व्यावसायिक रिपोर्ट आज की कारोबारी दुनिया में संचार के सबसे प्रभावी साधनों में से एक है। व्यावसायिक रिपोर्ट के लाभ कई हैं। कंपनियां या व्यक्ति महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए व्यावसायिक रिपोर्ट का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप एक अच्छी व्यावसायिक रिपोर्ट लिखना चाहते हैं, तो एक रिपोर्ट लिखने के उद्देश्य को जानें और समझें।
कदम
2 का भाग 1 तय करें कि आप किस प्रकार की व्यावसायिक रिपोर्ट लिखना चाहते हैं
चरण 1. विचारों को व्यक्त करने के लिए व्यावसायिक रिपोर्ट का उपयोग करें।
इस रिपोर्ट को "औचित्य/सिफारिश रिपोर्ट" कहा जाता है। आप इस रिपोर्ट का उपयोग अपने प्रबंधक या निदेशक के साथ विचार साझा करने के लिए कर सकते हैं। आमतौर पर, आपको रिपोर्ट का सारांश और मुख्य भाग तैयार करना होगा। सारांश विचारों को व्यक्त करने का एक साधन है। शरीर में आपके विचार से संबंधित लाभ, लागत, जोखिम और अन्य जानकारी के बारे में जानकारी होती है।
उदाहरण के लिए, आप अपने विभाग के लिए एक प्रिंटर खरीदना चाहते हैं। प्रबंधक को यह समझाने के लिए कि प्रिंटर की वास्तव में आवश्यकता है, औपचारिक रूप से प्रबंधन को प्रिंटर खरीद अनुरोध सबमिट करने के लिए औचित्य/सिफारिश रिपोर्ट तैयार करें।
चरण 2. व्यावसायिक अवसर के साथ आने वाले जोखिमों को प्रस्तुत करें।
"जांच रिपोर्ट" निर्णय निर्माताओं को उन जोखिमों पर विचार करने में मदद करती है जिनका सामना तब करना पड़ता है जब वे कुछ कार्रवाई करना चाहते हैं ताकि प्रबंधन अनपेक्षित प्रभावों का अनुमान लगाने में सक्षम हो। इस रिपोर्ट में एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल हैं। प्रस्तावना में जांच के तहत मुद्दे के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी है। निकाय में तथ्यों की व्याख्या और जांच के परिणाम शामिल हैं। निष्कर्ष में रिपोर्ट का सारांश है।
उदाहरण के लिए, फार्मास्युटिकल कंपनी X, फार्मास्युटिकल कंपनी Y के साथ काम करना चाहती है, जो एक समस्या का सामना कर रही है। कंपनी X उन कंपनियों के साथ काम नहीं करना चाहती जो वर्तमान में हैं या वित्तीय समस्याओं का अनुभव कर चुकी हैं। इसलिए, कंपनी एक्स कंपनी वाई के बारे में पूरी जानकारी मांगती है और फिर वित्त निदेशक के साथ कंपनी वाई के वित्तीय आंकड़ों पर चर्चा करने के लिए एक जांच रिपोर्ट तैयार करती है।
चरण 3. सरकारी एजेंसियों को अनुपालन जानकारी प्रस्तुत करें।
यह रिपोर्ट, जिसे आमतौर पर "अनुपालन रिपोर्ट" के रूप में संदर्भित किया जाता है, सरकारी एजेंसियों (शहर, प्रांत, केंद्रीय, आदि) को यह साबित करके कॉर्पोरेट जवाबदेही प्रदर्शित करने में उपयोगी है कि प्रबंधन लागू कानूनों/विनियमों के अनुसार काम कर रहा है और प्रक्रियाओं के अनुसार वित्त का प्रबंधन कर रहा है।. इस रिपोर्ट में एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल हैं। प्रस्तावना में रिपोर्ट में शामिल मुख्य विषयों की व्याख्या है। ट्रंक में डेटा, तथ्य और अन्य जानकारी होती है जिसे सरकारी एजेंसियों को जानना आवश्यक है। निष्कर्ष में रिपोर्ट का सारांश है।
उदाहरण के लिए, एक सरकारी बीमा कंपनी के निदेशक मंडल को वित्त मंत्री को प्रस्तुत करना होगा कि कंपनी का प्रबंधन 2019 में लागू कानूनों और विनियमों के अनुसार किया जाता है। इसके लिए, निदेशक मंडल एक वार्षिक तैयार करता है। 2019 के दौरान कंपनी की गतिविधियों को प्रस्तुत करने के लिए अनुपालन रिपोर्ट।
चरण 4. प्रस्तावित विचार या परियोजना की व्यवहार्यता प्रस्तुत करें।
एक रिपोर्ट जिसमें यह निर्धारित करने के लिए स्पष्टीकरण होता है कि कोई विचार स्वीकार किया गया है या अस्वीकार कर दिया गया है उसे "व्यवहार्यता रिपोर्ट" कहा जाता है। इस रिपोर्ट में एक सारांश और एक बॉडी शामिल है। सारांश में विचार शामिल हैं, जबकि निकाय प्रस्तावित विचार से संबंधित लाभों, संभावित समस्याओं, लागतों और अन्य मुद्दों की रूपरेखा तैयार करता है। प्रबंधन निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देने के लिए व्यवहार्यता रिपोर्ट का उपयोग कर सकता है:
- क्या यह परियोजना वित्तीय बजट के भीतर पूरी की जा सकती है?
