साप्ताहिक रिपोर्ट आमतौर पर कई व्यवसायों और खुदरा बिक्री वातावरण में, या अनुसंधान परियोजनाओं और इंटर्नशिप में उपयोग की जाती है। संक्षिप्त, संक्षिप्त साप्ताहिक रिपोर्ट लिखें ताकि आपके बॉस के पास आपके द्वारा की गई प्रगति की स्पष्ट तस्वीर हो।
कदम
3 का भाग 1: सूचना का आयोजन
चरण 1. रिपोर्ट के उद्देश्य की पहचान करें।
यद्यपि आपको असाइनमेंट के हिस्से के रूप में साप्ताहिक रिपोर्ट जमा करनी होगी, रिपोर्ट का उद्देश्य स्वयं नौकरी रखना नहीं है। आपके बॉस द्वारा साप्ताहिक रिपोर्ट मांगने के कारणों को जानने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि रिपोर्ट में कौन सी जानकारी शामिल की जानी चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण क्या है।
- आमतौर पर, रिपोर्ट प्रबंधकों को उस परियोजना की स्थिति के बारे में अप-टू-डेट रखने के लिए लिखी जाती है जिस पर आप काम कर रहे हैं या निर्णय लेने में उनकी सहायता करने के लिए।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक खुदरा स्टोर प्रबंधक हैं, तो आपको सप्ताह की बिक्री का सारांश देते हुए एक साप्ताहिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है। नियोक्ता इन रिपोर्टों का उपयोग स्टोर के प्रदर्शन, मूल्य स्तरों और प्राप्त आदेशों का मूल्यांकन करने के लिए करते हैं।
- यदि आप किसी इंटर्नशिप या शोध परियोजना के लिए साप्ताहिक रिपोर्ट प्रस्तुत करते हैं, तो रिपोर्ट का उद्देश्य आपके बॉस या प्रशिक्षक को यह दिखाना है कि आप कितनी प्रगति कर रहे हैं और किसी भी बड़ी सफलता और खोजों को साझा करें।
चरण 2. तय करें कि रिपोर्ट कौन पढ़ेगा।
रिपोर्ट की योजना बनाने के लिए यह जानना आवश्यक है कि आपके दर्शक कौन हैं। यदि आप नहीं जानते कि रिपोर्ट कौन पढ़ेगा (और क्यों), तो आपके पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि कौन सी जानकारी सबसे महत्वपूर्ण है।
- अपने दर्शकों की पहचान करने से आपको यह समझने में भी मदद मिलेगी कि आपकी रिपोर्ट को कैसे संरचित किया जाना चाहिए और किस भाषा का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक बड़े निगम के अधिकारियों के लिए इसे लिख रहे थे, तो आप एक सच्ची रिपोर्ट लिख सकते हैं यदि दर्शक पांच साल के बच्चों का समूह है।
- आपको इस बात की स्पष्ट तस्वीर भी मिलेगी कि आपके दर्शक पहले से क्या जानते हैं और आपको और विस्तार से क्या समझाने की जरूरत है या संदर्भ के अतिरिक्त स्रोत प्रदान करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कानूनी मुद्दे पर साप्ताहिक रिपोर्ट लिख रहे हैं और इसे वकीलों के एक समूह द्वारा पढ़ा जाएगा, तो कानून का विस्तृत सारांश प्रदान करने की कोई आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, इस तरह का सारांश आवश्यक हो सकता है यदि आप इस मामले पर उन अधिकारियों या प्रशासकों के लिए एक रिपोर्ट लिख रहे हैं जिन्हें कोई कानूनी ज्ञान नहीं है।
