयानों में क्या शामिल किया जा सकता है, इस पर प्रावधान हैं। एक शर्त है कि आप केवल प्रासंगिक अनुमति के साथ कर्मचारी जानकारी शामिल कर सकते हैं। एक नियम यह भी है कि आप संबंधित कर्मचारी के बारे में किसी भी जानकारी का खुलासा तब तक कर सकते हैं जब तक कि वह ईमानदार और सद्भाव में हो। संवेदनशील जानकारी का खुलासा करने से पहले, सामाजिक उपयुक्तता और लागू कानून के अनुसार यह जांचना सुनिश्चित करें कि क्या स्वीकार्य है और क्या शामिल करना उचित है।
चरण 7. अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें।
अंतिम पैराग्राफ में आपकी (नियोक्ता) संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न हैं तो यह जानकारी आवश्यक है। सुनिश्चित करें कि आप कहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपसे संपर्क कर सकता है।
उदाहरण के लिए, "यदि आपके कोई प्रश्न हैं या अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो बेझिझक मुझसे (021) 21215555 या [email protected] पर संपर्क करें।"
चरण 8. साइन करें और सबमिट करें।
एक बार पत्र लिखे जाने के बाद, इसे एक समापन अभिवादन के साथ समाप्त करें, इस पर हस्ताक्षर करें, और इसे उस कर्मचारी को दें जिसने इसे अनुरोध किया है या इसे प्राप्तकर्ता को स्वयं मेल करें।
- "ईमानदारी से" अभिवादन के साथ पत्र को बंद करें।
- अपना पूरा नाम और पद के साथ अपना हस्ताक्षर करें।
- एक आधिकारिक या सत्यापन टिकट जोड़ें जो आमतौर पर इस प्रकार के पत्र के लिए कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है।
टिप्स
- कुछ वीज़ा आवेदन प्रक्रियाओं के लिए आपको उस स्थिति को लिखने की आवश्यकता होती है, जो कर्मचारी के पास होगी, यदि वीज़ा प्रदान किया जाता है। आपको वीजा के लिए आवेदन करने वाले कर्मचारी के काम के महत्व को समझाना पड़ सकता है।
- कुछ नियोक्ता कर्मचारी को एक पत्र का मसौदा तैयार करने के लिए कहते हैं, जिस पर वह हस्ताक्षर करेगा। यदि आप कर्मचारियों को अपना लिखने के लिए कहते हैं, तो हस्ताक्षर करने से पहले उन्हें अच्छी तरह से पढ़ना सुनिश्चित करें।
- कुछ कंपनियों के पास नौकरी सत्यापन करने के लिए एक विशिष्ट व्यक्ति होता है, और ऐसी कंपनियां भी होती हैं जिनके पास एक विशिष्ट टेम्पलेट होता है। यदि संदेह है, तो मानव संसाधन विभाग से जाँच करें।
चेतावनी
- वित्तीय जानकारी तभी दर्ज करें जब कर्मचारी इसका अनुरोध करे। यदि आप एक कर्मचारी हैं और स्वयं पत्र लिखते हैं, तो आप जितनी आवश्यक हो उतनी जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
- कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी तब तक दर्ज न करें जब तक कि वे इसकी अनुमति न दें।
- यदि रोजगार प्रमाण पत्र का अनुरोध करने वाला कर्मचारी अब आपके साथ काम नहीं कर रहा है, तो कोई मामला या समस्या न होने पर भी छोड़ने का कारण न दें।