- क्या यह परियोजना लाभदायक है?
- क्या यह परियोजना पूर्व निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार पूर्ण की जा सकती है?
चरण 5. अध्ययन के माध्यम से प्राप्त शोध परिणामों को प्रस्तुत करें।
एक "शोध रिपोर्ट" एक बहुत ही विशिष्ट मुद्दे या समस्या के विस्तृत अध्ययन के परिणाम प्रस्तुत करता है। इस रिपोर्ट में एक सार (सारांश), प्रस्तावना, उपयोग की जाने वाली विधियाँ, शोध परिणाम, निष्कर्ष और सुझाव शामिल हैं। एक रिपोर्ट बनाते समय, आपको उन अध्ययनों के परिणामों को सूचित करना चाहिए जो संदर्भ के रूप में उपयोग किए जाते हैं।
उदाहरण के लिए, प्रबंधन यह तय करने के लिए सभी कर्मियों को शामिल करते हुए एक अध्ययन करना चाहता है कि कंपनी कैंटीन में कर्मचारियों को धूम्रपान करने से रोकना आवश्यक है या नहीं। अध्ययन करने वाला व्यक्ति शोध परिणामों पर एक रिपोर्ट लिखेगा।
चरण 6. कंपनी को लगातार निरीक्षण के माध्यम से अपनी नीतियों, उत्पादों या प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने में मदद करें।
फिर, एक "आवधिक रिपोर्ट" तैयार करें जो हर निश्चित समय सीमा में लिखी जाती है, उदाहरण के लिए साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, आदि। यह रिपोर्ट एक निश्चित अवधि के लिए कंपनी के दक्षता स्तर, लाभ/हानि और अन्य डेटा प्रस्तुत करती है।
उदाहरण के लिए, एक फ़ार्मेसी स्वामी अपने विक्रेता से अगले महीने की प्रत्येक 3 तारीख को मासिक बिक्री रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए कहेगा।
चरण 7. कुछ स्थितियों के मामले में एक रिपोर्ट प्रदान करें।
आवधिक रिपोर्टों के विपरीत, "स्थितिजन्य रिपोर्ट" विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए लिखी जाती हैं, जैसे कि केवल बैठकों में जानकारी प्रदान करना या प्राकृतिक आपदाओं से निपटने के प्रयासों पर रिपोर्ट करना। इस रिपोर्ट में एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल हैं। परिचय में रिपोर्ट की गई घटनाओं की व्याख्या शामिल है और रिपोर्ट के मुख्य भाग में चर्चा किए गए मुद्दों का एक संक्षिप्त अवलोकन प्रदान करता है। निष्कर्ष में, उन समाधानों की व्याख्या करें जो किए गए हैं और किए जाएंगे।
उदाहरण के लिए, राज्यपाल अपनी जिम्मेदारी के तहत क्षेत्र में तूफान आने के बाद महापौर से स्थितिजन्य रिपोर्ट प्रदान करने के लिए कहता है।
चरण 8. समस्या को हल करने के लिए कुछ समाधान प्रस्तुत करें।
"बेंचमार्क रिपोर्ट" निर्णय लेने के लिए कई समाधान विकल्प प्रस्तुत करती है। अपने उद्देश्य के अनुसार, लेखक कई कार्यों की सिफारिश करता है जिन्हें करने की आवश्यकता होती है। इस रिपोर्ट में एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल हैं। प्रस्तावना रिपोर्ट लिखने के उद्देश्य की व्याख्या करती है। धड़ कई समाधान विकल्पों के साथ स्थिति या समस्या को व्यक्त करता है। निष्कर्ष सबसे अच्छा समाधान बताता है।