- यदि रिपोर्ट एक इंटर्नशिप, शोध परियोजना, या अन्य शैक्षणिक गतिविधि के लिए आवश्यक है, तो ध्यान रखें कि दर्शक आपके व्याख्याता या प्रशिक्षक नहीं हैं, हालांकि रिपोर्ट उन्हें प्रस्तुत की जाएगी। इस संदर्भ में दर्शकों को खोजने के लिए, अपनी परियोजना की प्रकृति और समग्र रूप से अपने अनुशासन पर ध्यान दें।
चरण 3. रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को प्राथमिकता दें।
जबकि आपको अपनी रिपोर्ट को यथासंभव संक्षिप्त रखने का प्रयास करना चाहिए, यह संभव है कि आपके दर्शक इसे सब कुछ नहीं पढ़ेंगे। इसका उत्तर देने के लिए, आपको रिपोर्ट की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी, या अंतिम परिणाम रखना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यदि रिपोर्ट का उद्देश्य तीन अलग-अलग ब्रांडों के उपकरणों की तुलना और तुलना करना है और आपको लगता है कि कंपनी की जरूरतों के लिए सबसे उपयुक्त है, तो निष्कर्ष शुरुआत में लिखा जाना चाहिए। फिर, आप इसका स्पष्टीकरण प्रदान कर सकते हैं कि क्यों।
- सामान्य तौर पर, रिपोर्ट के पहले पृष्ठ में परिणामों, सिफारिशों या निष्कर्षों का सारांश होना चाहिए। बाकी रिपोर्ट का उपयोग गहराई से करने के लिए करें और पाठक आगे पढ़ेंगे यदि वे आवश्यकता महसूस करते हैं या आपके निष्कर्षों की अपनी समझ को व्यापक बनाना चाहते हैं।
चरण 4. उस "भाग्य" से अवगत रहें जो एक रिपोर्ट आमतौर पर अनुभव करती है।
ज्यादातर मामलों में, डेटा प्रतिधारण आवश्यकताओं के लिए साप्ताहिक रिपोर्ट तैयार की जाती है और उपयुक्त अभिलेखागार में दर्ज की जाएगी। अधिकांश संदर्भों में साप्ताहिक रिपोर्ट शायद ही कभी पूरी तरह से पढ़ी जाती हैं और आपको अन्यथा उम्मीद नहीं करनी चाहिए।
- हालांकि, इस तथ्य का उपयोग रिपोर्ट को गलत साबित करने या उन पर काम करने के बहाने के रूप में न करें ताकि वे निम्न गुणवत्ता वाले हों। रिपोर्ट में स्वयं को और आपकी कार्य नीति को प्रतिबिंबित करना चाहिए। एक लापरवाही से तैयार की गई रिपोर्ट पर ध्यान दिए जाने की संभावना है और यह कहना कि "मुझे पता था कि आप इसे नहीं पढ़ेंगे" एक घटिया कार्य उत्पाद बनाने का कोई बहाना नहीं है।
- जबकि समग्र रूप से रिपोर्ट उच्च गुणवत्ता वाली और अच्छी तरह से लिखी जानी चाहिए, रिपोर्ट के उन हिस्सों पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें दर्शकों द्वारा पढ़ने की सबसे अधिक संभावना है। यह खंड आमतौर पर एक कार्यकारी सारांश या सिफारिश है। आपको इसे बिना थोड़ी सी भी त्रुटि के लिखना चाहिए।
- ध्यान रखें कि वरिष्ठ अधिकारी रिपोर्ट की संपूर्ण सामग्री को इसलिए नहीं पढ़ते हैं कि वे रुचि नहीं रखते हैं या इसलिए कि वे महत्वपूर्ण नहीं हैं। वरिष्ठ प्रबंधन या कार्यकारी पदों पर बैठे लोग बहुत व्यस्त होते हैं और कुशल निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करने में कुशल होते हैं। वे पूरी रिपोर्ट को तब तक नहीं पढ़ेंगे जब तक कि यह बिल्कुल आवश्यक न हो, लेकिन अगर वे इसे बाद में फिर से पढ़ना चाहें तो इसे सहेज लेंगे।
3 का भाग 2: रिपोर्ट स्वरूपण
चरण 1. एक नमूना के लिए पूछें।
कई कंपनियों के पास साप्ताहिक रिपोर्ट के लिए एक मानक प्रारूप होता है और प्रबंधक या अधिकारी इस तरह से जानकारी प्राप्त करने के आदी हो सकते हैं। विभिन्न स्वरूपों का उपयोग करने से निराशा और भ्रम हो सकता है।
- बिक्री रिपोर्ट तैयार करने में यह बहुत महत्वपूर्ण है। प्रबंधकों का उपयोग रिपोर्ट को एक नज़र में देखने और यह जानने के लिए किया जाता है कि पृष्ठ पर उन्हें कुछ संख्याएँ या जानकारी कहाँ मिलेगी। विभिन्न प्रारूपों का उपयोग एक अप्रभावी उपाय बन जाता है क्योंकि उन्हें अपनी जरूरत की जानकारी खोजने के लिए पूरी रिपोर्ट पढ़ने के लिए मजबूर किया जाता है।
- यह देखने के लिए कि क्या कोई टेम्प्लेट है जिसका उपयोग आप रिपोर्ट लिखने के लिए कर सकते हैं, प्रशासनिक सहायक से संपर्क करें। इस तरह, आपको इसे किसी वर्ड प्रोसेसिंग ऐप के साथ शुरू से बनाने की ज़रूरत नहीं है। कई कंपनियों के पास सही सेटिंग्स के साथ दस्तावेज़ टेम्पलेट हैं, जिनमें मार्जिन, टेबल, पैराग्राफ स्टाइल और फोंट शामिल हैं।
चरण 2. शिपिंग विधियों पर विचार करें।
यदि आप रिपोर्ट को मुद्रित दस्तावेज़ के रूप में या ई-मेल अटैचमेंट के रूप में सबमिट करते हैं, तो प्रारूप ई-मेल के पाठ के भाग के रूप में लिखे जाने से भिन्न होगा।
- उदाहरण के लिए, यदि आप ई-मेल अटैचमेंट के रूप में रिपोर्ट भेज रहे हैं, तो आपको ई-मेल के टेक्स्ट में एक कार्यकारी सारांश शामिल करना होगा। इस तरह, पाठकों को आपकी रिपोर्ट के मुख्य पहलुओं को समझने के लिए परिशिष्ट खोलने की आवश्यकता नहीं है।
- यदि आप अपनी रिपोर्ट को एक भौतिक दस्तावेज़ के रूप में प्रस्तुत करते हैं, तो आपको एक कवर लेटर या शीर्षक पृष्ठ शामिल करने की सबसे अधिक संभावना होगी ताकि रिपोर्ट को ठीक से पहचाना और दायर किया जा सके।
- चाहे आप अपनी रिपोर्ट कैसे भी सबमिट करें, सुनिश्चित करें कि आपका नाम सभी पृष्ठों पर शामिल है, और सभी पृष्ठों को "Y का X" प्रारूप में क्रमांकित किया गया है (पढ़ें: कुल Y का पृष्ठ X)। रिपोर्ट की शीट आसानी से बिखरी जा सकती है और एक त्वरित नज़र से यह बताने में सक्षम होना चाहिए कि क्या रिपोर्ट पूरी है और इसे किसने बनाया है।
- आप प्रत्येक पृष्ठ पर आवश्यक जानकारी को हेडर (हेडर) के रूप में आसानी से शामिल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हेडर इस प्रकार पढ़ सकता है “सरिता हकीम सेल्स रिपोर्ट, रविवार २३, पृ. 3 में से 7"।
चरण 3. एक कार्यकारी सारांश शामिल करें।
कार्यकारी सारांश पूरी रिपोर्ट का एक संक्षिप्त सारांश है, आमतौर पर केवल एक या दो पैराग्राफ, रिपोर्ट के प्रत्येक खंड के लिए कुछ वाक्यों के साथ। सामान्य विचार यह है कि एक कार्यकारी इस सारांश को पढ़ सकता है, और जब तक यह मुद्दे की उसकी प्रारंभिक अपेक्षाओं के साथ संरेखित होता है, तब तक वह आगे पढ़े बिना कार्रवाई कर सकता है।
- एक कार्यकारी सारांश बनाते समय, स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि इसे समझना आसान हो। ऐसे शब्दजाल या विशिष्ट शब्दों से बचें, जिनके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, भले ही आप जानते हों कि आपके दर्शक उन शब्दों से बहुत परिचित हैं।