उदाहरण के लिए, एक ऑटोमोटिव कंपनी एशिया में एक कारखाना बनाना चाहती है। बेंचमार्क रिपोर्ट लिखते समय, कंपनी की जरूरतों के अनुसार अधिकतम 3 देशों को सूचीबद्ध करें और निष्कर्ष में सर्वोत्तम स्थान का प्रस्ताव दें।
2 का भाग 2: एक व्यावसायिक रिपोर्ट लिखना
चरण 1. रिपोर्ट लिखने और प्रारूपित करने का उद्देश्य निर्धारित करें।
अपने आप से पूछें कि आप एक व्यावसायिक रिपोर्ट क्यों लिखना चाहते हैं। प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों के अनुसार उपरोक्त सूची में रिपोर्ट का प्रकार चुनें।
- कारण जो भी हो, सुनिश्चित करें कि आपने छोटे और स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित किए हैं। रिपोर्ट पाठक भ्रमित हो जाते हैं यदि उद्देश्यों का निर्माण लंबे समय से हवा में है ताकि रिपोर्ट की विश्वसनीयता पर संदेह हो।
- उदाहरण के लिए, आपके विभाग को अतिरिक्त प्रचार निधि की आवश्यकता है। रिपोर्ट लिखते समय, वर्तमान में उपलब्ध प्रचार बजट बजट पर ध्यान केंद्रित करें और अतिरिक्त धनराशि का अधिकतम लाभ उठाने के लिए एक प्रभावी कार्य योजना प्रस्तुत करें।
चरण 2. उन श्रोताओं पर विचार करें जो रिपोर्ट पढ़ रहे होंगे।
रिपोर्ट पाठक कंपनी के बाहर (कर्मचारी नहीं) या कंपनी के भीतर से आ सकते हैं। एक रिपोर्ट लिखते समय, विचार करें कि पाठक कितनी अच्छी तरह समझता है या जिस मुद्दे पर चर्चा की जा रही है उसके बारे में जानकारी है। साथ ही यह भी सोचें कि रिपोर्ट में प्रस्तुत जानकारी पाठक के लिए कितनी उपयोगी होगी।
- जो कोई भी रिपोर्ट पढ़ेगा, वित्तीय पहलू हमेशा प्रबंधन या ग्राहकों के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता है।
- उदाहरण के लिए, आप अपने डिवीजन में जॉब शेयर प्रोग्राम लागू करना चाहते हैं। इसके लिए, आपको एक व्यावसायिक रिपोर्ट लिखनी होगी जिसे कार्मिक निदेशक, संचालन निदेशक और मुख्य कार्यकारी अधिकारी द्वारा पढ़ा जाएगा। इस संभावना पर विचार करें कि वे पहले से ही कार्यक्रम के बारे में जानते हैं ताकि आप रिपोर्ट में प्रासंगिक जानकारी प्रदान कर सकें। यदि प्रबंधन ने कभी नौकरी साझा करने के कार्यक्रम पर चर्चा नहीं की है, तो आपकी रिपोर्ट सूचनात्मक और उपयोगी है। यदि कंपनी ने पहले ही इस कार्यक्रम की योजना बना ली है, तो आपकी रिपोर्ट अप्रभावी और कम प्रेरक होगी।
चरण 3. निर्धारित करें कि क्या सीखने की आवश्यकता है।
व्यवसाय रिपोर्ट तैयार करते समय सबसे कठिन कदम लिखना नहीं है। निष्कर्ष निकालना और समर्थन डेटा एकत्र करना सबसे कठिन है। आपको कई तरह के कौशल की आवश्यकता होगी, उदाहरण के लिए डेटा एकत्र करना और बाजार का विश्लेषण करना। आपकी रिपोर्ट में शामिल विषयों के बारे में सूचित निर्णय लेने में सक्षम होने के लिए आपको और प्रबंधन को क्या जानने की आवश्यकता है?