- रिपोर्ट के अन्य सभी अनुभागों को पूरा करने के बाद, अंत में कार्यकारी सारांश लिखें। आखिरकार, आप किसी ऐसी चीज़ को संक्षेप में प्रस्तुत नहीं कर सकते जो अभी तक नहीं लिखी गई है। यहां तक कि अगर आपके पास अपनी रिपोर्ट में क्या लिखना है, इसकी विस्तृत रूपरेखा पहले से ही है, तो लेखन प्रक्रिया के दौरान चीजें बदल सकती हैं।
चरण 4. रिपोर्ट के अनुच्छेदों और अनुभागों के लिए एक संरचना बनाएं।
एक बार जब आप रिपोर्ट लिखने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रारूप को समझ लेते हैं, तो रिपोर्ट के उन अनुभागों के लिए एक रूपरेखा तैयार करें जो रिपोर्ट के उद्देश्य के अनुरूप हों।
- यह सुनिश्चित करने के लिए रूपरेखा की जाँच करें कि सब कुछ एक खंड से दूसरे खंड में तार्किक रूप से प्रवाहित होता है और सुनिश्चित करें कि रूपरेखा को उन दर्शकों के अनुकूल बनाया गया है जिन्हें रिपोर्ट के लिए पहचाना गया है।
- सामान्य तौर पर, रिपोर्ट में एक कार्यकारी सारांश, परिचय, निष्कर्ष और सिफारिशें, निष्कर्ष और चर्चा और संदर्भों की एक सूची शामिल होगी। आप प्रासंगिक डेटा वाले अटैचमेंट, साथ ही लंबी रिपोर्ट के लिए सामग्री तालिका शामिल कर सकते हैं। हालांकि, साप्ताहिक रिपोर्ट आमतौर पर इतनी लंबी नहीं होती हैं।
- रिपोर्ट का प्रत्येक अनुभाग एक विशिष्ट विषय को संबोधित करता है। उस खंड में, प्रत्येक अनुच्छेद एक विचार को संबोधित करता है। उदाहरण के लिए, यदि रिपोर्ट के एक भाग का शीर्षक "बच्चों के लोकप्रिय ब्रांड" है, तो आप प्रत्येक ब्रांड के लिए एक अलग अनुच्छेद लिख सकते हैं। यदि आप लड़कों और लड़कियों के कपड़ों के बीच अंतर कर रहे हैं, तो प्रत्येक ब्रांड के लिए एक उपखंड (उचित उपशीर्षक के साथ) बनाएं, फिर एक पैराग्राफ लड़कों के कपड़ों पर चर्चा करता है जो ब्रांड प्रदान करता है और दूसरा पैराग्राफ लड़कियों के कपड़ों के लिए।
चरण 5. यदि आवश्यक हो तो एक शीर्षक पृष्ठ या कवर पत्र बनाएं।
छोटी रिपोर्ट के लिए एक अलग शीर्षक पृष्ठ की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन लंबी रिपोर्ट में एक समर्पित पृष्ठ शामिल होना चाहिए जो आपको रिपोर्ट के लेखक के रूप में पहचानता है और रिपोर्ट के उद्देश्य को संक्षेप में बताता है।
- शीर्षक पृष्ठ कार्यकारी सारांश से अलग है और संक्षेप में इसमें प्रशासनिक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल है ताकि रिपोर्ट ठीक से दायर की जा सके।
- साप्ताहिक रिपोर्ट के लिए नियोक्ता के पास एक विशेष परिचयात्मक पृष्ठ हो सकता है। यदि ऐसा है, तो सुनिश्चित करें कि आप सही प्रारूप का उपयोग कर रहे हैं।
- कम से कम, शीर्षक पृष्ठ में रिपोर्ट का शीर्षक या विवरण (जैसे "साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट"), आपका नाम और योगदान करने वाले अन्य योगदानकर्ताओं के नाम, कंपनी का नाम और आपके द्वारा रिपोर्ट को पूरा करने या सबमिट करने की तिथि शामिल होनी चाहिए।.
भाग ३ का ३: सशक्त भाषा का उपयोग करना
चरण 1. प्रभावी शीर्षक और उपशीर्षक बनाएं।
शीर्षक और उपशीर्षक पाठकों को रिपोर्ट के उन विशिष्ट अनुभागों को शीघ्रता से खोजने की अनुमति देते हैं जो आपकी रुचि रखते हैं या जो वे पढ़ना चाहते हैं ताकि आपके निष्कर्षों या सिफारिशों के बारे में अधिक सहायक जानकारी प्राप्त हो सके।
- सुनिश्चित करें कि शीर्षक और उपशीर्षक सीधे और सटीक रूप से अनुभाग या उपखंड में सामग्री का वर्णन करते हैं।
- उदाहरण के लिए, साप्ताहिक बिक्री रिपोर्ट तैयार करते समय, आप "महिलाओं के कपड़ों के रुझान", "पुरुषों के फैशन के रुझान" और "बच्चों के लोकप्रिय ब्रांड" पर चर्चा करने वाले अनुभाग शामिल कर सकते हैं। उन अनुभागों के भीतर, आप कुछ रुझानों या लोकप्रिय ब्रांडों को उजागर करने के लिए उपशीर्षक रख सकते हैं।
- सभी शीर्षकों के लिए समान व्याकरणिक संरचना का उपयोग करें ताकि रिपोर्ट तार्किक और सुसंगत लगे। उदाहरण के लिए, यदि पहला शीर्षक "पुरुषों के कपड़ों में एक पैर जमाना" पढ़ता है, तो दूसरा शीर्षक "महिलाओं के कपड़ों की प्रवृत्ति का नेतृत्व करना" होना चाहिए, न कि "महिलाओं के कपड़ों की बिक्री के आंकड़े"।
चरण 2. स्पष्ट और सरल वाक्यों का उपयोग करके एक रिपोर्ट लिखें।
एक मानक "विषय-क्रिया-वस्तु" क्रम में संरचित वाक्यों के साथ संक्षिप्त लेखन विचार की स्पष्टता प्रदान करता है और आपकी सिफारिशों और निष्कर्षों को विश्वसनीयता प्रदान करता है।
- रिपोर्ट का पहला संस्करण लिखने के बाद, इसे ध्यान से पढ़ें और सभी अनावश्यक भाषा को हटा दें। क्रिया के आगे क्रिया करने वाले प्रत्येक वाक्य और स्थान के लिए क्रिया खोजें। प्रत्येक वाक्य के बारे में ऐसे सोचें जैसे वह कह रहा हो "किसने क्या किया"।
- अनावश्यक वाक्यों को हटा दें और विराम वाक्यांशों का उपयोग करें जैसे "के अलावा", "एक उद्देश्य के साथ", या "क्रम में"।
- आप सोच सकते हैं कि लेखन की यह शैली उबाऊ है, लेकिन साप्ताहिक रिपोर्ट लिखने का उद्देश्य मनोरंजन करना नहीं है। अपनी बात मनवाने और पाठक तक जानकारी पहुँचाने के लिए यह शैली सबसे प्रभावी है।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि आपका लेखन वस्तुनिष्ठ और निष्पक्ष है।
आपकी सिफारिशें ठोस सबूतों पर आधारित होनी चाहिए, न कि राय या भावनाओं पर। पाठक को मजबूत, स्पष्ट रूप से लिखित तथ्यों के साथ आश्वस्त करें।
- अनावश्यक विशेषणों और अन्य शब्दों और वाक्यांशों से बचें जिनका नकारात्मक या सकारात्मक अर्थ है। इसके बजाय, तथ्यों के आधार पर तर्क लिखने पर ध्यान दें।
- उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपनी साप्ताहिक रिपोर्ट में किसी एक विक्रेता के लिए प्रचार की अनुशंसा करते हैं। व्यक्तिपरक या भावनात्मक विवरण लिखने के बजाय, तथ्यों के साथ सिफारिश का समर्थन करें जो दर्शाता है कि कर्मचारी योग्य है। वाक्यांश "साड़ी की हमारे स्टोर में लगातार उच्च बिक्री होती है, भले ही वह सप्ताह में केवल 15 घंटे काम करती है" "साड़ी मेरी सबसे अच्छी कर्मचारी है और हमेशा अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करती है, भले ही उसे उसकी देखभाल के लिए अपने घंटों को सीमित करना पड़े" से बेहतर होगा। बीमार माँ।”
चरण 4. मजबूत शब्दों का प्रयोग करें।
सक्रिय आवाज में लिखते समय, आप एक शब्द का प्रयोग करते हैं जो पाठक को बताता है कि वाक्य में क्या क्रिया हो रही है, अर्थात् क्रिया। छोटी, मजबूत क्रियाओं का प्रयोग करें जो स्पष्ट रूप से होने वाली क्रिया का वर्णन करती हैं।