चरण 4. रिपोर्ट लिखने के लिए प्रासंगिक डेटा एकत्र करें।
सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा प्रदान किया गया सहायक डेटा शोध का परिणाम है। अन्यथा, आप विश्वसनीयता खो सकते हैं। डेटा संग्रह भी लिखी जाने वाली रिपोर्ट के प्रकार से निर्धारित होता है। सुनिश्चित करें कि आप रिपोर्ट लिखने के उद्देश्य से सटीक और प्रासंगिक डेटा का उपयोग करते हैं।
- आंतरिक स्रोतों से डेटा आमतौर पर एकत्र करने के लिए तेज़ होता है। उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग से टेलीफोन द्वारा उत्पाद बिक्री डेटा का अनुरोध किया जा सकता है। इस प्रकार, डेटा तुरंत प्राप्त किया जाता है और रिपोर्ट में शामिल किया जाता है।
- कंपनी से बाहरी डेटा प्राप्त किया जा सकता है। यदि अन्य विभागों ने उपभोक्ता डेटा एकत्र और विश्लेषण किया है, तो इसके लिए पूछें ताकि आपको अपना शोध न करना पड़े। आवश्यक डेटा को व्यवसाय के क्षेत्र के अनुरूप बनाया जाना चाहिए, लेकिन व्यावसायिक रिपोर्ट लेखकों को आमतौर पर पहले शोध करने की आवश्यकता नहीं होती है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक औचित्य/सिफारिश रिपोर्ट लिखना चाहते हैं, तो प्रस्तुत किए गए विचारों के लाभों का पता लगाने के लिए कुछ शोध करें और फिर रिपोर्ट में शोध के परिणामों को शामिल करें।
चरण 5. तय करें कि लिखने से पहले रिपोर्ट की संरचना कैसे करें।
यह निर्णय रिपोर्ट लिखने के उद्देश्य से प्रभावित है। उदाहरण के लिए, अनुपालन रिपोर्ट कैसे तैयार करें और व्यवहार्यता रिपोर्ट अलग-अलग हैं। जब आप रिपोर्ट को संकलित करने का तरीका समझ सकें तो लिखना शुरू करें।
- सहायक डेटा को कई समूहों में क्रमबद्ध करें। व्यावसायिक रिपोर्ट में आमतौर पर डेटा और सूचनाओं का खजाना होता है। डेटा को समूहों में विभाजित करना एक अच्छी व्यावसायिक रिपोर्ट लिखने में सफल होने की कुंजी है। उदाहरण के लिए, ग्राहक डेटा से अलग बिक्री डेटा प्रस्तुत करें और प्रत्येक डेटा पुनर्कथन के लिए एक शीर्षक शामिल करें।
- पढ़ने और समझने में आसान बनाने के लिए शीर्षक के आधार पर रीकैप डेटा को सॉर्ट करके रिपोर्ट संकलित करें। इस प्रकार, प्रस्तुत डेटा रिपोर्ट लिखने के मुख्य उद्देश्य का समर्थन कर सकता है।
- कभी-कभी, आपको डेटा का विश्लेषण या इनपुट करने के लिए किसी और की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता होती है। प्रतीक्षा करते समय, आप संपूर्ण डेटा सेट को संसाधित कर सकते हैं।
चरण 6. निष्कर्ष निकालें और विशिष्ट सुझाव दें।
सुनिश्चित करें कि आप रिपोर्ट में निहित डेटा का उपयोग करके तार्किक निष्कर्ष निकालते हैं। इन निष्कर्षों के आधार पर किए जाने वाले कार्यों की व्याख्या करें।
आपके द्वारा प्रस्तावित प्रत्येक समाधान के बाद विशिष्ट, मापन योग्य कार्रवाइयां होनी चाहिए। नई कार्य योजना को लागू करने के लिए आवश्यक कार्य विवरण, अनुसूची, या धन के आवंटन में किसी भी परिवर्तन का वर्णन करें। सुनिश्चित करें कि आपके सुझाव डेटा द्वारा समर्थित हैं जो यह साबित करता है कि प्रबंधन रिपोर्ट में प्रस्तुत समाधानों को लागू करके लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम है।
चरण 7. एक कार्यकारी सारांश तैयार करें।
यह सारांश व्यवसाय रिपोर्ट का पहला पृष्ठ होगा, लेकिन बहुत अंत में लिखा गया है। कार्यकारी सारांश रिपोर्ट की सामग्री की एक झलक प्रदान करने के लिए अध्ययन के परिणामों और निष्कर्षों को प्रस्तुत करने का एक साधन है यदि किसी के पास इसे अंत तक पढ़ने का समय नहीं है। एक उदाहरण के रूप में, एक कार्यकारी सारांश एक फिल्म ट्रेलर या एक थीसिस सार की तरह है।