- सरल क्रिया चुनें। उदाहरण के लिए, "उपयोग" "उपयोग" से बेहतर है।
- सोचने, जानने, समझने और विश्वास करने जैसी प्रक्रियाओं का वर्णन करने वाली क्रियाएं कभी-कभी आवश्यक होती हैं, लेकिन आमतौर पर क्रिया का वर्णन करने वाली क्रियाओं की तुलना में कम शक्तिशाली होती हैं। आपको एक बयान में गहराई से खुदाई करनी पड़ सकती है और उसे कार्रवाई में बदलना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "मुझे विश्वास है कि हमारी बिक्री अगले कुछ महीनों में बढ़ेगी।" कथन को संशोधित करें और पता करें कि आप इसे क्यों मानते हैं। फिर, आप एक वाक्य लिख सकते हैं जो कार्रवाई की ओर ले जाता है, जैसे "ऐतिहासिक रूप से, छुट्टियों के मौसम में बिक्री में वृद्धि होती है। मेरा अनुमान है कि नवंबर और दिसंबर में बिक्री बढ़ेगी।”
- क्रिया-उन्मुख लेखन को बनाए रखने के लिए, रिपोर्ट की जाँच करें और पूर्वसर्गों को हटाने और उन्हें मजबूत क्रियाओं से बदलने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, "आम सहमति" को "आम सहमति" के लिए सरल बनाया जा सकता है, और यदि कोई "सुरक्षा प्रदान कर रहा है", तो यह कहकर धारणा और भी मजबूत हो जाती है कि वह "रक्षा कर रहा है"।
चरण 5. निष्क्रिय आवाज से बचें।
जब आप निष्क्रिय स्वर में लिखते हैं, तो आप इसे करने वाले व्यक्ति पर कम तनाव डालते हैं और क्रिया के उद्देश्य पर अधिक जोर देते हैं। हालांकि कुछ मामलों में यह राजनीतिक या राजनयिक कारणों से आवश्यक है, निष्क्रिय आवाज के प्रयोग से अक्सर अस्पष्ट और भ्रमित लेखन होता है।
- सक्रिय आवाज उस व्यक्ति को पुरस्कृत करती है जिसने कार्रवाई की और रिपोर्ट के पाठक को दिखाता है कि कार्रवाई के लिए कौन जिम्मेदार है। यह समझने के लिए कि यह क्यों महत्वपूर्ण है, कल्पना कीजिए कि आपने आग के बारे में एक लेख पढ़ा है जो कहता है, "सौभाग्य से, सभी बच्चे बच गए।" बच्चों को बचाने वाले व्यक्ति (या व्यक्तियों) की पहचान महत्वपूर्ण है। यदि वाक्य में लिखा है "स्थानीय पुजारी, फादर जोहान, अनाथालय को घेरने वाली आग के माध्यम से आगे-पीछे गए और सभी बच्चों को बचाया", अब आप जानते हैं कि उस स्थिति में नायक होने का श्रेय किसका है।
- सक्रिय वाक्य उन कार्यों की जिम्मेदारी लेने के लिए भी महत्वपूर्ण हैं जिनके नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। यदि आप अपनी रिपोर्ट में "एक त्रुटि हुई है" लिखते हैं, तो आपका बॉस जानना चाहेगा कि गलती किसने की ताकि वह उचित दंड दे सके। यदि आप कोई गलती करते हैं तो इस कृत्य को स्वीकार करने और जिम्मेदारी लेने से आपको वास्तव में मदद मिलेगी।
- लेखन में निष्क्रिय वाक्यों को खोजने और समाप्त करने के लिए, "di-" से शुरू होने वाली क्रियाओं की तलाश करें। जब आपको यह मिल जाए, तो वाक्य में क्रिया की पहचान करें, पता करें कि यह किसने किया, और इसे वाक्य के आरंभ और मध्य में ले जाएँ।
चरण 6. दृश्य तत्वों का उपयोग करके जानकारी दें।
समान जानकारी प्रदान करने वाले पैराग्राफों की तुलना में तालिकाओं और ग्राफ़ को पढ़ना और उनका अनुसरण करना बहुत आसान है, खासकर यदि दी जाने वाली जानकारी में कई संख्याएँ हों।
- पाठकों तक जानकारी पहुंचाने के लिए सही दृश्य तत्वों का चयन करें जो उनके लिए उपयोगी हो और रिपोर्ट के उद्देश्य को दर्शाता हो।
- उदाहरण के लिए, आप ऊन जैकेटों की बिक्री में वृद्धि की प्रवृत्ति दिखाने के लिए एक लाइन ग्राफ चुन सकते हैं। जानकारी प्रस्तुत करने का यह तरीका हर महीने बेचे जाने वाले ऊन जैकेटों की संख्या वाली तालिका की तुलना में वृद्धि दिखाने में अधिक प्रभावी होगा क्योंकि तालिका के लिए पाठक को सभी संख्याओं को देखने, उनकी तुलना करने और यह पहचानने की आवश्यकता होती है कि वृद्धि हुई है। यह सब केवल एक साधारण रेखा ग्राफ प्रदर्शित करके किया जा सकता है।
- ध्यान रखें कि आंख दृश्य तत्वों की ओर आकर्षित होती है। सुनिश्चित करें कि ये तत्व साफ-सुथरे और व्यवस्थित दिखते हैं, और उन्हें पृष्ठ के शीर्ष पर उचित स्थिति में रखा गया है। आप केवल उन दृश्य तत्वों को प्रस्तुत करते हैं जो आपकी सिफारिश या निष्कर्ष के लिए महत्वपूर्ण हैं।
चरण 7. शब्दजाल को हटा दें।
प्रत्येक उद्योग या अकादमिक अनुशासन में कुछ अपरिहार्य शब्द होते हैं, साथ ही साथ प्रसिद्ध पुस्तकों या लेखों से लोकप्रियता हासिल करने वाले buzzwords भी होते हैं। हालांकि कभी-कभी मददगार होते हैं, ये शब्द आमतौर पर मूल्य नहीं जोड़ते हैं या संदेश को प्रभावी ढंग से व्यक्त करने में विफल होते हैं।
- सामान्य उद्योग खोजशब्दों की सूची लिखना ताकि आप उन्हें अपनी रिपोर्ट में अत्यधिक उपयोग न करें, उपयोगी हो सकता है। जब रिपोर्ट पूरी हो जाती है, तो आप दस्तावेज़ में इन शब्दों को खोज सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो उन्हें बदल सकते हैं।
- ध्यान रखें कि पाठक के लिए, ट्रेंडी कीवर्ड के अति प्रयोग का मतलब यह नहीं है कि आप क्षेत्र में "अच्छी तरह से जानकार" हैं, बल्कि विपरीत प्रभाव पैदा करते हैं। सामान्य तौर पर, अधिकारी और प्रबंधक बड़े होते हैं और उन्होंने ऐसे सैकड़ों शब्दों को आते और जाते देखा है। यदि आप इसका बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो वे सोचेंगे कि आप आलसी हैं और नहीं जानते कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, या बस उन्हें प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हैं।
- आपको अत्यधिक जटिल शब्दों के प्रयोग से भी बचना चाहिए।उदाहरण के लिए, यदि आप एक कानूनी मुद्दे को सारांशित करते हुए एक रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इसे बहुत सारे कानूनी शब्दजाल से जोड़ना होगा।
चरण 8. सावधानीपूर्वक चरित्र जाँच करें।
टाइपोग्राफिक और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से भरी रिपोर्ट पाठकों के लिए असहज हो सकती है और आपकी नकारात्मक छवि को दर्शा सकती है। समय सीमा से पहले रिपोर्ट का मसौदा तैयार करें ताकि आपके पास उचित चरित्र जांच करने के लिए पर्याप्त समय हो।
- आप जिस शब्द संसाधन अनुप्रयोग का उपयोग कर रहे हैं उस पर व्याकरण और वर्तनी जाँच कार्यक्रम चलाएँ। यह प्रोग्राम बहुत सारी त्रुटियों को छोड़ देगा, विशेष रूप से टाइपो जो होमोफोनिक त्रुटियों का परिणाम है (उदाहरण के लिए "लादेन" टाइप करना, जब आप "हालत" लिखना चाहते हैं)।
- सावधानीपूर्वक वर्ण जाँच उल्टा (पीछे से आगे) करना यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आप गलतियाँ न छोड़ें। इसके अलावा, यदि आप जो लिखना चाहते हैं उससे परिचित हैं, तो आप लापता शब्दों जैसी त्रुटियों से गुजरेंगे क्योंकि मस्तिष्क उन्हें स्वचालित रूप से पूरा करता है। यदि आप इसे आगे से पीछे की ओर चेक करते हैं तो ऐसा नहीं होगा।
- त्रुटियों का पता लगाने और लेखन शैली को संपादित करने के लिए रिपोर्ट को जोर से पढ़ना एक और प्रभावी तरीका है। यदि आपको एक निश्चित वाक्य या अनुच्छेद को पढ़ने में कठिनाई होती है, तो संभावना है कि उस भाग को समझना मुश्किल हो क्योंकि पाठकों को भी वही कठिनाई होगी। कठिन भागों को ठीक करें ताकि वे बेहतर ढंग से प्रवाहित हो सकें।