इस रिपोर्ट को कार्यकारी सारांश कहा जाता है क्योंकि व्यस्त अधिकारी केवल इस सारांश को पढ़ सकते हैं। एक कार्यकारी सारांश के रूप में 200-300 शब्दों में वरिष्ठ अधिकारियों को महत्वपूर्ण जानकारी दें। यदि वह विवरण जानना चाहता तो वह आगे पढ़ सकता था।
चरण 8. विशिष्ट डेटा को संप्रेषित करने के लिए इन्फोग्राफिक्स का उपयोग करें।
कभी-कभी, आपको ग्राफ़ या चार्ट का उपयोग करके मात्रात्मक डेटा प्रदान करने की आवश्यकता होती है। इसे और अधिक आकर्षक और समझने में आसान बनाने के लिए विभिन्न रंगों के साथ डेटा प्रस्तुत करें। डेटा को पढ़ने में आसान बनाने के लिए बुलेट पॉइंट, अनुक्रमिक संख्याओं या तालिकाओं का उपयोग करें। यह कदम डेटा की प्रस्तुति को इसके महत्व को दिखाने के लिए अलग दिखता है।
- आमतौर पर, छवियां व्यावसायिक रिपोर्ट को अधिक आकर्षक बनाती हैं। रिपोर्ट नीरस लगती हैं यदि उनमें केवल पाठ और संख्याएँ हों। प्रासंगिक और उपयोगी इन्फोग्राफिक्स प्रस्तुत करें, लेकिन इसे ज़्यादा मत करो।
- एक पृष्ठ पर बॉक्स में जानकारी लिखें जो लगभग पूरी तरह से टेक्स्ट है, कोई टेबल या संख्या नहीं है। पूर्ण पाठ पृष्ठ उबाऊ होते हैं। एक बॉक्स में महत्वपूर्ण जानकारी का सारांश प्रस्तुत किया जा सकता है।
चरण 9. सूचना के स्रोतों की सूची बनाएं।
आप जिस प्रकार के शोध कर रहे हैं, उसके आधार पर आपको सूचना प्रदाता को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता हो सकती है। एक व्यावसायिक रिपोर्ट में, एक ग्रंथ सूची या स्रोत पृष्ठ का उद्देश्य पाठक को जानकारी प्रदान करना है यदि वह अन्य डेटा की जांच करना या देखना चाहता है।
व्यवसाय के प्रकार के अनुसार रिपोर्ट में उद्धरण शामिल करते समय सही प्रारूप का उपयोग करें।
चरण 10. रिपोर्ट को 2 बार जांचें।
जब आप किसी वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों की रिपोर्ट करते हैं तो आप गंभीर नहीं लगते। ये त्रुटियां आपके अध्ययन की विश्वसनीयता पर प्रश्नचिह्न लगाती हैं। इसके अलावा, स्पष्ट और स्पष्ट जानकारी प्रस्तुत करें।
- उदाहरण के लिए, ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जिन्हें समझना मुश्किल हो या जो वाक्य बहुत लंबे हों।
- तरह-तरह की बातचीत से बचें।
- यदि रिपोर्ट रीडर एक ही व्यवसाय में है, तो आप शब्दजाल या तकनीकी शब्दों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इसे ज़्यादा मत करो।
- आमतौर पर, व्यावसायिक रिपोर्ट निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग करके लिखी जाती हैं। यह रिपोर्ट एक उदाहरण है जो दर्शाती है कि निष्क्रिय वाक्यों का उपयोग करना सक्रिय वाक्यों की तुलना में बेहतर है।
- रिपोर्ट की जांच करते समय, त्रुटियों को अनदेखा किया जा सकता है क्योंकि आपने स्वयं टाइप किया है। किसी सहयोगी सहकर्मी से आपकी रिपोर्ट पढ़ने के लिए कहें और फिर प्रतिक्रिया मांगें। वरिष्ठों की तुलना में सहकर्मियों से गलतियों को जानना बेहतर है। सुझावों को ध्यान में रखते हुए रिपोर्ट को बेहतर बनाने के लिए पीयर इनपुट का लाभ उठाएं।
चरण 11. सामग्री की एक तालिका बनाएं।
एक विशिष्ट पृष्ठ की खोज करते समय संदर्भ के रूप में उपयोगी सामग्री की एक तालिका बनाकर आधिकारिक प्रारूप के अनुसार एक व्यावसायिक रिपोर्ट लिखें। सामग्री की तालिका में रिपोर्ट के प्रत्येक अनुभाग की पृष्ठ संख्या, विशेष रूप से कार्यकारी सारांश और निष्कर्ष शामिल करें।
चरण 12. रिपोर्ट को बाइंड करने का समय।
एक उपयोगी पूर्ण समीक्षा प्रदान करने वाली रिपोर्ट को बेहतर बनाने का सबसे अच्छा तरीका है कि इसे यथासंभव अच्छी तरह से बांधा जाए, उदाहरण के लिए सर्पिल तार, बाइंडर या कार्डबोर्ड कवर का उपयोग करना। इस प्रकार, रिपोर्ट साफ-सुथरी और आकर्षक दिखती है ताकि अन्य लोग इसे अंत तक पढ़ना चाहें।
